Planification de votre déploiement ERP
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Votre prochaine grande décision concernant un nouveau système ERP ? Comment il sera déployé. Il existe plusieurs approches à choisir, y compris le déploiement sur site traditionnel, le déploiement dans le Cloud ou une combinaison hybride des deux. Vous devrez prendre en compte les différences financières et examiner les points forts et les attraits de chaque stratégie de déploiement ERP, ainsi que les limites ou les défis uniques.
Avant de commencer à envisager des options de déploiement ERP, découvrez comment et pourquoi le cloud est devenu un environnement vital pour la réussite de l'entreprise dans l'économie digitale.
Pourquoi tout l'intérêt pour le déploiement cloud ?
Nous assistons tous avec un vif intérêt à l'évolution constante des technologies informatiques. Les premiers systèmes de gestion et les premiers systèmes ERP ont été hébergés sur de grands ordinateurs centraux et de milieu de gamme avec des terminaux « stupides » pour l'entrée des utilisateurs, après avoir remplacé les cartes perforées et les entrées de clé à disque, c'est-à-dire ! La technologie de pointe suivante était l'architecture client/serveur où les terminaux débiles étaient remplacés par des PC (maintenant appelés clients) qui pouvaient gérer une partie de la charge de travail. Cela a réduit la quantité de données qui ont dû être reliées à l'ordinateur serveur.
Vers le millénaire, deux évolutions significatives ont changé le monde de l'informatique et de l'ERP : Internet et le cloud. Il n'était plus nécessaire d'acheter et de prendre en charge du matériel et des logiciels pour gérer votre entreprise. Tout ou partie importante de la technologie peut désormais être « louée » ou externalisée dans un ensemble qui comprend toutes les opérations de maintenance et une grande partie des opérations techniques. L'internet omniprésent a fourni l'infrastructure de communication nécessaire pour rendre le nuage pratique et disponible partout dans le monde.
Mais les entreprises n'ont pas immédiatement migré leurs systèmes ERP vers un déploiement cloud. Il a fallu un certain temps pour que la technologie et les applications arrivent à maturité, et pour que les entreprises réalisent que l'ordinateur n'a pas besoin d'être sur site pour obtenir un accès et une sécurité fiables pour les applications stratégiques. Dans le cadre de cette évolution, les développeurs ont appris à :
- Tirer pleinement parti du déploiement cloud
- Écrire ou réécrire les applications de manière appropriée
- Reconstruire leur infrastructure, à la fois technologique et humaine, pour prendre en charge les systèmes basés sur le cloud
Qui plus est, les systèmes ERP cloud offrent désormais des technologies avancées telles que l'intelligence artificielle (IA) et le Machine Learning pour améliorer la productivité et le service, des expériences utilisateur sur mesure pour favoriser l'adoption, ainsi que des fonctionnalités étendues et des outils d'analyse intégrés pour fournir une vue complète de l'entreprise, favorisant ainsi l'innovation et la croissance de l'entreprise.
Le modèle de tarification SaaS
Auparavant, la plupart des logiciels étaient installés dans les locaux de l'entreprise et la seule option de licence consistait à acheter une licence perpétuelle, où l'application est concédée sous licence pour un montant initial plus un contrat de maintenance annuel pour les mises à niveau et les correctifs de bugs. Le prix des licences logicielles est le plus souvent déterminé par utilisateur. La maintenance annuelle est généralement facturée de 18 à 20 % du prix affiché du logiciel alors en vigueur. Cela signifie que la licence de progiciel est essentiellement « rachetée » tous les cinq à six ans.
Avec l'ERP sur site, tout le matériel et les logiciels sont achetés ou loués et installés sur le site de l'entreprise. L'entreprise est responsable de la maintenance, du support, des éventuelles mises à niveau ou de l'expansion du matériel, des systèmes et des logiciels d'application, ainsi que de l'espace des installations, des services publics, des assurances, des ressources de basculement et du stockage de sauvegarde hors site.
En revanche, les systèmes ERP basés sur le cloud ne sont généralement pas installés sur site et sont pris en charge par le fournisseur dans le cadre d'une redevance mensuelle ou annuelle. Elles sont concédées sous licence sur une base SaaS (Software-as-a-Service). Le prix des licences SaaS peut être déterminé par utilisateur, par application ou par ensemble d'applications (ERP, par exemple), en fonction de la taille de votre entreprise ou d'autres variations.
