¿Qué es un sistema de gestión de recursos humanos (HRMS)?

Definición de "sistema de gestión de recursos humanos" (HRMS)

HRMS son las siglas en inglés para "sistema de gestión de recursos humanos" —y es a menudo conocido como "software de gestión del capital humano" (HCM)—. Las empresas utilizan un HRMS para gestionar y automatizar los procesos de RR. HH. centrales, tales como almacenamiento de datos del personal, administración de beneficios, horas de trabajo y asistencia, y nómina. Un sistema de gestión del talento también brinda capacidades para gestión del talento tales como selección de personal, onboarding, gestión de desempeño, planificación de objetivos, capacitación y entrenamiento, compensaciones, y planificación de sucesiones.

Un HRMS moderno con capacidades de IA ayuda a reemplazar las hojas de cálculo tradicionales que requieren mucha mano de obra y los procesos basados en papel, automatizando los procesos manuales repetitivos y que consumen mucho tiempo. Esto les permite a los miembros del equipo de RR. HH. reducir los errores humanos y enfocarse en el trabajo de mayor valor y, en última instancia, más gratificante.

Historia de los sistemas de gestión de recursos humanos

En la década de 1970, las empresas más grandes comenzaron a digitalizar procesos administrativos básicos y con gran cantidad de datos —especialmente nómina y contabilidad— para mejorar la eficiencia y reducir errores. Estos primeros sistemas de gestión de recursos humanos se limitaban en gran medida a la gestión de registros. Para la década de 1990, los avances de computación empresarial y el crecimiento de Internet habilitaron que las organizaciones automatizaran un conjunto más amplio de funciones de RR. HH. centrales, incluyendo registros del personal, administración de beneficios y flujos de trabajo de reclutamiento, sentando las bases para sistemas de RR. HH. más integrados.

Hoy en día, con el crecimiento de la computación en la nube y el uso de la IA en la gestión de recursos humanos, los sistemas de RR. HH. han evolucionado más allá de la gestión de transacciones para dar soporte activamente al personal y las decisiones organizacionales.

Un HRMS moderno unifica los datos de la fuerza laboral y las habilidades en un solo sistema, lo que habilita información estratégica en tiempo real que ayuda a las organizaciones a adaptarse a las cambiantes necesidades de negocio, requisitos regionales y condiciones regulatorias. La inteligencia artificial incorporada brinda soporte a esta evolución mostrando información estratégica relevante, automatizando tareas rutinarias y guiando al personal, gerentes y equipos de RR. HH. a través de los flujos de trabajo diarios —lo cual ayuda a las organizaciones a operar con mayor agilidad, transparencia y confianza—.

HRMS, HRIS y HCM —significado de los acrónimos—

"Sistemas de gestión de recursos humanos" (HRMS), "sistemas de información de recursos humanos" (HRIS) y "gestión del capital humano" (HCM) son términos de RR. HH. que suelen usarse indistintamente, pero que tienen algunas diferencias fundamentales.

Un HRIS normalmente incluye la gestión centralizada de los datos del personal y se usa para dar soporte a los procesos de RR. HH. centrales basados en datos, tales como el procesamiento de nómina, la administración de beneficios y la gestión de horas de trabajo y asistencia.

En comparación, un HRMS es un sistema integral que incluye HRIS y capacidades avanzadas para gestionar el talento, desempeño, capacitación y el compromiso del personal. Este alcance más amplio da soporte a un enfoque más holístico de la gestión de la fuerza laboral, lo que habilita a las organizaciones para optimizar sus estrategias de talento humano. Las mejores soluciones de HRMS ahora están en la nube y aprovechan IA para personalizar experiencias y automatizar funciones de RR. HH. de manera inteligente.

La gestión del capital humano, o HCM, es un término general que se usa para describir el amplio conjunto de prácticas y el software que una organización usa para gestionar su fuerza laboral —desde el reclutamiento hasta la jubilación—. Un sistema HCM a menudo se conoce como un HRMS.

¿Por qué el software HRMS es tan importante hoy en día?

