Dada la constante fluctuación en los mercados de suministro globales —y los requisitos de negocio rápidamente cambiantes—, las compras corporativas se ha tornado increíblemente complejas. Las empresas necesitan una mejor manera de gestionar proactivamente su base de suministro y optimizar sus gastos en compras. Aquí es donde la gestión de categorías se destaca —y explica por qué hoy se ha convertido en una mejor práctica crítica para tantas empresas—.

Definición de gestión de categorías

La gestión de categorías es el proceso de adquisición de bienes y servicios agrupados sobre la base de características similares —tales como tipo, valor, proveedor, riesgo, ubicación o departamento—. Este proceso facilita la comprensión y el control del costo total de propiedad de cada categoría, así como la maximización de los ahorros y el valor de cada compra. Mediante la gestión de categorías, las empresas también pueden optimizar el proceso de compras corporativas, fortalecer las relaciones con el proveedor, mejorar el análisis de gastos, mitigar el riesgo y más.

La evolución de la gestión de categorías

La gestión de categorías se desarrolló en la década de 1980 e históricamente ha sido un esfuerzo manual, con pasos desconectados que requieren mucho tiempo y se llevan a cabo en hojas de cálculo, documentos y presentaciones aisladas. El tiempo dedicado a recopilar datos manualmente —y a analizarlos e informar al respecto— implicaba que los equipos de compras corporativas tenían menos tiempo para dedicar a la estrategia y la obtención de valor.

Saltemos a hoy: el software para la gestión de categorías puede automatizar y acelerar muchos de los pasos de este proceso. Ayuda a los gerentes de categorías a analizar grandes cantidades de datos y optimizar el desarrollo, ejecución y monitoreo de las estrategias de categoría —de modo que puedan ser mucho más eficientes y estratégicos en sus tareas cotidianas—. Las soluciones modernas ofrecen información estratégica sobre categorías, guías de procesos, plantillas, recomendaciones potenciadas por IA y más para ayudar a los gerentes a cumplir, y a menudo superar, sus objetivos de gestión de gastos.

Gestión de categorías vs. abastecimiento estratégico

Los términos gestión de categorías y abastecimiento estratégico a veces se utilizan indistintamente, pero no son lo mismo. El abastecimiento estratégico es un proceso de compras corporativas enfocado en seleccionar los proveedores correctos y negociar los mejores precios para cumplir con los objetivos organizativos a corto plazo. El objetivo principal del abastecimiento estratégico es la reducción de costos. Por otro lado, la gestión de categorías segmenta las compras para ayudar a los gerentes a identificar oportunidades de ahorrar dinero y mejorar calidad, rendimiento con proveedores, y eficiencia. La gestión de categorías es un proceso continuo que se lleva a cabo a largo plazo y, a menudo, incluye el abastecimiento estratégico como medida inicial.

Los 6 principales beneficios de la gestión de categorías

Gracias en parte a que hay menos redundancias y negociaciones más simples con los proveedores, las compras corporativas dirigidas por categorías ofrecen una serie de ventajas distintas que pueden ayudar a los equipos de compras a tener un control más estricto sobre las operaciones e identificar nuevas oportunidades:

1. Información estratégica mejorada. Con los gastos categorizados y un único punto de contacto para todos los proveedores relacionados, las empresas pueden obtener más información estratégica sobre costos, rendimiento con proveedores y potenciales problemas en la cadena de suministro. Además, la profunda familiaridad con contratos, precios y tendencias del mercado se puede utilizar para tomar mejores y más rentables decisiones de compras corporativas.
2. Más ahorros. Los gerentes pueden negociar mejores precios y optimizar el rendimiento para reducir costos, aprovechando su expertise en categorías e información estratégica habilitada por la categorización. Y dado que los gerentes están comprando a largo plazo, pueden aprovechar las economías de escala para seguir ahorrando dinero.
3. Menor exposición al riesgo. Con una comprensión profunda de cada proveedor y efectivas relaciones de trabajo a largo plazo, los equipos de categorías pueden adoptar un enfoque más proactivo para su gestión y reducir el riesgo de lidiar con proveedores que no conocen o no son de su confianza.
4. Mayor eficiencia de compras corporativas. Con procesos comprobados, digitalizados y automatizados, los equipos pueden responder más rápido a los cambios del mercado y liberar tiempo para actividades de valor agregado.
5. Mejor adhesión a los compromisos de ESG y RSC. La transparencia, la alineación de los objetivos de categorías y el monitoreo hacen que sea más fácil para las empresas adherir a compromisos de responsabilidad ambiental y social.
6. Aumento del gasto gestionado. Mediante la automatización inteligente, la función de compras corporativas puede gestionar más categorías y, eventualmente, aumentar el gasto gestionado.

Tipos de categorías de compras corporativas

Las agrupaciones por categorías pueden variar de un negocio a otro dependiendo de su industria, política de gastos y mercado específico. Generalmente, cada categoría de compras corporativas consta de un grupo de productos o servicios que tienen características similares —tales como tipo, proveedor, valor, ubicación y departamento—. Por ejemplo, RR. HH., tecnología, mantenimiento y viajes son categorías comunes.

