¿Qué es un acuerdo de trabajo (SOW)?

Significado de SOW en los negocios

Un SOW es un acuerdo comercial legalmente vinculante entre dos partes que permite a los empleadores contratar trabajadores externos con habilidades especializadas para completar tareas específicas. Describe el alcance, cronograma, costo y KPI de un proyecto. También puede abarcar otros aspectos de un proyecto, tales como el acceso a recursos y la alineación del equipo, y a menudo representa una parte clave de una solicitud de propuesta (RFP) entre clientes y proveedores.

Hay tres tipos principales de acuerdos de trabajo:

1. Diseño o declaración detallada de trabajo
   Un tipo de acuerdo de trabajo (SOW) que describe todas las tareas, procesos y regulaciones que deben seguirse para completar un proyecto o desarrollar un producto o servicio. Debido a que el comprador brinda todos los requisitos sobre cómo debe realizarse el trabajo, asume más riesgo si el resultado no cumple con lo esperado. Esta variación se usa a menudo en las industrias de sector público, fabricación y construcción.
2. Nivel de esfuerzo
   También conocido como un “tiempo y materiales” o “tarifa por unidad” en el acuerdo de trabajo, esta variante de SOW especifica las unidades o el tiempo invertido, además de los materiales necesarios para completar un proyecto. Se usa con frecuencia en contratos a corto plazo y es popular entre freelancers, consultores y contratistas.
3. Acuerdo de trabajo basado en el rendimiento
   Un acuerdo de trabajo ampliamente usado que se enfoca en los resultados. Define el propósito de un proyecto, qué recursos se brindarán, la calidad esperada y los entregables. Sin embargo, la forma en que se realiza el trabajo queda a discreción del proveedor, lo que lo convierte en el SOW preferido por muchas empresas. El riesgo en este tipo de acuerdo de trabajo tiende a ser compartido entre el proveedor y el cliente.

Cualquiera sea el tipo de SOW que elija, es fundamental establecer expectativas específicas para cada parte. Debido a que muchas partes interesadas en una organización pueden consultar un acuerdo de trabajo —incluyendo gerentes de proyecto y de contratos, proveedores y personal de compras corporativas— definir claramente las responsabilidades desempeña un papel clave en minimizar disputas, prevenir rondas innecesarias de negociación y mantener los costos bajo control.

Los beneficios de un acuerdo de trabajo bien elaborado

Un SOW claramente definido ayuda a minimizar riesgos, prevenir el aumento no controlado del alcance y alinear a las partes interesadas desde el inicio. Quizás aún más importante, un buen SOW aumenta la confianza de que un proyecto se entregará a tiempo y dentro del presupuesto.

Estas son algunas otras ventajas de un acuerdo de trabajo para las empresas que establecen relaciones con proveedores de servicios externos y trabajadores contingentes:

• Transparencia y eficiencia del proyecto. Con alcance de trabajo, entregables y cronogramas claros, los miembros del equipo saben exactamente qué se espera de ellos y para cuándo, lo cual ayuda a que todos se mantengan enfocados y trabajen de manera más eficiente. Esto ahorra tiempo —y dinero— al evitar tener que averiguar los siguientes pasos y quién se encargará de ellos.
• Riesgo minimizado. Con una planificación adecuada y experiencia que tenga en cuenta los requisitos laborales, fiscales y legales, un SOW ayuda a proteger contra responsabilidades y demandas porque todo se organiza cuidadosamente de antemano.
• Flexibilidad presupuestal. Los SOW a menudo se pagan con los presupuestos de los proyectos en lugar de con el salario, lo que permite la ejecución de proyectos que requieren servicios especializados sin afectar las restricciones existentes de salario o personal.
• Mejores relaciones laborales. Con expectativas claras, las partes interesadas pueden enfocarse en el trabajo en equipo para lograr los objetivos establecidos en el acuerdo de trabajo.
• Prevención de aumento del alcance. Con un plan de acción cuidadosamente definido que cubra todos los elementos del proyecto, un SOW facilita la prevención de cambios desmedidos en el alcance de un proyecto una vez que este ya ha comenzado.
• Visibilidad en proyectos subcontratados. A través de la gestión centralizada de SOW, los líderes pueden hacer seguimiento y reportar el progreso, e incluso modificar el SOW según lo negociado, con aportes de todas las partes relevantes.

Lista de SOW: componentes clave de un acuerdo de trabajo

Un SOW efectivo define cómo se verá el éxito usando un lenguaje claro, métricas y definiciones con terminología específica de la industria. Aunque los acuerdos de trabajo varían, normalmente incluyen algunos elementos fundamentales.

