Comprendre la migration ERP

L'ERP correspond au système nerveux central d'une entreprise. Les solutions ERP offrent de la visibilité sur les événements dans les domaines clés de l'entreprise, entre autres la fonction Finance, la Supply Chain, le service client et les RH. Elles aident les entreprises à gérer de multiples processus imbriqués au sein d'un seul et même système intégré.

La migration ERP s'impose lorsqu'un ERP hérité devient obsolète, ne répond plus aux besoins des clients ou limite la compétitivité de l'entreprise. Quelle qu'en soit la raison, la migration de données est une tâche importante (et qui demande parfois beaucoup d'efforts) dans le cadre de la mise en œuvre d'un nouvel ERP.

Dans cet article, nous allons explorer les sujets suivants :

• Préparation à la migration ERP

• Raisons expliquant l'essor de l'ERP cloud

• Défis et pièges de la migration ERP

• Bonnes pratiques pour une migration de données sans heurt

Se préparer à la migration ERP

La migration de données demande de la rigueur. Le déplacement d'informations aux multiples formats sur les clients, les produits et les fournisseurs vers un système unique s'accompagne d'un risque pour l'intégrité des données ERP. La précision est la clé pour éviter les retards, la confusion, et en définitive, les pertes de données.

Les entreprises qui ont une vision claire de leurs objectifs, leur stratégie et leurs besoins mettent tous les atouts de leur côté pour un transfert de données précis et ponctuel. Voici des idées pour se préparer au mieux :

Élaborer une analyse de rentabilité

Une analyse de rentabilité solide commence par l'énoncé sincère d'un problème. Les entreprises ont tout à gagner à évaluer l'infrastructure IT, les applications et les données avec lesquelles elles travaillent actuellement, et à noter les éventuelles lacunes. Décrivez comment ces restrictions affectent les opérations, les performances des collaborateurs et les relations avec les clients.

Déterminez ensuite comment le nouvel ERP résoudrait ces problèmes. Indiquez clairement le retour sur investissement attendu, les coûts, les contraintes de ressources et les risques à prévoir. Si vous souhaitez profiter des avantages de l'ERP, votre nouveau système doit être lancé avec les meilleures données. Les entreprises doivent être lucides quant au temps, à l'énergie et aux investissements requis.

Développer une stratégie de migration des données solides

Le succès de la migration ERP est conditionné à la détermination claire des objectifs. Rédigez une première version du projet en mentionnant le budget, un calendrier réaliste et le périmètre. Sélectionnez des mesures de performance clé à vérifier au fur et à mesure du projet.

Lancez-vous dans la planification le plus tôt possible afin de prévoir les ressources et de laisser le temps aux équipes de la mise en œuvre ERP de déléguer des tâches. Elles pourront ainsi se consacrer à la migration des données le moment venu. L'adhésion précoce à tous les niveaux de l'entreprise unit les personnes, et protège contre les disruptions ou les désaccords ultérieurs.

Choisir un partenaire de mise en œuvre ERP

Une fois les objectifs et les exigences définis, le temps est venu de passer en revue les options ERP. Recherchez des fournisseurs expérimentés, en phase avec les technologies actuelles qui peuvent prouver avoir atteint certains objectifs.

Consultez les études de cas des fournisseurs pour déterminer s'ils satisfont aux besoins propres à votre entreprise. La connaissance des toutes dernières réglementations sectorielles et normes sur la conformité des données est le signe d'un bon fournisseur.

Pourquoi les entreprises migrent-elles vers l'ERP cloud ?

Les systèmes ERP on-premise traditionnels fonctionnent sur des serveurs détenus et entretenus par l'équipe IT de l'entreprise. Ils nécessitent de l'espace physique et des entretiens réguliers. Les données doivent aussi être transférées quand le matériel hérité arrive inévitablement en fin de vie. Rien d'étonnant donc à ce que de plus en plus d'entreprises migrent aujourd'hui vers des solutions ERP cloud. Ces services fondés sur un abonnement apportent aux entreprises leaders la visibilité et le contrôle qu'elles recherchent, le tout sans investissement important ou maintenance continue.

Voici les avantages d'un ERP cloud par rapport à un ERP on-premise :

• Coûts : puisque le logiciel ERP cloud est mis à disposition via Internet, votre service IT déjà surchargé n'a pas de matériel à entretenir tous les jours. Le forfait réglé au fournisseur ERP comprend les correctifs, les mises à niveau et la maintenance.

• Évolutivité : les entreprises ont la possibilité d'ajouter de la capacité de stockage à mesure qu'elles s'agrandissent ainsi que de nouvelles fonctions à distance, si nécessaire. Les intégrations ERP préconfigurées se connectent à des applications métier avec l'IA générative, laquelle participe à l'automatisation des processus et au support client.

