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Femme travaillant à la maison en vidéoconférence

Qu'est-ce qu'un modèle de lieu de travail hybride et comment fonctionne-t-il ?

Un modèle de lieu de travail hybride combine travail au bureau et travail à distance pour offrir flexibilité et soutien aux collaborateurs. Dans un lieu de travail hybride, les collaborateurs jouissent généralement d'une plus grande autonomie et d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et sont ainsi plus impliqués. Les employeurs bénéficient de la mise en place d'une main-d'œuvre plus productive, plus saine et plus stable. 

 

Cependant, le lieu de travail hybride n'est pas la réponse (ou la panacée) pour tous les défis liés au lieu de travail. Le lieu de travail hybride d'aujourd'hui doit être mis en œuvre de manière stratégique, en tirant parti des technologies RH modernes qui favorisent la connexion, la collaboration et l'implication des collaborateurs.

Quarante-deux pour cent des travailleurs à distance disent que si leur entreprise actuelle ne continue pas à offrir des options de télétravail à long terme, ils chercheront un emploi dans une entreprise qui le fait. 

 Enquête Pulse of the American Worker  

Qu'est-ce qu'un modèle de lieu de travail hybride ?

Le modèle de lieu de travail hybride combine les travailleurs à distance et les travailleurs sur site, avec une partie ou la totalité des collaborateurs ayant la possibilité de choisir où et quand ils travaillent. Les heures de bureau peuvent être allouées par jour, par équipe ou selon les besoins. Selon Gartner, « le lieu et les horaires de travail seront déterminés par ce qui est le plus pertinent pour atteindre le plus haut niveau de productivité et d'engagement ».

Diagramme de Venn montrant la relation entre le travail à distance, le travail hybride et le travail en personne.

Le modèle hybride n'est pas adapté à tous les lieux de travail ou à tous les secteurs d'activité, il convient mieux aux collaborateurs dont le travail se fait sur ordinateur et qui n'a pas besoin d'être effectué sur site. Un récent rapport de McKinsey a examiné le travail à distance qui peut être effectué sans perte de productivité. Il a déterminé qu'« environ 20 à 25 % du personnel dans les économies avancées pourraient travailler de chez eux entre trois et cinq jours par semaine. Cela représente quatre à cinq fois plus de travail à distance qu'avant la pandémie. » 

 

Le modèle de lieu de travail hybride n'est pas un modèle temporaire ou une solution provisoire, mais plutôt l'avenir du travail et des lieux de travail agiles et résilients.

Pourquoi le lieu de travail hybride devient la norme

L'évolution vers un travail à distance et hybride s'est produite bien avant la pandémie, mais, comme pour beaucoup de choses, la COVID-19 a accéléré la transition. Les entreprises ont dû rapidement surmonter une multitude de défis, de la fourniture des bons outils à la gestion de la productivité et du moral dans un environnement d'équipe dispersé. Au bout de quelques mois, cependant, il était clair qu'il n'y aurait pas de retour en arrière possible, car les collaborateurs préféraient cette nouvelle méthode de travail plus flexible.

 

Maintenant que certains collaborateurs réintègrent des bureaux traditionnels, du moins une partie du temps, les entreprises peuvent bénéficier des leçons tirées de leur expérience de télétravail. L'objectif est de concevoir un modèle de travail hybride qui réponde le mieux à leurs besoins spécifiques.

 

 

Les technologies RH modernes facilitent le passage au travail hybride en permettant de collecter, de gérer et d'analyser les données de toutes les équipes, quel que soit le lieu. La technologie peut soutenir l'intégration, la mise à niveau et la requalification des collaborateurs, et, lorsqu'elle est utilisée efficacement, elle permet également aux collaborateurs d'accéder à tout ce dont ils ont besoin au cours de leur parcours, des outils de collaboration aux technologies cloud.

 

La « nouvelle normalité » idéale est un lieu de travail hybride inclusif où tous les collaborateurs, quel que soit l'endroit où ils travaillent, sont productifs, impliqués et se sentent connectés et inclus. 

