Hoppa till Innehåll
Personer som planerar ERP-implementering

ERP-implementering bästa praxis för att minska risker och kostnader

 

Denna webbsida har maskinöversatts för att underlätta för dig. SAP ger inga garantier angående korrektheten eller fullständigheten av maskinöversättningen. Den ursprungliga engelska webbsidan hittar du genom att använda världskartan i det övre högra hörnet på denna sida.

Att implementera ett nytt ERP-system ger en stor möjlighet att digitalt transformera ditt företag. Du kan inte bara flytta förbi de begränsade funktionerna eller den föråldrade tekniken i ditt gamla system, utan du kan också utnyttja moderna ERP-systemfunktioner för att ta vara på nya affärsmöjligheter.

 

Alla implementeringar går dock inte smidigt. Så hur konfigurerar du ditt företag för en lyckad ERP-implementering? Hur undviker du onödiga kostnader och risker? Denna bästa praxis för ERP-implementering kan hjälpa dig att undvika vanliga fallgropar och snabbare dra nytta av fördelarna med ditt nya ERP-system.  

Var ska jag starta ditt ERP-projekt?

När personer tänker på systemimplementeringar börjar de ofta med att överväga önskade funktioner. Men nya funktioner eller tekniker är inte kärnfrågan, vad ett företag behöver för tillväxt är moderna affärsprocesser. Det är bara med effektiva processer som gör det möjligt för dig att vara smidig och lyhörd som du kan öka din konkurrenskraft och ge bättre service till internationella kunder.  

 

Ofta är befintliga processer oflexibla och uppfyller inte företagets behov. Även när beprövade och kostnadseffektiva processer finns på plats behöver de ofta uppdateras för att möta föränderliga behov eller utökas med nya funktioner som mobil åtkomst, varningar och business intelligence. Det är därför viktigt att alltid ha dessa processer i centrum för din implementeringsplan.

Vilken är den största framgångsfaktorn? Ditt projektteam.

Fallstudie efter fallstudier av ERP-implementeringar berättar samma sak: faktorn make-or-break är implementeringsteamet. Stor programvara är bara stor om den implementeras av ett starkt team. Om människor saknar tid, stöd eller kompetens för att utföra jobbet effektivt kommer de inte att lyckas – och projektet kommer sannolikt att drabbas av förseningar, merkostnader och/eller programvara som inte motsvarar företagets behov.

Fallstudie efter fallstudier av ERP-implementeringar berättar samma sak: faktorn make-or-break är implementeringsteamet.

Företag som har upplevt ERP-motgångar eller misslyckanden har ofta allokerat personal som ”hade tid” att arbeta med projektet. Men för att lyckas måste man rekrytera de människor som ”man inte klarar sig utan.” Det är de upptagna personerna som känner till affärsprocesserna, arbetar bra tillsammans med andra medlemmar i organisationen och har respekt för den verkställande ledningen. Dedikera dessa personer till projektet på heltid (40 tillgängliga timmar), eller så många timmar som möjligt per vecka.

 

Lägg inte till någon till nyckelprojektteamet som inte kan avsätta minst 25 % av sin tid (minst 10 timmar) till projektet varje vecka. Teammedlemmar som lägger mindre än en fjärdedel av sin tid kommer bara att kunna hinna ikapp projektaktiviteter, men de kommer inte att tillföra projektet något mervärde.

 

Chefsstöd för din grupp är också viktigt. Vid varje större genomförande måste beslut fattas om prioriteringar och kompromisser. Utan starkt stöd och engagemang kan även kvalificerade lag florera.

 

Att snabbt implementera ett modernt ERP-system är en av de viktigaste saker som ett företag kan uppnå. Det är värt att engagera era bästa människor och lägga grunden för framgång i förväg.

Planera din ERP-implementering

Planera in implementeringssekvensen realistiskt. Tänk på tillgängligheten för ditt ledarteam, chefer och interna experter som bidrar till insatsen.

 

Prioritera dina behov så att du kan fokusera på de stora vinsterna samtidigt som du bygger en kärnmjukvara och teknikbas som kan expandera med dina verksamhetsbehov.

