Western Sugar : automatiser le traitement des factures grâce à l'IA pour des agriculteurs et fournisseurs toujours satisfaits
L'IA éradique les retards dans les processus de comptabilité fournisseurs
L'agriculture est un pilier de l'économie américaine, dont l'influence s'étend bien au-delà des champs et des exploitations agricoles. Les marges étant extrêmement serrées, Western Sugar Cooperative a privilégié l'utilisation de l'IA pour accélérer le traitement des factures fournisseurs grâce à la solution SAP Ariba Central Invoice Management et SAP S/4HANA Cloud Public Edition, atteignant ainsi de nouveaux niveaux d'efficacité.
| Secteur d'activité | Région | Taille de l'entreprise |
| Industrie agroalimentaire | Denver, Colorado | > 1 000 collaborateurs |
de réduction du temps de traitement des factures chaque mois.
factures fournisseurs traitées sans intervention humaine.
Director of Corporate Controlling, Western Sugar Cooperative
Soutenir ses producteurs grâce à des transactions plus rapides
Western Sugar Cooperative est un producteur de sucre américain fort d'un siècle d'expérience, avec 135 000 acres répartis dans le Colorado, le Nebraska, le Wyoming et le Montana aux États-Unis. La coopérative compte de plus de 700 agriculteurs et parties prenantes fiers de leur longue histoire familiale dans la culture de la betterave sucrière, certains d'entre eux étant des producteurs de quatrième, voire de cinquième génération. Comme beaucoup d'agriculteurs sont nés et ont grandi dans le milieu de la betterave sucrière, ils ont hérité d'un mode de vie caractérisé par un travail acharné et de longues journées. Il en va de même pour les collaborateurs de Western Sugar, dont certains travaillent pour la coopérative depuis plus de 50 ans.
Opérant dans quatre États, avec quatre installations de transformation et d'emballage, huit sites de stockage, 43 stations de réception de betteraves sucrières et une capacité de tranchage annuelle de 3,6 millions de tonnes, Western Sugar produit plus de 10 millions de tonnes de sucre chaque année.
Pour les producteurs de betteraves sucrières de la coopérative, les marges sont très serrées, et leur stabilité financière, leur efficacité opérationnelle et leurs relations commerciales dépendent de la rapidité et de la précision des paiements effectués par Western Sugar. Erik Frank, un agriculteur chez Western Sugar et Vice President of Colorado Sugarbeet Growers Association, explique pourquoi il est fondamental pour Western Sugar de gérer ses comptes et ses stocks de manière efficace.
« Les agriculteurs sont payés une fois par an, mais ils ont des coûts de production et de personnel qui pèsent quotidiennement sur les ressources financières de l'exploitation. La gestion de ce flux de trésorerie tout au long de l'année est difficile, d'autant plus que nous avons des collaborateurs qui dépendent de nos exploitations agricoles pour leur subsistance. En tant qu'agriculteur, les retards de paiement peuvent donc gravement perturber notre capacité à couvrir les dépenses, telles que le paiement des collaborateurs ou des fournisseurs. Et comme la plupart des agriculteurs ont recours à des financements externes et à des prêts commerciaux pour combler les déficits, tout retard de paiement peut nous mettre en défaut de paiement de ces prêts, ce qui ajoute des dépenses supplémentaires et augmente le coût global de notre activité. »
Mais comme les fournisseurs remettaient souvent leurs factures papier en main propre aux bureaux locaux de la coopérative, qui les traitaient et les payaient manuellement, il y avait souvent des retards et des paiements inexacts, ce qui affectait la capacité des fournisseurs à remplir leurs obligations.
Producteur, Western Sugar Cooperative
Simplifier les workflows de traitement des factures grâce à l'IA
Avec environ 40 000 factures traitées chaque année dans divers formats (électroniques et papier), Western Sugar souhaitait repenser ses workflows de traitement des factures fournisseurs afin d'améliorer la visibilité et le contrôle. L'objectif était d'automatiser la saisie, l'extraction et la validation des factures, de rationaliser les vérifications et approbations, ainsi que la gestion des exceptions et des erreurs lors de la digitalisation des tâches de reporting et d'analytique. Pour y parvenir, la coopérative a décidé de mettre en œuvre la solution SAP Ariba Central Invoice Management en plus de son instance de SAP S/4HANA Cloud Public Edition pour traiter les factures fournisseurs.
