Analyse des dépenses : le guide ultime

Dans le monde d'aujourd'hui, caractérisé par une concurrence effrénée et des changements rapides, vous n'avez parfois que quelques instants pour saisir une opportunité ou repérer un risque qui pourrait changer la donne pour votre entreprise. Pour vous adapter et prendre des décisions en toute rapidité, vous avez besoin d'avoir confiance et vous devez être sûr de disposer d'informations fiables qui vous aident et vous donnent une vision claire de votre situation. C'est là qu'intervient le processus d'analyse des dépenses, ainsi que les outils et méthodologies d'analytique des dépenses qui l'accompagnent.

Non seulement l'analyse des dépenses fournit des insights clés sur vos dépenses passées, mais elle permet également aux outils analytiques de prévoir les modèles de dépenses et de faire des prévisions stratégiques pour la planification future.

Selon un récent rapport de The Economist Group, environ un tiers des cadres dirigeants interrogés ont cité l'analytique des dépenses comme une priorité absolue pour l'année à venir. De puissants outils d'analyse des dépenses, en particulier ceux qui intègrent des fonctionnalités pilotées par l'IA, sont essentiels pour surmonter les complexités modernes et vous aider à optimiser vos opérations commerciales et d'achats.

En examinant et en analysant systématiquement des ensembles de données disparates, les solutions et pratiques d'analytique des dépenses peuvent vous aider à déceler les inefficacités, à négocier en étant en position de force et à établir de meilleures relations avec vos fournisseurs.

Qu'est-ce que l'analyse des dépenses ?

L'analyse des dépenses est le processus piloté par les données qui consiste à collecter, nettoyer, classifier et analyser les informations complexes sur les dépenses. Son objectif est de vous aider à atteindre vos objectifs clés, tels que la réduction des coûts d'achats, une plus grande efficacité et une conformité renforcée. À la base, le processus répond à certaines questions qui vous permettent de mieux comprendre et d'optimiser vos dépenses :

• Pour quoi dépensons-nous de l'argent ?
• Combien avons-nous payé ?
• À qui achetons-nous ?
• Existe-t-il une meilleure façon de procéder ?

Historiquement, l'analyse des dépenses était un processus manuel nécessitant beaucoup de personnel. Les équipes Achats devaient scruter des sources de données et des feuilles de calcul disparates, passant souvent à côté d'opportunités ou de risques. Heureusement, aujourd'hui, les outils d'analyse des dépenses optimisés par l'IA automatisent ces tâches et fournissent des insights sur les données à la demande. Cela rationalise l'intégration et la normalisation des données provenant de sources multiples et facilite l'analyse des informations en temps réel, vous aidant ainsi à prendre des décisions intelligentes qui améliorent les résultats.

Processus d'analyse des dépenses

Si le processus d'analyse des dépenses peut varier en fonction des besoins et des défis propres à chaque entreprise, il s'agit néanmoins d'une initiative structurée et systématique qui repose sur l'accès à des rapports et à des ensembles de données continuellement mis à jour, ainsi que sur une analytique solide. Voici comment fonctionne un processus type :

Capture de données sur les achats de services, directs et indirects

Il s'agit de collecter des données à partir de différents systèmes de votre entreprise, y compris les systèmes ERP, les systèmes de comptabilité fournisseurs, les plateformes d'achats en ligne, les systèmes de gestion des dépenses et les unités métier. Les informations relatives aux achats directs (telles que les matières premières pour la production) et aux achats indirects (fournitures de bureau et eau/énergie, par exemple) doivent être collectées afin de fournir une vue d'ensemble complète des dépenses de l'organisation.

Nettoyage, déduplication et enrichissement des données

Une fois les données collectées, vous pouvez les nettoyer et les standardiser pour les rendre utiles. Il s'agit d'harmoniser les formats, d'éliminer les doublons et de gérer les champs vides. Vous pouvez ensuite enrichir les informations avec d'autres points de données, tels que la cote de solvabilité de chaque fournisseur.

Catégorisation de toutes les données de dépenses

Une fois le nettoyage terminé, vous devez classer vos données dans des catégories standard. Cette étape implique la création d'une taxonomie logique qui regroupe des types de dépenses similaires, facilitant l'analyse et la gestion. La gestion des catégories peut inclure des catégories d'achats directs, telles que les matières premières, et des catégories d'achats indirects, telles que les services IT.

Fusion avec les données externes

L'intégration des données externes aux données internes sur les dépenses permet une analyse plus complète. Les solutions logicielles modernes améliorent ce processus en permettant de fusionner des données et des rapports personnalisés et ainsi d'obtenir des résultats qui n'auraient pas été possibles avec les systèmes manuels du passé.