 

Din detaljplan och nyckeltal kommer att skräddarsys för att passa just dina behov. Följande nyckelaktiviteter är dock gemensamma steg i alla lyckade implementeringar:

Grafik som beskriver de sju huvudstegen i en planeringsprocess för ERP-implementering

De viktigaste stegen i ERP-implementeringsplaneringen

  1. Välj en mjukvaru- och servicepartner som hjälp vid implementering.
Din projektteam har förmodligen inte så stor erfarenhet av att implementera ERP-mjukvara, så de kommer att behöva hjälp. Undersök och välj en kvalificerad ERP-implementeringskonsultresurs(er) med intim kunskap om och erfarenhet av den ERP-applikation som du ska installera. Bekräfta att de förstår hur den nya programvarulösningen stöder dina aktuella och utvecklande affärsprocesser. Intervju deras referenser för att verifiera detta.


Dina programvaru- och servicepartners bör ha personal utbildad i din bransch och tillgänglig för dina platser. Om du har internationella kunder och leverantörer bör dina partners ha de multinationella affärs-, språk- och valutakompetenserna för att effektivisera implementeringen.

Granska slutligen den projektstyrningsprogramvara som ett företag använder för att säkerställa att den är kompatibel med ditt interna planerings-, tidplanerings- och spårningssystem.

 

2. Ange alla projektuppgifter.

 

Din implementeringspartner hjälper dig att ta fram en detaljerad uppgiftslista för allt som behöver göras. Listan kommer att bli omfattande. Enbart utbildning omfattar till exempel många uppgifter:

  • Utbildning av projektteam: Ditt team behöver lära sig mer om programvaran så att de kan bestämma hur de ska skräddarsy dina affärsprocesser.
  • Utbildning i IT-team: IT-teamet måste utbildas så att de förstår hur man kan installera och underhålla systemet på ett optimalt sätt.
  • Utbildning av företagsanvändare: Alla som förväntas använda programvaran måste lära sig hur den fungerar.
  • Pågående utbildning: Nya användare kommer att behöva utbildning när de går med i ditt företag, så du behöver en mer långsiktig plan.

Förteckningen över uppgifter bör delas upp i faser. Tid bör avsättas för konferensrumspiloten, som anpassar applikationen, integration med andra applikationer och datakällor, implementering av infrastruktur, datarensning, användaracceptans och så vidare.

 

Din implementeringspartner ska kunna tillhandahålla en detaljerad lista över alla faser och steg som krävs.

 

3. Beräkna arbetstid.

 

Uppskatta noga hur lång tid det tar för varje uppgift. Gör detta genom att förstå uppgiften och det berörda arbetet och sedan tilldela det antal "arbetstimmar" som krävs. Det kan vara ett intervall av timmar, men det måste vara korrekt. Lägg till arbetstimmar för varje fas i projektet och allokera ansvarig person för att det är klart.


Det kan vara en skrämmande uppgift. Därför är det viktigt att involvera en implementeringspartner som är bekant med programvarulösningen. Om du gör det här steget bra kommer du att kunna beräkna din tidslinje korrekt, avgöra om du behöver hjälp utanför det aktuella teamet och begränsa omfattningen.

 

4. Skapa ett realistiskt schema.

 

Nu när du har tabellerat tillgängliga och nödvändiga arbetstimmar kan ett hanterbart schema skapas. I många fall visar det första passet på ett kapacitetsproblem jämfört med den tidsram för genomförandet som ursprungligen lades fram för cheferna.


Här är ett exempel på beräkning som illustrerar de potentiella avvikelserna:

  • Måltidsram för driftsättning = 12 månader eller 1 år
  • Totalt antal arbetstimmar tillgängliga under en tolvmånadersperiod = 540/vecka eller 28 080 timmar/år
  • Totalt antal arbetstimmar som krävs för implementering = 42 000 timmar totalt
  • Nödvändiga timmar delat med tillgängliga timmar per år = 1,496 år

Resultatet? Driftsättningsdatum missas innan projektet startar. Här är några möjliga lösningar:

  • Minska omfattningen – även om teamet har kommit överens om att detta är viktiga uppgifter
  • Utöka datumet till ett realistiskt datum
  • Lägg till fler interna och externa resurser (tillgängliga arbetstimmar)
  • Dela upp projektet i faser

Här kommer det att krävas att den verkställande ledningen fattar beslutet. Det är bara ett exempel på varför de bör involveras i processen för val och implementering av mjukvara.