Durante muchos años, las empresas han explorado nuevas tecnologías para automatizar y optimizar mejor sus procesos de RR. HH. A medida que la fuerza laboral continúa evolucionando —volviéndose más distribuida, dinámica y digitalmente conectada— los equipos de RR. HH. han adoptado herramientas innovadoras para dar soporte a las necesidades del personal y los objetivos organizacionales.

Al principio, estas transiciones presentaron desafíos, pero los líderes de RR. HH. se han vuelto más adaptables y estratégicos en su enfoque desde entonces. Muchas organizaciones han reconocido el inmenso valor de los datos y analíticas de personal que se encuentran en sus departamentos de RR. HH. —y cómo esta información estratégica puede fundamentar decisiones más inteligentes en toda la empresa—.

Hoy en día, el software de HRMS desempeña un papel invaluable para ayudar a las empresas a organizar, comprender y optimizar el mundo laboral moderno. Estos sistemas centralizan los datos del personal, automatizan procesos complejos de RR. HH. y, cada vez más, incorporan capacidades habilitadas por IA que están transformando las funciones de RR. HH.

Estrategias para gobernanza de IA y compromiso de la fuerza laboral

Explore recomendaciones sobre cómo establecer la gobernanza de la estrategia de IA, impulsar la adopción y ayudar a garantizar una implementación ética.

Vea la investigación

¿Quién usa el software de HRMS?

Muchas de las áreas que se enumeran debajo tradicionalmente funcionaban en silos —el feedback o los nuevos datos de una no siempre llegaban a la otra—. Un HRMS moderno no solo optimiza y mejora los procesos de estos profesionales, sino que también garantiza que se se comparten los datos recopilados y el feedback ofrecido —y puede fundamentar las analíticas de personal en general—.

• Profesionales de RR. HH.: para estos equipos, la utilidad de un HRMS va desde la edición básica y acceso a los datos del personal, hasta informes complejos basados en datos y automatización de sofisticadas tareas de gestión de talento.
• Selectores de personal: las herramientas de HRMS les ofrecen un portal centralizado donde publicar vacantes, buscar candidatos y gestionar las funciones de onboarding.
• Gerentes: incluso desde sus dispositivos móviles, pueden usar el software de HRMS para supervisar la estructura del equipo, horas de trabajo y ausencias, solicitudes de tiempo libre, y hacer un seguimiento del desempeño para ver si se necesita apoyo o feedback para alcanzar los objetivos.
• Personal: un único portal fácil de usar permite que el personal edite sus datos personales, vea organigramas, presente solicitudes de tiempo libre, vea las capacitaciones asignadas, y hasta gestione sus propios objetivos profesionales y planes de desarrollo.
• Postulantes: hoy existen portales de HRMS para postulantes, dedicados a buscar y solicitar vacantes, hacer seguimiento de la solicitud y aceptar ofertas digitales con firma electrónica.

Componentes del software de HRMS

El software HRMS puede brindar claridad y simplificación reuniendo los datos de la fuerza laboral en un solo lugar. Este enfoque centralizado agiliza las operaciones de RR. HH. y brinda información estratégica y analíticas entre los departamentos —ofrece recomendaciones e informes más precisos y accionables—.

Los componentes clave de una solución moderna de HRMS incluyen capacidades de HRIS y de sistema de gestión del talento, incluyendo:

HRIS: RR. HH. centrales y nómina

• Autoservicio para personal: acceso compatible con dispositivos móviles a tareas de RR. HH. tales como el registro de horas de trabajo y la nómina, lo que ayuda a aumentar la productividad y la transparencia de la fuerza laboral.
• Gestión de beneficios: las herramientas automatizadas simplifican la administración compleja de beneficios, ayudando a RR. HH. a mantenerse en regla, liberando tiempo para brindar apoyo estratégico, y al mismo tiempo empoderando al personal con visibilidad sobre sus beneficios y herramientas de autoservicio.
• Gestión de horas trabajadas: las prácticas inexactas de registro de horas trabajadas por parte del personal y gerentes pueden costarle a las empresas. Las herramientas de HRMS ofrecen un control de horarios inteligente, lo que reduce las fugas de nómina y los errores manuales, mejorando la precisión y el alineamiento con las reglas del negocio y los sistemas de nómina.

