Qu'est-ce qu'une ressource externe ?
Une ressource externe est une personne qui travaille pour une entreprise de manière temporaire, et non en tant que collaborateur permanent.
Au cours de ces dix dernières années, les entreprises ont davantage eu recours aux ressources externes. En effet, elles ont été confrontées à une hausse du coût des travailleurs, à un déficit des compétences et à la nécessité de trouver un personnel flexible pouvant s'adapter instantanément au changement. D'après un récent rapport Economist Impact, 50 % des entreprises trouvent des talents en recourant davantage à du personnel externe. Ce pourcentage devrait augmenter puisque de plus en plus d'entreprises considèrent que les ressources externes sont un élément essentiel de leur stratégie de gestion du personnel, et que davantage de professionnels se mettent à travailler à la mission afin de gagner en flexibilité ou en salaire.
Définition d'une ressource externe
Les ressources externes travaillent pour une entreprise dans le cadre d'un projet spécifique ou à court terme. Ces travailleurs non permanents et non salariés comprennent les entrepreneurs indépendants, les travailleurs indépendants, les travailleurs temporaires et le personnel de service, qui peuvent travailler sur site ou à distance. Les ressources externes sont présentes dans tous les secteurs, partout dans le monde, et proposent leurs diverses compétences aux entreprises dans une large gamme de rôles, des infirmiers aux traducteurs, en passant par les développeurs d'applications et les influenceurs. Les entreprises peuvent embaucher des ressources externes directement ou bien via une agence d'emploi.
Les ressources externes représentent une partie du personnel externe d'une entreprise. L'autre partie est composée de prestataires de services, issus d'entreprises proposant des services fournis par des personnes, comme les agences marketing, les cabinets de conseil, les cabinets d'avocats et les sociétés d'externalisation IT. Ces prestataires relèvent de l'achat de services et gèrent les projets conformément à un énoncé des travaux.
Différences entre ressources externes et salariés
Les ressources externes ne sont pas des salariés, bien qu'elles fassent partie intégrante du personnel. La principale différence est que les salariés travaillent directement pour une entreprise et font partie de ses effectifs, tandis que les ressources externes travaillent à court terme sur des contrats. Il existe toutefois plusieurs autres différences notables :
Ressources externes :
Emploi du temps et horaires de travail flexibles, dépendant des livrables
Paiement par contrat ou projet
Non éligibles aux avantages sociaux des salariés
Travailleurs en charge de calculer et de payer eux-mêmes leur impôt sur le revenu et leur assurance responsabilité civile
Taux horaire ou journalier généralement supérieur, pour compenser l'absence d'avantages et les horaires irréguliers
Libre choix des horaires et des lieux de travail
Salariés :
Emploi du temps et horaires de travail prévisibles
Rémunération ou salaire défini
Avantages tels que la complémentaire santé d'entreprise, les congés payés ou les cotisations retraite
Gestion des taxes par les employeurs pour le compte des salariés
Taux horaire ou journalier souvent inférieur, mais garanti toute l'année
Horaires et lieux de travail définis par l'employeur
Exemples de ressources externes
Pour chaque rôle existant, des ressources externes peuvent intervenir afin d'apporter leur expertise en cas de besoin. Voici quelques exemples :
Créatifs, dont les auteurs, les vidéastes et les graphistes, qui utilisent leurs compétences créatives et leur expérience pour donner vie aux idées et aux supports promotionnels d'une entreprise.
Professionnels de santé qui, comme nous l'avons constaté lors de la pandémie, peuvent être amenés à fournir des services à l'occasion d'événements exceptionnels ou de périodes de l'année particulièrement chargées.
Experts des services sur site et techniciens de service, qui peuvent apporter une aide efficace aux clients d'une entreprise ou dépanner sur le terrain.
Spécialistes IT, qui peuvent aider une entreprise à exploiter, mettre à jour ou corriger ses technologies opérationnelles, que ce soit au bureau ou à distance. Ils peuvent également apporter leur aide aux autres collaborateurs et consultants.
Services de traduction, pour adapter les offres et les ressources d'une entreprise à de nouveaux marchés qui utilisent d'autres langues.
Développeurs de logiciels, qui peuvent aider à concevoir, créer et étoffer des applications innovantes pour les collaborateurs et les clients.
Quels sont les avantages et les inconvénients d'embaucher des ressources externes ?
Les chefs d'entreprise interrogés ont cité la réduction des risques (30,8 %), les initiatives d'économies (30 %) et la planification flexible du personnel (29,6 %) comme principales raisons d'encourager la flexibilité du travail. Et ce, pour de bonnes raisons. Les ressources externes peuvent fournir l'agilité nécessaire aux entreprises qui connaissent des fluctuations saisonnières ou qui ont besoin d'accélérer ou de réduire rapidement le rythme pour faire face aux ralentissements économiques. Mais cette flexibilité a également d'autres avantages.