Un aspect intéressant de la licence de déploiement cloud est son évolutivité. Si l'utilisateur dispose d'une licence de « siège », vous pouvez ajouter ou réduire les utilisateurs et payer un prix plus élevé ou moins élevé par la suite en fonction du nombre de nouveaux utilisateurs. Si vos exigences en termes de volume de transactions, de capacité de stockage ou de puissance de calcul changent, le fournisseur est responsable de la mise à niveau de ses installations pour s'adapter à la modification, ce qui signifie que vous n'aurez pas à acheter et installer plus de serveurs ou plus de stockage sur disque.
L'analogie la plus proche pourrait être la télévision par câble. Vous payez ce dont vous avez besoin et ce prix inclut l'utilisation et le fonctionnement de toutes les installations physiques, du personnel, de la maintenance et de toute autre dépense liée au service de câble sur votre site. Si vous avez besoin d'ajouter d'autres canaux, il vous suffit de payer pour ce que vous avez demandé et de ne pas vous inquiéter de la manière dont ils parviennent à fournir les canaux supplémentaires.
Options de déploiement ERP
Il existe plusieurs façons d'implémenter un système ERP :
Types de déploiement ERP
1. ERP cloud, également connu sous le nom d'ERP SaaS
Dans l'ERP cloud, le modèle de licence principal est le logiciel SaaS (Software-as-a-Service). Le fournisseur de systèmes disposera de son propre centre de données ou pourra louer un espace sur un Cloud public pour héberger ses applications et systèmes. L'ensemble du matériel, des systèmes et des services de support sont fournis via Internet. L'implémentation est ainsi plus rapide et plus facile pour l'entreprise utilisateur car, avec tous les éléments matériels et logiciels déjà en place, ils peuvent commencer directement sur le transfert des données et la formation des utilisateurs.
Avec cette option de déploiement ERP dans le cloud, votre éditeur de logiciels s'occupera également de l'installation, de la maintenance et de la prise en charge, y compris de toutes les mises à jour et mises à niveau logicielles telles que l'ajout d'une puissance ou d'un stockage de calcul. De plus, les systèmes, les applications et les ressources peuvent être « mis à l'échelle automatiquement », ou avoir augmenté ou diminué automatiquement pour répondre à des besoins changeants à court terme. Ainsi, il n'est plus nécessaire de payer pour les ressources informatiques qui peuvent rester inutilisées la plupart du temps, comme c'est le cas avec les systèmes ERP sur site.
L'ERP SaaS basé dans le cloud a peu ou pas de coût initial (une « dépense d'investissement ») mais a un coût mensuel un peu plus élevé (une « dépense d'exploitation »), par rapport à une installation sur site classique. Lorsqu'il est affiché sur une période normale de cinq à sept ans, le coût total de possession est similaire, s'il n'est pas inférieur à, à une installation sur site et offre potentiellement un meilleur service, support et sécurité.
L'ERP cloud offre également la voie la plus rapide vers l'innovation, ce qui la rend idéale pour les entreprises qui souhaitent mener à bien leur stratégie de transformation numérique. Cette option de déploiement permet aux entreprises de réinventer, d'optimiser et d'adapter facilement leurs processus de gestion selon leurs besoins, et de tirer parti des meilleures pratiques standardisées que les fournisseurs ERP modernes doivent prendre en charge.
2. Systèmes ERP sur site
Sur site, c'est la façon dont la plupart des entreprises ont historiquement déployé leurs systèmes ERP. Dans ce modèle de déploiement, le logiciel ERP est installé dans votre centre de données aux emplacements de votre choix. L'installation et la maintenance du matériel et des logiciels relèvent de la responsabilité de votre personnel.
Aujourd'hui, les entreprises adoptent le cloud pour leur flexibilité, leur évolutivité et leur facilité d'innovation. Bien que toujours, pour certaines entreprises, en particulier celles des secteurs hautement contrôlés, la solution On-Premise est préférable en raison de contraintes juridiques, réglementaires ou organisationnelles.
Les éléments d'un déploiement ERP cloud et sur site peuvent être combinés pour créer un cloud hybride, ce qui offre la flexibilité de choisir le déploiement optimal pour chaque application. L'ERP Cloud hybride peut servir de tremplin vers le Cloud ou pour répondre aux problèmes réglementaires du secteur et aux exigences de sécurité spécifiques qui peuvent imposer la nécessité d'applications sur site dans certaines situations. Il peut également y avoir d'autres restrictions ou préférences qui rendent les applications sur site souhaitables pour certaines applications. La complexité d'une entreprise et son environnement actuel, ainsi que l'intérêt d'un facteur de changement plus lent dans la décision de déploiement dans un scénario hybride.