Gestión del talento

• Reclutamiento y onboarding: las soluciones de HRMS ayudan a los empleadores a optimizar el proceso de reclutamiento dando soporte a la búsqueda global de talento, la gestión de relaciones con candidatos y el seguimiento de postulantes. Para las nuevas contrataciones, los flujos de trabajo sin papel y los portales de onboarding personalizados agilizan la capacitación y crean un inicio más atractivo.
• Gestión del rendimiento y la remuneración: gestionar los objetivos y evaluaciones del personal requiere equilibrar datos cualitativos y cuantitativos. Las herramientas de HRMS dan soporte a la gestión continua del desempeño con planificación de acciones guiada, y también ayudan a las empresas a diseñar programas de compensación justos y estratégicos.
• Capacitación y desarrollo profesional: el crecimiento profesional es una parte clave de la experiencia del personal. Las herramientas de HRMS usan tecnología inteligente para ofrecer recorridos personalizados, conectando al personal con contenido y expertos relevantes. Los entrenamientos obligatorios de capacitación y compliance se programan fácilmente, mientras que los objetivos de desarrollo a largo plazo tales como el liderazgo y la planificación de sucesión se integran en los calendarios del personal.
• Gestión de ventas y desempeño: las herramientas de HRMS ayudan a las empresas a gestionar comisiones, territorios y cuotas, y desempeño de agentes en un solo lugar —manteniendo a los equipos de ventas enfocados y alineados con los objetivos del negocio—.

Otras capacidades más amplias en un HRMS también incluyen:

• Analíticas y planificación de la fuerza laboral: con analíticas habilitadas para IA y modelos proyectivos, los líderes de RR. HH. pueden alinear las estrategias de la fuerza laboral con los objetivos de negocio más amplios. Estas herramientas dan soporte a la planificación estratégica y operativa, los presupuestos y el seguimiento del desempeño.

Producto de SAP

Haga un tour por un HRMS moderno

Explore SAP SuccessFactors HCM. Descubra cómo la IA y los agentes potentes pueden ayudar a su equipo y a su empresa a rendir al máximo.

Conozca más

Sistemas de HRMS y los próximos pasos hacia la transformación digital en RR. HH.

La transformación digital en RR. HH., como cualquier gran cambio operativo, al principio siempre encontrará cierta resistencia e inercia —además de riesgos inevitables—. La mejor manera de prepararse para un cambio operativo es empezar a compartir y comunicar los objetivos del proyecto. Cuando existen líneas de comunicación abiertas entre líderes de equipo, ejecutivos y especialistas en RR. HH., se pueden empezar a derribar barreras. Una estrategia eficaz de gestión y planificación del cambio puede preparar mejor a sus equipos para asegurar la aceptación desde el principio.

La siguiente lista destaca algunos elementos importantes a tener en cuenta en la transformación digital de RR. HH.

• Integridad de los datos: antes de comenzar a migrar los datos, asegúrese de tener los recursos correctos y de brindar upskilling o reskilling a su personal de IT para asegurarse de cumplir con la tarea y minimizar los errores humanos.
• Costos y esfuerzo: cuantifique los requisitos del proyecto en todas las áreas involucradas, incluyendo implementación e integraciones. Identifique presupuestos y plazos realistas para ayudar a garantizar el éxito de la implementación.
• Necesidades actuales y futuras: trabaje estrechamente desde el principio con sus líderes de departamentos y equipos para comprender bien sus objetivos, requisitos y desafíos específicos. Asegúrese de que su HRMS pueda escalar para cubrir las necesidades en evolución de todas las partes interesadas.
• Compliance: defina requisitos regulatorios, de empleo y otras obligaciones legales, y confirme que su nuevo sistema brinde soporte a estas necesidades en todas las regiones.
• Preparación en el lanzamiento: consiga que su equipo de RR. HH. esté de acuerdo desde el principio y ayude con los programas y objetivos de capacitación. Establezca hitos mensuales para garantizar que todos sus administradores, gerentes y personal están debidamente capacitados y preparados para aprovechar todo el valor del nuevo HRMS.

Significado y preguntas frecuentes sobre HRMS