Ce qu'un ERP ne peut pas faire, c'est traiter les points d'arrêt entre vos processus et ceux de vos fournisseurs.

Selon une étude récente du cabinet d'analyse IDC, l'e-mail reste le canal le plus utilisé par les entreprises pour collaborer avec leurs partenaires commerciaux et fournisseurs en dehors des quatre murs de leur organisation. En fait, certaines des plus grandes organisations au monde envoient régulièrement des documents tels que des commandes d'achat, des feuilles de calcul de prévision de la demande, des factures et des confirmations d'expédition par e-mail. Bien que l'e-mail puisse être une excellente méthode pour des communications commerciales régulières, il n'est généralement pas assez robuste pour les transactions commerciales critiques, où vous avez besoin d'un feedback et d'une visibilité immédiats.

Imaginez que vous envoyez un bon de commande (BdC) contenant plus de 100 articles de ligne à l'un de vos fournisseurs. Et vous l'envoyez par e-mail. Imaginez également que l'objectif de cette commande d'achat est d'acheter des articles directs critiques pour votre processus de fabrication.

Que se passe-t-il si vous devez apporter une modification à l'ordre ? Que se passe-t-il si votre contact fournisseur est absent du bureau et que la commande se trouve dans sa boîte de réception pendant une période prolongée ? Comment savoir si certains articles sont en retard ou en rupture de stock ? En fin de compte, à quelle vitesse pouvez-vous réagir aux changements avant qu'ils n'aient un impact négatif sur votre entreprise et vos clients ?

La participation à un réseau professionnel vous permet d'étendre votre ERP et de collaborer de manière transparente et digitale avec vos fournisseurs et autres partenaires commerciaux. Elle s'intègre à l'ERP pour une expérience entièrement digitalisée. En outre, comme indiqué ci-dessous, vous pouvez gagner en efficacité, en visibilité et en conformité avec un réseau professionnel.

Automatisation des workflows de collaboration sur les achats et la comptabilité fournisseurs

Améliorez l'efficacité opérationnelle grâce à une collaboration numérique en temps quasi réel. Les bons de commande générés à partir de votre système ERP peuvent être envoyés numériquement à vos fournisseurs via un réseau professionnel. Vos fournisseurs peuvent confirmer la commande et renvoyer un avis d'expédition avancé afin que vous sachiez que la commande a été passée et quand elle arrivera. Toute modification apportée à l'ordre mettra également à jour les documents liés, ce qui vous donnera une piste d'audit complète de la transaction. L'image ci-dessous illustre le flux de documents entre les acheteurs et les fournisseurs, facilité par un réseau professionnel.

Grâce au tableau de bord numérique en ligne des bons de commande, vos fournisseurs peuvent facilement gérer les commandes d'achat où qu'ils se trouvent. Et si un employé est absent du bureau, alors d'autres collègues peuvent facilement gérer l'afflux. En outre, vous, en tant qu'acheteur, serez en mesure de voir facilement où se trouve votre commande d'achat dans le processus.

Simplifier la conformité des dépenses

Un réseau d'entreprises est plus qu'un moyen numérique de transmettre des documents. Il est hautement configurable avec plus de 100 règles de gestion que vous pouvez activer en fonction de vos propres processus. Les règles commerciales permettent une validation automatique des documents provenant de vos fournisseurs, ce qui réduit le besoin de vérification manuelle et de traitement des exceptions. Par exemple, vous pouvez définir une règle qui exige des fournisseurs qu'ils facturent uniquement les quantités expédiées ou exigent des fournisseurs qu'ils choisissent dans votre liste de valeurs de taxes validées.

#3 Visibilité sur le statut des factures

Les informations de facturation et de paiement sont accessibles en libre-service pour vos fournisseurs sur un réseau professionnel. Ils peuvent immédiatement voir s'il existe des problèmes avec leurs factures et prendre des mesures pour accélérer la résolution et le paiement. Cela élimine le besoin d'appels téléphoniques et d'e-mails à votre équipe de comptabilité fournisseurs avec des demandes liées aux informations de facturation et de paiement, libérant ainsi des ressources pour un travail plus stratégique.