Significado y definición de LMS

Un sistema de gestión de capacitación, a menudo conocido como "LMS", es una aplicación de software que brinda a las organizaciones un marco para crear, gestionar, entregar y hacer seguimiento de cursos educativos, programas de entrenamiento o planes de capacitación y desarrollo a lo largo del ciclo de vida del empleado. Un LMS utiliza inteligencia artificial (IA) y tecnologías inteligentes para evaluar las necesidades individuales y organizacionales, crear rutas de capacitación personalizadas, y hacer seguimiento del aprendizaje y de la capacitación en compliance.

¿Por qué hoy la gestión de capacitación es importante?

Grandes cambios demográficos, tecnologías emergentes, nuevas regulaciones y un mercado laboral altamente competitivo están creando brechas de talento y escasez de habilidades. La tecnología, en particular la IA, está generando nuevos tipos de trabajo, tales como ingeniería de prompts, capacitación en IA o ética de IA, y una falta de personal entrenado para realizar esos trabajos. La gestión de capacitación es esencial para impulsar el aprendizaje y desarrollo continuos —desde entrenamiento hasta upskilling y reskilling— a fin de ayudar a cubrir estas brechas y empoderar al personal para impulsar el negocio.

¿Cuál es la diferencia entre upskilling y reskilling?

• El upskilling ayuda a que el personal desarrolle nuevas o más avanzadas habilidades tecnológicas y humanas, incluyendo toma de decisiones y resolución de problemas, para desempeñarse mejor en su rol actual.
• El reskilling ayuda a que el personal aprenda nuevas habilidades para un rol completamente diferente o para un cambio de carrera.

Como resultado, las empresas están poniendo las habilidades del personal en el centro de las prácticas de RR. HH., según un informe sobre tendencias de RR. HH. de 2024. Basado en un estudio de 100 recursos reconocidos de la prensa de negocios, el informe determinó que “las iniciativas de upskilling y reskilling, especialmente para necesidades de habilidades urgentes como la IA, conducirán a una mayor motivación del personal, así que también debe verse una mayor priorización por parte de las organizaciones”.

¿Para qué se utilizan los sistemas de gestión de capacitación?

Las organizaciones —desde instituciones educativas hasta corporaciones y agencias gubernamentales— utilizan sistemas de gestión de capacitación para cumplir sus objetivos de educación, capacitación y compliance. Por ejemplo, una universidad utiliza un LMS para impartir cursos on-line a sus estudiantes de todo el mundo, mientras que una agencia gubernamental lo hace para brindar a los empleados la última capacitación en compliance y enviarles recordatorios hasta que la completan. La mayoría de las organizaciones utilizan un LMS para:

Onboarding

Es esencial que los equipos de RR. HH. brinden capacitación de onboarding consistente y de cada región desde el primer día. Las soluciones de LMS pueden ayudarlos a personalizar, automatizar y cumplir con tareas de onboarding y objetivos de desarrollo de manera rápida y rentable para ayudar a que los nuevos contratados se pongan en marcha.

Capacitación del empleado

Un LMS puede ayudar a que líderes de equipo y profesionales de capacitación y desarrollo (L&D) obtengan una visión centralizada sobre los niveles de habilidad evaluados de cada empleado y sobre las actividades de capacitación actuales y pasadas, para que puedan brindar la capacitación correcta al personal correcto —y hacer seguimiento de su progreso y compliance—.

Upskilling y reskilling

Cada empleado tiene estilos y necesidades de capacitación únicos basados en roles y responsabilidades actuales y futuros. Un LMS brinda soporte a la capacitación impulsada por habilidades usando IA y tecnologías inteligentes para generar recomendaciones y rutas de capacitación personalizadas que se alineen con competencias específicas, estilos de aprendizaje y objetivos de negocio estratégicos.

Educación continua y desarrollo profesional

Un LMS conecta las prioridades y necesidades de habilidad corporativas con una fuerza laboral existente y sus actividades de capacitación y desarrollo profesional. También puede ayudar a los empleados a identificar potenciales objetivos de desarrollo personalizados y carreras.

Capacitación empresarial y de canal extendida

Desde franquiciados hasta trabajadores gig, cualquier persona que representa a una marca debe estar bien versada en las normas y directrices operativas. Las tecnologías de LMS inteligentes pueden ayudar a las empresas a crear programas de capacitación e iniciación en la marca que se alineen con los roles y tareas de cada proveedor, consultor o socio externo.

