CTT : obtenir un avantage concurrentiel pour l’avenir grâce à un package intégré de solutions dans le cloud
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Le service postal CTT relie le Portugal au reste du monde depuis cinq siècles. Grâce aux solutions RISE with SAP et SAP Billing and Revenue Innovation Management, elle a numérisé ses processus et automatisé ses systèmes de facturation, ce qui l’aide à rester agile, à saisir les opportunités et à préserver cet incroyable héritage.
| Secteur | Région | Taille de l’entreprise |
| Administration | Lisbonne, Portugal | 12 200 collaborateurs |
de traçabilité des processus de facturation.
des processus standardisés.
IT Corporate Director, CTT Correios de Portugal S.A.
Simplification de la facturation dans une entreprise agile et pérenne
Peu d’entreprises peuvent se targuer d’une histoire aussi vénérable que celle de CTT Correios de Portugal S.A., dont les origines remontent à 1520. Premier prestataire de services postaux au Portugal, CTT exploite plus de 1 000 bureaux de poste dans tout le pays, desservant une population de plus de 10 millions d’habitants. Le groupe CTT, qui comprend Banco CTT, CTT Express et Dott, fournit des services postaux, d’expédition, de e-commerce et de gestion financière dans le monde entier.
Récemment, les services postaux et d’expédition ont connu une évolution spectaculaire, les personnes envoyant moins de lettres et recevant davantage de colis. Avec l’explosion de la popularité du e-commerce, CTT a constaté une augmentation de 83 % des volumes annuels de colis depuis 2010, jusqu’à 18 millions de colis par an. Parallèlement, la concurrence entre les prestataires de services de livraison rivaux fait rage, et CTT doit s’adapter rapidement aux nouvelles attentes des clients, telles que la livraison le jour même et le suivi en temps réel.
Cependant, cette flexibilité était entravée par l’environnement ERP du groupe, qui était fortement personnalisé, avec plus de 100 intégrations à des systèmes tiers et de nouvelles fonctionnalités créées à l’aide d’un code personnalisé. En raison de la complexité résultante, il était difficile de répondre rapidement aux besoins de l’entreprise et de saisir les opportunités de flux de recettes. Par exemple, il fallait 10 h pour créer une facture pour chaque société, et 24 h pour réaliser le cycle de facturation mensuel. Toute correction nécessitait un effort manuel considérable et les processus de facturation étaient si complexes qu’ils étaient gérés par le service informatique, et non par les équipes Finance.
La tarification est déjà compliquée dans le secteur des colis, car un certain nombre de variables différentes doivent être prises en compte, telles que la distance, le poids, la taille et les services spéciaux. CTT savait que la complexité ne ferait qu’augmenter à mesure qu’elle s’étendrait au secteur bancaire et à d’autres services.
Pour simplifier les opérations de facturation, éliminer les pertes de recettes et réussir sur une marketplace en constante évolution, CTT devait transférer ses processus clés vers une plateforme numérique et automatiser ses workflows de facturation. Comme l’explique Nuno Carreira Silva, directeur informatique de l’entreprise, « les nouvelles tendances du marché exigent une transformation significative du secteur postal. Les fonctionnalités numériques sont nécessaires pour développer les nouveaux produits et services innovants dont les clients ont envie, et, surtout, pour les commercialiser rapidement. »
IT Corporate Director, CTT Correios de Portugal S.A.
Intégration fluide des solutions pour une vue unique de la facturation
Forte de plus d’une vingtaine d’années d’utilisation des solutions SAP et d’une relation de confiance de longue date, CTT a décidé que la combinaison de RISE avec SAP S/4HANA Cloud Private Edition et SAP Billing and Revenue Innovation Management fournirait l’évolutivité nécessaire pour traiter avec précision des données de facturation complexes.
Nuno Carreira Silva explique : « Nous pensons que SAP est le leader de l’ERP et que la migration vers RISE with SAP nous a permis de tirer parti de notre investissement existant. Parmi les systèmes de facturation envisagés, seule SAP Billing and Revenue Innovation Management répondait à toutes nos exigences fonctionnelles. L’intégration à SAP S/4HANA Cloud Private Edition a été un autre facteur décisif clé. »
L’entreprise a compris que l’intégration standard entre SAP S/4HANA Cloud Private Edition et SAP Billing and Revenue Innovation Management permettrait de renforcer l’efficacité dans une nouvelle infrastructure basée sur des workflows numériques automatisés.
De plus, l’intégration de SAP Billing and Revenue Innovation Management à la solution SAP Convergent Mediation par DigitalRoute existante consoliderait les informations de facturation provenant de différents domaines d’activité dans une vue d’ensemble unique, ce qui améliorerait la transparence et accélérerait le traitement. Le nouveau système de comptabilité et de facturation permettrait également une plus grande flexibilité de facturation en aidant CTT à saisir les événements logistiques à un niveau granulaire et à les monétiser de différentes manières.
