Hoppa till Innehåll
Man. beräkn. ERP ROI

Beräkna räntabilitet i ERP: Gammalt ERP-system jämfört med nytt ERP-system?

 

Denna webbsida har maskinöversatts för att underlätta för dig. SAP ger inga garantier angående korrektheten eller fullständigheten av maskinöversättningen. Den ursprungliga engelska webbsidan hittar du genom att använda världskartan i det övre högra hörnet på denna sida.

Processen för att beräkna räntabilitet på investerat kapital (avkastning på investerat kapital) verkar vara enkel nog: addera kostnaderna, summera fördelarna och jämför de två siffrorna. Det finns dock ett antal faktorer som måste beaktas för att säkerställa att dina resultat är giltiga – och användbara. Det är viktigt att få en fullständig överblick över både kostnader och fördelar, både nu och i framtiden, för både det befintliga systemet och det nya system som utvärderas. Här följer experttips baserat på dussintals ERP-implementeringar. 

Förberedelse för ERP-ROI-analys

Använd en rimlig tidsram för ROI-analys. Överväg en tidsram på minst fem år för att säkerställa att din analys täcker hela livscykeln för både kostnader och fördelar.

Sök efter kostnadsdifferenser mellan det gamla systemet och ersättnings-ERP-systemet. För att göra detta måste du räkna upp aktuella kostnader för att underhålla ditt gamla system samt framtida kostnader för ERP-uppgradering. Kom ihåg att en viktig drivkraft för att byta system är att lägga till nya funktioner för att förbli konkurrenskraftiga – så inkludera en realistisk uppskattning av uppgraderingskostnaderna för det gamla systemet.

 

Var noggrann. Se till att du har samlat alla kostnadsuppskattningar: för att införskaffa det nya systemet, få det implementerat och använda det effektivt. I många fall kommer de nya systemdriftskostnaderna att vara lägre än de befintliga systemkostnaderna. Beakta även de beräknade fördelarna när du beräknar avkastningen på investeringen i ERP-systemet, med tanke på att dessa fördelar kommer att realiseras över tid.

 

Tänk positivt men realistiskt. Om ditt företag är produktbaserat (till exempel en distributör eller tillverkare) kan du se en betydande lagerminskning – men gör läxorna för att förstå vilket resultat som är typiskt. Tänk också på att besparingar inte kommer att ske automatiskt, inte heller direkt.

 

Varför detta mycket detaljerade arbete? Avkastning på investerat kapital krävs ofta för finansplaneringsändamål. Det är också viktigt att förstå de totala projektkostnaderna och fördelarna för att motivera din ERP-investering och utvärdera systemets prestanda mot förväntningarna när de väl har implementerats. Arbetsbladet ERP-kalkylator för avkastning på investerat kapital nedan kan hjälpa dig att identifiera dina kostnader – samtidigt som du får tips och råd för att göra processen smidigare.

Använder detta arbetsblad

Den här sidan guidar dig genom en serie tabeller som ska slutföras. Varje steg kommer att ge information för att hjälpa till att fylla i dessa tabeller.

 

När du går igenom processen kan du skapa egna kalkylblad baserat på dessa tabeller. Vi har även skapat ett nedladdningsbart ERP-ROI-mallkalkylblad som hjälper dig.

 

Det finns tre huvudsteg för att beräkna avkastningen på en ERP-uppgradering:

placeholder

Hämta ERP-ROI-arbetsblad

Vi har skapat en nedläsningsbar ERP-ROI-mall som hjälper dig med beräkningarna.

1. Beräkna ERP-kostnader

Hur kommer ert ERP-system att implementeras?

 

Hur ERP-systemet implementeras påverkar kostnadsuppskattningarna avsevärt. Det finns flera alternativ: 

  • On-premise (on-prem): On-premise-implementering är det traditionella sättet på vilket gamla ERP-system har implementerats i årtionden. Maskinvaran och programvaran köps in och installeras på ett företags egna servrar, och systemet underhålls och uppgraderas av företaget.  
  • Cloud: I en molnimplementering körs systemet över internet med hårdvara och mjukvara som normalt ägs och stöds av en tredjepartsleverantör. Företag abonnerar på tjänsten – en licensmodell kallad software-as-a-service (SaaS) ERP.  
  • Hybrid: I denna modell kan element av On Premise-implementering och moln kombineras för att skapa ett hybridmoln. Detta ger företaget den ultimata flexibiliteten men kräver betydligt mer IT-personalengagemang. 

