Conseils d'évaluation des logiciels ERP

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Il existe littéralement des centaines de systèmes ERP parmi lesquels choisir, avec un large éventail de capacités, de forces, de faiblesses, d'applicabilité et de prix. Bien que le choix des systèmes puisse sembler décourageant, un processus de comparaison systématique des systèmes ERP peut conduire votre équipe à une bonne décision dans un délai raisonnable.

La méthodologie éprouvée décrite ici peut vous aider à identifier la solution qui répond le mieux aux besoins spécifiques de votre entreprise. Cette méthodologie peut sembler basique, mais les entreprises qui entreprennent le processus de sélection des fournisseurs ERP sans suivre ces étapes logiques rencontrent souvent des retards, des coûts supplémentaires et une personnalisation inutile. D'autre part, les entreprises qui appliquent les meilleures pratiques d'évaluation ERP ont généralement des processus de sélection plus fluides et des implémentations ultérieures. Par conséquent, ils peuvent profiter plus rapidement des avantages d'un système ERP moderne et être plus compétitifs dans un monde numérique.

Méthodologie en cinq étapes pour l'évaluation des systèmes ERP

Une fois qu'une entreprise a décidé de remplacer son ancien système ERP, la première étape consiste à constituer une équipe de projet pour piloter le processus de comparaison, de sélection et d'implémentation des logiciels ERP. L'équipe commence son travail par l'élaboration d'un plan initial, qui est plutôt une stratégie générale à ce stade.

Le processus de sélection des fournisseurs ERP peut être décrit dans les cinq étapes suivantes :

Définition des besoins ERP
L’appel d’offres (RFP)
Première analyse découpée
Comparaison ERP et évaluation détaillée
Décision finale : sélection ERP et contrat

Diagramme illustrant les cinq principales étapes du processus d'évaluation ERP

1. Définition des exigences ERP

Vous devrez informer vos fournisseurs ERP potentiels de votre organisation et de ses besoins pour qu'ils configurent, emballent et évaluent correctement la solution appropriée. Commencez par identifier les ressources en ligne clés, telles que les démonstrations de produits et les blogs, qui racontent l'histoire de votre entreprise.

Décrivez votre activité et ses processus de manière générale plutôt que de créer de longues listes d'exigences et de processus spécifiques. Informez les fournisseurs potentiels de la taille de votre activité, du volume d'activité et des transactions, de la complexité des différents processus et des caractéristiques ou facteurs uniques. Concentrez-vous sur les processus et les exigences qui confèrent à votre entreprise son avantage concurrentiel. Ce sont ces éléments qui distingueront les systèmes potentiels les uns des autres et où vous examinerez de près la manière dont chaque système peut être configuré pour prendre en charge ces processus et fonctions uniques.

Décrivez ce que vous préférez concernant votre système actuel : vous voudrez que votre nouveau système les gère au moins aussi. Incluez les tâches que votre système existant ne fait pas (ou ne fait pas bien). Indiquez les applications, fonctions ou modifications personnalisées qui doivent être traitées par une fonctionnalité standard ou une personnalisation simple (et non une modification) dans le nouveau système. En d'autres termes, concentrez-vous sur ce qui est propre à votre entreprise et supposez que les choses routinières vont s'occuper d'elles-mêmes. (Vous vérifierez cette hypothèse dans les démonstrations et les évaluations finales plus proches du point de décision).

Concentrez-vous sur ce qui est propre à votre entreprise et supposez que les choses routinières vont s'occuper d'elles-mêmes.

Conseils clés pour définir vos exigences ERP

Ne vous fiez pas aux listes de contrôle des exigences du système ERP. Les checklists, ancienne pratique industrielle standard, ne font pas grand-chose pour distinguer les solutions les unes des autres et ne vous aident pas vraiment à faire une bonne sélection. La majorité des éléments de ces listes sont des fonctions et des fonctionnalités que chaque système fournit dans une certaine mesure, et les fournisseurs concurrents sont aptes à vérifier « oui » dans l'interprétation la plus libérale des fonctionnalités de leur système.

Recrutez les bonnes personnes au sein de votre équipe de projet. La spécification des exigences est un travail acharné. Elle a besoin de membres de l'équipe qui sont dédiés à l'organisation, connaissent bien l'entreprise et ont le temps de se consacrer au projet. Évitez la tentation d'emballer l'équipe avec des gens enthousiastes mais inexpérimentés.

