Aperçu d'un système d'information sur les ressources humaines

Les SIRH (c'est-à-dire les systèmes d'information sur les ressources humaines) comptaient parmi les premiers logiciels commerciaux développés dans les années 1980. Pourquoi ? Parce que les RH étaient, et sont toujours, l'un des services qui assurent le plus de tâches administratives dans les entreprises. Non seulement les équipes RH doivent remplir des quantités de papiers et de registres, mais elles sont également dépositaires de certaines des informations les plus précieuses et sensibles du monde professionnel : les données sur le personnel et les candidats.

Bien sûr, la technologie a beaucoup évolué depuis. Les solutions SIRH modernes sont capables d'automatiser des workflows, d'intégrer des retours et d'adapter des structures de reporting, le tout en temps réel, et sont de plus en plus optimisés par l'IA pour fournir des recommandations intelligentes, détecter les anomalies et personnaliser les expériences utilisateur. En proposant des expériences utilisateur grand public et des fonctionnalités flexibles, les systèmes SIRH modernes sont aussi efficaces et conviviaux que puissants et agiles.

Les meilleurs logiciels SIRH sont fournis dans le cloud, offrant ainsi encore plus d'avantages : des capacités de stockage des données plus importantes, une sécurité renforcée et une intégration plus fluide aux applications complémentaires telles que la gestion de la paie, le suivi des candidats et bien d'autres systèmes RH.

Aujourd'hui, l'IA dans les RH transforme les fonctionnalités SIRH en offrant des informations prédictives, une automatisation intelligente et en exploitant des interfaces qui rationalisent les tâches telles que l'onboarding, les évaluations de performance et le service aux collaborateurs.

Définition de SIRH

SIRH signifie système d'information sur les ressources humaines, à savoir une solution logicielle qui aide les entreprises à gérer et à automatiser des processus core RH et qui prend en charge l'administration des avantages sociaux, le suivi du temps et de la présence, la paie et d'autres workflows ainsi que le stockage des données sur les collaborateurs, notamment la démographie et la rémunération.

Différence entre les SIRH, les HRMS et la HCM

La gestion du capital humain (HCM) est un terme générique qui décrit les pratiques, les règles, les processus et les logiciels utilisés par une entreprise pour gérer son personnel, du recrutement à la retraite. Une suite HCM est souvent appelée « système de gestion des ressources humaines » (HRMS) et inclut un logiciel SIRH.

Un SIRH utilise une base de données d'informations sur les collaborateurs pour prendre en charge des processus Core RH plus linéaires et quantitatifs dans leur structure, tels que le traitement de la paie ou la gestion des heures travaillées et des présences. Par comparaison, un HRMS est une solution plus globale qui contient non seulement un SIRH, mais aussi des fonctionnalités plus qualitatives et complètes de gestion des talents.

Par exemple, un SIRH peut participer à automatiser et rationaliser des processus de gestion du temps de travail des collaborateurs. Lorsque ces données sont intégrées à un HRMS, elles peuvent être analysées et utilisées pour améliorer la productivité et la planification, voire automatiser plus efficacement les tâches au sein du SIRH.

Identifier laquelle de ces solutions est la plus adaptée à vos besoins n'est pas si difficile qu'il y paraît. Il s'agit simplement d'examiner avec minutie la situation actuelle de votre entreprise, et de déterminer votre objectif à long terme. Vous pourrez ensuite choisir la solution RH qui vous servira aujourd'hui, et évoluera au rythme de vos besoins de demain.

À quoi les SIRH servent-ils ?

Les meilleures solutions SIRH cloud prennent en charge une grande variété de processus et d'interactions liés aux RH. Cette technologie automatise intelligemment les workflows de toute l'entreprise :

Gestion des avantages

• Gestion automatisée des avantages
• Fonctionnalités en libre-service d'accès, de modification et de consultation des avantages pour les collaborateurs

Suivi des temps et de la présence

• Gestion précise des absences des collaborateurs
• Efficacité administrative renforcée grâce à des profils de temps permettant d'identifier les congés, les horaires de travail et les primes des collaborateurs
• Calcul automatique du temps de présence et de la paie en fonction du profil de chaque collaborateur

Localisation intégrée

• Adaptation aux pratiques métier et à la législation de chaque pays grâce aux modifications légales et réglementaires automatiques
• Inventaire complet des exigences liées à la mondialisation et à la localisation pour chaque pays

Libre-service pour les collaborateurs

• Fonctionnalités en libre-service pour augmenter la productivité du personnel
• Données de RH intégrées sur une plateforme unique
• Informations RH clés traçables, spécifiques aux exigences de chaque pays
• Page de profil personnalisée pour chaque collaborateur, où il peut gérer et consulter ses avantages, faire une demande de congés, etc.

Structures organisationnelles

• Analytique pour des informations en temps réel sur l'ensemble du personnel
• Identification des postes critiques et ajustements rapides du personnel pour combler les lacunes
• Visualisation des structures organisationnelles

Avantages d'un SIRH cloud

En plus de proposer les fonctionnalités de base d'un SIRH moderne, les systèmes dans le cloud s'intègrent plus facilement à votre environnement existant. Évolutifs, ils peuvent aisément être enrichis de nouvelles innovations et fonctionnalités de sécurité.

