Hoppa till Innehåll
ERP-implementeringsteam i ett möte

Strukturering av ERP-implementeringsteamet för ett lyckat projekt

 

Denna webbsida har maskinöversatts för att underlätta för dig. SAP ger inga garantier angående korrektheten eller fullständigheten av maskinöversättningen. Den ursprungliga engelska webbsidan hittar du genom att använda världskartan i det övre högra hörnet på denna sida.

Vid implementering av ny ERP-mjukvara lägger företag ofta mycket tid på att identifiera sina behov men relativt lite med att sätta ihop det team som kommer att driva implementeringen. Ändå är ERP-projektteamet utan tvekan den största framgångsfaktorn, en faktor som kan göra skillnaden mellan implementering på mål och ett projekt som går i sidled.

 

Deceptivt enkelt, här är formeln för ett lyckat genomförande: rätt personer, med rätt kompetens, som följer rätt steg. Se till att du startar din ERP-planering parallellt med processen för teamurval. Dessa åtta steg hjälper dig att strukturera projektteamet, skapa din plan och få rätt mått på plats.

Formeln för ett framgångsrikt genomförande: rätt personer, med rätt kompetens, som följer rätt steg.

1. Inse att det inte är ett IT-projekt

Eftersom ERP-system är baserade på informationsteknik utgår människor ofta från att ERP-implementeringar är IT-projekt. Inte så. Ett  ERP-system  är ryggraden i ditt företags hela verksamhet så du behöver engagemang och engagemang från alla avdelningar. Utan tillräcklig organisationssupport kommer en IT-driven implementering sannolikt att leda till dyra förseningar, användarmotstånd, missnöje eller rent av rent av ett misslyckande.

Din IT-avdelning tar hand om installationen av hård- och mjukvara (om det nya systemet installeras lokalt). IT kommer också att ansvara för kompatibilitet och integration med andra databeroende system och annan utrustning – både inom och med anknytning till företaget. Ansvaret för att definiera de nya affärsprocesser som ska driva systemkonfigurationen vilar dock helt på systemanvändarnas axlar.

 

2. Säkra genomförandeåtaganden

Även om din CIO eller CTO otvivelaktigt stödde implementeringsprojektet, slutar deras engagemang inte där; att signera ERP-investeringen är bara början. Cheferna måste förstå effekterna av ett stort ERP-implementeringsprojekt, vara villiga att göra de avvägningar som krävs för att människor ska kunna ägna tid och energi åt projektet och ge tydliga bevis på sitt stöd.

 

Cheferna bör uttrycka sitt engagemang från de tidigaste kickoff-mötena. De bör fortsätta att delta, följa lagets framsteg och erbjuda uppmuntran när och när så är lämpligt. De måste också fungera som den slutliga myndigheten när konflikter eller problem uppstår som inte kan lösas utan verkställande inblandning.

 

I alla projekt kommer det att finnas tillfällen då andra prioriteringar inkräktar på projektåtaganden.  Kundkrav, utbildningssessioner eller konkurrerande projekt kan enkelt dra iväg teammedlemmar. De anställda kommer att bli hårt pressade att stå emot dessa distraktioner utan synligt chefsåtagande och ”tillåtelse” att hålla fokus.

 

3. Välj rätt projektgruppledare

En effektiv projektgrupp, ledd av en smart och dedikerad projektledare, krävs för att driva ett ERP-projekt till framgångsrikt slutförande, i tid och med budget. Teamledaren ska komma från verksamhetens verksamhetssida och vara den person som de flesta vänder sig till när de har en fråga eller ett problem, någon som känner till företagets verksamhet, internpolitik och hur saker och ting fungerar i din organisation. Projektledaren skulle kunna vara avdelningschef men kommer i många fall inte att vara det. Identifiera om möjligt denna person så tidigt som möjligt för att möjliggöra deltagande i urvalsprocessen.

 

Teamledaren måste vara – eller bli – kompetent i att använda projektstyrningsprogram för att spåra uppgifter, tidsplan och kostnader. Tidigare erfarenheter av projektledning är användbara men inte nödvändiga, det finns gott om resurser för att utbilda den utsedda individen i teknik och verktyg för projektledning.