Assurez-vous que votre RFP inclut les informations suivantes :

La description de votre activité et de ses processus
Ce que votre système actuel fait bien
Ce qu'il ne fait pas aussi bien que vous le voudriez
Autres actions à effectuer par le nouveau système (classées par importance)

2. L'appel d'offres ERP

L'étape suivante consiste à envoyer des invitations pour répondre à un groupe sélectionné de fournisseurs. Le nombre d’invitations que vous devez envoyer varie, mais n’oubliez pas que vous devrez effectuer une évaluation détaillée de chacune d’entre elles. L'expérience a montré que plus le nombre de fournisseurs potentiels et d'informations détaillées est faible, plus les réponses sont bonnes. Il vaut mieux identifier une dizaine (ou moins) des meilleurs candidats à votre short list.

L'expérience a montré que plus le nombre de fournisseurs potentiels et d'informations détaillées est faible, plus les réponses sont bonnes.

En réponse, les fournisseurs ERP doivent proposer un système qui fournit les fonctionnalités et les fonctionnalités nécessaires pour répondre aux besoins que vous avez identifiés. Les propositions contiendront également des informations sur leurs entreprises, leurs produits, leur expérience dans l'entreprise, les ressources qu'ils s'engageront dans votre mise en œuvre, ainsi que d'autres informations destinées à gagner votre confiance (et donc votre activité).

Alors comment identifier la dizaine (ou moins) de candidats sur lesquels concentrer vos efforts de sélection ? Comment éviter que des centaines de fournisseurs d'ERP n'en choisissent que quelques-uns ? Commencez par les publications sectorielles présentant des « témoignages ERP ». (Notez que ces publications ne vous parleront probablement pas de difficultés ou d'échecs, alors remettez ces informations en perspective). Utilisez les contacts de votre secteur d'activité (associations et groupes professionnels, par exemple) pour identifier d'autres professionnels qui ont peut-être eu une expérience récente dans la sélection et la mise en œuvre de l'ERP.

Il existe également de nombreux répertoires en ligne, outils de sélection et services de sélection de systèmes qui peuvent vous aider à identifier les logiciels qui ont les fonctionnalités dont vous avez besoin et/ou qui ont de l'expérience dans votre secteur d'activité.

Pour des conseils personnalisés, vous pouvez passer un contrat avec l'agence de conseil de votre entreprise de compte ou trouver une ressource de conseil indépendante dans votre région et/ou dans votre secteur d'activité. Vérifiez leurs antécédents et leurs affiliations pour vous assurer qu'ils sont réellement indépendants et qu'ils ne sont pas associés à un ou plusieurs fournisseurs ERP.

Vous pouvez choisir d'inclure certains fournisseurs du système ERP qui sont intéressants pour d'autres raisons. Un ou plusieurs de vos clients plus grands et plus importants utilisent peut-être un système ERP et vous ont encouragé à utiliser le même système. Ou peut-être votre entreprise fait-elle partie d'une entreprise plus grande ou d'un groupe industriel qui a « standardisé » une plateforme ERP donnée. Obtenez une proposition du prestataire recommandé et donnez à toutes les propositions une évaluation juste et impartiale lorsque vous prenez votre décision.

Conseils clés pour votre RFP ERP

Assurez-vous que toutes les parties prenantes identifient leurs exigences. Votre appel d'offres doit inclure les contributions de toutes les parties prenantes, faute de quoi vous risquez de choisir un système ERP qui ne sert qu'une partie de vos fonctions de gestion, ce qui oblige d'autres domaines à investir dans des systèmes autonomes. Évaluez les systèmes qui fonctionnent pour l'ensemble de l'entreprise et utilisez le calendrier d'implémentation pour livrer d'abord des modules prioritaires.

Soyez attentif au classement des besoins. Souvent, l'appel d'offres est divisé en domaines fonctionnels avec des sections à compléter pour chaque service. Chaque domaine, qu'il s'agisse de RH ou d'opérations, offre généralement une fonctionnalité de classement des postes pour son unité commerciale, mais ses priorités peuvent ne pas être alignées sur les objectifs globaux de l'entreprise. C'est à votre équipe d'évaluation de projet d'ajuster les priorités d'un point de vue plus large. Quelles sont les exigences vitales, importantes ou simplement intéressantes ?

Vérifiez la disponibilité réelle des fonctionnalités. Les éditeurs de logiciels ont de grands départements marketing ; certains vendent des produits qui n'ont pas été entièrement développés et testés. Réalisez des recherches sur les fonctionnalités « à venir dans une version future » par rapport à celles utilisées par les références aujourd'hui. Il est parfaitement acceptable de prendre en compte les fonctionnalités en cours de développement, mais ne parie pas votre projet sur les fonctionnalités à venir si elles sont essentielles à la réussite d'un projet.

