Le temps d'une mise à niveau ERP ? Un guide pour remplacer votre ancien système
ERP
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Comment votre système ERP fonctionne-t-il pour vous ? Est-il temps d'effectuer une mise à niveau ERP ? On ne vous a probablement pas posé ces questions directement (sauf si vous avez parlé aux commerciaux), mais vous vous êtes peut-être posé cette question, sinon explicitement. Y a-t-il un petit doute sur le fait que votre système est meilleur d'une manière ou d'une autre ? Vous avez peut-être entendu des réussites d'ERP modernes. Ou peut-être que c'est plus évident ? Il y a peut-être de nouvelles choses à faire pour vos clients ou pour suivre la concurrence que votre ancien système ne peut pas gérer sans beaucoup de temps et d'argent pour les mises à niveau ou les modifications. Quoi qu'il en soit, il est de bonne pratique de gestion d'évaluer en permanence les performances du système et d'identifier les domaines d'amélioration ou les problèmes émergents qui pourraient devenir des problèmes dans un avenir prévisible.
Existe-t-il un système ERP parfait ?
La réponse courte est « non ». Et même si le système parfait existait pour vos besoins spécifiques à un moment donné, ces besoins évoluent continuellement. Il est donc bon de rester au fait des choses, de savoir dans quelle mesure votre ERP répond à vos besoins actuels et d'identifier les tendances susceptibles d'entraîner des problèmes.
Il est à la mode de désigner les systèmes installés comme « ERP hérité », ce qui implique une ancienne technologie et des systèmes obsolètes. C'est injuste parce que de nombreux systèmes installés sont régulièrement entretenus, continuellement modernisés et pleinement capables de croître et de s'adapter à l'évolution des besoins et des exigences. Cela dit, les mises à niveau ERP sont facultatives, bien que fortement encouragées par les éditeurs de logiciels. Il est important de rester informé des correctifs et des extensions fournis par votre fournisseur de solutions. Si vous repérez des problèmes ou des tendances défavorables, vous devez d'abord vous assurer que votre système dispose de toutes les mises à jour et versions, puis savoir si votre fournisseur dispose d'add-ons ou d'extensions supplémentaires qui pourraient remédier aux éventuelles lacunes que vous avez détectées. Déterminez ce qu'il faudrait pour mettre en œuvre ces correctifs en termes d'argent et d'effort, et utilisez ces informations pour évaluer le coût de la poursuite de votre solution actuelle (voir « Combien dépensez-vous pour l'ERP ? »). ci-dessous).
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Votre logiciel ERP actuel vous laisse-t-il tomber ?
En résumé, maintenez votre ancien système ERP à jour. Mais aussi surveiller de près les performances du système. Les besoins et les exigences évolueront et vous devez vous assurer que votre système prend réellement en charge les besoins de votre entreprise et de vos clients.
L'autoévaluation susmentionnée peut aider à identifier les lacunes et les sujets de préoccupation, notamment :
- Votre système ne peut pas répondre aux nouvelles exigences ou limite les nouvelles initiatives.
- Elle ne prend pas en charge les nouvelles technologies ou exigences, ou ne le fait qu'avec difficulté, coût élevé et retards. Le fournisseur tarde à incorporer de nouvelles fonctionnalités.
- Les fonctions sont difficiles à apprendre et à utiliser, et inhibent plutôt que de soutenir l'efficacité.
- Le temps de réponse est de plus en plus lent. Le stockage et la récupération des informations sont inadéquats, fastidieux ou tout simplement inadaptés aux besoins toujours croissants d'aujourd'hui.
- Le système est coûteux, difficile à gérer et à prendre en charge, et n'est pas pris en charge de manière adéquate par votre fournisseur.
- Si votre système est véritablement un ERP hérité avec une assistance réduite de la part du fournisseur ou un pool réduit de support technique, les programmeurs et analystes compétents deviendront sans aucun doute plus coûteux et plus difficiles à trouver à mesure que le système deviendra obsolète et peu fiable.
Ce sont les types de problèmes qui peuvent évoluer lentement et ne pas être reconnus depuis longtemps. Puis, tout à coup, il apparaît clairement que les défaillances du système causent de graves problèmes de gestion et qu'il faut faire quelque chose.
Combien dépensez-vous pour l'ERP ?
De nombreuses entreprises sont étonnées lorsqu'elles réalisent l'analyse et découvrent les coûts réels qu'implique la mise en place et l'exploitation de leur système ERP existant. Cela peut sembler étrange lorsque les entreprises de taille moyenne regardent les dépenses de très près dans le cadre de leurs responsabilités de gestion habituelles. Mais il n'est pas toujours facile de distinguer les coûts directs et indirects associés à l'ERP.