Capacitación en compliance

Para ayudar a garantizar la seguridad y el bienestar y minimizar el riesgo y las pérdidas, las empresas deben adoptar un enfoque organizado y consistente para el compliance regulatorio y de seguridad. Además de asignar entrenamiento en base a casi cualquier criterio y hacer seguimiento de los objetivos de compliance, las organizaciones pueden usar un LMS para desarrollar paquetes de capacitación obligatoria que los empleados no rechazarán —¡e incluso quizás disfruten!—.

¿Cuáles son los beneficios de usar un LMS?

Centralizando y optimizando el contenido y entrega de capacitación, un LMS puede ayudar a las organizaciones a lograr muchos beneficios a largo y corto plazo, tales como:

• Más altas tasas de finalización de cursos: las oportunidades de capacitación accesibles y siempre activas facilitan que, desde cualquier dispositivo, el personal asista a programas de capacitación y desarrollo, complete cursos y mantenga el compliance.
• Mayor compromiso: las opciones para capacitación interactivas e innovadoras, tales como la realidad virtual y gamificación integradas dentro de un LMS, ayudan a que el aprendizaje sea más atractivo e interesante para los estudiantes.
• Ahorros de tiempo y costo: la capacitación virtual y on-demand permite a las organizaciones eliminar gastos de viaje y viáticos (tanto de personal como de instructores), y reducir costos administrativos y de consultoría de capacitación.
• Cultura de capacitación continua: un LMS puede hacer seguimiento, recomendar y entregar cada nueva etapa o unidad de capacitación en un recorrido de capacitación continua, alentando al personal para que nunca deje de aprender.
• Compliance mejorado: con capacidades tales como notificaciones, monitoreo de flujo de trabajo y procesos de firma electrónica, un LMS ofrece una visión global transparente sobre el estado del compliance de una organización en cuanto a la capacitación y certificación de todas las partes interesadas involucradas.
• Fuerza laboral preparada para el futuro: un LMS usa datos e información estratégica individualizada para crear los cursos, y sugiere habilidades que son relevantes y digeribles, aumentando la asistencia, finalización y retención. Esto se traduce en upskilling y reskilling más rápidos y estratégicos de la reserva de talento.

Desafíos de implementar y mantener un LMS

Si bien un LMS tiene muchos beneficios, las organizaciones deben estar preparadas para los desafíos de implementar, gestionar y mantener un sistema para gestión de capacitación, incluyendo:

• Adopción por parte del usuario: es posible que los usuarios que no se sientan cómodos con el cambio o la nueva tecnología tarden en adoptar y utilizar un LMS de forma eficaz.
• Costos de implementación y mantenimiento: dado que los costos para desarrollar, implementar y mantener un LMS pueden ser sustanciales, quizás no sea asequible para algunas organizaciones.
• Problemas técnicos: malas conexiones, problemas de compatibilidad y bugs de software pueden disrumpir la experiencia de aprendizaje, y hacer desistir a los usuarios de finalizar los cursos o comenzar nuevos.
• Creación y personalización de contenido: se necesitan recursos y habilidades adicionales para desarrollar eficazmente contenido nuevo y de alta calidad que cubra las necesidades de los usuarios y mantenga su compromiso.
• Actualizaciones y mantenimiento: para que un LMS funcione de manera fluida y segura, las organizaciones deben realizar un mantenimiento y actualización periódicos, lo cual podría ser una carga para los recursos y crear brechas de talento que deban cerrarse.

Alentar la adopción de un LMS por parte del usuario

Al igual que con cualquier transformación digital, la implementación comienza poniendo a las personas primero —y con una estrategia de comunicación clara y abierta—. La reacción inicial a las noticias de una implementación de LMS puede incluir cierto pesimismo debido a la percepción de larga data de que la capacitación tradicional es aburrida e inconveniente. Para adelantarse a esto, las organizaciones pueden comenzar su recorrido de LMS por:

• Personalizar el plan de implementación del LMS para resonar en diferentes equipos.
• Incorporar componentes para multimedia y para acceso desde cualquier lugar dentro de la capacitación de los usuarios del LMS
• Ofrecer unidades de microaprendizaje, elementos divertidos y gamificados, e intercambios sociales y personales —en lugar de agotadoras sesiones de entrenamiento de un día—
• Demostrar cómo puede un LMS ayudar a que los usuarios alcancen sus objetivos personales y profesionales, avancen en sus carreras, y mantengan su compliance

¿Cómo funcionan los sistemas de gestión de capacitación?