 

4. Få rätt personer i ditt ERP-implementeringsteam

Din implementeringsteamstruktur bör återspegla din organisation. Medlemmarna i projektteamet bör företräda alla större operativa avdelningar, särskilt de som är de huvudsakliga användarna och förmånstagarna av systemet. Avdelningar kan vara konstruktion, försäljning och kundfältservice, anskaffning, ekonomi och redovisning, IT, fysisk anläggning och underhåll, personaladministration eller annat beroende på hur verksamheten är organiserad och hur brett ditt system är.

 

Teamet ansvarar för planering och organisering av projektet och bör träffas regelbundet för att granska framstegen och ta itu med eventuella problem som uppstår. Varje teammedlem kommer att ansvara för att samordna verksamheten inom sitt funktionsområde, och ofta inrätta och leda enskilda uppgiftsteam för att utföra olika uppgifter. Medlemmarna kommer att rapportera tillbaka till projektteamet när dessa uppgifter utförs och slutförs.

 

I de flesta fall kommer projektteamet att mötas varje vecka – eller oftare under kritiska perioder eller perioder med hög aktivitet. Medan chefer på chefsnivå inte förväntas delta i gruppmöten, bör de hållas medvetna om all genomförandeverksamhet och alla beslut genom regelbunden rapportering från gruppledaren. Företagsövergripande statusrapportering rekommenderas också starkt för att hålla entusiasmen och intresset stort.

 

5. Följ en strukturerad och inkluderande planeringsprocess för implementering

Planeringen måste starta tidigt, när projektet först föreslås eller identifieras. Projektplanen kommer att uppdateras kontinuerligt i takt med att ny information blir tillgänglig – men den bör "spärras in" i början av varje fas. Även om ytterligare ändringar kan bli nödvändiga efter denna tidpunkt, bör förändringar i mitten av processen undvikas om det alls är möjligt. ”Räckvidden kryper”, tendensen att hela tiden lägga till eller ändra projektets mål, är förmodligen det största hotet mot ett framgångsrikt slutförande av projektet. Goda idéer kommer troligen att växa fram under processen men även till synes små förändringar kan bromsa eller spåra ur ditt projekt. Lägg dessa idéer åt sidan till fas två.

 

Få den (framtida) användargruppen involverad i den tidiga planeringsprocessen. Varför är detta så viktigt? De är den huvudsakliga informationskällan för ”as”-beskrivningen av verksamheten och dess processer. Du behöver detta i kravdefinitionsdelen av din ERP-begäran om förslag (RFP). Du vill att de ska involveras i urvalsprocessen så att de kan se om systemet verkligen uppfyller deras behov i de dagliga processerna. Det viktigaste är att ett tidigt och kontinuerligt deltagande i specifikations- och urvalsprocessen kommer att bidra till att övervinna varje motstånd mot förändringar som ofta finns hos användargruppen när något nytt läggs på dem.

 

Dessa och andra  bästa metoder för implementering och planering  av ERP kan hjälpa dig att få ut så mycket som möjligt av din investering.

Få den (framtida) användargruppen involverad i den tidiga planeringsprocessen.

6. Spåra din projektplan

Använd verktyg för projektstyrning för att planera och följa upp projektet och dess framsteg. Det finns många relativt billiga projektstyrningspaket att välja mellan. Programvaran hjälper till att lägga upp schemat, identifiera resursbehov och upptäcka potentiella konflikter. När hela projektplanen har lästs in hjälper den dig att spåra varje uppgift och de övergripande framstegen mot planen samt identifiera effekten av eventuella avvikelser – förseningar orsakade av sent slutförande av uppgifter som kan påverka andra tidslinjer. Verktygen kommer också att spåra utgifter jämfört med budget och hålla den verkställande ledningen informerad om finansiering och resursbehov.