Vilka distributionsalternativ kommer du att jämföra?

ERP-implementeringsalternativ

Tabell 1: ERP-installationsalternativ

Beräkna ERP-kostnader för båda systemen

 

Det här avsnittet av kalkylbladet är utformat för att beräkna den totala ägandekostnaden för både det befintliga ERP-systemet och det nya ersättningssystemet. Det finns vanligtvis fyra investeringsområden: 

För den ursprungliga projektmotiveringen kommer det att bli nödvändigt att uppskatta dessa kostnader (innan du går ut med förslag och citat). Många eller de flesta av de positioner som listas här kan inkluderas i en paketoffert men förväntas betala för ytterligare tjänster, utbildning, hårdvara och mjukvara för att slutföra jobbet.

 

Tillväxt- och supportkostnaderna blir betydligt högre om ditt befintliga system är gammalt, inte får bra stöd av utvecklaren, eller om det är "down-level", d.v.s. inte uppdaterat med utvecklarfixar och releaser.

 

ERP-infrastrukturkostnader

Förutom de initiala kostnaderna, uppskatta kostnaden för uppgraderingar och expansion efter det första köpet. Eftersom detta är en tidsorienterad uppskattning – alla kostnader kommer att kopieras (och eskaleras) genom de fem åren (åtminstone) av livscykeln – placeras dessa uppgraderings- och expansionskostnader under kommande år eftersom det är osannolikt att du kommer att behöva uppgradera eller expandera under det första året eller så. 

  • Initial hårdvara: Inköps- eller leasingkostnad för till exempel datorer, servrar och skrivare. I jämförelsetabellen ska denna utgift redan ha spenderats för "gammalt system". 
  • Pågående uppgraderingar och underhåll: Fortsatta kostnader för ovanstående infrastruktur. Det blir inga eller låga kostnader för underhåll av infrastruktur med SaaS. 
  • Systemmjukvarulicens: Inkluderar operativsystem, databas, hjälpmedel till exempel. 
  • Systemmjukvaruuppgraderingar och -underhåll: Pågående kostnader för ovanstående systemprogramvara. Förvänta inga eller låga kostnader för underhåll av infrastruktur med SaaS. 
  • Nätverksutrustning och avgifter: Initial budget för nätverksutrustning och tjänster.  
  • Användarenheter: Kostnad att köpa, ersätta och underhålla PC:er, surfplattor, skannrar osv.   
  • Avgifter för infrastrukturanläggningar: Beräknade kostnader för exempelvis det utrymme och de allmännyttiga tjänster som systemet kräver. 
ERP-infrastrukturkostnader

Tabell: 2: ERP-infrastrukturkostnader

ERP-mjukvarukostnader – affärs- och produktivitetsapplikationer

Här kommer du att vilja budgetera för kostnader för uppgraderingar och expansion utöver det initiala köpet. Årsavgifterna kan stiga med tiden i takt med att fler användare eller applikationer läggs till, beroende på leverantörens prisstrategi. 

  • Initial kostnad för löpande licensavgift: Förskottskostnader särskilt för lokal installation plus några hybridlicensalternativ och hybridlicensalternativ. Detta har redan spenderats för det gamla systemet. 
  • Löpande licens löpande årsavgift: Detta täcker uppdateringarna och viss supportnivå. För ett ERP-system är det normalt 16-20 % av listpriset årligen. Med 20 % per år återköps licensen vart femte år.
  • Årligt abonnemang (SaaS): Använd citerade eller uppskattade årliga abonnemangskostnader för molnapplikationer.  
  • Årliga underhållsavgifter (SaaS): Ytterligare stödavgifter som kommer att behövas på programvaran som inte ingår någon annanstans. De flesta underhållsavgifter för SaaS-mjukvara ingår i abonnemanget. 
ERP-mjukvarukostnader