Un LMS funciona brindando una plataforma digital para crear, gestionar y entregar cursos, programas de entrenamiento o planes de capacitación y desarrollo mejorados por IA y tecnologías inteligentes. Los usuarios pueden acceder a ella para hacer seguimiento de los objetivos de capacitación, compliance o desarrollo; desarrollar nuevos cursos; completar capacitación en vivo y on-demand desde cualquier dispositivo móvil; y más.

Las características comunes de un LMS incluyen:

• Habilitación por IA
  Las organizaciones pueden usar características de IA para generar recomendaciones personalizadas sobre capacitación, mentores, asignaciones, carreras, equipos dinámicos, y más a fin de ayudar a cerrar las brechas de talento, reducir la escasez de habilidades y mejorar la satisfacción del personal —de manera rápida y eficaz—.
• Interfaz intuitiva
  Una interfaz fácil de usar y personalizable que sea fácil de acceder y navegar ayuda a acelerar la adopción y participación por parte del usuario.
• Compatibilidad con dispositivos móviles
  Hoy, las organizaciones no solo permiten que los empleados utilicen dispositivos personales —sino que dependen de que lo hagan—. Para maximizar su compromiso y participación, un LMS les permite a los estudiantes acceder y completar materiales de capacitación y evaluación desde cualquier dispositivo móvil.
• Seguimiento de datos
  Un portal centralizado sincroniza el progreso de la capacitación cuando los estudiantes están on-line, ayudando a los profesionales de RR. HH. y de capacitación y desarrollo (L&D) a hacer seguimiento de su recorrido y progreso en todos los departamentos y regiones. Monitoreando y comparando diferentes modelos de capacitación, los equipos de L&D pueden perfeccionar y personalizar los programas.
• Experiencia del usuario personalizada
  Las soluciones de LMS inteligentes con soporte de IA y machine learning pueden analizar múltiples data sets —incluyendo historial, preferencias y desempeño de cada estudiante— para alinearse con las últimas prioridades corporativas así como con habilidades, necesidades e intereses personales a fin de ayudar a crear caminos de capacitación personalizados.
• Materiales de capacitación centralizados
  En su recorrido, los usuarios deben poder encontrar y acceder fácilmente a toda la gama de contenido de capacitación. Un LMS puede brindar acceso centralizado a los materiales —desde cursos on-demand hasta cuestionarios y documentación— utilizando IA y capacidades de búsqueda mejoradas con opciones de filtros.
• Analíticas y e informes flexibles
  Un LMS puede ayudar a personalizar informes y analíticas para alinearlos con criterios y objetivos de capacitación específicos. La capacidad de personalizar informes en tiempo real y de obtener representaciones visuales claras ayuda a los equipos de L&D a identificar patrones y a comprender mejor los desafíos específicos y las formas de mejorar cursos y materiales.
• Compliance
  Las tecnologías emergentes están impulsando nuevas leyes y normas jurídicas, como la Ley sobre IA de la UE, que refleja los cambios a nivel global en regulaciones, nivel de escrutinio y expectativas de la fuerza laboral . Un LMS puede ayudar a las organizaciones a centralizar, organizar y hacer seguimiento del estado de cada empleado en la capacitación y certificación del compliance obligatorio.
• Rango flexible de herramientas de evaluación
  Diferentes métricas requieren diferentes herramientas de evaluación, tales como motores de examen, escenarios de ramificación, y otros tipos de simulación. Con una gama más sólida de herramientas de evaluación, a los estudiantes se les puede dar un feedback accionable y específico para sus desafíos y necesidades únicos.
• Creación de cursos
  Las opciones para una creación de cursos flexible permiten a los usuarios armarlos desde cero desarrollando una clase dentro del LMS o importando material de capacitación que existe en una amplia variedad de medios —desde documentos hasta webinars, videos y módulos de capacitación interactiva—.
• Capacitación integrada al ciclo de vida del empleado
  Un LMS puede ayudar a las organizaciones a alinear —desde el onboarding hasta la sucesión— los objetivos de crecimiento del empleado con las necesidades de habilidad de la organización estableciendo objetivos de desarrollo y fomentando la movilidad interna a través de oportunidades de capacitación siempre activas, tales como proyectos, becas, coaching y mentorías.
• Interoperabilidad
  A medida que los sistemas de gestión de capacitación se vuelven más sofisticados, también lo hacen los estándares técnicos y los modelos de datos que dan soporte a la interoperabilidad de estas actividades entre todos los sistemas técnicos. Un LMS debe poder integrarse con sistemas de terceros, y habilitar el intercambio y uso compartido de la información entre distintos sistemas a través de estándares de contenido de e-learning tales como SCORM, xAPI y Tin-Can.
• Capacitación por redes sociales
  Según un artículo de Forbes sobre estadísticas y tendencias de redes sociales en 2024, la persona promedio pasa alrededor de 2 horas 25 minutos por día en redes sociales. Interactuando con los estudiantes a través de ellas, un LMS puede ayudar a generar entusiasmo y aumentar la participación y colaboración.
• Implementación flexible
  Un LMS que ofrece implementación y configuración flexibles puede escalar para cubrir las futuras necesidades del negocio de una organización, e integrar add-ons a las soluciones para atender nuevos requisitos, tales como la gamificación proveniente de socios externos. Esta flexibilidad ayuda a reducir los costos iniciales y a habilitar la innovación continua.
• Facilidad de integración y uso
  Habilitando una integración fluida en la nube con otros sistemas de negocios, un LMS puede brindar un panorama más preciso y accionable de las necesidades y oportunidades de capacitación y desarrollo —así como facilidad de acceso para todos los usuarios—.
• Capacitación gamificada
  En un LMS, la gamificación mantiene el compromiso de los estudiantes a través de puntos, calificaciones, insignias y más. Cuando un estudiante puede trabajar para alcanzar un nivel o umbral específico, la experiencia demuestra que es más probable que interactúe con el contenido y retenga mejor lo que ha aprendido.
• Microaprendizaje
  El microaprendizaje es una estrategia educativa que toma temas amplios o complejos y los desglosa en unidades de estudio de tamaño reducido. En un LMS, estas unidades se pueden ver donde y cuando el estudiante necesite un repaso, y se pueden incorporar dentro de objetivos educativos más formales o de largo plazo.
• Aprendizaje en el flujo de trabajo
  Aprendiendo durante el flujo de trabajo, los estudiantes pueden acceder rápido a respuestas o a pequeños volúmenes de microaprendizaje mientras trabajan y se comprometen con una tarea relevante para la unidad de capacitación en cuestión.
• Plataforma abierta
  Una solución de LMS con un ecosistema abierto puede ayudar a las organizaciones a aprovechar diversos contenidos de proveedores de cursos on-line masivos abiertos (MOOC), por ejemplo, así como a beneficiarse con las nuevas innovaciones de una variedad de fuentes.

