Avanzar más allá de los métodos de compras corporativas transaccionales

Las compras corporativas han evolucionado de la compra transaccional y el registro de datos a una disciplina de gestión multifacética. Hoy en día, se requieren habilidades tácticas, analíticas e interpersonales. Las compras corporativas siguen siendo el proceso de investigar, buscar, comprar, recibir, inspeccionar y aprobar el pago de todos los bienes y servicios que una empresa necesita para operar. Desde materias primas y maquinaria hasta honorarios de consultoría y mesas de conferencias, este importante grupo está involucrado.

Además de las prioridades de contención de costos, las compras corporativas desempeñan un papel cada vez más importante en la estrategia de ingresos de una organización. Al mismo tiempo, este ocupado equipo tiene las oportunidades y presiones adicionales de gestionar una cadena de suministro global, junto con las expectativas de los clientes en cuanto a rapidez y transparencia. Esto está llevando a las empresas a buscar nuevas formas de optimizar los procesos y proteger los datos de la compañía.

Definición y beneficios de las compras corporativas colaborativas

Las compras corporativas colaborativas se refieren a la alineación estratégica e integración de las actividades de compras corporativas entre los departamentos internos, proveedores y socios externos. El enfoque puede aprovechar el poder de compra colectivo y ayuda a las empresas a reducir costos, mejorar la eficiencia, ampliar la visibilidad y fortalecer el compliance.

En lugar de operar de manera aislada, los participantes comparten información para simplificar la adquisición, contratación, compras, gestión de proveedores y pagos. En el contexto de los sistemas de software de planificación de recursos empresariales (ERP), las compras corporativas colaborativas pueden integrarse a través de plataformas digitales tales como SAP Business Network. Estas soluciones nativas en la nube actúan como un centro para conectar compradores y proveedores en tiempo real, automatizar transacciones y fomentar la colaboración. Esto da como resultado menos fricción, aunque compradores, socios y proveedores puedan estar operando con diferentes soluciones de software y hardware.

Por qué las compras corporativas colaborativas ya no son opcionales

Los profesionales de compras corporativas se ven presionados por la incierta disponibilidad de materiales y el costo de mantener inventario adicional debido al aumento de los precios. Sin embargo, los equipos de compras corporativas deben lograr que todo funcione mientras mantienen el compliance y se ajustan al presupuesto. De repente, un rol históricamente operativo ahora impacta directamente en los resultados del negocio. Para tener éxito, están buscando nuevas herramientas y procesos que ayuden a los equipos internos a hacer cada día más sin gastar de más.

Los modelos tradicionales de compras corporativas tienen dificultades para mantenerse al ritmo de las disrupciones globales, los cambios regulatorios y el aumento de las expectativas de los clientes. Se caracterizan por procesos manuales, herramientas heredadas y métodos de comunicación fragmentados.

Incluso las organizaciones que utilizan sistemas ERP modernos basados en la nube pueden enfrentar desafíos debido a la falta de transparencia en los procesos y cronogramas de sus proveedores. El resultado es una capacidad limitada para ver eficientemente el inventario y el estado de los pedidos o pagos, entre otras cosas.

Para cerrar la brecha, los equipos de compras corporativas de todo el mundo están extendiendo sus soluciones de ERP para compartir de manera segura con los proveedores y automatizar datos en plataformas en la nube dedicadas a las compras corporativas colaborativas y otras funciones de la cadena de suministro. Esto aborda desafíos comunes y ofrece beneficios, tales como:

• Mejorar la visibilidad permitiendo que todas las partes vean el estado de cada transacción.
• Reducir los tiempos de ciclo automatizando órdenes de compra, facturas y pagos.
• Mejorar las relaciones con los proveedores mediante objetivos compartidos y seguimiento del desempeño.
• Mitigar los riesgos a través de la colaboración proactiva y la planificación de contingencias.

Estas nuevas capacidades permiten que los equipos pasen de operaciones transaccionales a operaciones estratégicas, haciendo que las compras corporativas colaborativas no solo sean beneficiosas, sino esenciales.

Roles clave, procesos y partes interesadas en la colaboración de compras corporativas

Antes de comprometer presupuesto en una solución de colaboración para compras corporativas, modificar los flujos de trabajo o solicitar el soporte del área de TI, es importante evaluar quiénes deberían estar involucrados y el tiempo propuesto.

La elaboración de un caso de negocio para la colaboración en compras corporativas está impulsada por varios factores: la empresa reconoce su necesidad de modernizarse, existe un impulso hacia la facturación electrónica para lograr eficiencia operativa, las regulaciones fiscales exigen la facturación electrónica y los ahorros a largo plazo pueden reinvertirse en otra área del negocio.

La discusión y la introducción suelen ocurrir después de que un proyecto principal de migración a la nube haya estado funcionando sin problemas durante un período de tiempo. Es útil investigar y presentar KPI positivos al reunirse con las partes interesadas para ilustrar el valor de las recientes actualizaciones de modernización.

