Qu'est-ce que la gestion des ressources externes ? Le guide ultime
La gestion des ressources externes est le processus de recherche, d'engagement et de gestion des travailleurs temporaires et des travailleurs indépendants.
Amorcée par la pandémie, la gestion des ressources externes est rapidement passée d'une mesure réactionnelle à une base stratégique essentielle. Dans un récent rapport Economist Impact, 75 % des directeurs Achats pensent que la gestion des ressources externes et des dépenses associées sont une priorité absolue pour leur entreprise. Pourtant, seulement 35 % des entreprises ont le sentiment d'avoir une visibilité suffisante sur ces activités. Les entreprises, des start-up aux conglomérats mondiaux, cherchent à présent des moyens de gérer ces nouvelles réalités et d'acquérir l'agilité dont elles ont besoin pour prospérer dans le monde du travail complexe et fluide d'aujourd'hui.
Qu'est-ce que la gestion des ressources externes?
50 % des organisations recherchent des talents en augmentant l'utilisation de main d'œuvre externe. La plupart de ces recrues sont des experts dans leurs domaines, tels que les spécialistes de l'IA, les producteurs de vidéos et les gourous d'applications, offrant des compétences précieuses aux entreprises à la demande.
Qu'est-ce qu'une ressource externe ? Une ressource externe est une personne qui travaille pour une entreprise de manière temporaire, et non en tant que collaborateur permanent.
Comme les ressources externes ne sont pas des collaborateurs permanents, ils sont gérés différemment. Les achats et les RH collaborent de plus en plus pour gérer ces travailleurs à l'aide de solutions spécialisées pour les ressources externes. Les solutions font généralement partie d'un système de gestion des fournisseurs (VMS) plus vaste, souvent intégré aux solutions de gestion du capital humain (HCM), et offrent des outils pour tout, des demandes d'achat initiales aux négociations, en passant par l'intégration, l'engagement, la facturation, le paiement et le départ. Sans les outils et technologies appropriés, ce processus peut devenir assez compliqué et le risque de non-conformité avec la législation du travail, la fiscalité et d'autres réglementations est élevé.
Les ressources externes peuvent inclure des prestataires indépendants, des freelancers et des consultants, ce n'est qu'une partie du personnel externe. L'autre partie est composée de prestataires de services, issus d'entreprises proposant des services fournis par des personnes, comme les agences marketing, les cabinets de conseil, les cabinets d'avocats et les sociétés d'externalisation IT. L'approvisionnement en services est l'activité de recrutement et de gestion des prestataires de services qui fournissent ces services à une entreprise. Le personnel externe étant devenu une part importante des stratégies de gestion du personnel dans le monde entier, les collaborateurs externes doivent être gérés avec autant de soin et d'attention que les travailleurs traditionnels.
L'importance d'une gestion efficace des ressources externes
Une gestion efficace des ressources externes peut apporter de nombreux avantages à votre entreprise, notamment des compétences spécialisées, une plus grande flexibilité et une réactivité accrue. L'accent est souvent mis sur les avantages et les défis des ressources externes elles-mêmes, mais il est également important de reconnaître la nécessité essentielle de gérer et d'administrer efficacement ce secteur en pleine croissance.
1. Flexibilité économique : des programmes de ressources externes performants permettent aux entreprises d'exploiter et de développer un personnel flexible, ce qui leur permet d'être plus compétitives et résilientes, en particulier en période de perturbation ou de fluctuation économique.
2. Réponse à la volatilité du marché : de nombreuses entreprises modernes s'intéressent aujourd'hui à l'équilibre et à la justesse du personnel externe dans les années à venir. Pour atteindre cet objectif, ces entreprises doivent développer et investir dans les meilleures équipes et solutions de ressources externes.
3. Économies : près de 40 % des entreprises citent les initiatives d'économie de coûts comme un moteur du recrutement de personnel temporaire. La réussite des stratégies de gestion sont essentielles pour atteindre les résultats escomptés du recrutement de ressources externes.
4. Flexibilité de la planification du personnel : il s'agit d'un moteur majeur pour les entreprises d'aujourd'hui, car il permet de réduire les budgets et de prendre des décisions plus agiles. Mais cet objectif ne peut être facilement atteint sans de solides stratégies et ressources de gestion des ressources externes.
5. Accès à des compétences spécialisées : la gestion des ressources externes permet à votre entreprise d'accéder à un pool de praticiens hautement spécialisés sur demande. La capacité à accélérer ce processus aide votre entreprise à être aussi compétitive et réactive que possible.
