Definición de optimización del inventario

La optimización del inventario es la práctica de tener el inventario adecuado para cumplir con su demanda y protegerse frente a disrupciones inesperadas, evitando a la vez los excedentes innecesarios. La optimización del inventario es una práctica ágil que no solo responde rápido frente a riesgos y oportunidades, sino que también tiene la capacidad de preverlos y prepararse para ellos.

La optimización del inventario es más crucial que nunca

La optimización del inventario sigue siendo uno de los aspectos más desafiantes de la gestión de la cadena de suministro, ya que es vulnerable a innumerables factores externos —desde tendencias sociales y cambios económicos hasta eventos climáticos, dinámicas geopolíticas y presión de la competencia—. En los últimos años se ha evidenciado lo rápido que estas disrupciones de la cadena de suministro pueden desestabilizar los enfoques tradicionales de planificación, resaltando la necesidad de estrategias de inventario más ágiles, basadas en datos y resilientes.

Además, el aumento de las expectativas de entregas en el mismo día y al día siguiente ha cambiado fundamentalmente la forma en que las empresas gestionan el inventario. En lugar de depender de unos pocos almacenes centralizados, las empresas ahora operan redes de distribución en múltiples ubicaciones que exigen mayor velocidad, precisión y visibilidad en tiempo real. Con la creciente competencia on-line y la cambiante lealtad de los clientes, las organizaciones deben equilibrar los niveles de servicio con márgenes más ajustados y una mayor incertidumbre.

Las empresas que emplean enfoques modernos de gestión de inventarios —usando pronósticos, planificación de escenarios y automatización inteligente impulsados por IA para posicionar el inventario más cerca de los clientes— pueden reducir los costos de almacenamiento, proteger los niveles de servicio y responder rápidamente a la volatilidad del mercado.

La diferencia entre gestión y optimización del inventario

La gestión del inventario y la optimización del inventario son ambas parte de la amplia práctica y categoría del control de inventario.

La gestión del inventario se refiere a la meta de establecer objetivos de alta productividad y eficiencia para todas las operaciones del área. Las modernas tecnologías para planificación de la cadena de suministro brindan soporte a estos procesos dándoles a los gerentes de la cadena de suministro una mayor visibilidad sobre todos los eslabones. Internet de las cosas (IoT) y los dispositivos y activos conectados a la nube se pueden automatizar para lograr mayor eficiencia en la fabricación. Los procesos de producción, almacenamiento y logística también suman eficiencia aplicando tecnologías inteligentes tales como inteligencia artificial (IA), machine learning, robótica y automatización robótica de procesos.

La optimización del inventario es un subconjunto dentro de la gestión del inventario referida más específicamente a los márgenes de ganancia y pérdida. Cargar con un excedente de inventario innecesario provoca pérdidas y derroche. Ocupa espacio, queda obsoleto o se vence, y a menudo no se vende o se vende a un precio reducido. Por otro lado, tal como vimos durante la pandemia, los faltantes y la demanda inesperada son la otra cara del inventario, donde los costos adquieren la forma de daño a la marca y pérdida de ganancias potenciales. Por lo tanto, el objetivo de la optimización del inventario es proyectar mejor la demanda y maximizar el resultado financiero de la empresa.

Los diferentes tipos de inventario

Para el consumidor, el inventario consta principalmente de productos terminados. Pero para una empresa, el inventario es todo aquello que debe tener en stock, mantener y reponer. Si una empresa hace sopa, entonces su inventario va desde las semillas de los vegetales hasta el combustible de los camiones de entrega a las tiendas. Analizar la gestión del inventario de esta manera más holística permite apreciar mejor su complejidad.