También es común dividir los gastos directos e indirectos dentro de sus propias categorías. Los gastos directos son para artículos necesarios para los productos y servicios centrales del negocio, tales como materias primas y suministros de envasado. Por su parte, los gastos indirectos son para bienes y servicios que dan soporte a las operaciones de negocio cotidianas, tales como los suministros de oficina. Agrupar los gastos indirectos, que a menudo se gestionan en silos en toda la empresa, puede ayudar a estandarizar y reducir los costos de compras indirectas.

Algunas empresas recurren a un estándar global como el Código para Productos y Servicios Estándar de las Naciones Unidas (UNSPC) como guía para determinar sus categorías, pero la mayoría creará su propia taxonomía de gastos interna. Independientemente de la composición exacta de las categorías, una gestión exitosa implica aplicar un marco estándar para segmentar los bienes y servicios necesarios para dirigir un negocio.

3 pasos clave en el proceso de gestión de categorías

Aunque el proceso puede variar según las organizaciones, la gestión de categorías suele incluir tres pasos:

1. Definir perfiles de categoría. Para comenzar, los equipos analizan el gasto actual y ponderan una variedad de factores —desde riesgo y regulaciones hasta lógica de negocios directa— para identificar las categorías. El resultado es una taxonomía consolidada para compras que se puede utilizar en toda la organización.
2. Describir y planificar la estrategia. En este paso, los equipos evalúan sus categorías en base a precios, rendimiento del proveedor, proyecciones de oferta y demanda, y otros factores —e identifican oportunidades para optimizar gastos y aumentar el valor—. Basándose en esta información, crean una estrategia maestra para lograr los objetivos de cada categoría, desglosada en tácticas y fases específicas.
3. Ejecutar la estrategia y monitorear los resultados. Por último, se lanza la estrategia y se monitorean continuamente resultados, proveedores, necesidades de negocio y mercados —para que los equipos puedan responder rápido al cambio y optimizar las estrategias de categorías según sea necesario—.

Qué buscar en el software para gestión de categorías

El software para gestión de categorías está diseñado con el fin de centralizar, digitalizar y optimizar los procesos para todas estas estrategias —y brindar información estratégica accionable que permita perfeccionarlos y mejorarlos—. A fin de lograrlo, las mejores soluciones contienen las siguientes capacidades, como mínimo:

• Automatización. Procesos automatizados de forma inteligente para crear perfiles de gastos de categorías y desarrollar y ejecutar estrategias.
• Orientación paso a paso. Recomendaciones basadas en sistemas, procesos guiados, y plantillas, herramientas y marcos para mejores prácticas.
• Monitoreo y analíticas en tiempo real. Capacidad para monitorear y analizar market intelligence, categorías, precios, rendimiento del proveedor, resultados y más en tiempo real.
• Ejecución de la estrategia. Herramientas para convertir fácilmente estrategias, planes e iniciativas en proyectos o eventos de abastecimiento.
• Integración. Integración fluida con soluciones para source-to-pay y otras para gestión de proveedores.
• IA. Análisis de oportunidades y recomendaciones incorporados potenciados por IA sobre la base de datos de gastos y otros factores —así como un plan de integración con grandes modelos de lenguaje tales como ChatGPT para ayudar a crear estrategias—.

Mejores prácticas para una estrategia eficaz de gestión de categorías

Desarrollar estrategia de categoría ganadora se puede lograr más rápido con las siguientes mejores prácticas:

• Establezca un administrador de categorías y un equipo dedicados. Dado que las grandes categorías y las áreas estratégicas de gasto requieren tiempo y especialización, tener un equipo dedicado, integrado por partes interesadas expertas de los departamentos pertinentes, hace que el proceso sea más eficaz. El gerente de categorías es responsable de monitorear y comprender mercados, normativas y tendencias de precios para toda una categoría, así como desarrollar planes a corto, mediano y largo plazo.
• Cree una taxonomía consistente en toda la organización. Este es un paso crucial para obtener mejor información estratégica y visibilidad sobre los gastos. Algunas organizaciones utilizarán estándares universales como la UNSPC como guía, pero es más frecuente que creen sus propias categorías internas mejor alineadas con sus objetivos o necesidades de la industria específicos.
• Utilice soluciones automatizadas para centralizar los datos de gastos. Con un único lugar para el seguimiento y monitoreo de datos, es más fácil encontrar y reportar información estratégica importante —y reforzar las prácticas de gobernanza—.
• Aproveche la tecnología para gestión de categorías. Usando tecnología como IA en compras corporativas, los equipos pueden identificar patrones con mayor facilidad, categorizar gastos automáticamente, organizar proveedores por categoría, establecer puntos de referencia, hacer recomendaciones, automatizar tareas y más.
• Mantenga a las partes interesadas comprometidas e involucradas. Con herramientas analíticas y software para comunicar beneficios y oportunidades, es más fácil conseguir aceptación de las partes interesadas y alinearse con los objetivos de la organización.
• Construya relaciones dinámicas con los proveedores. Enfóquese en el valor general —más que solo en los costos— y colabore abiertamente para crear buenas relaciones de trabajo.
• Incorpore datos de terceros. Desarrolle un mecanismo para utilizar puntos de datos externos relevantes de proveedores tercerizados para complementar su estrategia de categorías.
• Mejore continuamente el proceso del ciclo de vida de las categorías. Mejore el análisis de datos internos y externos recopilando inteligencia específica sobre cada categoría, mejorando la estrategia y realizando evaluaciones periódicas.