Qu'est-ce que la planification du personnel ?
La planification du personnel consiste à s'assurer qu'une entreprise dispose des personnes compétentes en temps et en lieu opportuns.
Vue d'ensemble de la planification du personnel
De fonction opérationnelle simple, la planification du personnel est devenue une activité stratégique essentielle qui concerne l'ensemble de l'entreprise et soutient la réalisation de plus larges objectifs commerciaux. Tout comme dans les sports d’élite, où la victoire peut se jouer à une fraction de seconde, dans le climat économique instable d’aujourd’hui, les opportunités vont et viennent à un rythme soutenu. Grâce à des solutions de planification puissantes et rationalisées, vous pourrez analyser, comprendre, préparer et prévoir. Avec une visibilité complète, vous obtiendrez un avantage concurrentiel qui vous aidera à garder une longueur d'avance.
Définition de la planification du personnel
Une définition de la gestion de la main-d'œuvre doit tenir compte de l'évolution du monde du travail. Une récente étude conjointe du MIT et de Deloitte montre qu'aujourd'hui, les travailleurs à distance et les travailleurs temporaires représentent environ 30 % de nombreuses entreprises, atteignant jusqu'à 50 % dans le secteur des technologies et dans d'autres secteurs. L'évolution des tendances sociales et culturelles a également un impact considérable sur la définition de la gestion moderne de la main-d'œuvre. Wfm est un ensemble complet et intégré de processus et d'outils qui aident à planifier, gérer et suivre le travail des salariés, y compris le temps et la présence, la planification des salariés et la conformité au droit du travail. Mais aujourd'hui, les pratiques et les solutions WFM doivent également fournir des ressources qui aident à s'adapter à l'évolution des modes de vie, des attentes, du bien-être et de l'engagement de votre personnel.
Une approche stratégique de la planification du personnel
Au cours des dernières années, nous avons constaté des bonds et des limites en matière de technologie informatique et logicielle, de la connectivité instantanée dans le cloud à l'essor du Machine Learning et des solutions optimisées par l'IA. Nous avons également connu un bouleversement considérable des habitudes de travail, avec une récente étude universitaire prévoyant que d'ici 2025, jusqu'à 70 % des employés de bureau américains travailleront à distance au moins cinq jours par mois. Sur le plan sociétal et environnemental, nous sommes confrontés à une polarisation culturelle accrue, à des économies volatiles, à des comportements des consommateurs en évolution rapide et à une augmentation des événements météorologiques et climatiques majeurs.
N'importe laquelle de ces tendances pourrait représenter un risque ou une opportunité pour votre entreprise. Additionnées les unes aux autres, elles peuvent devenir très difficiles à gérer. Recruter et retenir ses collaborateurs ne suffit plus. Aujourd'hui, les entreprises doivent renforcer leurs processus de planification opérationnelle du personnel à l'aide d'une approche plus stratégique tournée vers l'avenir afin de faire face à tous ces défis modernes. À cette fin, elles doivent aligner leurs stratégies de recrutement et de gestion des talents aux objectifs commerciaux. La planification du personnel stratégique repose sur des objectifs définis, une bonne communication et des solutions logicielles dédiées. Au moyen d'une approche proactive, elle comble les besoins en talents, favorise l'équité, améliore l'efficacité, gère la planification de la succession et optimise l'affectation du personnel.
Les avantages pratiques de la planification du personnel
La réussite d'une organisation RH se mesure à la fois par la réussite opérationnelle et par le développement d'un environnement de travail en constante amélioration. Les solutions de planification du personnel peuvent vous aider à atteindre ces deux objectifs en optimisant certaines de vos activités RH clés.
Remède à la pénurie des talents : en évaluant les futurs besoins en talents et en analysant les capacités actuelles, votre équipe RH peut identifier les lacunes en matière de talents et y remédier, et mettre en place des stratégies de recrutement, de formation et de développement pertinentes. Vous avez ainsi la garantie d'avoir les personnes compétentes à l'endroit et au moment opportuns.
Planification de scénarios pour la résilience future: la planification de scénarios offre un moyen sans risque d'explorer et de se préparer à diverses situations potentielles, virtuellement. Cela favorise la préparation et la résilience. Il permet également à vos équipes d'élaborer un ensemble viable de plans d'urgence pour des réponses rapides et efficaces à un large éventail de perturbations et d'opportunités.
Productivité accrue : grâce aux processus de planification du personnel, qui optimisent l'affectation du personnel et des talents, vous savez que vos collaborateurs travaillent sur des tâches qui maximisent leurs compétences et leur potentiel. En alignant les capacités du personnel sur vos objectifs à long et à court terme, vous améliorez la productivité et les performances globales.
Atténuation des risques : les problèmes d'approvisionnement, les pénuries de talents et diverses autres disruptions peuvent entraîner des risques et des pertes. Les processus et solutions de planification du personnel peuvent vous aider à réduire ces menaces en prenant en charge la planification des scénarios, le recrutement prédictif et l'intégration des informations sur le personnel dans les différents services en temps réel. Ainsi, lorsqu'un risque apparaît, vous êtes en mesure d'y réagir et de vous adapter, au lieu de prendre des décisions en urgence et de paniquer.