• Flexibilité : les solutions ERP cloud s'adaptent rapidement à de nouveaux modèles économiques et à des réglementations en constante évolution. Les entreprises peuvent innover en connectant des données auparavant en silos, et en consolidant, standardisant et intégrant des applications.

• Analytique : soutenus par des systèmes cloud modernes, les dirigeants prennent de meilleures décisions, plus vite. Les outils d'IA retirent des insights de jeux de données vastes et complexes afin de repérer les tendances et d'anticiper le changement.

• Sécurité : les solutions ERP cloud atténuent les risques et augmentent la transparence ainsi que la conformité. Les équipes sécurité des fournisseurs ERP peuvent effectuer des mises à jour importantes, des dépannages et répondre à des cyberattaques à distance, évitant ainsi un déplacement coûteux.

Défis courants liés à la migration de données ERP

La migration ERP va bien au-delà d'un simple déplacement de fichiers. Toutes les données ERP pertinentes doivent être transférées avec précision si les entreprises souhaitent préserver la continuité de leurs workflows et continuer à trouver des informations rapidement.

Dans ce projet, les variables ne manquent pas. Les difficultés ne sont toutefois pas insurmontables, en particulier si les entreprises sont conscientes des problèmes les plus courants :

• Qualité des données : du contenu redondant, ancien, inutile ou obsolète se propage en aval, ce qui entraîne des problèmes et limite les insights

• Ressources limitées : la découverte de données ERP piégées dans des silos —puis leur extraction, leur nettoyage et leur préparation en vue de la migration — demandent du temps, de l'expertise et de la concentration

• Difficultés liées à l'ERP hérité : plus un système hérité est personnalisé, plus la migration ERP a tendance à être longue et complexe

• Conformité et sécurité : la migration en toute sécurité de données issues de sources diverses nécessite une connaissance des cybermenaces en constante évolution et des directives réglementaires

• Gestion du changement : beaucoup de collaborateurs ont l'habitude du système hérité — trouver l'équilibre entre leur charge de travail et l'apprentissage d'un nouveau système peut être source de stress

Bonnes pratiques de migration des données ERP

Les processus collaborateur, les systèmes de Supply Chain, les interactions du service client et bien d'autres choses dépendent de la précision des données ERP. Les entreprises doivent transférer les données dans le souci du détail, mais aussi avec une vision d'ensemble.

Appliquez ces conseils afin d'optimiser les données transférées pour le nouveau système ERP :

Évaluez les données existantes

Au sein d'une entreprise, différents services peuvent avoir une gestion tout autre des mêmes données. Il peut en découler des incohérences, des doublons ou des inexactitudes, au mauvais moment bien sûr.

Puisque le nouvel ERP aura le statut de version unique de la réalité, n'hésitez pas à être sélectif dans la migration. La copie de la moindre donnée pourrait porter à confusion ou être source d'erreurs plus tard. Pour éviter d'engorger la nouvelle base de données avec des informations inutiles, pensez à effectuer une analyse approfondie des données par service.

Mappez les champs de données avec précision

Grâce à un plan sur les flux de données, les entreprises repèrent plus facilement les incohérences et automatisent le transfert. Pour ce faire, les entreprises doivent mapper les données des plateformes et solutions sources selon la structure du nouveau système ERP.

Donnez aux équipes de mise en œuvre ERP le temps de comprendre ce qu'elles voient, de rapporter les éventuels problèmes et de convertir les données dans un format mieux adapté au nouveau système.

Déterminez la gouvernance des données

Avant tout transfert, il faut déterminer qui est propriétaire de quelles données. Assignez des rôles pour l'intégration de types de données spécifiques ; indiquez le mode d'intégration et la personne responsable.

Désignez une personne chargée de superviser la conformité. Vous aurez ainsi l'assurance que les efforts de migration ERP sont conformes aux réglementations les plus récentes.

Mettez en place un processus de validation rigoureux

La vérification de la méthodologie de test dès le début permet de garantir l'interprétation précise et l'exploitation des résultats de test.

Faites un test dès le transfert des premières données, puis validez une nouvelle fois les résultats à intervalles réguliers au cours de la migration. Les entreprises ont ici l'occasion d'apprendre, d'appliquer des insights à large échelle et d'éviter les problèmes plus tard, lorsque le rythme s'accélérera.

Favorisez un développement collaboratif

Le succès de la migration ERP dépend de la cohésion entre les experts IT, les utilisateurs finaux et les parties prenantes. L'adhésion se nourrit de l'élaboration d'une stratégie commune, d'une communication claire des priorités le plus tôt possible et de la transparence sur les changements à venir pour chacun.