Tabell 3: Programvarukostnader

ERP-implementeringskostnader

Därefter måste du beräkna kostnaderna för att genomföra både det ursprungliga systemet och de planerade uppgraderingarna under femårsperioden. De flesta programvaruleverantörer har en eller två större releaser under ett år. Varje release är i själva verket en miniimplementering. Först måste projektteamet granska frisläppningen för att fastställa den totala effekten på det aktuella verksamhetsflödet. Sedan läses frisläppningen in och testas. Före driftsättningen bör användarna ha tillräcklig utbildning i den nya programvaran. Potentiella kostnader att beakta omfattar följande: 

  • Projektgrupp: Faktor i den budgeterade tiden (inklusive övertid) för IT-personal och användare. 
  • Konsultavgifter: Bestäm vilken inledande hjälp du kan behöva utöver vad leverantören kommer att inkludera. 
  • Datakonvertering, inmatning och test: Använd personal eller mallar för datainmatning, test eller andra grundläggande uppgifter som du behöver. (Detta är ofta underbudgeterat, vilket kan leda till datakvalitetsproblem.) 
  • Användarutbildning: Leverantören kommer att inkludera vissa grundläggande slutanvändarutbildningar, men för att få ut så mycket som möjligt av systemet rekommenderas vidareutbildning. 
ERP-implementeringskostnader

Tabell 4: ERP-implementeringskostnader

Pågående personalkostnader i ERP

Uppskatta de "normala" driftskostnaderna för att hålla ditt nya ERP-affärssystem igång. När man överväger pågående (återkommande) kostnader, vara så realistiska som möjligt och inkludera en rimlig förväntan på eskalering eller inflation från år till år. De viktigaste punkterna kommer att vara en blandning av tid och utgifter för intern IT-personal och konsulter, t.ex. 

  • Kostnader för infrastrukturstöd: Detta omfattar tid som budgeterats för stöd utöver vad leverantörens rekommendation inkluderade. Med SaaS blir det antingen inga kostnader för underhåll av infrastruktur eller minimala kostnader. 
  • Säkerhetskopiering och återställande av katastrofer: Inkludera utkontrakterade eller interna metoder. 
  • Stöd för nätverk och enheter: Uppskattat stöd som krävs för nätverket, PC:er och mobil, till exempel.  
  • Periodiska buggfixar: Detta för att IT-personalen ska tillämpa strömmen av buggfixar. 
  • Mjukvaruintegrationer: Förvänta dig att underhållas regelbundet när mjukvaruprodukter uppdateras. 
  • Mjukvarukundanpassning: Uppdaterad eller återtillämpad i release-cykler för mjukvara. 
  • Användares support för mobila enheter: Insats krävs för apputveckling och support. 
Diagram över löpande personalkostnader i ERP

Tabell 5: Pågående personalkostnader i ERP

Bestäm totalkostnaden för ditt gamla ERP-system jämfört med det nya ERP-systemet

 

Från de fyra tabellerna ovan överför man summan för varje investeringsområde, samt delsummorna för de nya systemkostnaderna, till tabellen nedan. Nu kan du se de totala besparingarna eller merkostnaderna med att gå till ett nytt system. Förvänta en blandning av negativa och positiva delsummor för ”5-årsskillnaden”.

Sammanfattning av ERP-kostnader för beräkning av ROI

Tabell 6: Sammanfattning av ERP-kostnader

Vad ska du göra med den här informationen?

  • Om den totala ”5-årsskillnaden” är positiv innebär det att det är dyrare att underhålla sitt gamla system och sedan ersätta det. Detta belopp är en direkt förmån och måste läggas till i tabell 8: Sammanfattning av ERP-förmåner (nedan). 
  • Om den totala ”5-årsskillnaden” är negativ innebär det att det nya systemet blir dyrare att implementera då för att underhålla ditt befintliga system. De ytterligare fördelarna kommer att tas upp i nästa avsnitt.
  • Summan av det nya systemets femårskostnader kommer att användas nedan i beräkningen av räntabilitet på investeringen.

2. Uppskatta fördelarna med ERP

Om femårskostnaden för det nya systemet är mer än kostnaden för att underhålla det gamla systemet, då behöver ni tillräckliga ytterligare fördelar för att motivera att förändringen görs – annars, varför göra omställningen?

