Automatización de AP: qué es y cómo funciona

El creciente interés en la automatización de cuentas por pagar (AP) refleja con bastante precisión el estado de ánimo general entre los líderes de negocio de hoy en día: si bien hay muchas oportunidades nuevas por ahí, la competencia nunca ha sido más feroz y simplemente no hay más margen para procedimientos arduos u operaciones ineficientes. Con las asombrosas capacidades impulsadas por IA de las tecnologías modernas, y un mayor enfoque en agilidad y estrategia, la automatización de procesos realmente ha madurado y las empresas se están dando cuenta rápidamente de su poder para liberarse del peso de las prácticas en papel y tareas de contabilidad manual propensas a errores.

En su última encuesta, el Institute of Financial Operations & Leadership (IFOL) descubrió que el 56% de los equipos de AP pasaron más de 10 horas por semana solo en el procesamiento manual de facturas. Y como todos saben, ese tipo de ingreso de datos puede conducir a errores que cuestan dinero y tiempo. De hecho, si usted es algo parecido a los encuestados en ese informe de IFOL, estará de acuerdo en que los “errores de datos, excepciones y discrepancias” se sitúan cerca de la cima de sus preocupaciones contables. Afortunadamente, estos son los tipos de desafíos que la automatización de cuentas por pagar puede abordar con facilidad.

¿Qué es la automatización de AP?

La automatización de cuentas por pagar usa tecnologías poderosas impulsadas por IA para ayudar a optimizar y mejorar sus procesos de cuentas por pagar de punta a punta. Comienza con facturas electrónicas, que se pueden recibir a través de un portal, directamente de un proveedor, o convertir de papel a formatos digitales. A continuación, el proceso permite validar rápidamente los datos maestros y conciliar sin problemas las facturas con los documentos de compras corporativas, como los pedidos de compra y las entradas de mercancías lo que lleva a aprobaciones rápidas y pagos puntuales.

Este proceso reduce la necesidad de intervención manual, lo que minimiza el riesgo de errores y mejora la eficiencia general. Las mejores soluciones de automatización de AP dan soporte al procesamiento de datos en tiempo real y a la toma de decisiones confiables que son críticas para mantener el flujo de efectivo y salud financiera dentro de su organización. Y cuando su empresa es más rápida y precisa al procesar transacciones, esto no solo simplifica sus operaciones, sino que también fortalece las relaciones con sus proveedores.

Los obstáculos de las cuentas por pagar en papel

Los procesos de cuentas por pagar manuales y en papel pueden reducir la eficiencia operativa de su organización. Impiden la disponibilidad de información sobre el estado de las facturas y los pagos tanto para usted como para sus proveedores. Drenan recursos debido a la manipulación manual, entrada de datos y conciliación. Y cuando sus equipos están persiguiendo documentos y haciendo llamadas de estado de pago, no están haciendo tareas más estratégicas y urgentes. Esto puede llevar a proveedores estresados e insatisfechos, que tiene un impacto directo en su negocio, desde su poder de negociación hasta su capacidad para aprovechar los descuentos por pago anticipado.

Beneficios de la automatización de AP

Velocidad. Precisión. Eficiencia. Estas son las primeras cosas que las personas asocian con la automatización de procesos. Pero cuando las soluciones de negocio integradas se combinan con las mejores prácticas modernas de AP, el resultado se extiende más allá de ese entorno y ayuda a dar soporte a una mayor colaboración y visibilidad entre todos sus equipos y partes interesadas. Estos son solo algunos de los beneficios clave que puede obtener al automatizar todo su proceso invoice-to-payment:

• Mayor eficiencia: al optimizar de manera significativa y medible el proceso de facturación y pago, la automatización de AP reduce el tiempo necesario de aprobaciones y aumenta la productividad general.
• Costos reducidos: la automatización reduce significativamente el costo de procesar facturas minimizando la entrada manual y los costos de mano de obra asociados, junto con la reducción de los gastos relacionados con almacenamiento y manejo de documentos.
• Mejor gestión del flujo de efectivo: la automatización de los procesos AP conduce a ciclos de pago más rápidos, oportunidades de descuentos por pago anticipado e información estratégica on-demand sobre balances que ayudan a impulsar el capital circulante y optimizar el flujo de efectivo.
• Relaciones mejoradas con los proveedores: más allá de garantizar pagos más oportunos, la automatización de AP allana el camino para procesos predecibles y canales de comunicación confiables en donde se construyen mejores y más satisfactorias relaciones con el proveedor.
• Coherencia con las regulaciones globales: centralizando los datos de compliance actualizados de todo el mundo puede reducir significativamente el riesgo y empoderar decisiones más rápidas cuando aparecen nuevas oportunidades globales.
• Mayor precisión: la mayoría de los errores son involuntarios… pero no todos. Las herramientas de automatización de AP integradas pueden ayudar a prevenir errores accidentales —y detectar los fraudulentos— antes de que ocurran.
• Gestión de facturas sin órdenes de compra y por servicios: el poder de la IA y machine learning significa que los sistemas de automatización de AP de hoy pueden fusionar y procesar una variedad de conjuntos de datos dispares, sin perder tiempo.

¿Qué es la automatización de procesos de cuentas por pagar?

La automatización de procesos de cuentas por pagar es un método para minimizar la intervención humana y eliminar las tareas propensas a errores del proceso de cuentas por pagar o cuentas por pagar comerciales. Esto se realiza mediante el uso de software de cuentas por pagar integrado con una red de negocios on-line que conecta digitalmente a los socios comerciales.

¿Cómo funciona la automatización de procesos de cuentas por pagar?

Las primeras herramientas de automatización de procesos se parecían más a los robots de la línea de montaje que a cualquier otra cosa. Hacían una cosa una y otra vez y no respondían bien a ninguna desviación o complejidad. La IA y los cerebros conectados a la nube de las soluciones de AP de hoy desayunan complejidad. Aprenden a medida que avanzan y procesan diferentes tipos de datos con facilidad, con flujos de trabajo personalizables e informes on-demand. A continuación se muestran algunos de los principales actores en los mejores sistemas de automatización de AP de hoy en día:

• Inteligencia artificial (IA) y machine learning (ML): con estas tecnologías en su centro, los sistemas de automatización de AP mejoran con el tiempo aprendiendo de los datos históricos. Esto permite iniciar rápidamente incluso los flujos de trabajo más complejos, en donde se mejora la precisión y velocidad en todos los ámbitos.
• Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): convierte imágenes de texto escrito, a mano o impreso en texto codificado por máquina, normalmente de un documento escaneado. La aplicación de IA ha mejorado notablemente la precisión y flexibilidad de sus capacidades.
• Automatización robótica de procesos (RPA): En lugar de robots físicos, la RPA usa robots de software (bots) para automatizar tareas manuales repetitivas. Como todo lo demás, estos bots han evolucionado enormemente en los últimos años y ahora pueden manejar tareas más complejas e impredecibles.
• Automatización del flujo de trabajo digital: implica la creación de rutas automatizadas para la aprobación de facturas, donde estas se enrutan electrónicamente en función de criterios específicos como el importe, proveedor o centro de costos, de modo que la persona adecuada pueda aprobar la factura correcta en el momento correcto.
• Intercambio electrónico de datos (EDI): el EDI permite el intercambio de documentos de negocio de una computadora a otra en un formato electrónico estándar entre socios comerciales. Esto ayuda a aumentar la precisión y velocidad y también potencia controles de privacidad y seguridad más estrictos.

¿Qué tareas de cuentas por pagar se pueden automatizar?

Cada empresa tendrá sus propios protocolos y flujos de trabajo únicos. La siguiente lista simplemente describe algunas de las tareas que se automatizan con mayor frecuencia:

• Entrada de datos y captura de facturas: normalmente, la tecnología OCR combinada con IA se usa para recopilar datos de facturas de forma rápida y precisa, así como cualquier otro documento en papel que deba digitalizarse.
• Coincidencia y validación de facturas: los sistemas automatizados vinculan las facturas con los pedidos de compra y recibos correspondientes, validando la precisión antes de continuar con el procesamiento. Esto garantiza que los pagos se realicen solo para transacciones verificadas, mejorando el control financiero.
• Enrutamiento de aprobación y flujos de trabajo: se establecen reglas predefinidas para los procesos de aprobación de facturas, lo que garantiza que los documentos correctos vayan a las personas adecuadas (con el nivel de seguridad correcto).
• Programación y ejecución de pagos: los sistemas automatizados programan los pagos en función de las fechas de vencimiento y las estrategias de flujo de caja de la empresa. A continuación, ejecutan pagos, gestionan transferencias electrónicas de fondos, optimizan recursos financieros y cumplen con las regulaciones regionales.

