Intégration ERP : quand, pourquoi et comment

L'intégration ERP n'est pas un concept nouveau, alors pourquoi est-ce devenu un sujet aussi brûlant ces derniers temps ? C'est une question d'évolution. Les ERP cloud ont évolué au-delà de leur rôle traditionnel de systèmes financiers et de gestion des processus centraux. Pilotés par l'IA et des bases de données puissantes, les systèmes ERP modernes jouent le rôle de hub central pour tous les processus opérationnels, à l'échelle des entreprises. Tout comme les ERP ont évolué, d'autres applications logicielles d'entreprise sont devenues de plus en plus sophistiquées et nombreuses. En parallèle, collaborateurs et chefs d'équipe continuent de télécharger et d'utiliser des applications logicielles spécifiques sans en informer leur équipe informatique. Ces applications ne sont pas intégrées à l'ERP et ne sont pas correctement sécurisées et surveillées.

Les méthodes d'intégration d'applications traditionnelles sont lentes et nécessitent l'écriture massive de code personnalisé, propice aux erreurs. Cela représente un défi pour les entreprises modernes qui souhaitent bénéficier de la sécurité et de la visibilité offertes par l'intégration applications/ERP, mais qui ne veulent pas perdre en compétitivité à cause de processus manuels chronophages. La bonne nouvelle, c'est que les meilleurs systèmes ERP cloud sont prêts à l'emploi, avec des intégrations prédéfinies qui assurent une connexion rapide et facile avec certaines des applications d'entreprise les plus courantes, et le tout est géré par le fournisseur de logiciels. Alors que l'environnement logiciel et applicatif de votre entreprise devient plus complexe, les solutions iPaaS (plateforme d'intégration en tant que service), prêtes à l'emploi, sont conçues sur mesure pour s'adapter aux meilleurs ERP cloud.

Qu'est-ce que l'intégration ERP ?

L'intégration ERP est la méthode utilisée pour connecter un logiciel ERP à d'autres applications et processus spécialisés, à l'échelle d'une entreprise.

Dans une récente enquête menée par Deloitte auprès de responsables Achats, « la mauvaise intégration entre les applications » a été citée par près de la moitié des participants comme l'un des « trois principaux problèmes » rencontrés actuellement. Les solutions d'intégration d'applications ERP et basées sur le cloud aident à résoudre ce problème grâce à une approche puissante et unifiée, combinant les capacités opérationnelles d'un ERP intelligent avec un logiciel d'intégration, spécialement conçu pour automatiser, rationaliser et faire évoluer ces activités essentielles.

Intégration ERP cloud et gestion des API

Il y a quelques années, alors qu'il n'y avait qu'une poignée d'applications d'entreprise essentielles, il était possible de manuellement mettre en œuvre une interface de programmation d'applications ou API (logiciel qui permet aux systèmes de communiquer entre eux) pour connecter les applications à un système ERP ancien. Mais avec la multiplication du nombre d'applications essentielles, les méthodes manuelles de gestion des API ont conduit à des systèmes exponentiellement compliqués et à des « spaghettis de code » qui sont devenus difficiles à gérer et à démêler.

Face au besoin croissant d'intégration simplifiée, les meilleurs ERP d'aujourd'hui sont désormais équipés d'un certain nombre de connecteurs, d'API et d'outils d'intégration prédéfinis. En règle générale, les API prédéfinies dans un ERP cloud moderne sont suffisantes pour gérer plusieurs applications, mais sans logiciel d'intégration dédié, vous risquez de dépendre encore fortement des équipes informatiques pour gérer les API, le mappage et le code personnalisés.

Domaines prioritaires types pour l'intégration du système ERP

Avec l'évolution des ERP et des solutions SaaS, de nouvelles opportunités d'intégration d'entreprise apparaîtront. Mais les exemples ci-dessous illustrent les domaines opérationnels généralement intégrés par les entreprises.

