Que fait la RPA

La RPA utilise des bots logiciels pour automatiser les tâches répétitives qui prennent généralement beaucoup de temps aux humains. Il s'agit de tâches simples et basées sur des règles, ce qui signifie qu'elles suivent des instructions prédéfinies et structurées pour être accomplies.

Ces bots interagissent avec les applications exactement comme le ferait un être humain, c'est-à-dire en cliquant sur des boutons, en saisissant des données et en déplaçant des fichiers, mais ils effectuent ces actions beaucoup plus rapidement et avec moins d'erreurs.

Parmi les tâches courantes de la RPA, on peut citer :

• Saisie et extraction des données : automatise la saisie et la récupération répétitives des données.
• Gestion des fichiers et des documents : gère les fichiers et traite les documents.
• Validation et comparaison des données : garantit l'exactitude entre les systèmes.
• Génération de rapports : collecte et compile les données dans des rapports.
• Traitement des transactions : exécute les opérations de routine dans les systèmes d'entreprise.

Point important, la RPA fonctionne au niveau de l'interface utilisateur, ce qui signifie qu'elle ne modifie pas les systèmes sous-jacents ou ne nécessite pas d'intégrations complexes. Elle s'intègre plutôt de manière transparente aux applications existantes afin de rationaliser les workflows et d'améliorer l'efficacité.

L'importance de la RPA

Les collaborateurs consacrent des heures chaque semaine à des tâches répétitives telles que la saisie de données et les validations, ce qui demande peu de créativité ou de réflexion critique. Si ces tâches sont automatisées, les collaborateurs peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée telles que l'assistance à la clientèle, la résolution de problèmes et l'analyse commerciale.

Les bots RPA peuvent également jouer un rôle essentiel dans la transformation digitale d'une entreprise, car ils fonctionnent avec toutes les applications d'une tech stack, y compris les systèmes existants. Comme ils imitent les actions humaines sur l'interface utilisateur, les entreprises n'ont pas besoin de ressources informatiques importantes, de logiciels personnalisés ou d'un accès API pour automatiser les processus.

Fonctionnement de la RPA

La RPA fonctionne grâce à des bots logiciels, qui sont des programmes conçus pour effectuer des actions spécifiques sans intervention humaine. Les logiciels RPA installés sur les ordinateurs de bureau ou les serveurs créent, déploient et gèrent des bots qui fonctionnent sur les applications, les sites Web et les outils internes.

Pour exécuter des tâches, ces bots imitent le comportement humain à l'écran : ils cliquent sur des boutons, sélectionnent des menus et saisissent du texte, comme le ferait une personne. Les développeurs amateurs peuvent enregistrer une séquence d'étapes lors de l'exécution d'une tâche, et le système convertit ces actions en workflows reproductibles que les bots exécutent de manière efficace et précise. Ce processus est appelé « enregistrement de workflow ».

Après avoir créé un workflow, un développeur amateur peut collaborer avec un développeur logiciel pour s'assurer qu'il respecte les bonnes pratiques de programmation et les exigences de sécurité de son entreprise.

Types de RPA

Il existe deux principaux types de RPA :

• RPA autonome : les bots exécutent les processus de manière indépendante, interagissant directement avec les systèmes informatiques. Les planifications ou des conditions spécifiques déclenchent l'activation des workflows.
• RPA assistée : les bots collaborent avec les humains sur des processus plus complexes qui ne peuvent pas être entièrement automatisés. Les humains initient les workflows selon les besoins.

Applications courantes de la RPA : exemples et cas d'utilisation

Une grande variété de secteurs et de fonctions métier appliquent la RPA à leurs processus. La mise à jour des fiches clients est un cas d'utilisation courant de la RPA. Voici plusieurs exemples où elle apporte une valeur ajoutée significative :

Fonction Finance

Les équipes Comptabilité utilisent des bots autonomes pour extraire les données des factures et les saisir dans les systèmes ERP, rapprocher les extraits de compte avec les registres internes et générer des rapports financiers selon un calendrier défini. Ces bots s'exécutent en arrière-plan sans aucune entrée humaine pour traiter de grands volumes de documents.

