Aprovisionamiento vs. compra —conozca las diferencias

Al comparar aprovisionamiento y compra, se trata menos de cómo se diferencian y más sobre sus semejanzas. El aprovisionamiento es una práctica general; es el marco procedimental y analítico que sustenta sus actividades de gestión de gastos. Las compras llegan más adelante en este proceso, cuando se completa la diligencia debida y es momento de iniciar y completar las transacciones.

Hace veinte años, los equipos de aprovisionamiento y compras dependían más de hojas de cálculo y análisis manuales, lo que limitaba los tipos y el volumen de información estratégica a su disposición. Hoy en día, la tecnología y el software avanzados permiten a las partes interesadas actuar con mayor inteligencia y detectar oportunidades estratégicas que benefician al negocio en su conjunto. En este artículo, veremos ambas actividades a través de la lente de las prácticas modernas.

¿Qué es el aprovisionamiento?

El aprovisionamiento tiene como objetivo el abastecimiento y la adquisición de bienes y servicios para satisfacer las necesidades de negocio inmediatas y a largo plazo. Sus objetivos principales incluyen optimizar la base de suministro, gestionar los costos a lo largo del ciclo de vida de los bienes adquiridos y mantener relaciones sólidas con los proveedores críticos. Los procesos y tecnologías más eficientes del aprovisionamiento automatizan la gestión de pedidos y las licitaciones e integran datos para ayudar a impulsar la eficiencia, transparencia y compliance, mientras respaldan objetivos de negocio más amplios.

Pasos básicos en el proceso de aprovisionamiento

Si bien cada empresa tiene procedimientos operativos únicos, el proceso de aprovisionamiento generalmente incluye los siguientes pasos:

• Identificación y validación de necesidades: este proceso comienza con una evaluación exhaustiva de las necesidades específicas de varios departamentos dentro de su empresa, para garantizar que sus esfuerzos de compras corporativas estén correctamente alineados tanto con sus objetivos de negocio más amplios como con sus demandas operativas.
• Investigación y selección de proveedores a través de abastecimiento estratégico: las mejores prácticas de abastecimiento estratégico son sólidas y están impulsadas por datos. Implican un esfuerzo de investigación organizado para identificar a los proveedores potenciales y evaluarlos en función de sus criterios principales (como valor, fiabilidad, ética y calidad).
• Gestión de categorías: esto implica organizar sus gastos en distintos grupos de productos o servicios para minimizar costos y riesgos y garantizar que obtiene el mejor valor para cada compra. Aprovecha los análisis de gastos para identificar oportunidades de ahorro y optimizar las negociaciones con los proveedores.
• Negociaciones y gestión de contratos: durante esta fase, negociará los términos que rigen sus transacciones con su proveedor. Por lo general, esto incluye precios, cronogramas de entrega, estándares de calidad y formas en que abordará cualquier cambio o disputa.
• Gestión y evaluación continuas de las relaciones con los proveedores: un proceso de aprovisionamiento sólido no termina con un contrato firmado, sino que implica una evaluación y gestión continuas de las relaciones con los proveedores. Aparte de establecer normas, implica responder rápidamente a cualquier problema y definir consecuencias claras en caso de estar fuera de regla.

¿Qué son las compras?

Las compras son el componente más transaccional del aprovisionamiento, centrado en la adquisición de los bienes y servicios reales esenciales para mantener las cosas en movimiento. Esta función implica la interacción directa con los proveedores para realizar pedidos y gestionar entregas y pagos. Los equipos de compras más eficaces también se mantendrán al tanto de los proveedores para asegurarse de que obtienen los mejores precios y opciones de cumplimiento.

Pasos básicos en el proceso de compras

• Solicitud de compra y aprobación: el ciclo comienza con una “solicitud de compra”, un documento interno emitido por un departamento o individuo que luego debe ser revisado y aprobado por las partes interesadas designadas para garantizar que la solicitud se alinee con las restricciones presupuestarias y las necesidades de negocio.
• Selección de proveedores y realización de pedidos: después de la aprobación, el departamento de compras solicita y evalúa pujas u ofertas de los proveedores para determinar la mejor coincidencia en términos de precio, calidad, condiciones de entrega y otros criterios. A continuación, se emite un pedido formal que establece un acuerdo contractual que especifica los parámetros acordados y las condiciones de venta.
• Recepción y conciliación de bienes/servicios: una vez entregados los bienes o servicios, el departamento de compras inspecciona y verifica que todo cumple con las especificaciones y los estándares de calidad establecidos en el contrato —e interactúa directamente con el proveedor para resolver cualquier problema o discrepancia.
• Procesamiento de pagos: el paso final implica que el departamento de cuentas a pagar procese el pago de acuerdo con las condiciones acordadas, completando así el ciclo de compras.

Aprovisionamiento vs. compras: diferencias clave

Ya hemos analizado algunas de las principales maneras en que el aprovisionamiento y las compras se interrelacionan. A continuación se muestran algunas de las diferencias más granulares entre estos dos términos a menudo fusionados:

• Alcance y enfoque

  • El aprovisionamiento incluye todo, desde identificación y validación de las necesidades de negocio hasta selección de proveedores, negociación de contratos y gestión de relaciones continuas. El objetivo es maximizar el valor para la organización a lo largo del tiempo, no solo en términos de ahorro de costos, sino también de mejora de la calidad del producto, prestación de servicios, satisfacción del cliente e innovación de los proveedores.
  • Por el contrario, las compras son más “en el momento”. Implican las actividades específicas de pedir mercancías y servicios, recibirlos, inspeccionarlos en busca de calidad y precisión, y procesar pagos. Las compras se centran principalmente en la eficiencia y eficacia del proceso de compra, enfatizando el control de costos, el cumplimiento de los presupuestos y la entrega puntual de bienes y servicios.