Además del departamento de compras corporativas, esto puede incluir:

• Finanzas que realiza el seguimiento del gasto en compras corporativas, pronostica presupuestos, garantiza el compliance financiero y da soporte a los análisis de costo-beneficio.
• Legal y compliance que revisa los contratos para identificar cualquier problema relacionado con el cumplimiento de los requisitos regulatorios y los estándares de las políticas internas.
• Gestión de operaciones y cadena de suministro que coordina la logística, el inventario, los detalles de entrega y los métodos de compras corporativas.
• Analistas de TI y sistemas para opinar sobre la solución más adecuada para las necesidades de la empresa y supervisar la integración de datos con un proveedor de plataforma de compras corporativas.

Herramientas de colaboración en compras corporativas: características y ecosistema

Las herramientas más recientes de colaboración en compras corporativas son arquitecturas basadas en la nube y habilitadas para API que permiten escalabilidad, interoperabilidad e intercambio de datos en tiempo real. Sin embargo, las empresas que aún operan en entornos on-premises o híbridos también pueden aprovechar estas herramientas modernas a través de middleware y conectores.

Si bien las plataformas de compras corporativas son relativamente nuevas, las capacidades que permiten están llamando la atención de profesionales de finanzas y gestión de suministros. Por ejemplo, SAP Business Network da soporte a más de tres millones de empresas para que realicen transacciones y colaboren entre sí. Los usuarios disfrutan de la automatización de procesos que ahorra tiempo y valoran que la plataforma resuelva problemas de compatibilidad e integración. Los participantes configuran sus entornos de negocio para enviar y recibir datos con cualquier otra persona en la red, sin importar qué sistema de ERP utilicen. Si los vendedores o proveedores de una empresa aún no están en la red, se les pueden enviar invitaciones para unirse fácilmente —a menudo de forma gratuita—.

Esto representa una mejora significativa en comparación con procesos anteriores tales como el intercambio electrónico de datos (EDI) y el envío de hojas de cálculo de un lado a otro por correo electrónico. Si bien el EDI permite que proveedores y compradores intercambien órdenes de compra y facturas electrónicamente, su arquitectura rígida no permite la automatización de la precisión ni las verificaciones de compliance. Eso debe hacerse manualmente tanto por el remitente como por el receptor, lo cual añade tiempo y genera la posibilidad de errores. Los sistemas EDI tampoco pueden realizar análisis de los datos contenidos en los documentos ni generar informes útiles. Las capacidades de compras corporativas colaborativas resuelven muchos de estos puntos problemáticos.

Las características de valor agregado que debe buscar en una solución de colaboración para compras corporativas incluyen:

• Intercambio de documentos: habilite órdenes de compra, facturas, pagos y confirmaciones electrónicas automatizadas.
• Descubrimiento de redes: busque nuevos proveedores que cumplan con ciertos criterios o calificaciones, publique necesidades de adquisición, reciba ofertas y más.
• Portales de autoservicio para proveedores: permita a los proveedores gestionar perfiles, responder a solicitudes de cotización (RFQ), convertir órdenes de compra (PO) en facturas y enviar facturas, así como hacer seguimiento a los pedidos.
• Dashboards de analítica: brinde información estratégica sobre el gasto, el desempeño de los proveedores y la eficiencia de los procesos.
• Orquestación de flujos de trabajo: automatice aprobaciones, escaladas y manejo de excepciones.
• Barreras de protección del compliance: concilie órdenes de compra y facturas, asegúrese de que los pedidos y las facturas cumplan con los parámetros y contratos del comprador, utilice proveedores aprobados por país y cumpla con los requisitos regulatorios.
• Integración con sistemas de ERP: garantice la consistencia de los datos y elimine la mayoría de las entradas manuales en los entornos ERP.

Las plataformas de compras corporativas colaborativas permiten transacciones seguras, sin contacto y coordinación en tiempo real. Forman parte de un ecosistema más amplio que incluye redes de adquisición, logística e inteligencia de activos —creando una cadena de suministro digital unificada—.

Errores comunes en las compras corporativas colaborativas que debe evitar

A pesar de los muchos beneficios de las plataformas de colaboración en compras corporativas, conseguir la aceptación aún puede ser un desafío. Esto suele deberse a varias razones: fatiga por la transformación, tiempos inadecuados, resistencia de los proveedores o falta de datos sobre el ROI. Esto es comprensible dado el número de equipos involucrados, la planificación técnica y la inversión inicial.

Sin embargo, los gerentes de compras corporativas astutos pueden abordar estas preocupaciones educando a las partes interesadas mediante puntos problemáticos tangibles y resultados positivos. Los ejemplos incluyen:

Falta de integración: los sistemas desconectados dificultan el flujo de datos y la visibilidad.
Solución: utilice una plataforma nativa de ERP para garantizar una integración fluida.

Participación limitada de proveedores: los proveedores pueden ser lentos para adoptar plataformas digitales.
Solución: ofrezca soporte en el onboarding y resalte los beneficios mutuos tales como pagos más rápidos y reducción de errores. Es posible que descubran que muchos de sus proveedores y clientes ya están en la red.

