Présentation des achats de services

Les achats de services désignent le recrutement et la gestion de prestataires de services externes pour aider les équipes internes. Ces partenaires se concentrent sur les services basés sur du personnel tels que le conseil, le support technique ou la maintenance. Aujourd'hui, jamais autant d'entreprises n'ont eu besoin d'experts externes pour combler leurs lacunes opérationnelles. Cette approche leur offre un accès flexible aux fonctionnalités spécialisées pour les projets à court terme et les fonctions continues.

Pourquoi les achats de services sont-ils importants ?

Dans l'environnement concurrentiel actuel, les entreprises ont besoin d'un personnel plus agile pour garder une longueur d'avance. Toutefois, constituer des équipes internes spécialisées peut s'avérer difficile pour nombre d'entre elles. Selon une étude d'Ardent Partners, 73 % des entreprises déclarent rencontrer des difficultés à trouver et à recruter des candidats qualifiés, et 71 % affirment qu'un marché du travail tendu a limité leurs stratégies d'acquisition de talents.¹

Les achats de services aident les entreprises à surmonter ces contraintes. Les partenaires offrent un accès rationalisé aux talents et aux outils adaptés aux besoins spécifiques des entreprises. En réalisant des achats de services efficaces, les entreprises peuvent :

• Gagner du temps tout en réduisant leurs coûts : l'externalisation de tâches à des prestataires spécialisés permet souvent de gagner du temps et de réduire les coûts par rapport à la création d'équipes internes.
• Renforcer l'efficacité : les prestataires s'occupent des tâches chronophages afin que les équipes internes puissent rester concentrées sur les missions à haute valeur ajoutée.
• Améliorer les résultats des projets : en bénéficiant d'une aide supplémentaire, les équipes parviennent à respecter les délais, le budget et les objectifs métier.
• Stimuler l'innovation et la croissance : les experts externes fournissent de nouvelles informations et fonctionnalités de niche permettant d'accélérer l'innovation et le développement de l'entreprise.

Comparaison entre les achats de services, les ressources externes et les achats traditionnels

Les achats de services ne sont qu'une partie du rôle plus étendu joué par la fonction Achats, responsable de la sécurisation de toutes les ressources dont les entreprises ont besoin pour leur fonctionnement et leur développement. Ces processus Achats forment ensemble une vue complète des dépenses de l'entreprise et de l'engagement des fournisseurs.

Achats traditionnels

Les achats traditionnels font référence aux achats de marchandises physiques nécessaires au fonctionnement des entreprises. Ils incluent les éléments suivants :

• Achats directs de matières premières utilisées pour la production
• Achats indirects de fournitures pour les opérations quotidiennes

Ces achats privilégient les achats de marchandises au juste prix et répondant aux normes de qualité adéquates, ainsi que le respect des délais.

Achats de services

Les achats de services sont axés sur la sécurisation de ressources externes dotées de compétences spécialisées afin de répondre aux besoins spécifiques des entreprises. Au lieu d'acheter des marchandises, ces dernières passent des contrats avec des fournisseurs pour effectuer certains projets ou tâches. Cette approche est utilisée lorsque les entreprises ont besoin de l'aide d'experts qui contribuent directement à leurs objectifs.

Ressources externes

Les ressources externes désignent les collaborateurs temporaires qui peuvent être recrutés via les agences de recrutement ou des fournisseurs de talents. Ils contribuent à combler les besoins à court terme en termes de capacités, mais ne sont pas salariés de l'entreprise. L'enjeu réside dans la gestion de leurs affectations, de la conformité de leur travail et du nombre d'heures travaillées, plutôt que les résultats des projets.

Types d'achats de services

Les achats de services prennent plusieurs formes en fonction du périmètre du projet, de la flexibilité et des résultats ciblés. Chaque format offre aux entreprises une approche différente pour définir les différentes tâches, suivre leur avancement et structurer les paiements.

Cahier des charges

Les engagements du cahier des charges décrivent clairement en amont le travail à effectuer, le délai à respecter et les modalités de mesure de la réussite. Les paiements sont liés aux livrables finalisés et non aux heures travaillées.

Choix idéal pour : des projets comportant des objectifs bien définis et des attentes claires, telles que des mises en œuvre de systèmes, des campagnes marketing ou des audits.

Temps et matériel

Dans le cadre des contrats de temps et de matériel, les entreprises paient les heures réellement travaillées et les matériaux utilisés. Ce modèle offre aux entreprises une flexibilité accrue lorsque les périmètres de projet évoluent ou lorsqu'elles ont besoin de bénéficier rapidement de compétences spécialisées. Des contrôles plus stricts contribuent également à respecter le budget alloué aux dépenses.

Choix idéal pour : les travaux susceptibles d'évoluer au fil du temps, tels que les travaux de recherche, les phases de découverte ou un renforcement des capacités à court terme.