• Duración del proceso

  • El aprovisionamiento es un proceso continuo y cíclico que implica la planificación y la gestión a largo plazo. Requiere una evaluación y adaptación continuas para satisfacer las cambiantes necesidades de negocio y las condiciones del mercado.
  • Por otro lado, las compras suelen ser un proceso más corto y específico para cada tarea. El ciclo de compras concluye una vez que se reciben los bienes o servicios y se paga a los proveedores (aunque las reseñas de rendimiento y el análisis de gastos pueden influir en las decisiones de compras futuras).

• Toma de decisiones

  • El aprovisionamiento abarca tanto la toma de decisiones como el suministro de información para fundamentar esas decisiones. Desde la gerencia hasta la planta de producción, las empresas confían en la inteligencia de sus equipos de aprovisionamiento para ayudarlas a tomar decisiones rápidas y confiables que se alineen con los objetivos de costo, riesgo, sostenibilidad y compliance corporativos.
  • El objetivo principal de los equipos de compras es satisfacer las necesidades inmediatas de manera eficiente, dentro de las restricciones presupuestarias y de acuerdo con los "cinco aciertos" de compras: calidad, cantidad, precio, lugar y tiempo.

• Relación con proveedores

  • El aprovisionamiento tiene como objetivo construir relaciones con los proveedores que ofrezcan ventajas competitivas a lo largo del tiempo y contribuyan al crecimiento y éxito mutuos. Esta gestión de relaciones implica evaluaciones periódicas, colaboración en mejoras y esfuerzos de desarrollo conjunto.
  • Si bien las compras definitivamente incorporan elementos de la gestión de las relaciones con los proveedores (SRM), normalmente ve estas relaciones a través de una perspectiva más transaccional y centrada en las tareas. Se hace hincapié en cumplir los términos del contrato en lugar de desarrollar vínculos estratégicos más profundos.

• Gestión de riesgo y compliance

  • Por lo general, el aprovisionamiento tiene una visión más amplia y de punta a punta del riesgo, incluyendo problemas globales que pueden causar disrupción en la cadena de suministro, una compleja gama de problemas regulatorios y de compliance, y cambios y eventos del mercado en general. Incorpora evaluaciones de riesgo integrales y estrategias de mitigación en los procesos de selección y gestión de proveedores.
  • Y aunque las compras pueden solaparse con estos problemas más amplios, se centran principalmente en los riesgos operativos relacionados con la entrega, cumplimiento de las especificaciones y procesos de pago. El objetivo es garantizar que las operaciones diarias estén optimizadas –no interrumpidas– por las actividades de compras.

¿Qué es el software de aprovisionamiento electrónico y cómo puede ayudar?

El software de aprovisionamiento electrónico es una plataforma instalada localmente o basada en la nube que facilita la gestión electrónica de varios procesos de aprovisionamiento. Esto incluye la automatización de abastecimiento, solicitudes, gestión de pedidos, procesamiento de facturas, gestión de proveedores, etc. Al integrar estos procesos en una única plataforma unificada, el software de aprovisionamiento electrónico ofrece un enfoque más cohesivo y eficiente para gestionar las tareas. Transforma digitalmente el aprovisionamiento en un proceso optimizado basado en datos que da como resultado numerosos beneficios para su negocio:

• Eficiencia de costos: automatizando las tareas rutinarias de compras corporativas, tales como la emisión de pedidos de compra y el procesamiento de facturas, puede minimizar los aspectos laboriosos para impulsar resultados más rápidos y precisos y costos administrativos más bajos. Además, el software de aprovisionamiento electrónico suele brindar mejores herramientas de gestión de presupuesto y seguimiento de gastos, lo que ayuda a mantenerse dentro de los límites financieros mientras optimiza sus gastos.
• Optimización de procesos: ciertas características como las órdenes de compra electrónicas, flujos de trabajo de aprobación automatizados y pagos electrónicos integrados aceleran el proceso de compras corporativas, lo que reduce los tiempos del ciclo sourcing-to-payment, así como la posibilidad de errores. Esta mayor eficiencia no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la productividad de sus equipos.
• Visibilidad mejorada: consolidando conjuntos de datos dispares (en múltiples sistemas) en un dashboard integral, las soluciones de compras corporativas electrónicas brindan a los equipos una visión más profunda de todos los niveles de la cadena de suministro. Esto permite un seguimiento de gastos más preciso y un análisis impulsado por IA en tiempo real.
• Gestión de proveedores: los mejores sistemas incluyen funciones para gestionar la información de los proveedores, realizar un seguimiento del rendimiento y fomentar mejores relaciones. A través de una plataforma centralizada y conectada, estas herramientas permiten el acceso a datos de proveedores on-demand y una mejor comunicación y colaboración con sus proveedores.
• Gestión de riesgos: el compliance y la mitigación de riesgos se mejoran estandarizando los procesos y alineándose con las regulaciones fiscales, gubernamentales y de sostenibilidad tanto a nivel local como global. Los sólidos seguimientos de auditoría y la visibilidad de la cadena de suministro multinivel respaldan aún más las respuestas proactivas a los riesgos. Además, estos sistemas permiten supervisar el rendimiento de los proveedores y mantener registros detallados, protegiendo aún más su negocio.
• Toma de decisiones estratégicas y soporte de abastecimiento: las soluciones de compras corporativas potenciadas por IA dan soporte a iniciativas de abastecimiento estratégico, incluida la planificación de requisitos de material. Brindan análisis detallados e información estratégica que se pueden usar para todo, desde la elección de proveedores y productos adecuados hasta actividades de aprovisionamiento más eficientes.

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