¿Qué es un sistema de gestión de nómina?

Un sistema de gestión de nómina se utiliza para calcular los salarios de los colaboradores, horas trabajadas, deducciones y retención de impuestos por período de pago. Suele estar estrechamente integrado con los sistemas de gestión de horarios y asistencia para garantizar una remuneración precisa de las horas trabajadas.

Una organización puede gestionar la nómina manualmente, utilizar software especializado o tercerizar esa función a un proveedor externo. Un sistema de gestión de nómina es un componente central de la gestión del capital humano (HCM).

¿Por qué es importante la gestión de nóminas?

Un sistema de gestión de nómina puede ayudar a las empresas a reducir la complejidad, gestionar el riesgo y escalar de manera eficaz. Además, el software de nómina avanzado brinda al personal la oportunidad de generar informes importantes, recopilar información estratégica sobre tendencias e integrar datos con sistemas que abarcan varios departamentos.

Una gestión de nómina precisa es crucial para departamentos como Recursos Humanos (RR. HH.). La función de RR. HH. y nómina necesita acceso a información sobre el salario, los beneficios laborales y el estado del colaborador para mantener con precisión los registros de la empresa y garantizar el compliance de las regulaciones impositivas y las leyes laborales.

Y equivocarse en el compliance puede resultar caro. En 2023, el IRS impuso a los empleadores estadounidenses alrededor de USD 8500 millones en sanciones civiles por mal cálculo o falta de pagos, y en 2021 una campaña y demanda legal de "nombrar y exponer" derivó en millones de libras en multas y costos de reparación para cientos de empleadores del Reino Unido. Incluso los errores menores pueden conducir a la vergüenza pública, la pérdida de credibilidad y una baja moral, por lo cual es importante que las empresas ejecuten bien la gestión de la nómina.

¿Cuáles son algunos métodos de gestión de nómina?

Las empresas de todos los tamaños necesitan gestionar y mantener una nómina precisa para pagar a los colaboradores a tiempo y mantener el compliance. Hay diferentes opciones, así como beneficios y desventajas para cada una. Estos son los tres métodos principales de gestión de nómina:

1.     Gestión de nómina manual

Este tipo de gestión de nómina implica la introducción manual de salarios, deducciones e impuestos de nómina en una hoja de cálculo de datos o en un software de contabilidad simple. Las pequeñas empresas y las startups podrían verse tentadas a utilizar la gestión manual de nóminas para ahorrar costos. Sin embargo, este método requiere mucho tiempo y es potencialmente vulnerable a amenazas de seguridad, pérdida de datos y error humano.

2.     Software de gestión de nómina

Este tipo de software especializado se encuentra en una computadora o en la nube y puede ayudar a una empresa a organizar y optimizar la automatización de la nómina. El software de gestión de nómina se opera cada vez más en la nube, generalmente se cobra una tarifa y está basado en suscripciones. Puede ayudar a las organizaciones a evitar costosos errores de nómina, mantenerse al tanto de las actualizaciones de compliance, escalar en todas las regiones a medida que las operaciones se expanden a nuevas geografías y mantener los datos del colaborador organizados y seguros.

3.     Subcontratación de nómina

Las empresas que no tienen el deseo o los recursos para ejecutar la gestión de nóminas internamente pueden contratar a un prestador de servicios externo para gestionar este proceso. Si bien una empresa externa puede eliminar parte de la carga administrativa, esto puede ser costoso y requiere renunciar al control directo del proceso.

¿Cuáles son las fases del proceso de gestión de nómina?

La gestión de nómina define los pasos que las organizaciones deben seguir para garantizar que el sistema funcione correctamente y de manera eficiente según lo previsto. Después de todo, un solo paso en falso puede resultar en un cheque de pago retrasado o una multa. Estas son las tres fases principales de la gestión de nómina:

1. La fase previa a la nómina

Implica la recopilación de datos esenciales de los colaboradores, tales como el estado de contratación, tarifas de horas extras y por hora, salario, información sobre seguimiento de horarios, bonificaciones, horas extras o comisiones, tiempo libre o vacaciones remuneradas y las deducciones. Las organizaciones también deben asegurarse de que su sistema de nómina esté configurado con los últimos datos, las políticas de trabajo y las regulaciones de compliance.

2. La fase de cálculos

Esto implica calcular la remuneración bruta y luego aplicar deducciones para obtener el pago neto o de bolsillo del colaborador. Es fundamental obtener cualquier aprobación interna que fuera necesaria para distribuir los fondos a tiempo y mantener la nómina según el cronograma.

3. La fase posterior a la nómina

Implica distribuir los pagos a los colaboradores, hacer contribuciones a la seguridad social y pensiones, mantener registros financieros precisos y presentar los formularios e informes requeridos ante las agencias gubernamentales. En función de la ubicación de la empresa, los empleadores deberán mantener los registros de los colaboradores durante un número determinado de años. Por ejemplo, el IRS afirma que las empresas estadounidenses deben mantener registros de impuestos laborales durante al menos cuatro años. Los equipos internos también deben revisar periódicamente los procesos internos para garantizar la precisión y abordar cualquier área que necesite mejoras.