Évaluez vos processus. Les processus intégrés dans des logiciels ERP packagés sont considérés comme des « meilleures pratiques ». Les consultants et exécutants ERP expérimentés vous diront qu'il est presque toujours préférable de modifier la procédure pour l'adapter au logiciel (en reconnaissant l'aspect « meilleures pratiques ») plutôt que de modifier le logiciel pour l'adapter à la procédure existante. Cependant, cette décision est la vôtre. Mais n'oubliez pas que de nouveaux processus peuvent vous apporter les améliorations et les avantages d'un nouveau système. N'oubliez pas non plus que tous les logiciels ERP modernes sont personnalisables. Vous disposez donc d'une flexibilité considérable pour modifier la mise en écran et le flux, les procédures, les caractéristiques et le traitement des données, et bien plus encore, sans modifier le code.

Prenez en compte le retour sur investissement de votre ERP. La plupart des entreprises ont besoin d'une analyse du retour sur investissement (ROI) de l'ERP comme condition préalable à l'autorisation et au financement de tout projet majeur. Comme son nom l'indique, il s'agit d'une somme des coûts liés à l'achat et à la mise en œuvre du nouveau système, plus les écarts de coûts d'exploitation par rapport à ceux du système existant. Le retour sur investissement prend également en compte les avantages en plus des économies de coûts directes, notamment l'amélioration des performances, l'amélioration du service client et la productivité sur le lieu de travail.

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3. Évaluation ERP de premier plan

L'évaluation se déroule en deux phases. Au cours de cette première phase, toutes les propositions sont évaluées pour voir dans quelle mesure elles correspondent à votre environnement et à vos besoins, comme indiqué dans votre appel d'offres. (Cette phase n'inclut pas la comparaison des fournisseurs ; cette étape se situe dans la deuxième phase de l'évaluation).

L'objectif à ce stade est d'éliminer ceux qui ne répondent pas à vos critères et de classer ceux qui semblent correspondre au projet de loi. Il en résulte une liste succincte des meilleures propositions. Ceux-ci, et seulement ceux-ci, feront l'objet d'une évaluation détaillée conduisant à la sélection finale.

Si vous avez beaucoup de réponses à vérifier, les détails auront tendance à s'estomper, ce qui rendra difficile de se souvenir quelles réponses RFP sont particulièrement fortes (ou faibles) et dans quels domaines. Une échelle de notation numérique peut vous aider à tout régler et à documenter votre processus de décision.

Voici quelques conseils supplémentaires pour vous aider au cours de cette étape de documentation :

Configurez un formulaire ou une feuille de calcul disposé(e) de sorte que les réviseurs puissent évaluer chaque proposition en fonction des critères principaux que vous avez spécifiés dans votre RFP. Demandez à chaque réviseur d'affecter une note numérique (l'échelle peut être de un à dix, un à cinq, un à trois ou le niveau de granularité que vous estimez approprié) à chaque critère d'évaluation. Vous pouvez avoir autant de réviseurs que vous le souhaitez.
Laissez un espace pour les notes et les questions sur la réponse pour le suivi. Vous pouvez demander une clarification à ce stade ou attendre l'évaluation détaillée des propositions présélectionnées. Affectez un poids à chaque critère en fonction de la criticité de la fonction ou du processus pour votre activité.
Multipliez la note donnée par chaque réviseur par la pondération de chaque critère et calculez une note totale pour chaque fournisseur. Le plus souvent, il y en aura plusieurs qui se classeront près du haut de l'échelle, un amas de réponses un peu plus loin dans le classement, et quelques uns qui ne font pas la coupure. Vous devriez maintenant disposer de votre liste restreinte de finalistes – idéalement de trois à cinq candidats – pour l’évaluation finale.
Il est bon que vous puissiez identifier les meilleurs candidats, mais si ce n'est pas aussi clair, revenez aux évaluations individuelles et discutez avec l'équipe.

Conseils clés pour vos évaluations ERP préliminaires

Traitez chaque fournisseur potentiel de manière égale. N'acceptez pas de démonstrations en direct, de réunions spéciales en présentiel ou de visites sur site, sauf si vous êtes disposé à offrir le même accès à tous les fournisseurs. Il est important de maintenir des conditions de concurrence équitables. Une technique courante consiste à organiser une « conférence des soumissionnaires » sur votre site afin de présenter tous les fournisseurs potentiels et de répondre à leurs questions (devant tout le monde).