Une implémentation hybride permet aux applications et aux données de se déplacer entre les options en fonction des modifications de la charge de travail. Il offre les avantages cloud de la partie du système qui est sur le cloud. Cependant, elle nécessite une implication informatique locale accrue pour prendre en charge les éléments sur site, ainsi que la coordination entre les deux environnements système ERP (ou plus).
Vraiment une variation de l'approche hybride mise en œuvre pour les mêmes raisons, le déploiement d'ERP à deux niveaux, parfois appelé déploiement en étoile, utilise un système central avec des systèmes satellites plus petits prenant en charge les installations distantes. Considérez l'ERP d'entreprise comme le hub, avec des systèmes ERP individuels dans les filiales, les entrepôts ou les bureaux, tout en retransmettant les données au hub. Il ne s'agit pas d'une idée nouvelle; elle est apparue au cours de la phase de traitement distribué des années 1990, les entreprises choisissant d'implémenter des systèmes plus petits, plus simples et moins coûteux sur des sites distants tout en maintenant le système d'entreprise plus vaste, plus capable, au siège de l'entreprise. Tout ou partie des systèmes d'un réseau à deux niveaux peut être sur site, dans le Cloud, acheté ou sous licence SaaS.
Le coût global d'un déploiement ERP à deux niveaux, avec des systèmes moins coûteux aux nœuds au lieu du même système d'entreprise partout, permettra de réduire le coût de l'achat initial. Cependant, l'intégration et la prise en charge peuvent se traduire par un coût global plus élevé et continu, car les interfaces doivent être créées et gérées. Et, année après année, il faudra plus de support informatique pour se coordonner avec plusieurs fournisseurs, ainsi que pour gérer des calendriers de mise à niveau non coordonnés et des modifications d'interface.
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Astuces pour le processus de sélection
Choisissez d'abord votre logiciel via un processus d'évaluation ERP minutieux, puis envisagez les options de déploiement en fonction des capacités de déploiement du logiciel, des besoins de votre entreprise et du retour sur investissement potentiel de l'ERP. Certains logiciels ERP sont uniquement en mode cloud ou SaaS, tandis que d'autres proposent le cloud, sur site et hybride. Les options de déploiement disponibles peuvent être un critère d'inclusion dans la liste restreinte, mais elles ne devraient pas être le seul déterminant pour la sélection du système.
Les entreprises à croissance rapide et celles qui s'attendent à des changements à venir du nombre d'utilisateurs (à la hausse ou à la baisse) devraient probablement se concentrer sur les systèmes ERP cloud pour leur évolutivité et leur tarification basée sur la simulation d'utilisation. Assurez-vous également que tous les membres de l'équipe de sélection comprennent les fonctionnalités et les avantages des différentes options de déploiement ERP.
Synthèse
Les entreprises peuvent initialement être orientées vers le déploiement d'ERP dans le cloud pour des raisons financières, comme peu ou pas de dépenses en capital et un coût total de cycle de vie réduit, mais sont enthousiastes par les avantages techniques et opérationnels du cloud, notamment :
- ERP toujours à jour avec les dernières mises à niveau (sans coût ni effort supplémentaire)
- Évolutivité virtuellement illimitée
- Rémunération selon vos besoins/votre base d'utilisation
- Mise en œuvre plus rapide
- Amélioration de la sécurité et des contrôles d'accès, et bien plus encore
Et le déploiement cloud complet n'est pas la seule option. Parfois, il est plus judicieux de conserver certaines applications sur site et d'utiliser le Cloud pour le reste. Heureusement, une variété de choix de configuration et de déploiement sont disponibles pour que vous puissiez choisir le déploiement qui donne le plus de sens financièrement et opérationnellement.
Le passage à un nouveau système ERP est un changement important pour les utilisateurs système, le service informatique et l'ensemble de l'entreprise. Il est judicieux d'explorer toutes les options et de sélectionner la configuration système qui offre les meilleures performances au meilleur coût. Ensuite, planifiez la façon dont vos ressources internes et votre structure devront changer pour tirer le meilleur parti de votre investissement, quelle que soit la configuration et le déploiement.
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