Outre les frais mensuels et annuels facturés au(x) fournisseur(s) de logiciels et au(x) fournisseur(s) de matériel, il y aura des coûts permanents de service et de support de la part de vos différents prestataires de services (par exemple, service matériel, conseil ou mise en réseau). Assurez-vous d'inclure les coûts de mise à jour si vous avez détecté (ou suspectez) que des mises à jour ou des améliorations peuvent être nécessaires pour résoudre les problèmes existants ou anticipés comme indiqué ci-dessus.
Tenez également compte des coûts directs du service informatique interne, notamment les salaires et les avantages sociaux, l'espace, les services publics et les fournitures. Essayez de distinguer ceux qui prennent directement en charge votre ERP. Gardez à l'esprit qu'au moins certains de ces coûts subsisteront après la montée de version et l'implémentation d'un nouveau système, en particulier si vous remplacez un système On-Premise traditionnel par un autre système On-Premise. La structure des coûts pour le logiciel SaaS (Software-as-a-Service) basé sur le cloud est différente, mais vous aurez encore besoin d'un point de comparaison pour prendre une décision défendable concernant le maintien de votre système existant, le lancement d'une mise à niveau ERP ou le remplacement d'un système hérité.
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Quel serait le coût d'un nouveau système ?
Avez-vous de l'inquiétude quant au coût potentiel du passage à un nouveau système ERP ? C'est compréhensible. Un nouveau système ERP est probablement l'une des dépenses les plus importantes pour les équipements non productifs qu'une entreprise réalisera au cours d'une année donnée. Néanmoins, si l'on considère le contexte des avantages disponibles et par rapport au montant actuellement dépensé pour maintenir le système actuel, la plupart des entreprises estiment que le coût est tout à fait raisonnable et justifiable. Pensez aux coûts du cycle de vie : le coût total sur une période donnée, comme cinq à sept ans.
Lorsque l'on examine le coût d'acquisition et de mise en œuvre d'un système de remplacement, sachez que les coûts des licences matérielles et logicielles ne sont qu'une partie de l'équation. Vous devez également inclure les éléments suivants dans votre évaluation :
- Terminaux de réseautage et périphériques tels que les scanners de codes à barres, les postes d'entrée à distance, les appareils mobiles et les logiciels client, ainsi que le support.
- Conversion de données et saisie de données dans le nouveau système, ainsi que mise à disposition de l'archivage et de l'accès aux enregistrements historiques.
- Préparation aux catastrophes, y compris les systèmes de sauvegarde ou de basculement, les ressources de récupération de données, la connectivité redondante et les communications.
- Formation et formation pour l'équipe d'implémentation ERP et tous les futurs utilisateurs. (C'est extrêmement important. Ne sabotez pas ici.)
- Développement et documentation d'un nouveau workflow.
- Assistance à la mise en œuvre. Il est probable qu'un certain niveau d'assistance soit inclus dans le package du fournisseur du système principal, mais vous souhaiterez peut-être solliciter une assistance supplémentaire de la part du ou des fournisseurs, de consultants externes, de votre cabinet comptable ou d'autres pour tout ou partie des éléments répertoriés ci-dessus.
- Charge supplémentaire pour vos salariés lors de l'implémentation sous la forme d'heures supplémentaires, d'embauches de temps pour faciliter les tâches régulières afin qu'ils aient le temps de travailler sur la mise en œuvre, ou de primes et d'autres incitations pour maintenir la motivation des salariés.
Gardez à l'esprit que la structure des coûts des systèmes SaaS basés sur le cloud est très différente de l'approche sur site traditionnelle de l'achat et de la mise en œuvre. Avec le SaaS, il n'y a pas ou peu de coûts initiaux pour le matériel car il s'agit essentiellement d'une situation d'abonnement. Mais un contrat SaaS inclut généralement une grande partie des coûts de maintenance et de support, de sorte que vos coûts informatiques internes en cours seront considérablement réduits. La plupart des entreprises estiment que le coût total du SaaS sur cinq à sept ans sera probablement inférieur au coût total d'achat et de support en interne.
Lorsque vous évaluez la décision de conserver votre système existant ou d'envisager un remplacement, envisagez les compromis. Avec une nouvelle solution ERP, vous bénéficiez d'une interface utilisateur moderne, de fonctionnalités supplémentaires et d'un avantage concurrentiel renforcé, alors que si vous conservez votre ancien système, vous limitez votre capacité à rester agile, productif et compétitif. Bien que vous ne cherchiez pas principalement à réaliser des économies, les témoignages clients d'ERP modernes démontrent que les avantages d'une transition vers un nouveau système coûtent moins cher et dépassent les dépenses liées à l'implémentation d'une mise à niveau.