N'oubliez pas qu'une proposition est un document de vente. Les réponses contiendront les informations que vous avez demandées et plus encore. Supposons que chaque demande soit véridique ; vous pouvez vérifier la plupart des demandes, si ce n'est toutes, pendant le processus d'évaluation. Mais comprenez que les rédacteurs de la proposition répondront à vos questions d'une manière qui met leurs produits sous le jour le plus favorable.

Rechercher des valeurs aberrantes. Soyez particulièrement attentif à tous les critères pour lesquels les notations présentent une grande variation. Si un réviseur évalue une proposition très élevée pour un critère et qu'un autre juge qu'elle est très faible, cela vaut la peine d'être discuté. Interroger les deux réviseurs d'une manière constructive et non menaçante pour savoir ce que chacun pensait. L'un ou les deux ont probablement remarqué quelque chose que les autres critiques ont manqué ou qui n'a pas été considéré comme important. Suite à ces discussions, il se peut que vous souhaitiez ajuster les notations pour un critère spécifique, ce qui pourrait modifier le classement général.

4. Comparaison ERP et évaluation détaillée

Une fois que vous avez identifié trois à cinq finalistes, il est temps de se mettre au travail pour vérifier leurs réclamations et valider les références.

Comment démarrer vos évaluations ERP

Entrez en contact avec chacun des fournisseurs potentiels et donnez-leur la bonne nouvelle: ils ont fait la short list ! (Il est possible de leur dire combien d'autres finalistes sont là et même de leur faire savoir à quelles entreprises ils sont en concurrence, si vous êtes à l'aise).
Dans certains cas, vous pouvez également leur demander d'affiner leurs propositions.
Contactez (ou visitez) les utilisateurs existants du système, de préférence dans votre secteur (ou sur un marché similaire) et à proximité de la taille de votre entreprise.
Sécurisez les références si les fournisseurs ne les ont pas déjà fournies. (Les fournisseurs peuvent hésiter à fournir des références en raison de problèmes concurrentiels. Mais vous devriez insister. Rassurez-leur que vous signerez et respecterez les accords de non-divulgation).

Comment gérer les démonstrations du système ERP

C'est également le moment d'inviter les candidats présélectionnés à effectuer des démonstrations détaillées de leurs systèmes, mais vous devez contrôler ces démonstrations.

Fournissez à chaque candidat un script ou une liste de fonctions que vous souhaitez voir bien avant la démonstration prévue. Tous les fournisseurs potentiels doivent obtenir la même liste.
Autorisez-les à afficher les fonctionnalités spéciales qu'ils souhaitent mettre en évidence uniquement après avoir présenté les fonctionnalités et les processus décrits dans l'appel d'offres.
Assurez-vous que votre script ou votre liste inclut les exigences uniques identifiées à l'étape 1. Les systèmes ERP gèrent les processus normaux de la même manière ; ce sont les exceptions aux processus normaux qui représentent le défi. (Par exemple, la possibilité de saisir des commandes pour des articles qui ne sont pas en stock, l'obligation de vendre des groupes ou des articles en colis, kits ou ensembles, ou la prise en charge d'un processus de correspondance de facture unique).
Au cours de la démonstration, vous souhaiterez découvrir comment le logiciel peut être configuré et adapté pour prendre en charge vos processus et procédures uniques. Cela dit, restez ouvert d'esprit dans la mesure où vous pourriez découvrir certaines meilleures pratiques dans ces fonctions standard qui amélioreraient les opérations et les résultats dans votre entreprise.
Idéalement, le démonstrateur sera en mesure de montrer la fonction système à l'aide de vos propres données. Ce n'est pas toujours possible, mais quand c'est le cas, cela vous donnera une bien meilleure démonstration du fonctionnement du système dans votre environnement.

Conseils clés pour votre évaluation ERP détaillée

Ne vous laissez pas éblouir par les manifestations. Les professionnels qui démontrent des logiciels sont typiquement très expérimentés et ont de grandes personnalités. Leur objectif est de vous conquérir et de vendre leur logiciel. Ne vous laissez pas distraire par la personne ou l'argumentaire de vente, peu importe le divertissement. Concentrez-vous sur la manière dont les processus de gestion répondent à vos besoins.