Basée sur SAP Business Technology Platform (SAP BTP), la solution permet un traitement intelligent et cohérent des factures, offrant aux équipes Finance des fonctionnalités intuitives et une automatisation tout au long du processus de règlement. Grâce à la solution, Western Sugar peut traiter automatiquement environ 40 000 factures fournisseurs directement dans son grand livre.
Richard Caluori, Director of Corporate Controlling chez Western Sugar, explique comment la fonctionnalité d'IA automatise ce processus. « Lorsque les fournisseurs envoient une facture au format PDF, Western Sugar la réceptionne via SAP Ariba Central Invoice Management avec le traitement des documents entrants pour SAP S/4HANA Cloud Public Edition sur SAP BTP. Les factures entrantes sont alors traitées automatiquement, y compris la validation du compte général et des postes de taxe. Notre équipe Finance n'intervient pas avant l'approbation. Et une fois approuvée, la facture est automatiquement enregistrée ».
Western Sugar utilise également la fonctionnalité de téléchargement des commandes dans SAP S/4HANA Cloud Public Edition pour les 40 000 autres factures qu'elle reçoit des compagnies ferroviaires et des entreprises de transport.
Payer les fournisseurs dans les délais grâce à des workflows d'approbation efficaces et automatisés
Grâce à SAP Ariba Central Invoice Management, Western Sugar peut désormais consulter ses factures sur tous les canaux, automatiser davantage le traitement des factures papier et PDF grâce à la reconnaissance optique de caractères intégrée, et centraliser la gestion des factures.
Depuis la mise en œuvre de la solution, Western Sugar a trouvé le juste équilibre dans le traitement des factures. En automatisant le cycle allant de la saisie des factures au paiement, l'entreprise a éliminé les workflows de traitement des factures disparates et chronophages qui prévalaient auparavant, réduisant ainsi les efforts manuels, améliorant l'efficacité et accélérant les temps de traitement des factures. L'accélération du cycle se traduit par des économies significatives sur les coûts de traitement des factures, qui sont désormais de 6 USD par facture, contre 8 USD auparavant.
Cela a également amélioré la conformité aux règles prédéfinies et aux contrôles d'exactitude, contribuant ainsi au respect des exigences réglementaires.
Cerise sur le gâteau, grâce à l'automatisation du traitement des factures à l'aide de l'IA, Western Sugar a pu réduire les coûts et le temps liés à la saisie manuelle des données, au traitement papier et à la correction des erreurs. Le traitement des factures étant désormais 25 % plus rapide qu'auparavant, l'équipe de comptabilité fournisseurs de Western Sugar peut être redéployée une semaine par mois pour se concentrer sur d'autres améliorations qui ont un impact positif sur ses agriculteurs.
Plus important encore, ces améliorations ont permis de réduire les retards de paiement, ce qui a renforcé la stabilité des fournisseurs de betteraves sucrières et des communautés agricoles.
Appliquer l'IA aux données pour améliorer la prise de décision
Alors que Western Sugar embrasse une nouvelle ère d'optimisation des coûts et d'efficacité grâce à l'adoption des fonctionnalités d'IA, la coopérative voit de nombreuses opportunités d'utiliser cette technologie pour donner plus de moyens aux agriculteurs. Dans un cas d'utilisation, Western Sugar cherche à utiliser les fonctionnalités d'IA pour fournir aux agriculteurs des informations plus complètes sur leur retour sur investissement. L'idée serait d'utiliser l'IA pour traiter des algorithmes et des calculs afin d'évaluer avec précision la teneur en sucre et la perte en mélasse, ce qui permettrait aux agriculteurs de prendre des décisions plus précoces et plus éclairées pour une récolte en temps opportun.
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