Comment justifiez-vous financièrement un nouveau système ERP ?
Lorsqu'elles prennent une décision de cette taille, la plupart des entreprises ont besoin d'une analyse coûts-avantages sous la forme d'une déclaration de retour sur investissement (ROI). Le côté coûts est facile: additionnez les coûts escomptés comme indiqué ci-dessus. Du point de vue des avantages, il peut y avoir des économies directes sur les coûts informatiques, mais pour énumérer les principaux avantages, l'entreprise doit voir comment le système va changer le lieu de travail et permettre d'améliorer les performances, la productivité et le service client.
- Amélioration des performances : de nombreux projets ERP se justifient dans une large mesure par les améliorations attendues en termes d'efficacité (réductions de main-d'œuvre directe) et d'économies de coûts (notamment les réductions de stock), et ce à juste titre, car il s'agit d'avantages considérables en termes de rentabilité dans de nombreuses implémentations ERP réussies. Notez cependant que le système ne crée pas ces avantages par sa simple existence dans votre entreprise. Le système organise, analyse et présente les données de manière à ce que les responsables puissent mieux utiliser les personnes et prendre de meilleures décisions, ce qui générera de grands avantages. Gardez cela à l'esprit lorsque vous budgétisez la formation des utilisateurs et l'implémentation de procédures améliorées.
- Un meilleur service client : ces avantages sont moins directs, mais encore plus précieux. En améliorant le service client, vous pouvez théoriquement augmenter les ventes et les bénéfices, augmenter les parts de marché et peut-être même augmenter les marges, car un bon service client apporte de la valeur ajoutée au client sans ajouter de coûts au produit lui-même. Dans certains cas, les améliorations du service client deviennent des exigences de survie car lorsqu'un nouveau client ou un bon client attend des fonctionnalités telles que la commande électronique ou le reporting électronique amélioré, votre système ERP doit être livré .
- Modifications sur le lieu de travail : les systèmes d'aujourd'hui sont conçus pour faciliter l'utilisation (l'expérience utilisateur ou l'expérience utilisateur est le buzzword actuel) pour un accès rapide et facile aux informations. Le travail et le workflow de chaque utilisateur étant uniques, les systèmes d'aujourd'hui sont très personnalisés pour offrir à chaque utilisateur les écrans et les processus de travail les plus efficaces et les plus pratiques. Pensez à éviter les coûts plutôt qu'à réduire les coûts pour cet avantage. Cette efficacité accrue aidera les salariés actuels à faire plus et à gérer un volume d'affaires plus élevé sans nouvelles embauches. Il est déconseillé de justifier le système sur la base d'une réduction des effectifs. Cela ne se produira probablement pas, et la perspective de pertes d'emploi ne motivera pas les travailleurs à adopter le système et à l'aider à réussir.
La sélection ERP n'est que le début
Tout en suivant les astuces pour évaluer les systèmes ERP, gardez à l'esprit que le remplacement de l'ancien système n'est pas un processus simple ou rapide, mais qu'il vaut la peine d'investir car il peut offrir des avantages considérables lorsqu'il est correctement sélectionné et mis en œuvre.
À ce stade du processus, la plupart des entreprises ont en tête de liste la question suivante : « Combien de temps faudra-t-il pour sélectionner et mettre en œuvre un remplacement de l'ancien système ? » Il n'y a pas de réponse unique à cette question : elle dépend de la taille et de la complexité de l'organisation, si l'un ou les deux systèmes (anciens et nouveaux) soient basés sur le cloud, la dynamique de l'entreprise et de l'équipe de mise en œuvre, le niveau d'engagement de la direction envers le projet et le degré de coopération ou de résistance au sein de la communauté d'utilisateurs... pour ne citer que quelques-unes des variables. Certaines implémentations peuvent être réalisées en quelques mois, d'autres prennent un an ou plus. Un partenaire d'implémentation expérimenté peut vous aider à élaborer un calendrier réalisable lorsque vous présentez votre plan de projet aux premières étapes de la planification de l'implémentation.
Nous n'avons pas besoin de vous dire que le remplacement de l'infrastructure stratégique de gestion de l'information de votre entreprise risque d'être perturbateur. Cela ne peut pas être entièrement évité, mais les perturbations peuvent être minimisées grâce à un effort d'implémentation bien planifié et géré.
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