Économies de coûts : la planification du personnel rend l'affectation du personnel plus efficace, car elle permet d'embaucher le juste nombre de personnes. Elle contribue également à réduire la paperasserie liée au recrutement et les délais d'intégration coûteux. Veiller à avoir les bonnes compétences là où il faut et donner des conseils pilotés par les données sur les tâches répétitives pouvant être optimisées avec l'automatisation, c'est renforcer la productivité et l'efficacité.
Agilité du personnel: les changements de marché qui prenaient autrefois des mois ou des années peuvent désormais se produire en quelques jours. Certaines compétences deviennent obsolètes presque du jour au lendemain, tandis que le besoin d'autres émerge tout aussi rapidement. Aujourd'hui, vous devez être capable de perfectionner et de réajuster les compétences de vos collaborateurs à la demande et de vous assurer que vos équipes RH disposent d'une vue transversale sur l'évolution de vos besoins en personnel et de vos modèles de gestion.
Le rôle des outils de planification du personnel
Takeda Shingen, stratège militaire du XVIe siècle, a dit : « La connaissance n'apporte pas le pouvoir, elle en donne le potentiel. Le pouvoir, c'est mettre cette connaissance en application. » Cinq cents ans plus tard, cette citation reste vraie. Pensez à tous les services de votre entreprise qui collectent et stockent toutes sortes de données de valeur sans les regrouper. Ce n'est qu'une fois que les données issues de toute l'entreprise sont analysées, appliquées et intégrées, qu'elles pourront renforcer vos opérations RH.
Les meilleures solutions de planification du personnel connectent les silos entre eux pour offrir une perspective plus complète. Grâce à la puissance de l'intelligence artificielle, les solutions vous aident à anticiper vos futurs besoins en talents, à optimiser l'affectation du personnel et à aligner vos objectifs en matière de personnel et de gestion. L'intégration d'informations provenant de toute l'entreprise permet à votre équipe RH de fournir des insights plus rapides et de prendre des décisions plus avisées.
La planification stratégique du personnel en action
Aujourd'hui, les équipes RH ont de nombreuses responsabilités complexes. Les solutions de planification stratégique du personnel peuvent aider à prendre en charge et à optimiser ces responsabilités de différentes manières :
- Gérer une croissance rapide : un logiciel de planification du personnel peut prévoir le nombre et les types de rôles à pourvoir. En prévoyant de manière précise les besoins en talents, vous pouvez élaborer une stratégie de recrutement et de formation économique, basée sur l'analytique prédictive.
- Veiller à l'équité dans le processus de recrutement : ces cinq dernières années, le nombre de procès dans les entreprises a augmenté de manière spectaculaire, la plupart d'entre eux (les plus chers) étant liés aux questions d'équité et de diversité. Les solutions de planification du personnel analysent les données sur le personnel, signalent les risques potentiels et proposent des recommandations en matière de conformité.
- Gérer la forte rotation du personnel : sur les réseaux sociaux, les gens racontent ce qu'ils vivent au travail, parfois de manière emphatique et il n'est pas toujours aisé de comprendre l'origine du problème de rotation. Les outils de planification du personnel aident à fusionner et à analyser des ensembles de données structurées et non structurées, ainsi que les commentaires des collaborateurs, pour fournir des insights et des suggestions visant à améliorer la rétention et la satisfaction des collaborateurs.
- Simplifier la planification de la succession : lorsque vous perdez des collaborateurs de valeur, les remplacer peut être une tâche stressante et délicate. Les solutions de planification du personnel savent très bien évaluer les candidats internes et externes de manière objective et impartiale pour vous aider à faire un choix équitable pour vos équipes et avantageux pour vos objectifs métier.
- Gérer les besoins saisonniers en personnel : certains besoins en personnel temporaire sont saisonniers et prévisibles, tandis que d'autres peuvent faire suite à un lancement de produit ou à une tendance imprévue. Quoi qu'il en soit, en planifiant avec précision les variations saisonnières de la demande, vous pourrez réduire les coûts de personnel et optimiser l'efficacité opérationnelle.
- Maintenir des salaires compétitifs : en raison du manque de transparence sur les salaires, il a toujours été difficile de connaître la rémunération précise dans tel ou tel secteur ou pour tel ou tel rôle. Les solutions de planification du personnel gèrent et analysent des ensembles de données disparates provenant de sources internes et externes pour fournir des estimations de salaires à jour et précises.
- Garantir la conformité : les outils de planification du personnel peuvent consulter, stocker, mettre à jour et comparer diverses données sur le droit du travail, les réglementations, les quotas, les contrats et d'autres exigences de conformité. Ils tiennent compte de paramètres régionaux pour veiller à ce que vos opérations internationales bénéficient d'un même niveau de protection.
- Développer des programmes de formation efficaces : afin de développer des programmes de formation parfaitement adaptés, il faut d'abord identifier vos besoins de formation les plus urgents de vos collaborateurs. La planification du personnel identifie les lacunes en matière de compétences et de connaissances pour aider les équipes RH à développer des programmes de formation à la demande, et ainsi mieux répondre aux besoins en temps réel des collaborateurs et de vos opérations.