Cómo automatizar las cuentas por pagar

No son los fallos de los sistemas los que descarrilan los proyectos de transformación digital sino la mala planificación y comunicación. Estas estrategias probadas pueden ayudar a crear y ejecutar un proyecto de automatización de AP exitoso:

• Evalúe los procesos actuales de AP e identifique brechas: comience revisando a fondo sus procesos de cuentas por pagar existentes para identificar ineficiencias y áreas que podrían beneficiarse de la automatización. Esta evaluación ayudará a identificar necesidades específicas y sentará las bases para una solución de automatización personalizada.
• Elija el software de automatización de AP adecuado: elija un software que se alinee con las necesidades específicas de su organización. Considere factores como la compatibilidad con los sistemas existentes, facilidad de uso, escalabilidad y capacidad de dar soporte a las operaciones globales, si es necesario.
• Configure la captura de facturas digitales (OCR y e-invoicing): implemente tecnologías como OCR y e-invoicing para pasar de formatos basados en papel a digitales, un proceso fundamental para reducir la entrada manual de datos y aumentar la precisión.
• Configure flujos de trabajo automatizados y jerarquías de aprobación: establezca reglas y flujos de trabajo claros para el procesamiento y aprobación de facturas. Estas deben diseñarse para optimizar los procesos, reducir los retrasos y garantizar el compliance de las políticas de la empresa.
• Construya una estrategia sólida de comunicación, feedback y capacitación: las mejores integraciones de software ocurren cuando los gerentes se toman su tiempo para conocer los puntos débiles y deseos de todos sus equipos centrales. Dedique tiempo a comunicar los objetivos descendentes y la justificación de su empresa para elegir nuevas soluciones. Reestructure roles y responsabilidades para garantizar que la automatización no quite puestos de trabajo, sino que libere a sus equipos para que desarrollen habilidades más estratégicas y comercializables.

Cómo elegir un software de automatización de AP

A medida que se enfrenta a una competencia sin precedentes y a fuerzas de mercado inciertas, debe aprovechar todas las oportunidades que pueda para ganar agilidad y velocidad, y obtener mayor información estratégica basada en datos y visibilidad de cada parte de su operación. Las tecnologías que —hace solo unos años— habrían sido “agradables de tener” ahora se han vuelto esenciales. Es más importante que nunca que desarrolle una estrategia informada y a largo plazo para construir un porfolio de tecnología que satisfaga exactamente sus necesidades únicas y permita escalar y adaptarse fácilmente con el cambiante entorno de negocios. A continuación, se muestran solo algunos de los pasos involucrados en la evaluación de software de automatización de AP:

• Comprenda los requisitos de sus procesos de AP: defina claramente sus necesidades de automatización, incluyendo las funciones esenciales que abordarán desafíos específicos dentro de sus procesos actuales.
• Evalúe la escalabilidad y flexibilidad: asegúrese de que el software pueda adaptarse al crecimiento y a los procesos y regulaciones de negocio cambiantes.
• Garantice las capacidades de integración con los sistemas existentes: el software debe integrarse sin problemas con sus sistemas ERP y financieros existentes para mantener consistencia de los datos y optimizar las operaciones en todas las funciones de negocio.
• Priorice la facilidad de uso y las interfaces intuitivas: elija software con interfaz intuitiva para minimizar la curva de aprendizaje y maximizar las tasas de adopción entre su personal. La facilidad de uso es clave para aprovechar al máximo las funciones del software.
• Evalúe las características de seguridad y compliance: es crucial que el software tenga medidas de seguridad sólidas para proteger datos financieros confidenciales —y que brinde soporte al compliance de los requisitos regulatorios en todos los países en los que opera su empresa—.
• Revise la reputación del proveedor y los servicios de soporte: investigue la reputación del proveedor en el mercado y la calidad de su soporte al cliente. Un servicio de atención al cliente confiable es esencial para una resolución rápida de problemas y para garantizar un rendimiento continuo del sistema.

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