Meilleures pratiques d'implémentation ERP pour réduire les risques et les coûts
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La mise en œuvre d'un nouveau système ERP offre une opportunité majeure de transformer numériquement votre entreprise. Non seulement vous pouvez dépasser les fonctionnalités limitées ou les technologies obsolètes de votre système hérité, mais vous pouvez également exploiter les fonctionnalités modernes du système ERP pour vous aider à saisir de nouvelles opportunités commerciales.
Cependant, toutes les implémentations ne se déroulent pas sans problème. Alors, comment préparer votre entreprise à une mise en œuvre ERP réussie ? Comment éviter les coûts et les risques inutiles ? Ces meilleures pratiques de mise en œuvre ERP peuvent vous aider à éviter les pièges communs et à profiter plus rapidement des avantages de votre nouveau système ERP.
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Lorsque les gens pensent à des implémentations de système, ils commencent souvent par prendre en compte les fonctionnalités souhaitées. Mais les nouvelles fonctionnalités ou technologies ne sont pas au cœur du problème. Ce dont une entreprise a besoin pour se développer, ce sont des processus de gestion modernes. Ce n'est qu'avec des processus efficaces vous permettant d'être agile et réactif que vous pourrez renforcer votre compétitivité et mieux servir vos clients internationaux.
Souvent, les processus existants sont rigides et ne répondent pas aux besoins de l'entreprise. Même lorsque des processus éprouvés et rentables sont en place, ils doivent souvent être mis à jour pour répondre à l'évolution des besoins ou être enrichis de nouvelles fonctionnalités, telles que l'accès mobile, les alertes et la Business Intelligence. Il est donc important de toujours garder ces processus au cœur de votre plan d'implémentation.
Quel est le plus grand facteur de réussite ? Votre équipe de projet.
Une étude de cas après étude de cas sur les implémentations ERP raconte la même histoire : l'équipe d'implémentation est le facteur de fabrication ou de rupture. Un bon logiciel n'est génial que s'il est mis en œuvre par une équipe solide. Si les personnes n'ont pas le temps, le soutien ou les compétences nécessaires pour faire le travail efficacement, elles ne réussiront pas et le projet subira probablement des retards, des coûts supplémentaires et/ou des logiciels qui ne répondent pas aux besoins de l'entreprise.
Une étude de cas après étude de cas sur les implémentations ERP raconte la même histoire : l'équipe d'implémentation est le facteur de fabrication ou de rupture.
Les entreprises qui ont connu des échecs ou des échecs ERP ont souvent affecté du personnel « ayant eu le temps » de travailler sur le projet. Mais pour réussir, il faut recruter les gens dont « on ne peut pas se passer ». Ce sont les personnes qui connaissent les processus de gestion, travaillent bien avec les autres membres de l'organisation et ont le respect de la direction. Dédiez ces personnes au projet à temps plein (40 heures disponibles), soit autant d'heures que possible par semaine.
N'ajoutez personne à l'équipe de projet clé qui ne puisse pas consacrer au moins 25 % de son temps (10 heures minimum) au projet chaque semaine. Les membres de l'équipe qui passent moins d'un quart de leur temps seront simplement en mesure de rattraper leur retard sur les activités du projet, mais n'apporteront pas de valeur ajoutée au projet.
Le soutien de la direction à votre équipe est également essentiel. Dans chaque grande mise en œuvre, des décisions doivent être prises en ce qui concerne les priorités et les compromis en matière de ressources. Sans un soutien et un engagement forts, même les équipes qualifiées peuvent flounder.
L'implémentation rapide d'un système ERP moderne est l'une des choses les plus importantes pour une entreprise. Il vaut la peine de dédier vos meilleurs talents et de poser les bases de la réussite en amont.
Comment planifier votre mise en œuvre ERP
Planifiez la séquence d'implémentation de manière réaliste. Tenez compte de la disponibilité de votre équipe de direction, de vos responsables et d'experts internes qui contribuent à l'effort.
Priorisez vos besoins afin de vous concentrer sur les gains majeurs tout en créant une base logicielle et technologique centrale qui puisse s'étendre en fonction des besoins de votre entreprise.
Votre plan détaillé et vos KPI seront adaptés à vos besoins spécifiques. Cependant, les activités clés suivantes sont des étapes courantes dans toutes les implémentations réussies :
Principales étapes de la planification de la mise en œuvre de l'ERP
- Sélectionnez un partenaire logiciel et services pour vous aider dans l'implémentation.