¿Cuáles son las funciones de un sistema de gestión de nómina?

Ahondando en los detalles de la gestión de nómina, un sistema de nómina moderno puede ayudar a las empresas con lo siguiente:

• Cálculo de los salarios de los colaboradores: automatice y calcule el salario bruto, las deducciones y el pago neto, y garantice el compliance de las obligaciones impositivas y las leyes laborales. Los impuestos y las deducciones incluyen impuestos locales, estaduales, provinciales, regionales, federales o nacionales, importes de beneficios de seguro médico o de jubilación y cualquier otra retención del pago bruto.
• Procesamiento de impuestos de nómina: calcule y remita deducciones a agencias gubernamentales.
• Cumplir con los requisitos de mantenimiento de registros de nómina: mantenga informes de impuestos trimestrales y anuales y formularios de fin de ejercicio para colaboradores y trabajadores contratados.
• Brindar a los colaboradores recibos de pago: proporcione a los colaboradores un desglose de sus ingresos y deducciones por período de remuneración y último año a través de extractos electrónicos o en papel. Algunos sistemas de nómina también permiten a los colaboradores suscribirse a mensajes de correo electrónico o de texto respecto a sus recibos de pago.

¿Cuáles son los beneficios de usar un sistema de gestión de nómina basado en la nube?

Los sistemas de nómina dan soporte a una mayor eficiencia y ayudan a las empresas a ahorrar en tareas de RR. HH. que consumen mucho tiempo. Y con el software de nómina basado en la nube y su interfaz de acceso desde cualquier lugar, los equipos de nómina tienen herramientas potentes y con capacidad de respuesta al alcance de su mano. Cada vez más, la nómina también está siendo reconocida como una función estratégica. Como se señaló en Forbes, los sistemas de nómina impulsados por IA están ayudando a las organizaciones a mejorar la transparencia, reducir errores y ofrecer experiencias más personalizadas al personal —convirtiendo la nómina en un motor de confianza y transformación—.

• Cálculos precisos: la automatización de los cálculos ayuda a las empresas a evitar errores al procesar la nómina, lo cual garantiza pagos puntuales y precisos.
• Asistencia de compliance: cuando se aprueban nuevas leyes o cambian las leyes existentes, el software de gestión de nómina está mucho mejor posicionado para incorporar estos cambios a las regulaciones, lo cual garantiza que las empresas se mantengan por delante de los plazos críticos y eviten penalizaciones. Para las empresas que operan en múltiples regiones y países, la nómina avanzada basada en la nube incluye capacidades de localización global para mantener el compliance.
• Acceso a formularios impositivos: los colaboradores pueden acceder fácilmente a sus formularios impositivos por su cuenta, lo cual reduce la carga de RR. HH.
• Opciones de pago flexibles: los colaboradores pueden elegir si desean que se les pague mediante depósito directo o cheque, o a través de otra opción brindada por la empresa.
• Mantenimiento de registros detallado: los equipos pueden consolidar los detalles de la nómina en función de datos en tiempo real y generar informes personalizados con solo pulsar un botón. El uso de analíticas de datos de nómina para identificar tendencias y patrones ayuda a los líderes de RR. HH. y de la empresa a tomar mejores decisiones de negocio.
• Autoservicio para colaboradores: los colaboradores pueden acceder a sus recibos de pago, con un desglose de pagos y deducciones, lo cual mejora la transparencia.
• Menos errores de nómina: la nómina basada en software elimina la necesidad de ingresar y calcular datos manualmente y la posibilidad de errores que suele acompañarla.
• Alertas automáticas: los administradores de nómina pueden activar alertas en el software para llamar la atención sobre posibles problemas y configurar recordatorios de fechas importantes, plazos y actualizaciones de compliance.

La evolución de la nómina

Durante mucho tiempo, la nómina se ha considerado una función administrativa —esencial, pero a menudo pasada por alto—. Hoy en día, esa percepción está cambiando. Como se destacó en un reciente artículo de Forbes escrito por Dan Beck, SAP SuccessFactors President, la nómina se está convirtiendo en un motor estratégico de confianza, transparencia y transformación en toda la fuerza laboral.

“La nómina no se trata solo de cálculos; es un compromiso con su gente”, escribe Beck. “Cuando es precisa, oportuna y transparente, genera confianza, fortalece su cultura y mantiene al personal comprometido”.

La IA está acelerando este cambio. Desde estados de pago personalizados hasta la detección de fraudes e información estratégica sobre la fuerza laboral, los sistemas de nómina inteligentes están ayudando a las organizaciones a ir más allá de las transacciones para ofrecer experiencias significativas del personal. SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, por ejemplo, usa la IA para:

• Aumentar la transparencia salarial con funciones tales como "Explain My Pay", que simplifica los datos complejos de los comprobantes de pago.
• Aumentar la eficiencia y reducir los errores identificando anomalías antes de que afecten los pagos.
• Detectar fraudes y garantizar compliance mediante el análisis de patrones en tiempo real.
• Descubrir información estratégica sobre la compensación y los costos de la fuerza laboral para orientar la planificación y el presupuesto.