Existen cuatro tipos básicos de inventario:

1. Materias primas: todo el inventario que finalmente lleva al producto terminado.
2. Trabajo en curso (WIP): todo el inventario que está siendo preparado y embalado en ese momento. Es una etapa costosa y riesgosa, así que las soluciones para optimización del inventario se pueden aplicar para ayudar a encontrar los procesos más rentables y rápidos.
3. Productos terminados: el significado más comúnmente dado a "inventario": ya embalado y listo para vender.
4. Suministros para mantenimiento, reparación y operación (MRO): todo lo necesario para la fabricación, producción y entrega de los artículos. La optimización del inventario se aplica para equilibrar mejor los excedentes y faltantes de estos bienes que no son para el consumidor.

Los desafíos de la optimización del inventario tradicional

Desde que existen cadenas de suministro y almacenes, uno de los mayores desafíos para optimizar el inventario ha sido lograr el equilibrio entre "solo lo suficiente" y "no demasiado". Tradicionalmente, la proyección de la demanda ha sido una práctica retroactiva. Aunque los expertos en optimización del inventario y proyección de la demanda sean muy capaces, hay un límite para lo que pueden lograr el análisis y la previsión humanos. Por lo tanto, las cadenas de suministro lineales de los sistemas heredados siempre serán vulnerables, sin importar cuánto expertise se aplique. Algunos de los desafíos más comunes incluyen:

• Sistemas heredados que no pueden recopilar ni gestionar big data: las tecnologías manuales que no están conectadas no pueden manejar volúmenes de datos dispares y no estructurados. A partir de ellos —aplicando tecnologías inteligentes tales como IA, machine learning y analíticas avanzadas—, se logra mayor precisión en la proyección tanto del riesgo como de la demanda.
• Demandas de velocidad por parte del cliente: cada año crece la demanda de entregas rápidas y productos personalizados. Además, los ciclos de vida de los productos son más cortos que nunca. Para las empresas es costoso aumentar sus redes de cadena de suministro y logística para cubrir estas demandas, por lo tanto a la optimización del inventario se le pide más precisión.
• Más competencia: gracias a la Industria 4.0 y tecnologías inteligentes y conectadas para la cadena de suministro, las empresas pueden prepararse y crecer más rápido que nunca —todo gestionado desde un hub central—. Esto ha dado lugar a un nivel sin precedentes de competencia y de opciones para el consumidor. Cada vez más se recurre a soluciones de optimización del inventario para obtener una ventaja competitiva.
• Fenómenos climáticos y desastres naturales: cada año vemos más tormentas e incendios forestales muy destructivos. Obviamente, no hay manera de preverlos con precisión, pero usando analíticas avanzadas y soluciones conectadas a la nube, los gerentes de inventario tienen la oportunidad de afrontar las alteraciones en la demanda.

Procesos de pronóstico del inventario

Hay una amplia gama de desafíos en la optimización del inventario para el business-to-business. Para determinados productos estacionales o B2B, el proceso puede ser bastante sencillo, mientras que los grandes minoristas, por ejemplo, pueden tener cientos o miles de SKU, y una base de clientes y un mercado altamente volátiles.

Las prácticas fundamentales que subyacen a la optimización del inventario no han cambiado en décadas —ni siquiera en siglos—. Lo que sí cambió son las soluciones de software que aumentan estos procesos y los especialistas que los realizan. Pero incluso los sistemas digitales más sofisticados siguen basándose en muchos de los protocolos y fórmulas conocidos y tradicionales para la optimización del inventario:

• Los análisis ABC permiten identificar los productos más y menos populares así como los más y menos rentables. Eso tradicionalmente se hacía analizando datos de ventas anteriores. Pero con analíticas avanzadas y tecnologías inteligentes, ahora es posible proyectar mejor las tendencias y anticiparse a las subas y bajas del inventario antes de que ocurran.
• La proyección de la demanda con analíticas predictivas ayuda a anticipar la demanda del cliente. También se usa para prever tendencias y riesgos. Este también solía ser un proceso más retroactivo, pero ahora el software para gestión del inventario permite que los gerentes de cadena de suministro minimicen el riesgo tanto de faltantes como de excedentes, y proyecten la demanda con más precisión.
• La planificación de necesidades de materiales es un sistema que gestiona planificación, cronogramas y control de inventario para la fabricación. Cada vez más, las soluciones de MRP heredadas son reemplazadas por sistemas para planificación de negocios integrada y para MRP impulsada por la demanda (DDMRP) que brindan mayor precisión y resiliencia.
• La fórmula de punto de reorden refleja la cantidad mínima de inventario que debe haber para que usted deba volver a pedirlo. Este siempre ha sido un proceso complicado porque difiere de un producto a otro —incluso entre productos similares—. Por ejemplo, las medias blancas y negras pueden tener diferentes puntos de reorden. Las tecnologías para optimización del inventario permiten que hasta los complejos inventarios con varias ubicaciones sean precisos y visibles —en cualquier lugar y en tiempo real—.
• La gestión del inventario perpetuo es particularmente relevante para los bienes de consumo de alta rotación (FMCG), que se mueven a gran velocidad. Con las tecnologías inteligentes, la gestión del inventario perpetuo se puede automatizar completamente en todos los puntos de contacto de compra omnicanal. Y el machine learning puede ayudar a que esas herramientas se vuelvan más inteligentes y precisas con el tiempo, incluso que sigan las noticias, tendencias e informes meteorológicos para brindar en vivo información estratégica e informes de inventario.
• El stock de seguridad e inventarios de reserva es el proceso de garantizar que haya inventarios de reserva realistas para casos imprevistos. Desde que existen las cadenas de suministro, este es un desafío fundamental porque tanto faltantes como excedentes conducen a pérdidas de ingresos. El software moderno para la cadena de suministro brinda velocidad, conectividad y análisis de datos avanzado al proceso de gestión del inventario. Ayuda a las empresas a optimizar sus márgenes de reserva con una precisión impresionante.

Sistemas para optimización del inventario: beneficios y resultados

Históricamente, incluso con pequeñas mejoras de la optimización estratégica del inventario se pueden obtener beneficios en costos y márgenes de ganancia. Aplicando procesos de negocio integrados y software para gestión del inventario, estos beneficios se vuelven más robustos y medibles —y mejoran con el tiempo a medida que el software aprende y se adapta—.

• Mayor visibilidad sobre todo el negocio: el software para optimización del inventario mejora la transparencia desde ventas, marketing y contabilidad hasta proveedores de materias primas, socios globales e incluso activos y gastos. La conectividad en la nube habilita que todos los equipos involucrados en la cadena de suministro trabajen juntos en tiempo real.
• Mejor proyección de la demanda y capacidades predictivas: las tecnologías inteligentes pueden procesar datos complejos provenientes de fuentes internas y externas al negocio —y brindar proyecciones e información estratégica precisas—. Cuando las tecnologías para la cadena de suministro están potenciadas por IA y machine learning, las analíticas predictivas y la proyección de la demanda son más precisas y esclarecedoras.
• Resultados de optimización más sofisticados: con sistemas inteligentes que pueden analizar data sets complejos y diversos, los gerentes de inventario pueden ver no solo los productos más rentables, sino también cosas como las mejores ubicaciones para cada SKU y qué productos combinados se venden mejor en diferentes momentos del año.
• Escalabilidad: las empresas deben escalar rápido por muchas razones, incluyendo éxito, crecimiento, eventos inesperados y estacionalidad. El software inteligente y las bases de datos modernas son infinitamente escalables y pueden impulsar y optimizar las operaciones a escala global.

Llegar más alto y más lejos con la optimización del inventario multieslabón (MEIO)

Las cadenas de suministro complejas (especialmente las globales) se benefician con las soluciones de MEIO, que se basan en la optimización del inventario tradicional pero usan tecnologías modernas y en la nube para obtener una imagen más centralizada y en tiempo real de las operaciones globales. Una solución de MEIO eficaz recomienda los niveles óptimos en cada "eslabón" de la cadena de suministro optimizando el equilibrio del inventario en varias ubicaciones a la vez.