Vos partenaires logiciels et services doivent disposer d'un personnel formé dans votre secteur d'activité et disponible sur vos sites. Si vous avez des clients et fournisseurs internationaux, vos partenaires doivent avoir les compétences commerciales, linguistiques et monétaires multinationales pour rationaliser votre implémentation.
Enfin, examinez le logiciel de gestion de projet qu'une entreprise utilise pour s'assurer qu'il est compatible avec votre système interne de planification, d'ordonnancement et de suivi.
2. Détailler toutes les tâches du projet.
Votre partenaire d'implémentation vous aidera à développer une liste de tâches détaillée de tout ce qui doit être fait. Cette liste sera longue. La formation seule, par exemple, comprend de nombreuses tâches :
- Formation de l'équipe de projet : votre équipe doit en savoir plus sur le logiciel afin qu'elle puisse décider de la manière d'adapter vos processus de gestion.
- Formation de l'équipe informatique : l'équipe informatique doit être formée afin de comprendre comment installer et gérer le système de manière optimale.
- Formation des utilisateurs professionnels : tous ceux qui s'attendaient à utiliser le logiciel doivent apprendre son fonctionnement.
- Formation continue : les nouveaux utilisateurs auront besoin d'une formation au fur et à mesure qu'ils rejoindront votre entreprise. Vous aurez donc besoin d'un plan à plus long terme.
La liste des tâches doit être divisée en phases. Un temps doit être alloué au pilote de la salle de conférence, à la personnalisation de l'application, à l'intégration à d'autres applications et sources de données, à l'implémentation de l'infrastructure, au nettoyage des données, à l'acceptation des utilisateurs, etc.
Votre partenaire d'implémentation doit être en mesure de fournir une liste détaillée de toutes les phases et étapes requises.
3. Calculez les heures de travail.
Estimez soigneusement le temps nécessaire pour chaque tâche. Pour ce faire, comprenez la tâche et le travail impliqué, puis affectez le nombre d'« heures de travail » requises. Il peut s'agir d'une plage d'heures, mais elle doit être précise. Ajoutez les heures de travail pour chaque phase du projet et affectez la personne responsable de sa réalisation.
Il peut s'agir d'une tâche décourageante. C'est pourquoi il est important d'impliquer un partenaire d'implémentation familiarisé avec la solution logicielle. Si vous faites bien cette étape, vous serez en mesure de calculer avec précision votre calendrier, de déterminer si vous avez besoin d'aide en dehors de votre équipe actuelle et de limiter la dérive du périmètre.
4. Élaborez un calendrier réaliste.
Maintenant que vous avez tabulé les heures de travail disponibles et requises, un horaire gérable peut être créé. Dans de nombreux cas, le premier laissez-passer révèle un problème de capacité par rapport au délai de mise en œuvre initialement présenté aux dirigeants.
Voici un exemple de calcul qui illustre les écarts potentiels :
- Période cible de mise en production = 12 mois ou 1 an
- Nombre total d'heures de travail disponibles sur une période de 12 mois = 540/semaine ou 28 080 heures/an
- Nombre total d'heures de travail nécessaires à la mise en œuvre = 42 000 heures au total
- Heures requises divisées par les heures disponibles par an = 1,496 an
Le résultat ? La date de mise en production est dépassée avant le début du projet. Voici quelques solutions possibles :
- Réduire le périmètre, même si l'équipe a convenu qu'il s'agit de tâches essentielles
- Étendre la date à une date réaliste
- Ajouter davantage de ressources internes et externes (heures de travail disponibles)
- Répartissez le projet en phases.
C'est là que l'équipe de direction sera tenue de prendre la décision. Ce n'est qu'un exemple de la raison pour laquelle ils doivent être impliqués dans le processus de sélection et d'implémentation du logiciel.
5. Conduite d'un pilote de salle de conférence.
Une fois le projet lancé et avant la mise en production, effectuez un test ou un pilote (dans une salle de conférence) avant le déploiement complet. Ce pilote de salle de conférence vous permettra de mettre en place les processus de gestion adéquats pour les besoins actuels et futurs de l'entreprise. Lorsque vous concevez vos nouveaux processus, il est important de comprendre les différentes options disponibles dans votre système ERP et de valider vos processus avec l'équipe de projet et les parties prenantes de la communauté d'utilisateurs.