Contrats basés sur des jalons

Les contrats basés sur des jalons décomposent un projet en étapes et prévoient l'émission d'un paiement après chaque jalon approuvé. Cette approche repose sur des points de contrôle réguliers permettant de garantir que les tâches effectuées respectent les délais, le budget et répondent aux attentes en matière de qualité.

Choix idéal pour : des projets en plusieurs étapes tels que des déploiements de systèmes, des intégrations ou des initiatives de transformation.

Services gérés

Les services gérés transfèrent la responsabilité permanente d'une fonction métier spécifique à un prestataire externe dans le cadre d'un accord à long terme. Le prestataire s'engage à exécuter les responsabilités opérationnelles, ce qui permet aux équipes internes de se concentrer sur des tâches stratégiques à plus forte valeur ajoutée.

Choix idéal pour : des opérations continues telles que le support informatique, le service client, la gestion des installations et le marketing.

Le cycle de vie des achats de services

Le cycle de vie des achats de services doit suivre un cadre structuré pour le sourcing, la gestion et l'exécution des tâches fournies par les prestataires de services externes. En divisant ce processus en étapes claires et reproductibles, les entreprises peuvent rationaliser les collaborations et réduire les risques tout en s'assurant que chaque engagement apporte une réelle valeur opérationnelle.

Identification des besoins en matière d'achats

Instaurez une base solide pour les relations avec les fournisseurs en identifiant les tâches nécessitant une attention particulière et les résultats les plus importants. Qu'une collaboration dure quelques semaines ou plusieurs années, l'établissement d'exigences claires aide les équipes à définir des budgets, à choisir les bons fournisseurs et à éviter toute confusion ultérieure.

Évaluation et sélection des prestataires de services

Comparez différents prestataires de services potentiels pour choisir le meilleur candidat pour le rôle visé. Un choix judicieux contribue à l'amélioration de la qualité des performances et à la réduction des risques pour les projets à court terme et les opérations en cours. Les équipes doivent évaluer l'expérience, les tarifs, la capacité et les performances antérieures des fournisseurs pour s'assurer qu'ils respectent systématiquement leurs délais de livraison.

Négociation et confirmation du contrat de service

Formalisez l'accord avec le partenaire de services en décrivant le périmètre du projet, le calendrier à respecter, les modèles de tarification et les responsabilités. Un contrat clair protège les deux parties et montre la voie à suivre pour la durée du contrat, qu'elle soit brève ou à long terme. Les entreprises doivent établir des objectifs mesurables, définir les modalités de suivi de l'avancement des projets et décrire la gestion des changements ou des problèmes.

Onboarding et intégration des fournisseurs de services

Pour rationaliser le processus de lancement, donnez aux prestataires de services les moyens d'accéder aux outils, systèmes et contacts nécessaires. En proposant un onboarding en temps opportun, les entreprises accélèrent le démarrage des fournisseurs à court terme, tout en facilitant l'intégration des partenaires à long terme aux processus en cours. Une simple réunion de lancement permet de confirmer les objectifs, les attentes et les routines de communication.

Suivi des performances des fournisseurs et de l'exposition au risque

Mesurez l'avancement des projets à l'aide des indicateurs définis dans le contrat. Évaluez si le travail fourni répond aux normes de qualité, soutient les objectifs métier, et respecte le budget et les délais. Cette étape est essentielle pour limiter les retards opérationnels ou les problèmes budgétaires.

Approbation des paiements des fournisseurs de services

Examinez les livrables terminés, les heures effectuées ou les jalons atteints avant d'émettre un paiement. Confirmez que les factures intègrent les conditions du contrat et la valeur fournie. Veillez à la tenue de registres clairs afin de garantir l'exactitude des données financières et une préparation optimale en cas d'audit.

Clôture et révision des projets

Une fois les travaux terminés (ou à intervalles réguliers pour les fournisseurs permanents), examinez les résultats et consignez les performances. Vous garantirez ainsi un transfert et une clôture efficaces des travaux à court terme, tout en favorisant l'amélioration continue des partenariats à plus long terme. Les entreprises doivent consigner les points positifs permettant d'améliorer les futures collaborations.

Défis courants en matière d'achats de services

Malgré la valeur stratégique des prestataires de services externes, de nombreuses entreprises éprouvent encore des difficultés pour les gérer efficacement. À terme, un sourcing et une gestion inadéquats peuvent transformer ces partenariats, qui sont de véritables atouts, en risques potentiels. Voici les obstacles courants à prendre en compte lors de la mise en place de collaborations externes.

• Manque de visibilité : les équipes peuvent avoir du mal à s'assurer que les projets répondent aux attentes si elles ne disposent pas d'insights clairs sur l'avancement et les indicateurs de performances des prestataires de services.
• Difficultés dans le suivi des livrables : les équipes peuvent passer à côté de signes précoces de retards ou de problèmes de qualité en raison d'un suivi limité des jalons et des résultats.
• Lacunes en matière de sécurité et de conformité : une surveillance insuffisante de l'accès, des identifiants et de la formation des fournisseurs augmente l'exposition aux lacunes en matière de sécurité et de conformité.
• Dépassements budgétaires et retards : des projets peuvent déraper en raison de périmètres mal définis et de contrôles déficients, ce qui peut entraîner le non-respect des délais et des dépenses excessives.