Tipos de sistemas de gestión de capacitación

Los sistemas de gestión de capacitación siempre están evolucionando para cubrir diferentes requisitos de negocios y tecnología, así como tipos de estudiantes. Comprendiendo las características únicas de cada LMS, una organización puede seleccionar la que mejor se adapte a sus necesidades. Los tipos de LMS incluyen:

LMS en la nube (soluciones basadas en SaaS): las soluciones basadas en SaaS ofrecen una gama de capacidades e integraciones que tienen una escalabilidad fluida y actualizaciones en la nube. Normalmente alojado por un proveedor de software, este tipo de LMS fácilmente se puede extender o restringir en base a la demanda, y mantenerlo y actualizarlo es más rentable que en los sistemas on-premise.

LMS autoalojado: a las empresas que desean instalar y alojar su LMS y contenido propios, este sistema les habilita el control completo, pero compromete la escalabilidad, velocidad, costo y facilidad de integración.

LMS abierto: el código abierto es ideal para las empresas más pequeñas que están preparadas para aprovechar el código público gratuito preconfigurado e implementarlo en sus propios sistemas.

LMS móvil: este no es un "tipo" distinto de LMS, sino uno que incluye componentes y dashboards amigables con los dispositivos (los cuales pueden no estar incluidos en los sistemas abiertos ni autoalojados).

LMS corporativo: si bien un LMS educativo se puede adaptar para usarlo en los negocios, estos sistemas están diseñados pensando en los usuarios corporativos. Un LMS corporativo puede ser un sistema basado en la nube o autoalojado.

LMS educativo: estos sistemas formaron la base para muchos de los sistemas LMS corporativos de hoy, pero no están estructurados de forma nativa para las necesidades y prioridades de los negocios. Un LMS educativo, como Canvas, Blackboard o Google Classroom, puede ser un sistema basado en la nube o autoalojado.

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