6. Évolutivité et agilité : la possibilité d'adapter la capacité de main-d'œuvre à la hausse ou à la baisse en fonction des besoins améliore l'agilité organisationnelle, facilitant ainsi la gestion des fluctuations de la charge de travail et des besoins spécifiques au projet.
7. Amélioration de l'efficacité opérationnelle : une gestion appropriée des ressources externes garantit une intégration transparente aux processus organisationnels, améliorant ainsi l'efficacité et la productivité opérationnelles globales.
Les défis de la gestion des travailleurs temporaires
Chaque changement et innovation nécessite un certain ajustement. La bonne nouvelle, c’est que vous n’êtes pas seul. Les meilleures entreprises d'aujourd'hui reconnaissent ces problèmes courants de ressources externes et s'adaptent et évoluent rapidement avec des solutions et des processus pour optimiser cette nouvelle réalité.
1. Conformité et questions juridiques : chaque année, le paysage juridique des lois sur l'emploi, des réglementations fiscales et de la classification des travailleurs devient de plus en plus complexe. Des protocoles clairs et des solutions dédiées peuvent aider à éviter les risques et les pénalités.
2. Contrôle qualité et cohérence : maintenir la cohérence entre les différents projets et équipes peut s'avérer difficile, en particulier lorsque les ressources externes sont impliquées dans des tâches ou projets critiques. Le respect des normes et critères officiels peut conduire à de meilleurs résultats tant pour les ressources externes que pour leurs employeurs.
3. Visibilité et contrôle : le fait de recruter des collaborateurs externes en dehors de la supervision RH signifiait qu'ils n'étaient pas intégrés dans des systèmes centralisés, ce qui rendait difficile le suivi, le suivi et le retour sur investissement de leurs résultats de travail. Les systèmes de gestion des fournisseurs d'aujourd'hui vous permettent d'intégrer les travailleurs externes dans un système unifié.
4. Acquisition et fidélisation des talents : les équipes RH et Achats sont en difficulté avec l'environnement de recrutement concurrentiel d'aujourd'hui. La pression est mise sur le fait d'obtenir un accès fiable et en temps réel aux pools de talents et de créer une expérience attrayante et rationalisée pour toutes les personnes impliquées.
5. Sécurité des données et propriété intellectuelle : il s'agit d'un défi auquel sont confrontés à la fois les collaborateurs et les employeurs. Les meilleures solutions de gestion des ressources externes basées sur le cloud s'intègrent à votre ERP et à vos systèmes métier centraux pour garantir la mise en place de mises à jour régulières de sécurité et de protocoles informatiques centralisés.
6. Régionalisation : le personnel à distance et le personnel externe continuent de croître. Pour les responsables des ressources externes, cela signifie un vaste éventail de règles et de formalités mondiales et régionales. Les systèmes de gestion des fournisseurs peuvent vous aider en automatisant les mises à jour régulières de conformité et des réglementations du travail.
Différentes approches de la gestion des ressources externes
Il existe tellement de variables d'une entreprise à l'autre qui peuvent affecter la gestion des ressources externes, et les entreprises modernes adoptent une approche de plus en plus holistique de la pratique. Cela inclut la fusion de différentes méthodes et l'unification des activités au sein d'un environnement cloud plus visible.
1. Gestion centralisée : il s'agit de gérer toutes les activités liées aux ressources externes via une seule équipe interne ou un seul service. Cette méthode offre un meilleur contrôle et une plus grande cohérence, mais peut manquer de flexibilité.
2. Gestion décentralisée : une approche décentralisée permet à chaque service ou unité opérationnelle de gérer directement ses ressources externes. Bien que cela puisse être plus adaptable à des besoins spécifiques, cela peut entraîner des incohérences et un manque de visibilité globale.
3. Gestion hybride : Une approche hybride combine des éléments de gestion à la fois centralisée et décentralisée. C'est une approche de plus en plus populaire, destinée à atteindre un équilibre entre contrôle et agilité.
4. Externalisation des services gérés : les grandes entreprises s'efforcent d'améliorer et de faire évoluer leurs programmes internes de ressources externes, mais de nombreuses entreprises continuent de recourir à des prestataires de services administrés spécialisés dans ce domaine. Les solutions logicielles modernes peuvent aider à garantir que les experts en personnel temporaire, tant internes qu'externes, puissent collaborer avec visibilité et fluidité.