 

Om du till exempel förväntar dig större intäkter och större marginaler till följd av uppgraderingen till en ny ERP-lösning – eller om systemet kommer att leverera mer värde och en högre nivå av kundsupport – kan dessa fördelar hjälpa dig att rationalisera uppgraderingen till en ny ERP.

 

Vissa av fördelarna med det nya systemet är till sin natur lite svårare att skilja ut och tilldela det nya systemet, men väl värda besväret att göra det. I de flesta fall kommer det att finnas många direkta fördelar som mer än väl motiverar det nya systemets genomförande. Men att dokumentera och uppskatta de indirekta fördelarna hjälper till att planera projekt, göra prioriteringar och mäta resultaten av ERP-implementeringen i organisationen. Även om du inte kan tilldela dessa förmåner ett penningvärde, gå vidare och lista dem i arbetsbladet ROI och projektplanen.

 

ERP-förmånsexempel

 

För det här arbetsbladet har exempel på ERP-förmåner delats in i fem förbättringsområden: 

Listorna nedan är exempel på fördelarna. Det kommer att finnas många fler som du och ditt team kommer att upptäcka när du granskar kunders framgångshistorier, analytikerrapporter, affärskrav, programvarualternativ och ny teknik. Lista möjliga fördelar och registrera initiala uppskattningar för processförbättringar och deras ekonomiska värde.

 

Människors produktivitet
  • Stöd mobila enheter så att de kan arbeta var som helst när som helst. 
  • Förbättra datapostens effektivitet och noggrannhet på grund av besvärliga procedurer och långsamma systemsvar som är associerade med äldre ERP-system som inte är "användarvänliga". 
  • Minska tiden till produktivitet med ett rollbaserat, modernt användargränssnitt som minskar träningstiden som användarna behöver för att komma igång. 
  • Hjälper till att upprätta en kontrollerad, hanterad miljö för att minska variabiliteten med standardprocesser. 
Beslutsfattande 
  • Konsolidera system för att minska felaktigheter i data och eliminera överflödiga data. 
  • Centralisera och hantera information (en enda källa till sanning) för att effektivisera kommunikationen inom företaget och bidra till att undvika missförstånd och förvirring.  
  • Få tillgång till Big Data med moderna analysverktyg som ger insikter för bättre beslutsfattande. 
  • Tillhandahåll användarvänliga verktyg som varningar och instrumentpaneler för snabba och korrekta självbetjäningsfrågor.
Ekonomi och redovisning 
  • Strömlinjeforma ekonomi- och redovisningsprocesser i hela företaget. 
  • Snabbare månadsbokslut och noggrannare redovisning. 
  • Förbättra kundreskontra genom att minska återbetalningstiden för försäljning (DSO). 
  • Minska stressen vid revisioner eftersom uppgifterna är organiserade och lättillgängliga samt korrekta och fullständiga. 
  • Underlätta regelefterlevnad.  
Operationer 
  • Förbättra företagsövergripande affärsverksamhet och modernisera föråldrade processer. 
  • Integrera e-handel i kund- och orderhantering. 
  • Minska de operativa arbetskostnaderna genom bättre planeringssystem. 
  • Öka kundnöjdheten med en fast produkt eller ett leveransdatum vid offerttillfället. 
  • Hjälp anskaffningen att bli proaktiv och kontrollerad snarare än kaotisk och beroende av påskyndande. 
  • Minska lagret utan att öka förekomsten av brist, eftersläp eller kundbesvikelse genom bättre lagerplanering och -kontroll. 
Företagsteknik  
  • Ersätt föråldrad infrastruktur som håller verksamheten tillbaka. 
  • Förbättra interaktionen mellan de olika avdelningarnas affärssystem. 
  • Konsolidera fristående äldre applikationer och minska användningen av Excel-kalkylblad och manuella arbetsavtal. 
  • Få tillgång till ny teknik som artificiell intelligens (AI), maskininlärning och Internet of Things (IoT). 
  • Ge en väg till skalbarhet med moderna system som är utformade för att växa när ett företag växer.  
  • Tvinga fram datasäkerhet med uppdaterade system och kontroller. 
  • Undanröja problemet med att hitta stöd för gamla system som inte längre stöds av leverantören. 