Par exemple, faire appel à des ressources externes uniquement en cas de besoin permet à l'entreprise d'économiser de l'argent tout en continuant de saisir de nouvelles opportunités et de pénétrer de nouveaux marchés. Ces travailleurs temporaires apportent non seulement des compétences manquantes, mais ils ouvrent aussi de nouvelles perspectives pouvant faire évoluer l'entreprise de manière surprenante. Cette stratégie est essentielle afin de conserver des effectifs adaptés en fonction de l'évolution des besoins.
Le principal inconvénient reste toutefois que les employeurs risquent de sacrifier un certain niveau de contrôle. Les ressources externes bénéficient généralement d'une plus grande flexibilité en matière de style et d'horaires de travail, ce qui peut entraîner une baisse de productivité si le travailleur n'est pas consciencieux. De même, embaucher ce type de travailleurs doit se faire en tenant compte de l'évolution de la réglementation en matière de fiscalité et de travail. Toute violation peut avoir pour conséquence de devoir changer le statut d'un travailleur ou payer des amendes, des pénalités et des impôts rétroactifs. Fort heureusement, la technologie de gestion des ressources externes permet de limiter ces risques.
Qu'est-ce que la gestion des ressources externes ?
La gestion des ressources externes est le processus visant à embaucher et à gérer à grande échelle des travailleurs non permanents. Les solutions de gestion des ressources externes prennent en charge ce processus, en fournissant des outils pour tout, des demandes et des négociations initiales à l'intégration et au départ, en passant par l'engagement, la facturation, le paiement ainsi que la gestion des risques et de la conformité.
Souvent, les outils de gestion des ressources externes font partie d'un système de gestion des fournisseurs (VMS) plus large, dont le plus avancé propose également des outils pour l'achat de services. Ainsi, l'ensemble du personnel externe peut être géré au sein d'un seul système.
Tendances en matière de personnel temporaire
Alors que les entreprises ne cessent de reconnaître le rôle stratégique joué par les ressources externes dans leur stratégie de gestion de l'ensemble des collaborateurs, plusieurs forces déterminent quand et comment employer, impliquer et gérer ce segment externe en pleine croissance.
1) Croissance du travail flexible stimulée par l'instabilité économique. Les problèmes de Supply Chain, l'inflation et la géopolitique ne cessent de disrupter l'économie mondiale, ce qui entraîne une hausse de l'adoption du travail temporaire. Dans une enquête de 2022, les chefs d'entreprise citaient la planification flexible du personnel (35,3 %) comme facteur clé pour embaucher des ressources externes, indiquant le rôle important que ces talents pouvaient jouer en réponse à la demande volatile de travail dans un contexte de restriction budgétaire.
2) Nécessité d'une meilleure visibilité sur l'ensemble des collaborateurs. Dans une récente étude HBR, 48 % des participants ont cité la visibilité sur l'ensemble des collaborateurs, dont les ressources externes, les prestataires de services et les salariés, comme faisant partie des priorités absolues. Une intégration étroite entre le VMS et les systèmes de gestion du capital humain (HCM) est nécessaire pour fournir une vue d'ensemble, tout en aidant les entreprises à mieux comprendre leurs besoins en talents, à optimiser l'utilisation des ressources, à combler les lacunes en matière de compétences, à garantir la conformité, etc.
3) Partenariats avec des prestataires de services et des MSP. Un rapport Economic Impact de 2023 a reconnu le rôle central joué par les prestataires de services gérés (MSP), les agences d'emploi et les prestataires similaires dans l'accès à une partie du personnel flexible dont les entreprises ont besoin pour atteindre leurs objectifs de livraison et de croissance. Cela signifie que les équipes RH et Achats devront établir d'étroits partenariats avec les MSP et les agences d'emploi afin de compléter leurs stratégies en matière de ressources externes.
4) Transformation numérique des achats. Le même rapport Economist Impact de 2023 révèle également qu'un tiers des responsables des achats pensent que la gestion du personnel externe est l'un des principaux moteurs de la transformation numérique au sein de la fonction Achats. De nouvelles technologies et des systèmes modernes sont nécessaires pour gérer les ressources externes et les risques associés, notamment l'exposition des données confidentielles, la visibilité limitée sur le travail ainsi que la complexité et le temps nécessaire pour l'intégration et le départ des travailleurs.
5) Évolution de la gestion des ressources externes. Pour faire face aux nouvelles réalités du travail flexible, les logiciels de gestion du personnel continueront de prendre en charge le reporting et l'automatisation optimisés par l'IA pour le suivi de tous les types de travailleurs, y compris les intérimaires et les ressources externes, ainsi que de leurs heures, leurs taux de rémunération, leurs compétences, etc. De plus en plus d'entreprises exploiteront les services en ligne, les applications mobiles et les marketplaces de travailleurs indépendants pour le sourcing et l'identification de talents externes. En outre, les ressources externes commencent à exiger des programmes de diversité, d'équité et d'inclusion (DEI) ainsi que la transparence des rémunérations, donc les entreprises qui souhaitent attirer les meilleurs talents doivent s'adapter.
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