5. Solutions VMS dédiées dans le cloud : les solutions cloud optimisées par l'IA offrent une analyse des données en temps réel et une intégration transparente des systèmes. Cela peut considérablement améliorer la gestion des ressources externes, en offrant des insights sur les coûts, la productivité, les prévisions et la conformité.
6. Partenariat stratégique : l'établissement de partenariats stratégiques avec des agences de recrutement ou des organisations professionnelles d'employeurs (PEO) peut rationaliser le processus de sourcing et de gestion du personnel temporaire. Les bonnes pratiques en matière de ressources externes impliquent le développement de protocoles et l'exploitation des technologies et processus appropriés à ces fins.
7. Pools de talents internes : le développement et la gestion d'un pool interne de ressources externes préalablement contrôlées peuvent accélérer le processus de recrutement et garantir une qualité constante des talents. Les responsables des ressources externes s'efforcent de faciliter et d'automatiser l'accès sécurisé et fiable à ces ressources.
L'importance d'étendre la DEI aux ressources externes
Dans le climat actuel, les gestionnaires de ressources externes sont confrontés à d'intenses demandes à tous les niveaux. Les responsabilités d'approvisionnement nécessitent une attention rapide aux besoins opérationnels urgents. Les tâches de gestion du personnel exigent des services et des services personnels à la fois à ceux qui effectuent le recrutement et à ceux qui sont embauchés. Et avec le nombre de poursuites en faveur de la diversité, de l'équité et de l'inclusion (DEI) qui s'intensifient chaque année, la pression des cadres dirigeants est mise sur la réduction des risques et le maintien de la conformité à chaque fois. Ce paysage complexe exige non seulement que les responsables des ressources externes alignent leurs stratégies sur les objectifs de DEI plus larges de l'entreprise, mais qu'ils gardent également une longueur d'avance sur la compréhension du sens humain et de l'impact de ces politiques.
Une visibilité accrue est essentielle pour gérer efficacement la diversité et protéger les droits humains au sein du personnel externe. Cela implique une compréhension complète du personnel, y compris des insights sur les heures travaillées, la garantie d'une facturation précise et le respect des pratiques de rémunération équitable. Cette visibilité est une question de conformité et un pas vers un traitement équitable de tous les travailleurs, quel que soit leur statut contractuel.
De plus, l'adoption de processus digitaux de signature et de gestion des documents, aboutissant à une approche dématérialisée, s'aligne sur des objectifs de consommation responsables. Cette transition vers la digitalisation rationalise les tâches administratives et reflète un engagement en faveur de pratiques durables, contribuant ainsi à des efforts plus larges en matière de responsabilité sociale des entreprises. En intégrant ces éléments, les responsables des ressources externes peuvent créer un environnement conforme et efficace et s'aligner sur l'évolution des valeurs sociétales et les attentes éthiques du personnel moderne.
Comment l'IA transforme la gestion des talents temporaires
L'IA alimente les solutions modernes de gestion des ressources externes pour fournir des résultats plus intelligents, plus rapides, plus pertinents et plus analytiques. Cela inclut des espaces de travail personnalisables, des workflows intégrés et des interfaces utilisateur améliorées.
L'IA et son sous-ensemble, Machine Learning, donnent aux systèmes le pouvoir d'apprendre au fur et à mesure, ce qui permet une analyse sophistiquée des compétences et des insights sur les talents. Par exemple, les descriptions de poste et les processus de recrutement optimisés par l'IA peuvent rationaliser la manière dont vous recrutez et placez les ressources externes, offrant ainsi une correspondance plus rapide et plus idéale entre ce dont vous avez besoin et ce que le travailleur externe a à offrir. En s'intégrant parfaitement aux RH et à d'autres domaines opérationnels, l'IA joue également un rôle dans l'analyse des données relatives à la performance et à la conformité du personnel, ce qui permet d'accéder à des données en temps réel et d'effectuer des analyses à la demande sur des jeux de données disparates.
Les responsables des ressources externes du futur devront équilibrer l'efficacité de cet outil avec les qualités irremplaçables de l'ingéniosité et de la perspicacité humaines, en créant un avenir de travail aussi centré sur les personnes qu'efficace.