Dans cette phase de plusieurs semaines, votre partenaire d'implémentation installera un logiciel pilote qui vous permettra de tester tous vos processus et de vous assurer qu'ils fonctionnent comme prévu, sans surprises. Souvent, vous pouvez appliquer les meilleures pratiques pour gagner du temps, en particulier si vous disposez d'outils de configuration pour effectuer des ajustements rentables lorsque vous affinez vos opérations.
6. Nettoyez vos données.
Cela peut paraître simple, mais le nettoyage des données est une activité qui prend beaucoup de temps. Il est préférable de commencer à évaluer l'exactitude de vos données dès que possible, car l'exécution correcte de cette étape demande beaucoup d'efforts. Au cours du projet, des modifications de processus de gestion se produiront. Vous devez donc vous préparer à des étapes supplémentaires de la gestion des données au cours de l'implémentation.
7. Tenez tout le monde informé.
Chaque semaine, un membre de l'équipe doit contacter toutes les parties prenantes clés pour qu'elles connaissent les points positifs et non les points positifs de l'avancement du projet de mise en œuvre. Le pire scénario, c'est que les gens ne sont pas tenus à jour et soient pris par surprise.
La plupart des bons systèmes de gestion de projets ont des représentations visuelles de l'avancement du projet.
Commencez par les processus les plus importants
Toutes les entreprises n'ayant pas les mêmes problèmes, il est préférable d'examiner vos processus de gestion et de hiérarchiser ceux à traiter en premier. Voici une liste des domaines à forte valeur ajoutée à prendre en compte :
- Business Intelligence, y compris les alertes de gestion et les tableaux de bord : votre équipe a besoin de mises à jour rapides sur les problèmes de gestion, ainsi que de la possibilité d'explorer facilement les détails pour résoudre les problèmes rapidement, au bureau, à domicile ou en déplacement. Vous avez besoin d'une Business Intelligence intégrée et de données qui vivent dans une seule base de données.
- Gestion de la relation client (CRM) : aujourd'hui, les processus CRM touchent généralement tous les aspects d'une entreprise. Les ventes directes, les distributeurs, les salles d'exposition, l'e-commerce et le service client et sur site partagent tous les informations client avec la gestion des commandes, les opérations, les achats, l'ingénierie, la comptabilité clients et l'expédition.
- Finance et comptabilité : des transactions financières, des indicateurs de performance clés et des outils d'analyse précis et en temps réel sont essentiels pour chaque entreprise et doivent s'étendre à tous les sites et services. En plus de la comptabilité, elles doivent être intégrées au calcul des coûts, à la budgétisation, aux prévisions, aux projets, à la gestion des immobilisations, à la conformité et à la gestion des flux de trésorerie.
- Gestion de la chaîne logistique (SCM) et production : des calendriers serrés, des marges faibles et des disruptions de la chaîne logistique posent problème à chaque entreprise. Leur gestion nécessite un effort d'équipe (collaboration avec les fournisseurs, les transporteurs, les entreprises d'importation/exportation, les banques et d'autres partenaires), souvent sur des terminaux mobiles sur de nombreux sites.
- Ressources humaines (RH) : la gestion d'une main-d'œuvre diversifiée est aujourd'hui plus difficile que jamais et votre équipe a besoin d'un accès immédiat et sécurisé aux informations sur les collaborateurs pour les besoins de la paie, des avantages, de la budgétisation, de la planification et de la conformité. De plus, le recrutement, le développement et la fidélisation des collaborateurs constituent une part importante de l'évaluation des plans d'entreprise actuels et proposés.
- Langues, devises et sites multinationaux : lorsque vous développez votre activité, en particulier si vous déménagez dans de nouvelles régions ou de nouveaux pays, vous devez être capable d'ouvrir et d'étendre de nouvelles opérations de manière cohérente et rapide. Cela nécessite des fonctionnalités logicielles étendues et avancées, ainsi que des services cohérents de votre fournisseur de logiciels sur chaque site.
- Mobilité : la capacité à accéder aux informations et à travailler à distance est désormais vitale, comme l'a démontré la pandémie de COVID-19. Les entreprises disposant des outils nécessaires pour s'adapter rapidement peuvent prendre de l'avance en période de crise.
Conseils pour atténuer les risques d'implémentation
Tous les projets présentent un risque, mais voici cinq conseils précieux pour améliorer vos chances de réalisation dans le respect des délais et du budget impartis.