Tirez le meilleur parti des visites de référence du site. Sélectionnez soigneusement les personnes que vous prévoyez de visiter. Contactez rapidement votre hôte pour vous assurer qu'il a implémenté le logiciel et qu'il a réalisé les avantages promis. Convenez de ce qu'ils vous montreront ainsi qu'aux personnes que vous rencontrerez lors de la visite. Une fois sur site, jugez soigneusement si leur succès est reproductible dans votre environnement. Posez également les questions difficiles : « Quelles ont été vos plus grandes surprises ? » et « Si vous deviez recommencer, que feriez-vous différemment ? »

Continuez à poser des questions. Encouragez votre équipe de sélection à poser des questions, ne serait-ce que pour clarifier les réponses. Faites-le dans la revue de l'appel d'offres ainsi que lors des démonstrations ; cela réduira considérablement les chances de futures surprises. Le moment est venu de trouver les réponses que vous n'aimez pas, avant le début des négociations. Aussi, gardez à l'esprit que vous obtenez vos réponses gratuitement à ce stade, apprenez donc le plus possible. Une fois que vous avez commencé à implémenter le produit, il se peut que vous deviez attendre le support ou même payer les réponses à vos questions.

5. Sélection ERP et contrat

Lorsque vous aurez terminé les évaluations détaillées, vous constaterez probablement que deux ou trois fournisseurs répondent à vos critères. Sélectionnez celui qui, selon vous, répond le mieux à vos besoins actuels et futurs, mais ne rejetez pas les autres. Faites-leur plutôt savoir qu'ils conviennent, mais pas votre premier choix ; cela laisse la porte ouverte au cas où vos négociations avec le candidat le plus élevé ne se dérouleraient pas comme prévu.

Vous pouvez maintenant commencer à négocier les détails du contrat avec le candidat le plus élevé. La plupart des entreprises savent comment cette étape est « censée fonctionner ». Mais comme toutes les autres étapes du processus d'évaluation et de sélection ERP, vous risquez de rencontrer des surprises.

Le pouvoir est de votre côté dans les négociations. Cependant, il est préférable de considérer le prestataire comme un partenaire dans la réussite future de votre entreprise, et non comme un adversaire dans les négociations. Viser un accord équitable qui incite les deux parties à mettre le système en place de manière efficace et efficace.

Chaque aspect de la mise en œuvre du système et du support continu doit être discuté et documenté, en détaillant le prix, le responsable et, dans certains cas, le temps nécessaire. Il existe de nombreux aspects du contrat, notamment :

Achat initial, location ou licence de matériel et de logiciels
Implémentation du matériel et des logiciels (en précisant ce qui est « implémentation »)
Coût et calendrier du pilote de la salle de conférence (avant ou après le paiement du logiciel)
Coûts de formation initiale et continue
Maintenance continue du matériel et des logiciels (et à quel niveau)
Conversion des données et intégration à d'autres systèmes
Mise en réseau et sécurité
Personnalisations (initiales et futures)

Conseils clés pour votre sélection finale de logiciels ERP

N'annoncez pas votre sélection finale avant les négociations. À la fin de l'étape d'évaluation détaillée, l'équipe peut vouloir déclarer un « gagnant ». Toutefois, informer le candidat en tête qu'il est « choisi » n'est pas dans l'intérêt supérieur de l'entreprise. Il n'est pas rare qu'il y ait des surprises dans le processus de négociation et vous devrez peut-être revoir votre choix.

Prévoir à long terme. Dans l'urgence de commencer, vérifiez attentivement les coûts à long terme pour que vos estimations soient correctes et que vous n'esquivez pas les chiffres de retour sur investissement de l'ERP. Certains fournisseurs fournissent plus de services gratuits pour une période plus longue et certains peuvent externaliser leur support à long terme auprès d'une société d'appels payants. Certains fournisseurs disposent d'un plafond sur le montant de l'augmentation des tarifs de maintenance ou d'abonnement annuels, et beaucoup d'entre eux ne le font pas. D'autres vendent un abonnement SaaS (Software-as-a-Service) faible et, après quelques années, commencent à l'augmenter de manière significative. Certains fournisseurs fournissent une mise à jour annuelle, mais pas de support significatif dans le processus de mise à jour. Posez des questions et obtenez les réponses par écrit pour vous assurer de bien comprendre vos coûts à long terme.

Il faut un village (ou au moins une équipe)

Le facteur le plus important dans la réussite du processus d'évaluation du système ERP est l'équipe de projet. Cette équipe doit être mise en place très tôt et doit être le moteur du développement, de la distribution et de l'évaluation de l'appel d'offres et de la sélection du nouveau système ERP.

D'après notre expérience, lorsque les équipes sont en plein milieu d'une enquête et d'une évaluation approfondies, des raccourcis sont souvent pris. Mais si votre équipe de projet suit ces cinq étapes et tient compte des leçons apprises, elle sera en mesure de trouver la solution optimale pour répondre aux besoins de votre entreprise, aujourd'hui et pour l'avenir.

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