Transformation des données brutes en insights exploitables

L'analytique et la modélisation prédictive vous permettent d'identifier rapidement et plus précisément les tendances, de prévoir les dépenses futures et de déceler des opportunités de réduction des coûts.

Identification des risques et des opportunités d'économies

Vous pouvez ensuite analyser vos données transformées pour identifier les risques potentiels, tels qu'une dépendance à un fournisseur spécifique ou les problèmes de conformité. Ce processus permet également de réduire les coûts en mettant en évidence les domaines d'inefficacité ou les dépassements de dépenses.

Utilisation des insights pour renforcer l'autonomie des utilisateurs finaux

Les données, c'est le savoir, et le savoir, c'est le pouvoir. Les informations et les rapports personnalisés disponibles aujourd'hui peuvent fournir des insights qui changent la donne. Mais en fin de compte, ce sont les gens qui doivent prendre la responsabilité d'agir en fonction de ces insights. Lors de cette dernière étape importante, il est essentiel de s'assurer que vous partagez (avec les bonnes équipes) vos conclusions et l'accès aux informations essentielles.

Avantages de l'analyse des dépenses dans la fonction Achats et dans l'ensemble de l'entreprise

En offrant une visibilité et une intelligence accrues, l'analyse des dépenses permet à votre équipe Achats de réaliser plus facilement les avantages suivants :

• Réduction des coûts  : l'analyse des dépenses met en évidence les opportunités d'économies et les risques potentiels, ce qui vous permet de négocier de meilleures conditions, de consolider les achats et de privilégier des fournisseurs plus rentables.
• Meilleure gestion des risques  : l'analyse des dépenses vous aide à identifier les trop-perçus ou les modèles susceptibles d'indiquer des vulnérabilités potentielles de la Supply Chain.
• Amélioration du sourcing stratégique  : des insights détaillés sur les tendances en matière de dépenses vous permettent de prendre des décisions plus rapides, de négocier depuis une position de force et de mieux aligner vos processus de sourcing stratégique sur vos objectifs métier globaux.
• Processus Achats rationalisés  : l'analyse des dépenses vous aide à identifier les inefficacités et les goulets d'étranglement. Cela vous permet d'améliorer les processus, d'accélérer les cycles, de réduire les coûts en personnel et d'améliorer la performance globale en matière d'achats.
• Gestion de la relation fournisseur (SRM) améliorée  : vous pouvez utiliser les insights sur la SRM et les performances des fournisseurs pour développer des partenariats plus solides et vous assurer que vos fournisseurs répondent aux normes et aux attentes que vous avez définies.
• Gestion des contrats optimisée  : l'ajout de l'analytique au processus de gestion des contrats vous permet de voir au-delà des petits caractères pour repérer les problématiques et les opportunités. Vous pouvez ainsi négocier les meilleures périodes de renouvellement tout au long du cycle de vie du contrat.
• Capacité à comparer les performances  : l'analyse des dépenses permet à votre organisation de comparer les performances en interne et par rapport aux références du secteur, ainsi que d'identifier les bonnes pratiques, de définir des objectifs et de favoriser l'amélioration continue.

Exemple d'analyse des dépenses

En intégrant des solutions d'analyse des dépenses, la célèbre marque de vêtements American Eagle Outfitters a optimisé la visibilité et la conformité de ses dépenses dans plusieurs catégories d'achats. Cela lui a permis d'avoir un accès rapide à des données détaillées sur les dépenses, l'aidant ainsi à rester en conformité avec ses politiques d'achats. Plus précisément, American Eagle Outfitters a régulièrement atteint un objectif de 80 % de conformité pour les bons de commande, ce qui s'est traduit par des économies substantielles.

En outre, l'intégration de plusieurs systèmes source a facilité l'analytique des dépenses en temps réel, permettant à American Eagle Outfitters d'identifier et d'exploiter les opportunités de réduction des coûts. Cette utilisation stratégique des solutions intégrées d'analyse des dépenses a renforcé les relations d'American Eagle Outfitters avec ses fournisseurs et a amélioré l'efficacité globale de sa fonction Achats.

Qu'entend-on par dépenses non conformes ?

Les dépenses non conformes, également appelées dépenses indésirables, se produisent lorsque vos collaborateurs effectuent des achats qui ne respectent pas vos politiques d'achats. Les achats en ligne étant d'une facilité déconcertante, même les biens et services B2B peuvent de plus en plus être achetés par toute personne disposant d'une connexion Internet. Ce type de dépenses peut entraîner de nombreux problèmes et risques, notamment une hausse des coûts, une perte de visibilité, une qualité peu fiable et des problèmes de conformité si l'acheteur ne respecte pas les exigences légales ou réglementaires. Cela peut également nuire à vos relations avec vos fournisseurs privilégiés, qui n'apprécieront peut-être pas d'être évincés.