- Sélectionnez les logiciels, les processus de gestion et les partenaires d'implémentation disposant d'un savoir-faire sectoriel et local. Interrogez toujours des références dans des entreprises comme la vôtre.
- N'étendez pas la technologie obsolète au-delà de ses limites. Éliminez les systèmes autonomes anciens et obsolètes et, autant que possible, consolidez vos données dans une base de données unique (version unique de la réalité) grâce à une Business Intelligence intégrée pour les performances multinationales.
- Dans l'économie numérique, les entreprises doivent souvent intégrer des systèmes dans toutes les unités commerciales ainsi qu'avec les clients et les fournisseurs. Confirmez que vous disposez de fonctionnalités d'intégration cloud et de l'expertise avec les réseaux de fournisseurs.
- Évitez de perturber le périmètre du projet. Il est courant d'identifier les besoins et les opportunités lors de l'implémentation d'un ERP. Il est donc important de gérer les ordres de modification pour éviter les retards et les dépassements de coûts.
- Confirmez que vous disposez d'une expertise constante sur tous vos sites. Vous avez besoin d'une formation, d'une mise en œuvre et d'un support, souvent de la part de la direction locale, des distributeurs de logiciels, des sociétés de conseil et de votre partenaire logiciel.
Conseils pour éviter les coûts supplémentaires de mise en œuvre ERP
Un nouvel investissement dans le système ERP inclut l'engagement de temps, le conseil en processus de gestion et d'implémentation, les logiciels et les services cloud, ainsi que l'équipement informatique, tablette et téléphone. Il est donc important de contrôler le projet et les coûts.
Voici quelques domaines clés à suivre :
- Concentrez-vous sur le coût total de possession (TCO). Gérez vos coûts totaux et vos avantages au fil du temps pour réduire les dépenses et maximiser le retour sur investissement. N'oubliez pas que les implémentations de systèmes ERP auront un impact considérable sur votre entreprise.
- Faites correspondre la direction de gestion et ne forcez pas les modifications de processus inutiles. Dans de nombreux cas, les entreprises sont contraintes de modifier leur mode de fonctionnement pour s'adapter à leurs logiciels, ce qui augmente les coûts d'implémentation et d'exploitation.
- Concentrez-vous sur les processus de gestion de routine qui apportent une valeur significative à l'entreprise. La gestion des commandes clients, la mise à jour des prix, l'ajout de nouveaux produits et services, la modification des détails de fabrication et l'intégration de nouveaux salariés sont des exemples de ces processus de routine.
- Évitez les personnalisations et capitalisez sur une interface utilisateur configurable, des tableaux de bord, des alertes, des workflows, de la Business Intelligence et des fonctionnalités mobiles. Grâce à ces fonctionnalités, vous pouvez rationaliser le travail de tous vos services et effectuer des ajustements rapides et rentables si nécessaire.
- Les piratages système et les violations de données sont coûteux. Lorsque vous utilisez Internet, utilisez une solution ERP cloud sécurisée le cas échéant. Confirmez que vos fournisseurs de logiciels et de services prennent en charge toute une gamme d'options de déploiement logiciel sécurisé.
Quand votre implémentation est-elle terminée ?
Une fois votre implémentation initiale mise en production, vous aurez toujours besoin de flexibilité pour ajouter des fonctionnalités supplémentaires pour votre entreprise. De nombreuses modifications peuvent stimuler ces opportunités, telles que les nouveaux sites, les lignes de produits et de services et les acquisitions.
La transformation numérique vous offre également des opportunités supplémentaires de collaborer avec vos clients et fournisseurs afin de redéfinir la manière dont les affaires sont réalisées dans votre secteur d'activité. Souvent, ces projets incluent de nouvelles technologies, telles que l'apprentissage automatique et l'intelligence artificielle (IA), ainsi que l'intégration avec des équipements et des véhicules utilisant la technologie de l'Internet des Objets (IdO) pour améliorer la vitesse et l'efficacité.
Prêt à franchir l'étape suivante ?
Dans chaque projet ERP, il y aura des problèmes inattendus, donc attendez-vous à ce qu'ils soient les vôtres. Mais en suivant les meilleures pratiques pour une implémentation ERP réussie, vous pouvez les identifier et les traiter dès qu'elles surviennent pour gérer efficacement vos risques et coûts.
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