Con un enfoque MEIO, los fabricantes pueden analizar las proyecciones de demanda con una vista de punta a punta sobre la cadena de suministro. Y mientras las empresas luchan por cumplir con las expectativas de los consumidores de entregas rápidas y fáciles y devoluciones convenientes, las soluciones MEIO ayudan a afrontar los inventarios más pequeños y distribuidos geográficamente de hoy en día.

Comience a utilizar las mejores prácticas de planificación de inventario

Las modernas tecnologías inteligentes ofrecen enormes beneficios a toda la gestión de la cadena de suministro, pero finalmente lo que dirige un negocio son las prácticas y las personas. La conectividad a la nube ayuda a unir a sus equipos y socios de la cadena de suministro de todo el mundo, para poner a trabajar la visibilidad compartiendo y reconociendo las prácticas de planificación sólidas y las estrategias de planificación de inventario eficientes.

1. Use técnicas sólidas para proyección de la demanda. La proyección de la demanda es un factor clave para fundamentar el modo en que las empresas elaboran sus estrategias de gestión de inventario y otros procesos tales como compras, logística de entrada, fabricación, planificación de finanzas y evaluación de riesgos.

2. Haga que el presupuesto de su inventario sea una prioridad del primer trimestre. Todo negocio tiene ciclos y cambios a lo largo del año. Estableciendo un presupuesto de inventario trimestral, los planificadores de la cadena de suministro pueden fijar objetivos y KPI más realistas y entregables.

3. Implemente sistemas estándar para la evaluación del inventario. Los sistemas de evaluación se pueden personalizar para diferentes tipos de inventario y para ayudar a mejorar la eficiencia y optimizar los flujos de trabajo. No es raro que organizaciones complejas utilicen diferentes sistemas dentro de su negocio. El punto central es tener consistencia y poner en marcha un plan. Existen dos tipos principales de sistemas para evaluación del inventario:

   • Sistema de evaluación continua: en este modelo, se piden las mismas cantidades de artículos en cada ciclo, y los gerentes de inventario deben monitorear los niveles continuamente y reponer los stocks cuando caen por debajo del nivel establecido.
   • Revisión periódica: en este modelo, gerentes de inventario solicitan los productos en el mismo momento dentro de cada ciclo. Al final se pide el inventario que resulte necesario según los niveles de ese momento. Este sistema no usa niveles de pedido fijos y es más eficiente para productos de movimiento más lento.

4. Escuche a sus clientes. Muchas empresas solo prestan atención a los temas más resonantes, y terminan tomando decisiones basadas solo en el feedback que hace más ruido. Las mejores soluciones de software para gestión de inventario pueden recopilar y analizar regularmente los datos de todos sus clientes y compradores, y ofrecer información estratégica y recomendaciones —en tiempo real— sobre ese input. Esto ayuda en los esfuerzos de optimización del inventario garantizando que las decisiones de gestión estén fundamentadas e impulsadas por datos.

5. Utilice los principios de just-in-time (JIT) y on-demand. Ciclos de vida del producto más cortos que nunca y una creciente demanda de velocidad y personalización por parte del consumidor significan que la optimización del inventario debe ser rápida y ágil. Tecnologías tales como impresión 3D y automatización robótica les permiten a las empresas realizar inventarios virtuales. La fabricación y logística de la cadena de suministro operan cada vez más utilizando redes de proveedores y prestadores on-demand. Usando software inteligente, los gerentes de inventario pueden tomar decisiones para optimizarlo en tiempo real, confiando en que los datos los respaldan.

Próximos pasos para mejorar la planificación y optimización del inventario

Al igual que con cualquier transformación de negocios, es importante establecer una buena comunicación entre todo su equipo de optimización del inventario y de cadena de suministro. Comience eliminando los silos, desarrollando sólidas estrategias de comunicación y gestión del cambio, y hablando con los líderes de su equipo. Dentro de su fuerza laboral hay una mina de oro de información sobre riesgos y oportunidades actuales, la cual se puede aprovechar para establecer estrategias accionables de optimización y planificación del inventario. Los proveedores de software también pueden ayudar a desarrollar un road map para poner en marcha su recorrido de optimización del inventario.