CRM

Le CRM est l'un des outils incontournables pour les équipes commerciales et marketing car il leur donne accès aux informations et à l'historique de chaque prospect. Cela leur permet de personnaliser leurs interactions avec les clients afin d'offrir une meilleure expérience et de renforcer les opportunités de conversion. Une intégration CRM/ERP permet d'optimiser ce processus en fournissant des informations en temps réel sur le marché, des indicateurs concernant la demande et des analyses de données. Grâce à des informations plus précises et pertinentes, les messages marketing sont plus ciblés et opportuns, et les équipes commerciales peuvent mieux exploiter chaque intérêt potentiel.

Business Intelligence

Le logiciel de Business Intelligence (BI) est axé sur la compréhension des données. Il commence par les collecter auprès des meilleures sources. Les outils de BI utilisent ensuite des technologies optimisées par l'IA pour effectuer des analyses spécifiques sur ces données dans le but de fournir des insights parfaitement exploitables. Souvent, les solutions de BI conduisent à la mise en œuvre de nouveaux processus ou workflows, et parfois à des opportunités commerciales totalement nouvelles. Grâce aux intégrations cloud BI/ERP, ces insights peuvent être centralisés et partagés plus rapidement avec les personnes les mieux placées pour agir en conséquence.

RH

Les complexités des RH et de la gestion du capital humain (HCM) se sont rapidement renforcées. Outre la brutale disruption causée par la pandémie dans le domaine des opérations RH, la pression est toujours plus forte sur ces équipes pour en faire des centres de profit pilotés par les données. Grâce aux intégrations HCM/ERP, les entreprises peuvent continuer à bénéficier d'une gamme d'applications et de systèmes RH sur mesure et enrichir ces systèmes avec les fonctionnalités de l'ERP cloud. Du recrutement à la fidélisation en passant par la gestion du départ à la retraite, l'intégration du système ERP permet d'offrir plus d'informations et d'automatiser les activités dans ce service exigeant et évoluant rapidement.

Gestion de projets

Certains clichés persistent car ils ont un fond de vérité, en particulier le vieil adage : « Échouer à prévoir, c'est prévoir d'échouer ». Pourtant, malgré l'importance des outils de planification, les solutions de gestion de projets sont souvent parmi les plus cloisonnées sur le plan opérationnel. Elles peuvent être difficiles à apprendre et une fois intégrées, difficiles à abandonner. Mais la bonne nouvelle, c'est qu'une intégration gestion de projets/ERP permet d'intégrer les meilleurs systèmes de gestion de projets à un ERP centralisé. Ainsi, les équipes peuvent continuer à utiliser les outils qui leur sont familiers, tout en permettant une vue unifiée sur chaque projet et chaque équipe, avec notamment des modèles de reporting cohérents et des échanges d'informations efficaces au sein d'une base de données unique.

E-commerce

Les applications e-commerce sont généralement parmi les premières à être intégrées dans les entreprises. Mais le e-commerce d'aujourd'hui va bien au-delà du simple paiement de marchandises. À l'heure actuelle, les opportunités les plus compétitives reposent sur la capacité à exploiter les données des points de vente. Les rayons et paniers intelligents peuvent instantanément se connecter aux entrepôts, et in fine aux Supply Chains, pour rationaliser la gestion offre/demande. Les équipes marketing et commerciales peuvent aussi bénéficier de données et de rapports d'achats omnicanal en temps réel. Les intégrations e-commerce/ERP peuvent vous aider à connecter vos applications et processus e-commerce à un écosystème de données plus vaste et plus puissant.

Gestion des actifs d'entreprise (EAM)

Les entreprises utilisant tout type de machines, d'équipements lourds ou de flottes dans leurs opérations ont été parmi les premières à comprendre tout le potentiel des technologies EAM et IoT. Mais avec l'intégration ERP, les données IoT peuvent faire encore beaucoup plus. Des actifs capables de dire quand une intervention leur est nécessaire, c'est formidable, mais ne serait-ce pas encore mieux s'ils pouvaient vous dire comment créer des workflows propices à moins de surchauffe et plus d'efficacité ? Et si vos données IoT pouvaient vous aider à modifier la conception de votre produit pour que les processus de production soient plus simples et plus ergonomiques ? Et si votre flotte de livraison pouvait automatiquement optimiser les chargements et les itinéraires pour minimiser le carburant et l'usure ? Les intégrations EAM/ERP permettent de réunir les solutions de Supply Chain et de production les plus intelligentes, avec la puissance analytique de l'ERP cloud.

