Un système WMS performant permet d'améliorer toutes les activités entrantes et sortantes de l'entrepôt, et celles qui se répercutent sur la supply chain étendue, de la réception et du stockage de marchandises aux processus de préparation, de conditionnement et d'expédition. Les fonctionnalités principales d'un système de gestion des entrepôts prennent en charge ces activités comme suit :
Processus de réception et de mise en stock
Un système WMS peut aider les entreprises à recevoir, traiter et mettre en stock des articles de manière optimale en fonction de règles de gestion et du flux d'entrepôt. Avant l'émergence des systèmes de gestion d'entrepôts, les processus de réception et de rapprochement des articles avec les commandes d'achat et les reçus physiques étaient consignés au stylo sur du papier. Certains entrepôts plus petits utilisent encore cette approche à l'heure actuelle. En réalité, d'après une enquête menée par Peerless Research en 2018, 87 % des personnes interrogées ont déclaré traiter les fournitures manuellement lors du processus de réception.
Un système WMS exploite la technologie RFID et l'intégration à la facturation et à d'autres logiciels pour automatiser la réception, la validation et le rapprochement des articles avec les commandes d'achat digitales via la lecture d'un code à barres et des étiquettes imprimées permettant de faciliter le stockage et la récupération des marchandises.
Gestion des stocks
Un logiciel de gestion des entrepôts offre une visibilité en temps réel sur les stocks d'une entreprise pour n'importe quel site, y compris sur les articles en transit et en magasin. Il fournit des informations de suivi grâce à la technologie d'identification automatique et de capture de données (AIDC) avec les codes à barres ou la radio-identification (RFID). Et de nombreux systèmes prennent en charge l'inventaire périodique et les prévisions de la demande à l'aide de l'analytique avancée et d'insights sur les performances des produits et des fournisseurs. Ces insights permettent aux entreprises d'ajuster leurs niveaux de stocks au fut à mesure pour maintenir des stocks suffisants permettant de satisfaire la demande des clients, en magasin ou en ligne.
Un suivi précis des stocks et d'autres pratiques sont essentiels pour améliorer les taux de commandes, ce qui implique que ces commandes arrivent complètes, dans les délais, intactes et avec une facture correcte. Cela permet également d' affecter les stocks en fonction de workflows et d'une logique de préparation personnalisés pour accélérer les mouvements entrants et sortants des stocks.
Préparation, conditionnement et traitement des commandes
D'après une étude du magazine Logistics, l'entrepôt est l'endroit le plus fréquemment cité pour les opérations de conditionnement et de traitement des commandes. Par ailleurs, ResearchGate estime que les coûts liés à la préparation des commandes représentent jusqu'à 55 % du coût total de stockage.
Les systèmes WMS peuvent faciliter la réduction de ces coûts en proposant des processus de stockage, de récupération et de conditionnement des produits optimaux. Ils prennent aussi en charge des technologies de préparation qui rationalisent les processus, comme la radiofréquence (RF) avec ou sans contrôle par scannage, les technologies de préparation « pick-to-light » et « pick-to-voice », la robotique et les algorithmes permettant d'optimiser les parcours de préparation.
Certaines solutions de gestion des entrepôts facilitent le traitement des commandes en le rationalisant via différentes techniques telles que la préparation de commandes distinctes, la préparation par lot, la préparation par zone, le transbordement, la préparation par vague, le système d'exécution des commandes, les systèmes de murs de préparation, etc.
Expédition
De nombreux systèmes d'entrepôt s'intègrent au logiciel de logistique et de gestion du transport offrant une multitude de moyens qui facilitent le processus de traitement des commandes en générant automatiquement des lettres de transport, des bordereaux d'expédition et des factures pour les expéditions, par exemple, et en transmettant des avis d'expédition automatiques.
Grâce aux fonctionnalités de suivi en temps réel, les entreprises peuvent contrôler si les colis arrivent dans les délais et à la bonne destination.
Faire les bons choix s'avère toujours payant. Les opérations d'entrepôt les plus performantes assurent une expédition dans les temps de la grande majorité des livraisons pour garantir leur acheminement vers la destination appropriée.
Gestion de la main-d'œuvre
Des insights sur les coûts et la productivité de la main-d'œuvre peuvent faciliter la rationalisation et l'amélioration de l'efficacité des opérations des entrepôts. Un système WMS peut offrir une visibilité en temps réel sur les employés travaillant dans les entrepôts, les coûts de travail, les délais de réponse, les écarts de productivité, les tendances à prévoir, et d'autres indicateurs pour que les entreprises puissent réagir en conséquence.
En plus de fournir des insights essentiels, de nombreux systèmes prennent également en charge l'optimisation des tâches en se basant sur des facteurs comme la priorité ou la proximité afin de réduire les déplacements globaux des employés, les « trajets à vide » ou le temps perdu. Ils facilitent aussi la planification, directement ou via une intégration à d'autres systèmes.
Gestion des dépôts et des quais
Les fonctionnalités de gestion des dépôts et des quais peuvent aider les chauffeurs de camions à trouver les bons quais de chargement rapidement. La prise en charge du transbordement permettant de transférer immédiatement les marchandises arrivant dans l'entrepôt dans les expéditions sortantes sans stockage intermédiaire, est idéale pour les produits d'épicerie frais. Le logiciel facilite ce processus en vérifiant les lectures optiques des marchandises reçues par rapport aux commandes d'achat en cours, puis en informant le réceptionnaire du transfert éventuel de ces marchandises vers un emplacement de transbordement.
Indicateurs d'entrepôt et analytique
Les données en temps réel peuvent être automatiquement collectées via un système WMS qui vient remplacer les méthodes de collecte de données manuelles afin de supprimer les erreurs de saisie et d'accélérer considérablement le processus. Ces données peuvent aussi être intégrées à l'analytique pour suivre des indicateurs importants, comme la ponctualité des livraisons, la précision des stocks, les coûts de distribution, le taux d'exécution des commandes ou des lignes de commandes, les délais du cycle des commandes, etc. Le système crée ensuite des rapports visuels qui peuvent être facilement partagés avec les parties prenantes et utilisés pour réaliser des ajustements.