Análisis de gastos: la guía definitiva

En el mundo actual de competencia vertiginosa y cambio repentino, es posible que tenga pocos momentos para aprovechar una oportunidad o detectar un riesgo que podría cambiar las reglas del juego para su empresa. Para cambiar rápidamente y tomar decisiones de negocio rápidas, necesita confianza —debe sentir que tiene inteligencia confiable para respaldar y darle una visión clara de su situación. Ahí es donde entra en juego el proceso de análisis de gastos y las herramientas y metodologías que lo respaldan.

El análisis de gastos no solo brinda información clave sobre sus gastos pasados, sino que también brinda la base para herramientas analíticas para pronosticar patrones de gastos y realizar proyecciones estratégicas para la planificación futura.

Según un informe reciente de The Economist Group, alrededor de un tercio de la alta gerencia encuestada dijo que las analíticas de gastos son una prioridad principal para el próximo año. Las potentes herramientas de análisis de gastos, especialmente aquellas que incorporan capacidades impulsadas por IA, son cruciales para navegar por las complejidades modernas y empoderar para optimizar su negocio y las operaciones de aprovisionamiento.

Al revisar y analizar sistemáticamente conjuntos de datos dispares, las soluciones y prácticas de analíticas de gastos pueden ayudar a descubrir ineficiencias, negociar desde una posición más sólida y construir mejores relaciones con sus proveedores.

¿Qué es el análisis de gastos?

El análisis de gastos es el proceso impulsado por datos de recopilar, limpiar, clasificar y analizar información de gastos compleja. Su meta es ayudar a cumplir objetivos clave, como reducir los costos de compras corporativas, aumentar la eficiencia y el compliance. En su centro, aborda algunas preguntas que ayudan a comprender y optimizar mejor sus gastos:

• ¿En qué estamos gastando dinero?
• ¿Cuánto hemos pagado?
• ¿A quién le estamos comprando?
• ¿Hay una mejor manera de hacer esto?

Históricamente, el análisis de gastos era un proceso manual y laborioso. Los equipos de compras corporativas tenían que analizar fuentes de datos y hojas de cálculo dispares, a menudo pasando por alto oportunidades o riesgos. Pero afortunadamente, las herramientas de análisis de gastos potenciadas por IA de hoy automatizan estas tareas y brindan información estratégica de datos on-demand. Esto optimiza la integración y estandarización de datos de múltiples fuentes y facilita el análisis de información en tiempo real —lo que ayuda a tomar decisiones basadas en inteligencia que mejoran los resultados de negocio.

Proceso de análisis de gastos

Si bien el proceso de análisis de gastos puede variar para reflejar las necesidades y desafíos únicos de una empresa, se trata de un proceso estructurado y sistemático que se basa en el acceso a informes y conjuntos de datos continuamente actualizados, así como a analíticas sólidas. Así funciona un proceso típico:

Capturar datos de gastos directos, indirectos y de servicios

Esto incluye capturar datos de diferentes sistemas en toda su empresa, incluyendo ERP, sistemas de cuentas por pagar (AP), plataformas de compras corporativas electrónicas, sistemas de gestión de gastos y unidades de negocio. La información tanto del gasto directo (materias primas para la producción) como del gasto indirecto (suministros de oficina y servicios públicos) debe recopilarse para brindar una imagen completa de los gastos de la empresa.

Depurar, desdoblar y enriquecer datos

Una vez recopilados los datos, puede limpiarlos y estandarizarlos para que sean útiles. Esto implica unificar formatos, eliminar duplicados y lidiar con todo campo en blanco. Luego, puede enriquecer la información con más puntos de datos, como números de puntuación de crédito para cada proveedor.

Categorizar todos los datos de gastos

Después de depurar, debe clasificar los datos en categorías de gastos estándar. Este paso implica crear una taxonomía lógica que agrupe tipos de gastos similares, lo que facilita el análisis y la gestión. La gestión de categorías puede incluir categorías de gastos directos, como materias primas, y categorías de gastos indirectos, como servicios de TI.

Fusionar con datos externos

Integrar datos externos con datos de gastos internos brinda un análisis más completo. Las soluciones de software modernas mejoran este proceso al permitir fusiones de datos e informes personalizados para entregar hallazgos que no habrían sido posibles con sistemas manuales del pasado.