 

5. Genomföra en pilot i konferensrum.


När projektet har startats, och innan du driftsätter, genomför du en testkörning eller en pilot (i ett konferenslokal) före full driftsättning. Detta konferensrumspilot kommer att säkerställa att du har rätt affärsprocesser på plats för företagets aktuella och framtida behov. När du utformar dina nya processer är det viktigt att förstå de olika alternativ som finns i ditt ERP-system – och validera dina processer med projektteamet och intressenter från användarforumet.


I denna flerveckorsfas kommer din implementeringspartner att installera pilotprogram som gör att du kan testa alla dina processer och se till att de fungerar som förväntat, utan överraskningar. Ofta kan du tillämpa bästa praxis för att spara tid, särskilt om du har konfigurationsverktygen för att göra kostnadseffektiva justeringar medan du preciserar verksamheten.

 

6. Rensa dina data.

 

Det låter enkelt men datarensning är en mycket tidskrävande verksamhet. Det är bäst att börja bedöma datanoggrannheten så snart som möjligt eftersom det krävs mycket arbete för att slutföra det här steget korrekt. Under projektet kommer ändringar av verksamhetsflöden att ske – så förbereds för ytterligare datahanteringssteg under implementeringen.

 

7. Håll alla informerade.


Varje vecka bör en anställd kontakta alla de viktigaste intressenterna så att de känner till de positiva och ”inte så positiva” framstegen i genomförandet av projektet. Det värsta scenariot är när människor inte hålls uppdaterade och överraskas.


De flesta bra projektstyrningssystem har visuella representationer av projektets framsteg.

Börja med de processer som betyder mest

Alla företag har inte samma problem, så det är bäst att granska dina affärsprocesser och prioritera vilka som ska åtgärdas först. Här är en lista över områden med högt värde att beakta: 

  • Business Intelligence, inklusive ledningens varningar och instrumentpaneler: Ditt team behöver snabba uppdateringar om affärsproblem samt möjlighet att enkelt gå in i detaljerna för att snabbt kunna lösa problem – på kontoret, hemma eller på resande fot. Du behöver integrerad business intelligence och data som lever i en enda databas. 
  • Customer Relationship Management (CRM): I dag berör CRM-processer vanligtvis alla delar av ett företag. Direktförsäljning, distributörer, visningsrum för detaljhandel, e-handel och kund- och fältservice delar alla kundinformation med orderhantering, operationer, inköp, konstruktion, kundreskontra och frakt. 
  • Ekonomi och redovisning: Korrekta, realtidsekonomiska transaktioner, nyckeltal och analyser är kritiska för alla verksamheter och måste omfatta alla platser och avdelningar. Förutom redovisning måste de integreras med kalkyl, budgetering, prognostisering, projekt, anläggningsredovisning, konformitet och likviditetsstyrning. 
  • Försörjningskedjehantering och tillverkning: Täta tidtabeller, låga marginaler och störningar i försörjningskedjan utmanar alla företag. Att hantera dem kräver en teaminsats – arbete med leverantörer, speditörer, import-/exportföretag, banker och andra partner – ofta på mobila enheter på många platser.
  • Personaladministration (HR): Det är i dag svårare än någonsin att hantera olika personalresurser, och ditt team behöver omedelbar och säker tillgång till information om anställda för lönekörning, förmåner, budgetering, schemaläggning och regelefterlevnad. Dessutom är rekrytering, utveckling och bibehållande av anställda en stor del av utvärderingen av aktuella och föreslagna affärsplaner. 
  • Multinationella språk, valutor och platser: När du expanderar din verksamhet, särskilt om du flyttar in i nya regioner eller länder, behöver du kunna öppna och expandera nya verksamheter konsekvent och snabbt. Detta kräver breda och avancerade programvarufunktioner samt konsekventa tjänster från din mjukvaruleverantör på varje plats.
  • Rörlighet: Förmågan att få tillgång till information och arbeta på distans är nu avgörande – vilket covid-19-pandemin visar. De företag som har verktyg för att snabbt anpassa sig kan få ett försprång i omvälvande tider. 
placeholder

Utvärdering av ERP-system

Välja en ny ERP-mjukvara? Få tips om hur du utvärderar ditt nästa system.