Cómo elegir un sistema de gestión de nómina

En lo que respecta a elegir el sistema de gestión de nómina adecuado, es esencial que los responsables de la toma de decisiones evalúen sus necesidades y deseos antes de seleccionar un sistema. Una vez que hayan determinado lo que pueden gastar y las características que deben tener, pueden abordar las siguientes preguntas:

1. ¿Cuál es la reputación y el nivel de experiencia del proveedor?

Dé un vistazo a los sitios web de reseñas, lea las experiencias de cliente y los casos de estudio, y observe las ventajas y desventajas de los proveedores. Asimismo, regístrese para una demo en vivo o una prueba gratuita para probar el software antes de comprometerse.

2. ¿Cuán seguro es el sistema?

Averigüe si el proveedor utiliza cifrado, cumple con las regulaciones de protección de datos y ofrece acceso de usuario personalizable. Obtenga información sobre los procesos de copia de seguridad y recuperación de datos.

3. ¿El proveedor brinda soporte a países y territorios en los que se opera el negocio?

Descubra el nivel de localización proporcionado para las ubicaciones en las que la empresa opera o a las que planea expandirse. Esto incluye el soporte de idioma, moneda, fecha y zona horaria, y va mucho más allá en campos específicos, cálculos e informes que pueden ser diferentes en cada país.

4. ¿El proveedor ayuda a las empresas a mantener el compliance con las regulaciones cambiantes?

Determinar si el proveedor monitorea las normativas legales que afectan a la nómina y brinda actualizaciones oportunas para ayudar con el compliance. Además, averigüe si un proveedor brinda soporte para la elaboración de los informes necesarios que se presentan ante diversas agencias y para qué países y territorios.

5. ¿El software se integra con otros sistemas?

Busque un proveedor que ofrezca integración con sistemas existentes como el software de HCM para mantener la consistencia de la información clave, evitar la duplicación de la entrada de datos y evitar posibles errores. Un sistema de nómina que brinda acceso por API puede permitir que las organizaciones personalicen su plataforma y se conecten con otras herramientas, pero esto también conlleva la necesidad de garantizar que estas integraciones estén actualizadas con cualquier cambio realizado en todos los sistemas conectados.

6. ¿Cuáles son las funcionalidades de generación de informes?

Aprenda qué tipos de informes puede generar un proveedor, tales como un análisis de las contribuciones a la jubilación o las obligaciones impositivas de nómina. Además, consulte si hay funciones analíticas que ayuden con las proyecciones y la toma de decisiones.

7. ¿El costo se ajusta a los presupuestos o al crecimiento esperado?

Determine el número de plazas de licencia que se necesitan y los costos totales, desde las tarifas iniciales hasta las recurrentes. Descubra si la plataforma puede escalar a medida que el negocio crece en tamaño y complejidad. Equilibre esos costos en contraste con los costos potenciales de nómina incorrecta o de incumplimiento de las regulaciones legales.

Casos de uso de gestión de nómina por industria

Estos son ejemplos de empresas de tres industrias que implementaron sistemas basados en la nube y mejoraron con éxito sus operaciones de RR. HH. y nómina.

Bienes raíces

Después de expandirse de 450 a 670 colaboradores en dos años, uno de los grupos de propiedades más grandes de Australia necesitaba un mejor soporte para su equipo y eficiencia operativa. Conozca cómo una plataforma de RR. HH. consolidada con nómina incorporada en el core ayudó a esta organización con precisión, velocidad y compliance. Lea la historia de The GPT Group.

Deportes y entretenimiento

Una gran empresa de deportes y entretenimiento quería mejorar la experiencia del colaborador y la toma de decisiones en el lugar de trabajo. Conozca cómo tener una única fuente de datos ayudó a esta organización a automatizar los procesos de RR. HH., reducir el tiempo de procesamiento de onboarding, optimizar las operaciones de nómina y tomar decisiones más fundamentadas sobre la fuerza laboral. Lea la historia de Sharks Sports & Entertainment.

Productos de consumo

Una de las empresas de alimentos más grandes del mundo necesitaba actualizar sus procesos para mejorar la experiencia y cultura del colaborador. Conozca cómo un sistema de gestión de nómina en la nube ayudó a esta organización a dar a los trabajadores de Medio Oriente acceso desde un smartphone a herramientas de autoservicio y otros datos. Lea la historia de BRF.

Explore los sistemas de gestión de nómina

Las empresas de todos los tamaños enfocadas en el crecimiento pueden beneficiarse de procesos refinados y una mejor gestión de la nómina. Aquí hay una útil lista de verificación de RR. HH. y nómina para que las empresas se aseguren de que su organización esté equipada para dar soporte a sus objetivos de negocio, enfrentar desafíos futuros y cumplir con las necesidades del colaborador.

Conozca cómo SAP SuccessFactors Employee Central Payroll puede ayudar a las empresas a simplificar los procesos de nómina para su fuerza laboral global. Gestione la nómina con confianza y de manera que cumpla con las regulaciones regionales y específicas de cada país de forma oportuna, segura y eficiente.