Entonces, si no está seguro de cómo redactar un SOW, comience por definir:

• Propósito del proyecto, incluyendo antecedentes y resultados esperados
• Alcance del trabajo que debe completarse, incluyendo los servicios y tareas que deben cumplirse antes de que el proyecto se considere finalizado
• Requisitos de trabajo, incluyendo qué herramientas, habilidades u otros recursos serán necesarios y quién los brindará, así como el acceso a instalaciones y sistemas
• Plazos y entregables esperados para cada fase del proyecto de trabajo
• Criterios de aceptación que describan las condiciones que deben cumplirse para que un proyecto, producto o servicio sea aceptado
• Normas basadas en rendimiento que deben cumplirse a lo largo del camino
• Términos y condiciones de pago, que aseguren que cualquier pago vinculado a entregables se realice al completar la tarea y que los pagos recurrentes negociados se efectúen según el cronograma

Cuatro formas en que un VMS da soporte a los compromisos SOW

Hay cuatro formas clave en que un sistema de gestión de proveedores (VMS) puede ayudar a gestionar con éxito sus compromisos SOW:

Agregación de proveedores

Las empresas suelen usar una multitud de proveedores externos de talento —pero a menudo no se gestionan dentro de un marco sistemático—. Tampoco es raro que el talento contratado mediante un SOW sea clasificado incorrectamente. Esto conduce a trabajo duplicado, trabajadores similares realizando trabajos similares con diferentes tasas de pago y, en última instancia, a mayores costos y riesgos. Un VMS puede agrupar a todos los proveedores bajo un mismo marco —asegurando que los proveedores de servicios estén calificados, evaluados y alineados con los objetivos de negocio—. Puede ayudar con la creación y gestión de contratos, la transparencia en los pagos y el soporte continuo para las decisiones de compliance, para garantizar la correcta clasificación de los trabajadores en los proyectos.

Gestión de recursos

Un enfoque de SOW basado en mejores prácticas incluye una gestión eficaz de recursos, la cual tiene el soporte de un VMS. Elegir el asesor y sistema adecuados en tecnología VMS puede ayudar con un onboarding integral (incluyendo verificación de antecedentes y clasificación), la gestión del acceso a todos los sistemas e instalaciones necesarios, y un offboarding estructurado y en regla.

Seguimiento de proyectos y gestión de hitos

Los documentos SOW describen el alcance del proyecto, los resultados esperados, hitos y plazos. El software de VMS da soporte al seguimiento de proyectos, así como a la medición y aprobación de todos los hitos y entregables. También puede simplificar la facturación y la gestión de costos de contratos —y garantizar que el trabajador externo reciba pagos precisos por el trabajo realizado durante todo el proyecto—.

Informes y analíticas

Estas herramientas de VMS brindan pruebas de los hitos del proyecto SOW, la finalización de tareas y los logros —así como una gestión transparente de gastos y activos—, para que usted pueda mantener todo en orden y dentro del presupuesto.

Consejos para gestionar SOW y procesos

La gestión efectiva de SOW ayuda a fundamentar las decisiones de compra y brinda seguimiento e informes sobre detalles clave del proyecto, tales como desviaciones del alcance, cambios posteriores al contrato y enmiendas. Para ayudar a crear un sólido acuerdo de trabajo —y luego usar la tecnología adecuada para organizarlo—, siga estas mejores prácticas de SOW:

Cree SOW claros para minimizar el riesgo

Una buena gestión comienza con un SOW cuidadosamente redactado. Es importante que todas las partes estén alineadas, las responsabilidades estén definidas y la información brindada sea precisa y específica, incluyendo factores tales como el número de revisiones esperadas.

Use un VMS y herramientas relacionadas

Las soluciones tecnológicas, tales como el software de VMS diseñado para almacenar y hacer seguimiento de los SOW de manera centralizada, facilitan a las empresas la gestión de proveedores y servicios relacionados —y permiten que todos avancen con confianza—. El software de VMS también ayuda con el onboarding y offboarding de proveedores, da soporte a los informes y analíticas, garantiza que los pagos se realicen según el trabajo realizado y habilita el compliance de las leyes laborales locales. Esto es aún más importante para las organizaciones globales con muchos proyectos en diferentes regiones, idiomas y monedas.

Integre con sistemas de RR. HH. y proveedores

Cuando se combinan usando el software adecuado, esta integración conduce a una mejor visibilidad y sienta las bases para capacidades avanzadas de análisis e informes. También permite la automatización y el seguimiento que mejoran el compliance del SOW —un factor que muchas organizaciones consideran fundamental al gestionar flujos de trabajo de compras corporativas de servicios—.

SOW vs. compras corporativas de servicios

Las compras corporativas de servicios son el proceso de contratar y gestionar proveedores de servicios de empresas basadas en personas, tales como firmas de abogados, agencias de marketing y consultorías. Los contratos SOW ayudan a definir y regular los acuerdos a nivel de servicio esperados para estos contratos de proveedores.

Pueden existir innumerables acuerdo de trabajo gestionados bajo el marco de compras corporativas de servicios de una empresa, lo que genera muchos elementos en movimiento que la tecnología moderna puede ayudar a orquestar. Un VMS se usa normalmente para gestionar las compras corporativas de servicios y todos los SOW que resultan de ellas.

Términos y definiciones relacionados

Los siguientes términos están estrechamente relacionados con los acuerdo de trabajo:

Solicitud de propuesta (RFP)

Sirviendo como el primer paso en el proceso de selección de proveedores, una RFP es un documento que comunica las necesidades de negocio a los posibles proveedores y recopila información sobre las calificaciones y precios de los participantes.

Acuerdo maestro de servicios (MSA)

El contrato comercial general que detalla los términos y responsabilidades de las partes involucradas.

Acuerdo de nivel de servicio (SLA)

Un acuerdo entre un proveedor de servicios y un cliente que describe el nivel de servicio esperado. Incluye métricas para medir estos servicios y lo que sucederá si no se alcanzan los niveles acordados.

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