Service client

On entend beaucoup parler d'achats omnicanal et de l'expérience fluide tant attendue par les consommateurs d'aujourd'hui quels que soient les canaux en ligne et hors ligne choisis. De même, les attentes en matière de service omnicanal augmentent. Pour le B2C comme pour le B2B, aujourd'hui, les demandes clients sont élevées, la fidélité est fluctuante, et la concurrence est féroce. Les technologies basées sur l'IA telles que les chatbots en langage naturel et les moteurs de recommandations aident les entreprises à préserver un contact personnalisé dans leurs activités automatisées. Mais un service client vraiment exceptionnel nécessite une collaboration efficace et en temps réel entre les différents services. Qu'il soit question d'une demande de service ou de réparation, d'une réclamation relative à la qualité ou d'une problématique de facturation, les intégrations service client/ERP peuvent aider à unifier diverses applications et à favoriser une source de données clients centralisée pour l'ensemble des domaines opérationnels.

Avantages de l'intégration fluide de l'ERP cloud

Les avantages de l'ERP cloud sont déjà établis de longue date dans différents domaines, avec notamment une productivité accrue, une meilleure visibilité et une source d'informations centralisée pour l'ensemble de l'entreprise. Avec l'intégration ERP, les entreprises peuvent fournir tous ces avantages à travers une plus grande étendue d'opérations, de façon plus approfondie, couvrant l'ensemble de leurs activités.

Données en temps réel. La capacité à capturer et gérer des informations complexes et le Big Data est une fonctionnalité essentielle de tous les systèmes d'entreprise modernes. Mais la véritable valeur des données ne peut être acquise que si l'on peut les comprendre et agir ensuite rapidement. L'analytique et le reporting des données en temps réel offrent aux entreprises un avantage concurrentiel en leur permettant de prendre des décisions avisées en toute confiance et en temps réel.
Source d'informations unique. Les silos sont au cœur de certaines des pires inefficacités opérationnelles. Une source d'informations et de vérité unique et accessible dans le cloud permet non seulement d'optimiser les opérations, mais aussi de réduire les risques de sécurité et les erreurs humaines.
Conformité réglementaire. Ces deux dernières années, les règlements juridiques ont battu des records ne serait-ce que dans le domaine de la conformité des RH. L'intégration de la puissance de l'ERP cloud à tous vos processus réglementaires permet d'assurer la conformité à l'échelle de l'entreprise pour l'ensemble de vos opérations.
Agilité et prise de décision plus rapide. Avec l'évolution rapide des exigences des entreprises et des clients, les entreprises doivent être capables de s'adapter rapidement et de manière réactive. Lorsque les personnes et les processus sont intégrés à l'échelle de votre entreprise, vous bénéficiez de la rapidité et de l'agilité requises pour prendre des décisions avisées et optimiser rapidement vos opérations.
Optimisation de la Supply Chain. Des matières premières et processus de production jusqu'à la porte d'entrée de vos clients, chaque élément de la gestion de la Supply Chain peut être optimisé grâce à la visibilité accrue de bout en bout et aux puissantes fonctionnalités analytiques que les solutions ERP cloud sont conçues pour piloter et prendre en charge.
Retour sur investissement plus rapide. La compréhension du retour sur investissement, de la valeur et des marges bénéficiaires dépend en grande partie de la capture et de l'analyse des données adéquates, ainsi que de la fourniture de rapports rapides et flexibles. C'est là le cœur de la fonction de l'ERP cloud : vous pouvez même utiliser les fonctionnalités de votre ERP cloud pour évaluer le retour sur investissement de vos propres initiatives d'intégration système ERP.
Workflows visuels. Pour optimiser et automatiser les workflows, vous devez d'abord être en mesure de les voir et de les cartographier de façon centralisée. L'intégration ERP permet de fournir ces vues rapidement, de façon flexible et directement exploitable.
Accès mobile. Depuis la pandémie, les statistiques autour du travail hybride et du télétravail montrent, sans surprise, une tendance à la hausse. Les meilleurs systèmes ERP cloud permettent une mobilité efficace, avec une utilisabilité indépendante des terminaux, qui aide les collaborateurs dans leur travail de façon égale au bureau, chez eux et en déplacement.