Ressources humaines

Les recruteurs travaillent en collaboration avec des bots assistés pour rédiger des lettres d'offre d'emploi, gérer l'onboarding et mettre à jour les dossiers des collaborateurs, réduisant ainsi considérablement les délais d'exécution.

Opérations

Les fabricants et les équipes Supply Chain utilisent des bots autonomes et assistés. Les bots autonomes gèrent les tâches routinières telles que la mise à jour des stocks et le traitement des commandes d'achat, tandis que les bots assistés interviennent dans des workflows plus complexes tels que la gestion des exceptions.

Service client

Les entreprises disposant d'un vaste réseau de clients tirent profit des robots autonomes qui traitent les commandes et facilitent les tickets de support 24 h/24 et 7 j/7. Ce transfert de charge permet aux agents humains de se concentrer sur des interactions client plus complexes.

De l'augmentation de la productivité à la réduction des erreurs, ces cas d'utilisation de la RPA mettent en évidence la valeur mesurable que les robots apportent aux entreprises.

RPA intelligente et automatisation optimisée par l'IA

Au-delà des bots traditionnels, les agents pilotés par l'IA utilisent désormais l'IA générative pour raisonner à partir de données non structurées (par exemple, en interprétant l'intention d'un e-mail) avant de déclencher un workflow RPA. Les entreprises peuvent ainsi automatiser des workflows plus complexes, notamment le traitement des factures dans plusieurs formats, l'extraction d'informations à partir de documents et la réponse à des commandes vocales ou textuelles.

En d'autres termes, la RPA intelligente étend l'automatisation au-delà des workflows structurés, permettant l'automatisation de tâches qui nécessitaient auparavant un jugement humain. L'hyperautomatisation va plus loin en visant à orchestrer l'ensemble des processus. Elle combine la RPA intelligente au Process Mining et à l'analytique pour créer un écosystème d'automatisation connecté.

L'hyperautomatisation recherche également en permanence des moyens d'automatiser et d'optimiser. Cette approche proactive stimule l'efficacité et accélère la transformation digitale dans toute l'entreprise.

Planification d'une approche RPA

Une approche réussie de la RPA commence par une évaluation stratégique des workflows existants. Identifiez les processus et les cas d'utilisation où l'automatisation permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'éliminer les goulets d'étranglement opérationnels et d'améliorer l'expérience client. L'objectif est d'identifier les processus répétitifs, basés sur des règles et volumineux afin de hiérarchiser les domaines où l'automatisation a le plus d'impact sur l'efficacité et les économies de coûts.

Les entreprises peuvent ensuite concevoir et déployer des bots à l'aide de plateformes RPA modernes avec des outils de développement low-code, ce qui permet aux collaborateurs non techniques de créer et d'exécuter des bots pour leurs propres tâches.

Il est essentiel de planifier les performances et l'évolutivité. Les dirigeants doivent anticiper la gestion de centaines ou de milliers de workflows automatisés au fil du temps. Une réévaluation et une optimisation continues garantissent que les automatisations restent adaptées à l'évolution des besoins métier et apportent une valeur ajoutée à long terme.

Défis et limites

Bien que la RPA offre des avantages considérables, les entreprises doivent anticiper certains défis.

La maintenance peut être exigeante, car les bots s'appuient sur des éléments de l'interface utilisateur : même des modifications mineures de l'application peuvent perturber les automatisations. Des mises à jour régulières, une surveillance continue et une gouvernance rigoureuse sont essentielles pour garantir la fiabilité.

Les exceptions telles que les données manquantes, les violations de règles ou les erreurs système constituent également un défi. Leur résolution nécessite souvent une intervention humaine, ce qui peut ralentir les processus si elle n'est pas gérée correctement.

De plus, il peut s'avérer difficile de déployer la RPA à l'échelle de plusieurs services ou de workflows complexes. Les entreprises sont souvent confrontées à des problèmes d'intégration et ont besoin de cadres de gouvernance pour gérer les déploiements de bots à grande échelle.

Pour relever les défis liés à l'évolutivité, les dirigeants adoptent des stratégies d'automatisation clean core en utilisant des plateformes telles que SAP Build pour garantir la stabilité des bots, même lors des grandes mises à niveau du système.

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