Avantages d'un environnement de travail hybride

Un lieu de travail hybride accompagné d'une approche centrée sur l'expérience collaborateur tire parti de l'évolution des technologies RH pour devenir flexible, agile et productif. Selon Gartner, « dans les entreprises typiques où les collaborateurs travaillent 40 heures par semaine, seuls 36 % des collaborateurs sont très performants. Lorsque les entreprises passent de cet environnement à une flexibilité radicale où les collaborateurs ont le choix entre le lieu, le moment et la quantité de travail, 55 % des collaborateurs sont très performants. »

 

  1. Augmentation de la productivité des salariés : un certain nombre de facteurs contribuent à accroître la productivité : une plus grande autonomie pour choisir les horaires et le lieu de travail, moins d'interruptions à la maison qu'au bureau, une réaffectation du temps de déplacement et la possibilité de se rendre au bureau à des moments où la collaboration en personne est utile.
  2. Réduction des frais généraux : les entreprises étudient leurs stratégies immobilières et leurs possibilités de réduire l'espace de bureaux ou de déplacer leurs bureaux vers des villes plus petites, ce qui peut réduire les frais généraux. Les collaborateurs hybrides ont tendance à être plus impliqués, ce qui réduit la rotation du personnel et les coûts. 
  3. Meilleure expérience collaborateur et meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée : une flexibilité et une autonomie accrues augmentent la satisfaction et le bonheur au travail, ce qui améliore la performance, ainsi que le bien-être général des collaborateurs. Mettre l'accent sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée contribue à la réussite d'un lieu de travail hybride.
  4. Amélioration de la sécurité et de la distanciation sociale : avec les variants de la COVID-19 annoncés comme une menace permanente, le modèle de lieu de travail hybride permet de concevoir des espaces de bureaux en mettant l'accent sur la sécurité et la désinfection. Répartir les personnes présentes au bureau et à quel moment permet de disposer d'espace pour la distanciation sociale et d'un nettoyage renforcé, ce qui facilite également le suivi des contacts en cas de besoin.

 

La technologie peut également contribuer à réduire les risques sanitaires liés à la pandémie. Par exemple, « les capteurs IoT (Internet des objets) peuvent compter le nombre de personnes dans un bâtiment pour limiter l'occupation. Ils peuvent également identifier les bureaux qui ont besoin d'être désinfectés, en fonction de la fréquence d'utilisation. L'intelligence artificielle (IA) peut analyser ces données pour identifier les espaces qui maximisent la sécurité au travail. Elle peut également analyser les plans de bâtiment pour mettre en œuvre la distanciation sociale automatique et réduire les points de contact », selon Forbes.

Défis liés à la gestion des équipes hybrides

Chaque entreprise devra relever des défis quelque peu différents pour mettre en œuvre un modèle de travail hybride. Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des défis les plus courants auxquels les chefs d'équipe hybrides sont confrontés aujourd'hui :