Informez régulièrement les dirigeants, les services, les clients et les collaborateurs du statut du projet et des avantages qu'apportera le produit fini.

Liste de contrôle pour la migration ERP : 7 stratégies clés

Comme pour tous les projets à l'échelle de l'entreprise, vous rencontrerez des problèmes, même avec la meilleure planification du monde. Appliquez ces stratégies pour traiter les problèmes à bras-le-corps et gérer les risques :

1. Effectuez une analyse approfondie pour définir des objectifs clairs

Soyez au clair sur les exigences liées aux données en collectant proactivement des avis dans l'entreprise, de la direction aux utilisateurs finaux. Découvrez ce qui cause de la frustration, ralentit les processus ou étouffe l'innovation. Ensuite, créez une liste d'objectifs mesurables pour résoudre ces problèmes.

2. Faites appel à des consultants expérimentés

Une entreprise qui a documenté des objectifs clairs peut se faire accompagner par un consultant dans la hiérarchisation de ces objectifs et l'exploration d'autres enjeux. Un regard éclairé et extérieur est susceptible de clarifier à quoi ressemble le succès, à la fin de la migration ERP comme dans les années à venir.

3. Impliquez les parties prenantes le plus tôt possible et régulièrement

La migration ERP est un effort à l'échelle de l'entreprise qui portera ses fruits grâce à une communication claire. Exposez les attentes dès le début. Indiquez à chaque service, partenaire et client les effets du changement et le calendrier pour ne prendre personne par surprise.

4. Documentez votre plan complet de migration ERP

Élaborez une liste détaillée des tâches à chaque étape, en précisant les jalons et les échéances. Mentionnez clairement les actions nécessaires pour achever une phase, et surveillez le temps qu'elles prennent.

5. Adoptez une stratégie clean core pour le nettoyage et la préparation des données de base

Les entreprises qui évitent de modifier les fonctions clés de leur système ERP ont tendance à contourner la complexité et les problèmes de performance à l'avenir. Optez pour le clean core afin d'atténuer les risques, de profiter rapidement de mises à jour, et d'intégrer facilement de nouvelles technologies.

6. Simplifiez votre migration cloud à l'aide d'une approche progressive

Une migration ERP doit être organisée par phase. Examinez les systèmes ou processus clés par service, par collaborateur ou par lieu. Traitez les problèmes de manière proactive, tirez-en des leçons et passez à autre chose. Cette méthode allonge peut-être un peu le calendrier, mais s'impose pour les projets complexes ou à haut risque.

7. Effectuez des tests avec minutie et proposez des formations

Assurez-vous que le nouvel ERP extrait de nouvelles données avec précision grâce à des tests sur de petits volumes dans un premier temps. Vérifiez manuellement chaque application, corrigez les problèmes et confirmez l'alignement entre l'ancien et le nouveau système ERP. Ajoutez ensuite plus de données et de cas d'utilisation tout en organisant la formation et la certification des utilisateurs finaux.

Qui impliquer dans mon équipe chargée de la migration ERP ?

La collaboration au moment de la mise en œuvre joue sur la qualité de la stratégie en matière de migration des données. Le succès de tout nouveau système ERP dépend de l'équipe qui façonne le projet du début à la fin.

Voici quelques suggestions de rôles utiles et leurs attributions :

• Le délégué aux cadres est l'interlocuteur de la direction, garantit l'adhésion précoce des dirigeants et contribue à la résolution des problèmes

• Le chef de projet supervise le projet en surveillant le calendrier et le budget

• Le responsable IT ou l'administrateur système s'assure de la compatibilité des systèmes actuels pilotés par les données et de leur préparation en vue de la migration

• L'analyste clarifie les analyses de rentabilité en lien avec la migration ERP, et met en évidence ses effets à court et long terme

• Les responsables transversaux s'assurent de l'intégration de toutes les données pertinentes issues des domaines clés, comme la fonction Finance, les ventes, les opérations et les RH

• Le responsable de la gestion du changement aide les collaborateurs à se préparer et à embrasser les fonctionnalités du nouveau système ERP

• Le spécialiste de la migration de données participe au mappage, à la collecte, au nettoyage et à la préparation des données pour un transfert fluide

• Le responsable assurance qualité/tests inspecte les processus à chaque étape et s'assure que toutes les données transférées sont en phase avec les besoins du nouveau système ERP

• Le fournisseur/consultant ERP accompagne l'entreprise tout au long du processus avec un regard frais et en se souciant des objectifs à long terme

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