Voici quelques-uns des avantages les plus courants d'un SIRH en mode cloud intégré :

• Accélérer et améliorer la précision des tâches administratives des RH : lorsque les moyens de subsistance des gens sont en jeu, il n'y a pas de marge d'erreur. Un logiciel SIRH peut automatiser et rationaliser les tâches administratives, libérant ainsi les équipes RH des retards et des inexactitudes induites par les systèmes manuels et papier.
• Améliorer l'expérience collaborateur : parfois, les employeurs oublient à quel point il est important pour leurs équipes de pouvoir consulter le statut de leurs prestations, de leurs paiements et de leurs congés. Les outils SIRH permettent à chacun d'accéder directement à ses informations personnelles, de générer des rapports et d'émettre des demandes, sans devoir prendre le temps de se déplacer jusqu'au service RH.
• Accroître l'efficacité : les solutions SIRH offrent une large palette d'outils en libre-service qui réduisent considérablement le recours aux formulaires et processus d'approbation par e-mail ou sur papier. Calendriers, workflows, demandes de congés et autres peuvent être automatisés et gérés en temps réel, à la volée.
• Soutenir les efforts de conformité : face à l'essor du télétravail, mais aussi à une évolution culturelle vers davantage de sensibilité et une recrudescence des litiges, les entreprises doivent s'assurer qu'elles respectent bien les règles internationales régissant le travail et l'emploi. Un SIRH dans le cloud permet de s'assurer que toutes les activités RH sont conformes, et participe à soutenir le personnel qui travaille dans ces services.
• Sécuriser : les dossiers des RH contiennent certaines des informations les plus sensibles et précieuses de votre entreprise, parmi lesquelles les données médicales et financières de vos collaborateurs. Par le passé, lorsque ces données étaient stockées sur des ordinateurs portables ou des bases de données non sécurisées, le risque de les voir compromises était permanent. Mais les SIRH intégrés d'aujourd'hui disposent de protocoles de cybersécurité avancés, conçus pour minimiser les risques informatiques.

Comment l'intégration des SIRH cloud facilite les processus Core RH

Si les systèmes SIRH permettent de centraliser et de rationaliser les processus et l'administration des RH, de nombreuses autres fonctions core sont exécutées simultanément, notamment le recrutement, la formation et la planification. Pas besoin d'être un spécialiste RH pour comprendre à quel point il peut être utile d'unifier et de centraliser toutes ces fonctions essentielles. Pourtant, les entreprises qui travaillent sur des systèmes hérités et des applications logicielles RH non connectées entre elles sont contraintes de recourir à des processus manuels pour rechercher les outils et informations dont elles ont besoin dans des silos organisationnels.

Les meilleurs SIRH dans le cloud ne se contentent pas de faciliter l'intégration avec votre ERP core ; ils sont conçus pour cela. En effet, un système ERP cloud gère un large éventail d'activités de gestion quotidiennes et est fait pour intégrer une multitude de processus disparates. En unifiant les données interentreprises, ce type de système fournit une source unique de vérité, et garantit l'intégrité des données. Par conséquent, si vos processus core RH et votre SIRH bénéficient de la vitesse et de la capacité analytique d'un ERP moderne basé sur l'IA, vous profitez du meilleur des deux mondes.

Exemples concrets de SIRH en action

Il y a quelques années, les SIRH étaient principalement utilisés par les grandes entreprises. Mais à mesure que les systèmes cloud gagnent en popularité, des structures plus petites et en plein essor sont davantage en mesure de tirer parti des avantages et de l'efficacité de telles solutions.

Voici quelques exemples d'entreprises qui ont rationalisé leurs processus RH grâce à un SIRH :

• Sun Communities, l'une des plus grandes sociétés civiles de placement immobilier au monde, a transformé ses opérations RH grâce à SAP SuccessFactors pour soutenir plus de 3 800 collaborateurs dans plus de 670 établissements. L'entreprise a rationalisé l'onboarding, amélioré la conformité et créé un personnel plus soudé et plus motivé.
• Volkswagen, l'un des leaders mondiaux de l'automobile, a harmonisé ses processus RH, dispersés dans un environnement fragmenté, au sein d'une plateforme unifiée. Plus de 40 pays bénéficient désormais de processus core RH et de conformité localisés.

Découvrir les logiciels SIRH modernes

Les entreprises modernes sont à la recherche d'une solution core RH globale et unifiée, qui assure une expérience utilisateur grand public et prend en charge l'analyse et l'automatisation des données en temps réel. Face à un personnel toujours plus mondialisé, les systèmes d'information sur les ressources humaines (SIRH) doivent suivre le rythme et fournir des fonctions de localisation et de conformité adaptées à différents pays. Et tandis que les modèles économiques évoluent et se transforment, les entreprises exigent de bénéficier de l'agilité et de la simplicité offertes par un large éventail de solutions pré-développées, qui les aideront à mettre en œuvre de nouveaux processus et applications de manière fiable et rapide.

FAQ sur le SIRH