Dokumentera ERP-förbättringarna

 

Arbetsbladet nedan är ett exempel på ett kalkylblad för dokumentation av observationer och uppskattningar av processförbättringar och deras ekonomiska värde. Kom ihåg att fylla i varje kolumn i ditt eget kalkylblad. 

  • Skapa ett arbetsblad för vart och ett av de fem förbättringsområden som listas ovan.   
  • Registrera processerna under var och en av dem som kommer att förbättras. 
  • Uppskatta de årliga direkta och indirekta beloppen.  
  • Beräkna det femåriga totalvärdet. 
  • Ange förmånen, även om dollarbeloppet inte kan fastställas.  

Identifiera direkta och indirekta förmåner för varje avdelning i din organisation. Nedan följer ett exempel på fördelar inom finans- och bokföringsområdet. Du behöver en tabell som denna för varje avdelning i din organisation.

Exempel på ERP-fördelar för ekonomi och redovisning

Tabell 7: Exempel på ERP-fördelar för ekonomi och redovisning

Summera alla ERP-fördelar

När alla förbättringsområden har övervägts, lägg till summan av femårssumman från varje avdelning för att fastställa den totala förmånen. 

 

Om du dessutom finner att ”Total 5-årsskillnad” i tabell 6: Kostnadssammanfattning i var positiv, kommer det helt klart att bli dyrare att underhålla det gamla systemet och sedan ersätta det. Besparingsbeloppet är ett direkt förmånsbelopp och ska läggas till i tabellen nedan på rad 6. Om detta tal var negativt (nya systemkostnader mer än befintliga) innebär det en nolla (0) på rad 6. 

Sammanfattning av ERP-fördelarna

Tabell 8: Sammanfattning av ERP-fördelarna

3. Beräkna ERP-ROI

Du behöver inget kalkylblad för den här fasen.

 

Nu bör du ha all information du behöver för att beräkna avkastningen på din ERP-investering med den här formeln:

 

ROI = (Förmåner – Investering)/Investering 

 

Här hittar du informationen:

  • ”Investeringen” är ”Totala femårskostnader för det nya systemet”, vilket är summan i tabell 6: Sammanfattning av ERP-kostnader
  • ”Fördelarna” är de ”totala fördelarna med projekt-ERP” i tabell 8: Sammanfattning av ERP-fördelarna

I de flesta fall blir förmånen större än investeringen och du får ett förhållande som är större än 1.

 

Om till exempel femårsförmånen är 2 000 000 USD och den femåriga investeringen är $575 000, skulle förhållandet vara ($2 000 – $575 000) / $ 575 000 = 2,479 och det avrundas till 2,5.

 

Multiplicera kvoten med 100 för att få den ROI-procentsats som är resultatet av uppgraderingen av ditt ERP-system. I vårt exempel motsvarar 2,5-kvoten 250 % räntabilitet.

placeholder

Starta dina ROI-beräkningar

Ladda ner ERP-ROI-kalkylbladet för att komma igång.

Nästa steg

Om fördelarna och avkastningen är goda är nästa steg att utöka arbetet med att matcha ditt företags planerings- och budgeteringsprocess. Eftersom mjukvara påverkar både drifts- och kapitalbudgetar kan du behöva involvera fler intressenter.

  • Kommunicera med de uppdragsgivande cheferna och teammedlemmarna som skapade uppskattningarna. 
  • Tillhandahåll underlag för försäljning, kostnader och annan dokumentation. 
  • Skapa specifika försäljnings- och kostnadsprognoser per år. 
  • Förbered finansanalysdata för totala ägandekostnader (TCO), återbetalningsperiod och andra beräkningar. 
placeholder

Uppgradera din gamla ERP-lösning idag

Få en ERP med en lättgörande snabb databas, inbyggd AI och en användargraderad UX.

SAP Insights nyhetsbrev

placeholder
Prenumerera idag

Få viktiga insikter genom att prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Ytterligare läsning

Tillbaka till början