Pour minimiser le risque de disruption de l’activité, le groupe a adopté une approche progressive, en mettant en œuvre d’abord l’offre RISE with SAP pour les colis et Banco CTT, avant de passer à d’autres entreprises. En collaboration avec SAP, il a consolidé plusieurs systèmes hérités sur RISE with SAP, couvrant les processus clés et offrant aux utilisateurs du groupe une interface intuitive et des workflows conviviaux basés sur l’expérience utilisateur de SAP Fiori.
IT Corporate Director, CTT Correios de Portugal S.A.
Adaptation réactive pour répondre à l’évolution des besoins des clients et du marché
Grâce à RISE avec SAP S/4HANA Cloud Private Edition et à SAP Billing and Revenue Innovation Management, les processus clés de CTT sont connectés, numériques et alimentés par des workflows automatisés, ce qui réduit la complexité et renforce l’efficacité. CTT peut répondre plus rapidement aux nouveaux besoins métier et opportunités de chiffre d’affaires, en introduisant rapidement des offres innovantes pour compenser la baisse des volumes de courrier traditionnel.
Par exemple, le nouveau service de colis express de l’entreprise, qui utilise la fonctionnalité d’allocations dans SAP Billing and Revenue Innovation Management, permet aux clients de payer les envois de colis en tant que service prépayé. De plus, en intégrant l’application SAP Extended Warehouse Management et les applications SAP Fiori, l’entreprise a conçu un nouveau processus mobile efficace qui, selon Nuno Carreira Silva, l’aidera à se développer en tant que prestataire logistique tiers. L’entreprise peut inclure automatiquement les services logistiques dans une facture en collectant facilement les données des processus d’entrepôt et en les transformant en postes facturables.
Grâce à un système de facturation standard, CTT a établi une version unique de la réalité et amélioré la transparence. Elle offre la possibilité de prendre en charge différents modèles de tarification, tels que les frais récurrents, les frais uniques et les frais basés sur la consommation. L’équipe de facturation, qui gère désormais 100 % des processus de facturation sans l’aide du service informatique, peut facturer avec précision en utilisant des données d’imputation et de facturation robustes et suivre de manière exhaustive les processus de facturation à partir d’une source unique. De plus, l’automatisation et l’accélération des processus ont permis aux collaborateurs de travailler de manière plus productive et plus précise, en créant des factures en seulement deux heures et en réduisant d’un jour le processus de clôture financière mensuel.
Par ailleurs, le nombre d’événements quotidiens dans SAP Convergent Mediation par DigitalRoute a augmenté considérablement pour passer à 800 000, ce qui lui a permis de facturer correctement ses clients pendant les périodes de pointe, telles que les fêtes de fin d’année, tout en minimisant les pertes de chiffre d’affaires.
Côté informatique opérationnel, SAP S/4HANA Cloud Private Edition sert de référentiel de données de base pour les systèmes tiers, qui sont intégrés à l’aide d’API plutôt qu’au moyen de connexions point à point traditionnelles. Le nombre d’interfaces a ainsi été divisé par deux, ce qui a permis de simplifier l’infrastructure système, de réduire le coût total de possession et le délai pour les nouvelles mises en œuvre. CTT ne dépend plus d’un code personnalisé hérité pour développer et mettre en œuvre de nouvelles fonctionnalités. Nuno Carreira Silva précise qu’en matière de maintenance informatique, « nous nous reposons sur SAP pour assurer le bon fonctionnement de notre environnement logiciel SAP. Nous n’avons plus besoin de vérifier si le problème provient de notre processeur ou de nos paramètres système, car SAP se charge de tout. »
Déploiement d’une technologie intelligente pour le prochain chapitre de son histoire
À terme, CTT prévoit de continuer à affiner ses processus et à améliorer ses solutions SAP pour répondre à l’évolution des besoins métier. L’entreprise a pour principal objectif de maintenir l’évolutivité de la nouvelle infrastructure et de continuer à soutenir ses activités avec des fonctionnalités standard. L’une des étapes clés est la migration des systèmes informatiques on-premise restants vers RISE avec SAP S/4HANA Cloud Private Edition.
L’entreprise collabore également avec SAP sur les moyens d’utiliser SAP Business Technology Platform pour renforcer son nouvel environnement. Actuellement, elle étudie comment elle peut exploiter la puissance de l’IA dans SAP Billing and Revenue Innovation Management à l’aide du copilote Joule. Comme le souligne Nuno Carreira Silva, « la possibilité de discuter avec Joule sur les postes facturables et facturés sera un rêve devenu réalité. ».
C’est en s’adaptant aux besoins des clients et à l’évolution des attentes du marché que CTT prospère depuis un demi-millénaire. Forte d’un environnement informatique intégré basé sur les solutions SAP, l’entreprise est prête à relever habilement les défis qui se présenteront au cours des 500 prochaines années.