Eftersom avvikelser från projektplanen identifieras måste projektteamet snabbt åtgärda dem. Små sliprar blir stora problem om de inte blir lösta medan de fortfarande är små. Varje uppgiftsteamledare bör rapportera aktuell status för aktiva projekt till resten av projektteamet vid veckomötet. Projektteamet kan sedan räkna ut hur alla försenade eller avbrutna uppgifter kan komma tillbaka i tid. Schemat är överordnat – låt inte någon planerad aktivitet glida eftersom det kommer att påverka nedströms. (Det är okej att bygga in en liten kudde i kritiska uppgifter och faser i planen. Du kan tänka dig att anta några av projektledningsprinciperna från Eli Goldratt’s Critical Chain, inklusive sätt att göra dessa buffertar mer effektiva.)

 

7. Se till att användare "äger" systemet

Detta måste upprepas: framgången med ert genomförande beror på användargruppens känsla av ägarskap i systemet. Om användarna är en del av processen från början kommer de att känna en större ansvarskänsla för dess framgång – eftersom det var deras idé, åtminstone delvis, att välja just detta system och konfigurera det som du gjorde.

I varje genomförande kommer det att finnas stunder när det dyker upp tuffa eller oväntade hinder. Om användarna inte känner att det är deras system är det lätt att skylla på någon annan – chefer, chefer, IT eller själva systemet – i stället för att gräva in sig och åtgärda problemet. Nyckeln till att vinna ägarskapsåtaganden är ett tidigt deltagande i projektplanering och fastställande av mål.

The “What’s in it for me?” Faktor är också viktigt för att förtjäna denna känsla av ägande. Varje användare måste se fördelarna med det nya systemet – antingen användarvänlighet, bekvämlighet, större tilltro till informationens exakthet, förmåga att åstadkomma mer och ha större inverkan på organisationen, eller minskad stress, övertid och frustration. Vissa av dessa "mjuka" fördelar är viktiga för att motivera användarna att införa systemet och göra det till en framgång. Utbildning är avgörande för att hjälpa användarna att förstå hur systemet kommer att förbättra deras arbetsliv och arbetsresultat.

Framgången med implementeringen beror på användargruppens känsla av ägarskap i systemet.

8. Mät ditt ERP-projektteams framgång

Den ultimata mätningen av projektgruppens effektivitet är naturligtvis en lyckad implementering, genomförd i tid och budget. Men mellanliggande åtgärder är lika viktiga. Projektplanen består av ett antal inbördes beroende uppgifter som läggs upp på en tidslinje, med resurser allokerade för varje uppgift. Teamets ansvar efter att planen har godkänts är att hantera slutförandet av alla uppgifter som planerat.

 

Enskilda uppgifter fungerar som milstolpar när de är slutförda. Varje vecka bör enskilda uppgiftsansvariga rapportera om uppgiftsförloppet, inklusive tids- och resursutnyttjande samt eventuella utmaningar, konflikter eller problem som ska hanteras – så att projektteamet som helhet kan besluta om korrigeringsåtgärder eller resursomallokering som behövs för att hålla uppgifterna på rätt nivå. Det lyckade slutförandet av alla uppgifter längs vägen fungerar som en mätning för såväl uppgiftsledares som det större projektteamet.

 

Att uppnå ERP:s förväntningar på avkastning på investerat kapital är också ett mått på teamets resultat, särskilt om dessa förväntningar om avkastning på investerat kapital har varit realistiskt tidsbegränsade för att visa framsteg eller kontinuerliga förbättringar.

 

Slutligen är projektteamets kommunikation, även om det är en mindre direkt åtgärd, en annan resultatindikator. Hur väl kommunicerade teamet projektstatus till företaget i stort och upp i kedjan till avdelningschefer och företagsledare? Stark kommunikation är en viktig beståndsdel i ett framgångsrikt projekt.

Sammanfattning

ERP-implementering kräver företagsövergripande deltagande och stöd. Projektteamet står i centrum för genomförandet, även om de inte ”gör” genomförandet själva. Teamets främsta uppgift är att planera och hantera projektet, att ta emot support och att hålla företaget motiverat och gå vidare mot att utföra alla planerade uppgifter och aktiviteter – tills projektet har slutförts.

placeholder

On-premise, moln eller hybrid-ERP?

Läs mer om de många alternativ som finns för att planera din moln-ERP-implementering.

SAP Insights nyhetsbrev

placeholder
Prenumerera idag

Få viktiga insikter genom att prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Ytterligare läsning

Tillbaka till början