Intégration ERP et 4 méthodes de gestion des API

L'environnement d'intégration est complexe. Il existe plus de 800 outils et systèmes d'intégration différents, allant des outils de gestion d'API open source gratuits aux solutions iPaaS les plus sophistiquées. Les modèles point à point (P2P) et de bus de services d'entreprise (ESB) sont des méthodes plus anciennes et si certaines entreprises s'appuient encore sur des intégrations API, les solutions d'intégration iPaaS basées sur le cloud et évolutives sont devenues la référence.

Voici quelques-unes des méthodes d'intégration ERP les plus courantes, ainsi que leurs avantages et inconvénients.

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Qu'est-ce que l'iPaaS et comment ce modèle fonctionne-t-il ?

Les solutions iPaaS (plateforme d'intégration en tant que service) utilisent des connecteurs prédéfinis et des règles de gestion pour définir les interactions dans les environnements multi-locataires. En d'autres termes, elles sont conçues pour rationaliser et accélérer le développement de flux d'intégration pour un ensemble d'opérations disparates.

Aujourd'hui, c'est particulièrement pertinent pour les entreprises dont les applications essentielles résident dans le cloud. Un ERP cloud moderne sera fourni avec diverses API standard et des fonctionnalités d'intégration de base. Ces outils de gestion des API prêts à l'emploi peuvent être suffisants pour les entreprises qui n'ont besoin que d'une poignée d'applications essentielles et d'API. Cependant, la plupart des entreprises modernes disposent d'un environnement applicatif bien plus complexe et auront besoin de la puissance d'une plateforme iPaaS intégrée pour les aider à rationaliser et gérer avec une fluidité optimale leurs besoins d'intégration d'applications plus complexes. Ainsi, les utilisateurs pourront spécifier les types d'applications nécessaires et une solution d'intégration cloud gérera la configuration sous-jacente de l'API, les protocoles et le code prédéfini nécessaires pour rapidement intégrer les applications à l'ERP, et s'assurer qu'elles s'exécutent correctement et en toute sécurité.

Votre parcours d'intégration ERP : la checklist

Vos processus ne deviendront pas moins complexes. Les attentes de vos clients ne vont pas soudainement cesser de changer. Pour tirer le meilleur parti de votre logiciel d'entreprise, choisissez des solutions conçues pour évoluer en fonction de vos besoins. Un ERP cloud occupe une place centrale dans les opérations de votre entreprise. Alors, lorsque l'intégration d'entreprise devient une priorité, vous devez investir dans une solution iPaaS native du cloud, accompagnée du support et du service que vous attendez, et spécifiquement conçue pour s'intégrer à votre ERP cloud.

Chaque entreprise a des objectifs et des défis uniques, mais pour bien commencer votre parcours d'intégration ERP, voici une liste des premiers éléments à examiner avec votre fournisseur de logiciels.

Pour commencer votre parcours d'intégration ERP, recherchez des solutions avec :

Intégration de systèmes et d'applications disparates, derniers protocoles de sécurité, et correctifs de sécurité pouvant être mis à jour automatiquement dans le cloud
Rationalisation des processus critiques et fonctions ERP transversales
Connexion d'applications multiples et de silos de données
Intégration simplifiée des applications et sources de données tierces
Large éventail d'intégrations prédéfinies
Capacité à concevoir, publier et gérer des API
Optimisation du développement, de la disponibilité et de la gestion du cycle de vie des API
Utilisation d'intégrations prédéfinies pour réduire les efforts de mise en œuvre et de maintenance des intégrations
Interface assistée par l'IA et fonctionnalités low-code et no-code pour optimiser le développement d'API
Environnement de développement d'intégration hybride et cloud basé sur l'IA pour réduire la complexité et obtenir des recommandations plus intelligentes
Prise en charge de partenaires multiples et intégration B2B avec partenaires commerciaux multiples

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