  • Développer le bon modèle hybride : comme il existe très peu de modèles de lieu de travail hybrides établis à suivre, chaque entreprise doit concevoir et développer un modèle spécifique à ses besoins. Cette approche peut également nécessiter des itérations car différentes combinaisons et technologies sont testées pour trouver la solution la mieux adaptée à la situation et à la culture propres à chaque entreprise.
  • Risques de sécurité accrus : au fur et à mesure que les entreprises évolueront vers des modèles hybrides, la sécurité restera un risque et une préoccupation. Les collaborateurs qui travaillent depuis chez eux utilisent leurs propres réseaux et potentiellement leurs propres terminaux, les services RH et informatiques devront se concentrer sur la formation et la sécurité des utilisateurs finaux.
  • Gestion efficace du personnel : dans un dispositif de personnel hybride, les responsables doivent veiller à ce que les travailleurs sur site et à distance aient les mêmes opportunités et la même exposition, y compris des évaluations basées sur le travail produit, plutôt que sur le processus de travail. Il est important de veiller à ce que les membres de l'équipe à distance ne se sentent pas isolés ou invisibles, et qu'ils soient également soumis aux mêmes attentes et aux mêmes responsabilités que leurs collègues au bureau.
  • Isolement et déconnexion des collaborateurs : les équipes RH doivent veiller à ce que les collaborateurs se sentent connectés lorsque leur personnel travaille de n'importe où et à tout moment. Pour concevoir un lieu de travail hybride sain, il est essentiel de développer des occasions de « détente virtuelle » et d'autres opportunités pour que les collaborateurs interagissent et se retrouvent dans des environnements non physiques. Tout comme il est possible d'utiliser la technologie pour prendre le pouls du personnel et corriger le tir, si nécessaire.
  • Créer une connectivité fluide : pour éviter les disparités, les silos et la perte de connaissances, les entreprises doivent développer une connectivité sans entraves qui permet aux équipes hybrides de communiquer rapidement et efficacement. Maintenir une culture d'entreprise forte doit être un objectif intentionnel dans un modèle de lieu de travail hybride. 

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Bonnes pratiques sur un lieu de travail hybride

Le passage au travail à distance en 2020 a été brutal et motivé par la nécessité, mais les entreprises ont désormais la possibilité d'adopter une approche plus intentionnelle dans leur manière de travailler. Selon Forbes, « L'espace de travail hybride consiste à permettre une productivité maximale sans coûter à nos collaborateurs trop de temps personnel, de sacrifices ou de capacité à contrôler leur journée de travail. » 

Les bonnes pratiques en matière de développement d'un modèle de lieu de travail hybride efficace consistent à :

  1. Obtenir l'adhésion des collaborateurs au plus tôt.
    • Une communication transparente, précoce et fréquente.
    • Une communication claire sur la valeur du modèle choisi.
    • Les responsables répondent aux questions de leurs équipes.
  2. Investir dans les bons outils, technologies et équipements.
    • Des outils de productivité et de communication compatibles avec la mobilité et indépendants des appareils.
    • Des équipements fournis pour un bureau à domicile sûr et sain, tel que de grands moniteurs, des chaises de bureau ergonomiques et des bureaux debout.
  3. Mettre l'accent sur l'expérience collaborateur et maintenir une culture positive et engagée.
    • Rassemblement des commentaires des collaborateurs à l'aide d'outils d'écoute et mise en place d'actions.
  4. Organiser des suivis d'équipe et des réunions d'avancement de carrière cohérents.
    • Utilisation de technologies permettant la vidéoconférence.
  5. Offrir des opportunités de formation continue aux collaborateurs comme aux responsables.
    • Communication des opportunités de formation et de développement disponibles dans toute l'organisation.
    • Proposition d'un contenu de formation de grande qualité selon diverses modalités pour répondre à différents besoins.
  6. Effectuer le suivi des objectifs et des métriques de performance.

Passer à un modèle de travail hybride

Sur le lieu de travail de demain, les collaborateurs s'intègrent en toute transparence aux équipes hybrides, quel que soit leur emplacement physique. Cela commence par l'élaboration de stratégies de communication et de planification robustes, la suppression des silos et la création d'un lieu de travail connecté.

 

D'après l'article SAP SuccessFactors, Eight Meta-Trends Impacting Human Resources in 2021 (Huit méta-tendances impactant les ressources humaines en 2021), « Pour réussir, il faut une plus grande intégration entre la technologie RH et les logiciels de productivité du personnel. »

 

Les responsables RH ont besoin d'un ensemble complexe d'outils intelligents pour assurer le recrutement, l'intégration et l'engagement, ainsi que les systèmes et outils nécessaires pour la productivité, l'efficacité et la résilience des équipes à distance. Les lieux de travail hybrides qui intègrent des services en mode cloud, des infrastructures de sécurité renforcées et des outils de collaboration améliorés seront mieux équipés pour répondre aux attentes des collaborateurs et atteindre les résultats.

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