Tips för att minska implementeringsrisker

Alla projekt har en riskfaktor men nedan finns fem värdefulla tips för att förbättra dina chanser till ett punktligt, budgetmässigt färdigställande av projekt.

  1. Välj mjukvara, verksamhetsflöde och implementeringspartner med bransch- och lokalt kunnande. Intervjua alltid referenser i företag som ert.
  2. Sträck inte föråldrad teknik utanför dess gränser. Eliminera gamla, föråldrade, fristående system och konsolidera dina data till en enda databas (en enda version av sanningen) med inbyggd business intelligence för multinationella resultat. 
  3. I den digitala ekonomin måste företagen ofta integrera system över affärsenheter samt med kunder och leverantörer. Bekräfta att du har molnintegrationsfunktioner och expertis inom leverantörsnätverk.
  4. Undvik kryptering av projektomfattning. Det är vanligt att upptäcka behov och affärsmöjligheter under en ERP-implementering, så det är viktigt att hantera ändringsordrar för att undvika förseningar och kostnadsöverskridanden.
  5. Bekräfta att du har konsistent expertis över alla dina platser. Du behöver utbildning, implementering och support – ofta från en kombination av lokal förvaltning, mjukvarudistributörer, konsultföretag och din mjukvarupartner.

Tips för att undvika extra kostnader för ERP-implementering

En ny ERP-systeminvestering inkluderar ditt företags tidsåtgång, konsult- och implementeringskonsulttjänster, mjukvara och molntjänster samt dator-, surfplattor och telefonutrustning – så det är viktigt att kontrollera projektet och kostnaderna.

 

Här är några nyckelområden att följa:

  • Behåll fokus på den totala ägandekostnaden (TCO). Hantera totala kostnader – och fördelar över tid för att minimera utlägg och maximera avkastningen. Kom ihåg att ERP-systemimplementeringar kommer att ha stor inverkan på ditt företag. 
  • Matcha affärsriktningen och tvinga inte fram onödiga processändringar. I många fall pressas företagen att ändra hur de ska anpassa sin programvara, vilket ökar både implementerings- och driftskostnaderna. 
  • Fokusera på de rutinmässiga affärsprocesser som ger företaget ett betydande värde.  Hantering av kundorder, uppdatering av prissättning, tillägg av nya produkter och tjänster, ändring av tillverkningsdetaljer och onboarding av nyanställda är exempel på sådana rutinprocesser. 
  • Undvik anpassningar och dra nytta av ett konfigurerbart användargränssnitt, instrumentpaneler, varningar, arbetsflöden, business intelligence och mobila funktioner. Med dessa funktioner kan du effektivisera arbetet för alla dina avdelningar samt göra snabba, kostnadseffektiva justeringar efter behov. 
  • Systemhackar och dataintrång är dyra. Använd en säker ERP-molnlösning när det är lämpligt när du använder internet – bekräfta att dina leverantörer av mjukvara och tjänster stöder en rad säkra implementeringsalternativ för mjukvara.

När är implementeringen klar?

När din första implementering är aktiverad behöver du fortfarande flexibiliteten för att lägga till ytterligare funktioner för ditt företag. Många förändringar kan driva på dessa möjligheter, till exempel nya platser, produkt- och tjänsterader och förvärv. 

 

Digital transformation ger dig också ytterligare möjligheter att ta kontakt med kunder och leverantörer för att omdefiniera hur affärer går till i din bransch. Dessa projekt omfattar ofta ny teknik, såsom maskininlärning och artificiell intelligens (AI), samt integration med utrustning och fordon som använder sakernas Internet (IoT) teknik för att förbättra hastigheten och effektiviteten.

Redo att ta nästa steg?

I varje ERP-projekt kommer det att uppstå oväntade problem – så förvänta dig att de kommer i ditt. Men genom att följa bästa praxis för en framgångsrik implementering av ERP kan du identifiera och hantera dem när de uppstår för att effektivt hantera dina risker och kostnader. 

placeholder

Kom igång idag med moln-ERP

Få en lättsam databas, inbyggd AI och en konsumentgraderad UX.

Mer i den här serien

SAP Insights nyhetsbrev

placeholder
Prenumerera idag

Få viktiga insikter genom att prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Ytterligare läsning

Tillbaka till början