En configurant vos solutions d'analyse des dépenses pour repérer les tendances associées aux dépenses non conformes (et en sensibilisant vos équipes aux risques de cette pratique), vous pouvez vous protéger contre les problèmes que cela engendre.

Métriques et indicateurs clés de performance liés à l'analyse des dépenses

Une solution d'analyse des dépenses optimale peut vous aider à surveiller divers métriques et indicateurs clés de performance convenus, grâce à des tableaux de bord et des rapports en temps réel. Ces métriques vous donnent une vue d'ensemble des dépenses et des performances des fournisseurs, des catégories, des processus de sourcing, des tarifs, et bien plus encore. Voici quelques indicateurs clés de performance couramment utilisés dans l'analyse des dépenses :

• Économies  : cet indicateur de base mesure la réduction des dépenses réalisée grâce à l'amélioration des stratégies d'achats, à de meilleures négociations avec les fournisseurs et à des processus plus efficaces. En surveillant les économies, vous pouvez quantifier les avantages financiers de vos efforts de gestion des achats.
• Dépenses gérées  : cet indicateur fait référence au total des dépenses gérées activement par l'équipe Achats. Il vous aide à comprendre quelle part de vos dépenses est contrôlée et optimisée. Des niveaux plus élevés de dépenses gérées indiquent une supervision et des pratiques d'achat plus efficaces. Cet indicateur garantit que toutes les dépenses sont visibles et prises en compte, ce qui réduit le risque de dépenses non conformes.
• Performances des fournisseurs  : vous pouvez comparer des indicateurs tels que les taux de livraison dans les temps, les taux de défauts et la conformité aux conditions contractuelles pour évaluer les performances des fournisseurs. Un suivi régulier permet de fixer un seuil clair et convenu et de renforcer les relations avec les fournisseurs.
• Indicateurs de performance clés opérationnels  : les indicateurs opérationnels mesurent l'efficacité des processus Achats. Il peut s'agir de métriques telles que la durée du cycle de traitement des commandes d'achat, l'exécution précise des commandes et l'efficacité du traitement des factures. L'amélioration des indicateurs de performance clés opérationnels permet de rationaliser les processus Achats et de réduire les coûts d'exploitation.
• Conditions de paiement  : outil souvent sous-utilisé, l'analyse des paiements examine les conditions dans lesquelles les paiements sont effectués aux fournisseurs. Cela implique d'évaluer des éléments tels que les jours de paiement moyens, les remises accordées pour paiement anticipé et la conformité aux conditions de paiement convenues.
• Indicateurs de performance clés liés aux collaborateurs  : les indicateurs liés aux collaborateurs mesurent la performance et la productivité du personnel chargé des achats. Il peut s'agir de métriques telles que le nombre de commandes d'achat traitées par collaborateur, l'exactitude des commandes passées et le niveau de conformité aux politiques d'achat. Le suivi des indicateurs liés aux collaborateurs peut vous aider à identifier les besoins en formation, à améliorer les performances globales de l'équipe et à renforcer l'efficacité de la fonction Achats.

Critères de sélection d'un logiciel d'analytique des dépenses

Les solutions d'analytique des dépenses basées sur le cloud et optimisées par l'IA sont essentielles à toute stratégie d'achats et de Supply Chain sérieuse. Où que vous en soyez dans votre transformation digitale, chaque étape que vous franchissez pour améliorer l'intégration, la visibilité et la précision des données portera ses fruits à court et à long terme. Voici quelques-unes des principales fonctionnalités que vous devriez exiger de votre logiciel d'analyse des dépenses :

• Intégration complète des données  : le logiciel doit s'intégrer aux systèmes financiers, ERP et de Supply Chain existants afin de consolider toutes les données de dépenses au même endroit.
• Tableaux de bord et reporting en temps réel  : privilégiez des tableaux de bord personnalisables et en temps réel qui fournissent des insights rapides sur les métriques de dépenses clés et les processus de workflow.
• Analytique avancée et fonctionnalités d'IA  : le logiciel doit exploiter l'IA pour transformer les données brutes en insights concrets et prévoir les tendances de dépenses futures.
• Interface conviviale  : assurez-vous que le logiciel dispose d'une interface intuitive et conviviale qui nécessite un minimum de formation et fonctionne sur les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles.
• Évolutivité et flexibilité  : choisissez un logiciel capable de s'adapter à votre entreprise, de s'intégrer à de nouveaux systèmes et d'accompagner l'évolution des besoins en matière d'achats.
• Fonctionnalités robustes de sécurité et de conformité  : le logiciel doit inclure des mesures de sécurité strictes et se conformer aux réglementations pertinentes en matière de protection des données sensibles.
• Reporting et analytique personnalisables  : optez pour un logiciel qui permet de créer des rapports sur mesure et une analyse détaillée des données adaptée à des besoins spécifiques.

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