Gestion totale des talents : pourquoi les achats et les RH doivent travailler ensemble
Une entreprise prospère nécessite un éventail diversifié de travailleurs, comprenant à la fois du personnel à temps plein et à temps partiel, ainsi que des prestataires de services et du personnel temporaire. Le défi se pose souvent lorsque ces segments du personnel sont gérés par des systèmes disparates ou par des services internes distincts. Cette approche fragmentée peut entraîner un manque de visibilité complète sur l'ensemble de votre personnel, ainsi que des processus manuels fastidieux pour développer une stratégie de gestion du personnel intégrée. C'est là que le besoin de gestion de l'ensemble des collaborateurs devient crucial.
Les meilleures solutions d'aujourd'hui offrent une approche unifiée de la gestion du personnel, garantissant une stratégie et une expérience cohérentes dans tous les segments du personnel, y compris les processus de planification, de dotation, d'intégration et de paiement. La clé réside dans l'intégration de toutes les données relatives à la main-d'œuvre dans une vue unique et accessible, vous permettant de voir et de gérer l'ensemble de votre personnel au même endroit Cette intégration garantit que vous disposez de la combinaison de talents appropriée pour atteindre vos objectifs stratégiques en matière de personnel.
Mais les avantages vont au-delà de la simple visibilité. Ces solutions vous dotent des outils nécessaires pour gérer tout, de la formation à la conformité mondiale pour l'ensemble de votre équipe, favorisant ainsi une main-d'œuvre dynamique et adaptable. En mettant en œuvre une telle approche globale, vous vous assurez que votre entreprise dispose des ressources nécessaires pour progresser et s'adapter rapidement à l'évolution des besoins.
Ce qu'il faut rechercher dans les solutions de gestion des ressources externes
Avec les bons outils, vous pouvez répondre à des questions cruciales sur vos ressources externes, telles que les personnes qui travaillent pour vous à un moment donné, ce sur quoi elles travaillent et les ressources dont elles ont besoin pour éviter toute utilisation abusive des systèmes informatiques. Ces outils peuvent également vous dire d'où elles travaillent et combien vous les payez, afin de vous assurer que vous payez les taux du marché pour des ensembles de compétences donnés. Les outils de gestion des ressources externes font partie d'un système de gestion des fournisseurs plus large, dont les plus avancés proposent également des outils pour l'approvisionnement en services. Ainsi, l'ensemble du personnel externe peut être géré au sein d'un seul système.
Voici quelques facteurs clés à prendre en compte lors du choix d'une solution de gestion des ressources externes :
Engagement mondial des talents : les solutions de gestion des ressources externes doivent vous permettre de recruter et de déployer rapidement des ressources de personnel tout en vous sentant en confiance pour assurer la conformité et les protocoles. Vous devriez être en mesure de centraliser vos opérations et d'agir rapidement, où que dans le monde vos besoins d'affaires se manifestent.
Évolutivité et polyvalence : Pour rester compétitif, vous devez être en mesure d'ajuster votre capacité de main-d'œuvre à la hausse ou à la baisse selon la demande. Cela signifie un accès rapide à divers ensembles de données et d'outils permettant d'analyser, de collaborer et d'effectuer rapidement des évaluations prédictives précises.
Visibilité et contrôle complets : recherchez des plateformes qui offrent une vue complète du personnel tout au long du cycle de vie du projet et de l'ensemble de votre entreprise, en détaillant les lieux de travail, les taux, l'avancement du projet, les risques potentiels, les opportunités d'optimisation, etc.
Intégration transparente aux RH, à l'ERP et à la gestion des dépenses : les solutions doivent facilement s'intégrer à vos systèmes de gestion clés pour garantir la cohérence des données, réduire les risques de conformité et améliorer les résultats globaux du personnel et la gestion des dépenses.
Gestion des performances et des résultats : vous devrez suivre et surveiller les métriques de gestion clés pour évaluer avec précision les performances et améliorer la productivité au fil du temps.
Outils d'analytique et de prise de décision : recherchez des fonctionnalités qui facilitent la vie, telles que des analytiques approfondies pour une prise de décision éclairée, une prise en charge des applications mobiles et des configurations en libre-service pour une personnalisation rapide.
Automatisation intelligente : optimisés par l'IA et le Machine Learning, les protocoles d'automatisation peuvent vous aider à être prêt à faire face à l'évolution des exigences en matière de main-d'œuvre, de conformité et de sécurité, ce qui vous donne les informations dont vous avez besoin pour être proactif plutôt que réactif.
Fonctionnalité personnalisable : possibilité d'adapter les modèles et les champs pour personnaliser les fonctionnalités en fonction des processus organisationnels et des priorités.
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