Riesgos de seguridad y compliance: compartir datos entre organizaciones introduce vulnerabilidades.
Solución: elija una plataforma con seguridad robusta, registros de auditoría y certificaciones de compliance.

Falta de visibilidad: los sistemas discretos requieren procesos de compras corporativas manuales y de varios pasos.
Solución: permite la coautoría de contratos, la facturación electrónica y el seguimiento del desempeño en un sistema compartido.

Costos adicionales: es posible que los líderes no estén dispuestos a asignar un presupuesto adicional.
Solución: ejecute un programa piloto y brinde estadísticas de ROI validadas para respaldar una mayor inversión.

Si los líderes aún no están convencidos, los informes de terceros pueden aliviar sus dudas. Según el documento técnico de IDC Business Value, "The Business Value of SAP Business Network — for Buyer Organizations",¹ los clientes pueden esperar retornos positivos de ROI en forma de:

• Salida al mercado más rápida.
• Entrega más rápida de productos y pedidos.
• Onboarding de nuevos socios más rápido.
• Entrega de documentos más rápida.
• Mayor uso de órdenes de compra electrónicas.
• Reducción en los tiempos del ciclo de aprobación de facturas.
• Más facturas procesadas sin excepciones.

Otros recursos de terceros que pueden ser útiles son la calculadora de valor del negocio de IDC² y el documento técnico de IDC Business Value, "The Business Value of SAP Business Network — for Selling Organizations".³ Una vez que se confirme la aceptación, es momento de crear un roadmap para pasar de procesos establecidos a flujos de trabajo que ahorren tiempo.

Desarrollar un roadmap de colaboración para líderes de compras corporativas

Aunque integrar una solución de colaboración en compras corporativas es una tarea menor en comparación con una migración a la nube a nivel empresarial, se recomienda construir un roadmap estratégico para obtener resultados óptimos. Este ejercicio permite que todas las partes reflexionen sobre sus necesidades, requisitos y expectativas. También es el momento adecuado para planificar cualquier paso de gestión del cambio o capacitación. Los colaboradores estarán listos para usar las nuevas herramientas de colaboración de compras corporativas tan pronto como estén disponibles. Los pasos sugeridos a considerar son:

1. Evaluar la madurez actual: analice los procesos de compras corporativas existentes, los sistemas y la participación de las partes interesadas. ¿Con qué tiene más dificultades su equipo? ¿Qué pasos son más propensos a errores o malentendidos? ¿Qué es lo que el equipo no quiere que cambie?
2. Definir los objetivos de colaboración: alinéelos con las prioridades del negocio, tales como ahorro de costos, agilidad o sostenibilidad. ¿Cuáles son sus prioridades? ¿Cómo definirá el éxito? ¿Facturación más rápida? ¿Menos errores? ¿Una cadena de suministro más resiliente?
3. Seleccionar la plataforma adecuada: elija herramientas que se integren con su sistema ERP y den soporte a sus necesidades de colaboración. ¿Algún vendedor o proveedor ya está utilizando una plataforma de compras corporativas? Si no es así, asegúrese de que puedan unirse fácilmente, para que la adopción sea más probable.
4. Involucrar a las partes interesadas: involucre a los equipos de compras corporativas, finanzas, TI y proveedores desde el principio del proceso para obtener su opinión, responder preguntas y asegurar su participación. Seleccione la plataforma de compras corporativas que mejor se adapte a las necesidades de todos.
5. Pilotear e iterar: comience con un pequeño grupo de proveedores o categorías, mida los resultados y ajuste el proceso. Por ejemplo, si un proveedor clave ya está en la red que usted selecciona, intégrense con él primero. Configure los flujos de trabajo, capacite al equipo y evalúe las mejoras durante un período determinado, como tres meses.
6. Escalar y optimizar: si los beneficios y el ROI son convincentes, impleméntelo con el resto de sus socios, proveedores y compradores. Amplíe la colaboración para perfeccionar los procesos, utilizando analíticas para impulsar la mejora continua.

Comience a explorar la colaboración en compras corporativas hoy

Los días de los procesos de compras corporativas transaccionales manuales y aislados están desapareciendo gracias a las redes basadas en la nube que permiten a las empresas comerciar con menos fricción. Los equipos de compras corporativas que emplean estas nuevas herramientas pueden con más facilidad:

• Descubrir nuevos proveedores y llegar a acuerdos contractuales rápidamente
• Responder más rápido a las circunstancias cambiantes de la cadena de suministro
• Obtener una mejor visibilidad de todos los pasos del proceso de compra y venta
• Cumplir con todas las normativas y políticas internas y externas

El uso de una plataforma colaborativa de compras corporativas aporta visibilidad, eficiencia y compliance a su cadena de suministro. La solución adecuada está lista cuando usted lo esté y hay muchas opciones disponibles para dar soporte a la transformación de su empresa.