Liste de contrôle des bonnes pratiques relatives aux achats de services

Les prestataires de services externes représentent un puissant facteur de productivité, de croissance et d'innovation pour les entreprises. Cependant, ces dernières ont besoin d'établir une stratégie d'achats de services claire afin d'optimiser ces avantages. Voici quelques étapes clés pour aider les entreprises à obtenir de meilleurs résultats de la part de leurs fournisseurs.

• Standardisation des processus de sourcing : utilisez des critères cohérents pour évaluer l'expérience, les capacités, les modèles de tarification et les performances antérieures des fournisseurs afin de sélectionner ceux qui répondent le mieux aux besoins de l'entreprise.
• Communication cohérente : planifiez des mises au point et des vérifications régulières de l'avancement des tâches pour que le travail fourni reste conforme aux attentes de l'entreprise et gérez les problèmes avant qu'ils ne prennent de l'ampleur.
• Suivi des performances à l'aide d'indicateurs objectifs : suivez l'avancement des projets en termes de jalons, de normes de qualité, de délais et de respect des budgets pour mieux identifier les risques et ajuster les plans, le cas échéant.
• Respect de la conformité et application de contrôles d'accès : vérifiez que les fournisseurs disposent des identifiants, de formations et des accès aux différents systèmes appropriés pour permettre une collaboration sécurisée et conforme.
• Utilisation de technologies liées aux achats : déployez des plateformes centralisées et des outils d'efficacité pour unifier le sourcing, le suivi des performances, les contrôles de conformité et la communication entre tous les fournisseurs.

Technologies simplifiant les achats de services

Optimisant chaque étape du processus des achats de services, les outils digitaux offrent à l'heure actuelle davantage de visibilité, d'automatisation et d'insights pilotés par les données. Voici comment les solutions modernes d'achats de services optimisent l'efficacité, tout en favorisant la prise de décision stratégique.

Automatisation du sourcing et des contrats

L'automatisation accélère la gestion du sourcing fournisseurs et des examens des contrats pour les équipes. Ces outils peuvent faciliter la préparation des cahiers des charges, la création d'événements de sourcing et la comparaison de propositions. En réduisant les étapes répétitives, ces solutions permettent de raccourcir les délais, tout en assurant la cohérence des contrats et le respect des attentes du projet.

Analytique et reporting des dépenses

Les outils d'analytique consolident les données relatives aux achats de services et aux activités pour déterminer la pertinence des investissements, les performances des prestataires et les opportunités d'économies. Grâce aux tableaux de bord et à l'analyse d'impact en temps réel, les parties prenantes peuvent suivre les jalons, la qualité et les écarts budgétaires afin de corriger rapidement tout problème éventuel.

Outils de gestion des fournisseurs et des risques

Ces outils permettent aux entreprises d'identifier les facteurs de risques potentiels liés aux prestataires de services. Les tableaux de bord, les fonctionnalités d'analyse des risques et les évaluations des performances facilitent la détection précoce des retards, des problèmes de conformité ou d'autres incidents. En bénéficiant d'une meilleure visibilité, les équipes peuvent relever les défis plus rapidement et pérenniser des partenariats plus fiables.

Systèmes de gestion des fournisseurs

Les systèmes de gestion des fournisseurs (VMS) servent de plateformes centralisées de gestion des prestataires de services, regroupant les informations relatives au sourcing, à l'onboarding, au suivi de l'avancement des tâches et aux dépenses. En unifiant les données et processus pertinents, les plateformes VMS rationalisent la surveillance des fournisseurs et la communication avec ces derniers. Cette source unique de vérité facilite la coordination entre les équipes Achats, les RH et la fonction Finance. Les outils intégrés améliorent également les tâches associées telles que les contrôles de la conformité, la gestion des contrats et l'analyse budgétaire.

IA

L'IA simplifie les achats de services en automatisant les tâches routinières et en convertissant de grandes quantités de données en informations pratiques. Les agents IA modernes optimisent davantage ces opérations en gérant de manière autonome des tâches plus complexes en arrière-plan, telles que l'analyse des offres, la synthèse des informations sur les fournisseurs et la création de contrats de cahier des charges. Ces fonctionnalités permettent aux équipes de consacrer moins de temps aux tâches de gestion des fournisseurs pour se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Transformer les achats de services en avantage stratégique

Une stratégie claire peut transformer les achats de services, parfois de simples transactions routinières, en en faisant un véritable atout pour l'entreprise. En privilégiant des processus clairs, des indicateurs de performances et des outils modernes tels que l'analytique, l'automatisation et l'IA, les entreprises peuvent s'appuyer sur les compétences de leurs experts externes pour atteindre leurs objectifs à plus forte valeur ajoutée. Les entreprises peuvent ainsi renforcer leur résilience pour mieux s'adapter aux fluctuations des marchés et profiter de nouvelles opportunités.

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