Transformar los datos sin procesar en información estratégica accionable

Con la aplicación de analíticas y modelados predictivos, puede identificar tendencias de manera rápida y precisa, pronosticar gastos futuros y descubrir oportunidades de ahorro de costos.

Identificar riesgos y oportunidades de ahorro de costos

Luego, puede analizar sus datos transformados para identificar riesgos potenciales, como dependencias de proveedor o problemas de compliance. Este proceso también revela oportunidades para recortar costos destacando áreas de ineficiencia o gasto excesivo.

Usar información estratégica para empoderar a los usuarios finales

Los datos son conocimiento y el conocimiento es poder. La información y los informes personalizados disponibles hoy en día pueden brindar información estratégica que cambia las reglas del juego. Pero, en última instancia, las personas deben asumir la responsabilidad de actuar sobre ellas. En este último paso clave, es importante asegurarse de que está compartiendo (con los equipos adecuados) sus hallazgos y acceso a inteligencia crítica.

Beneficios del análisis de gastos en compras corporativas y en la empresa

Gracias al aumento en visibilidad e inteligencia, el análisis de gastos facilita a su equipo de compras corporativas la obtención de algunos de los siguientes beneficios:

• Costos más bajos: el análisis de gastos destaca las oportunidades de ahorro y los riesgos potenciales, lo que ayuda a negociar mejores términos, consolidar compras y cambiar a proveedores más rentables.
• Mejor gestión de riesgos: el análisis de gastos ayuda a identificar pagos excesivos o patrones que podrían indicar posibles vulnerabilidades de la cadena de suministro.
• Abastecimiento estratégico mejorado: la información estratégica detallada sobre las tendencias de gastos permite tomar decisiones más rápidas, negociar desde una posición más sólida y alinear mejor sus procesos de abastecimiento estratégico con sus metas y objetivos entre negocios.
• Procesos de compras corporativas optimizados: el análisis de gastos ayuda a identificar ineficiencias y cuellos de botella. Estos descubrimientos pueden llevar a mejoras en los procesos, tiempos de ciclo más rápidos, costos de mano de obra reducidos y un mejor rendimiento de compras corporativas en general.
• Mejor gestión de relaciones con los proveedores (SRM): puede usar la información estratégica sobre SRM y el rendimiento de los proveedores para desarrollar alianzas más sólidas y garantizar que sus proveedores cumplan con los estándares y expectativas que usted establece.
• Gestión de contratos optimizada: agregar analíticas al proceso de gestión de contratos ayuda a ver más allá de la letra chica para detectar desafíos y oportunidades. Esta información estratégica permite negociar los mejores períodos de vigencia continuos y de renovación a lo largo del ciclo de vida del contrato.
• Capacidad de comparar el rendimiento: el análisis de gastos permite a su organización comparar el rendimiento internamente y con los estándares de la industria, identificar las mejores prácticas, establecer objetivos e impulsar mejoras continuas.

Ejemplo de análisis de gastos

Al integrar soluciones de análisis de gastos, la poderosa marca de ropa American Eagle Outfitters optimizó su visibilidad y compliance de gastos en múltiples categorías de compras corporativas. Esto permitió un acceso rápido a datos de gastos detallados, lo que ayudó a la empresa a mantener un alto nivel de compliance de sus políticas de compras corporativas. Notablemente, American Eagle Outfitters logró consistentemente un objetivo del 80% en compliance de orden de compra, lo que se traduce en ahorros sustanciales.

Además, la integración de múltiples sistemas fuente facilitó el análisis de gastos en tiempo real, lo que permitió a American Eagle Outfitters identificar y actuar en función de las oportunidades de reducción de costos. Este uso estratégico de soluciones integradas de análisis de gastos fortaleció las relaciones con los proveedores de American Eagle Outfitters y mejoró su eficiencia de compras corporativas en general.

¿Qué son los gastos no autorizados?

Los gastos no autorizados, también conocidos como gastos "maverick", se producen cuando su personal realiza compras que eluden sus políticas de compras corporativas. Con la facilidad de comprar on-line, incluso los bienes y servicios B2B pueden ser adquiridos cada vez más por cualquier persona con una conexión a internet. Este tipo de gasto puede provocar muchos problemas y riesgos, incluyendo costos más altos, pérdida de visibilidad, calidad poco confiable y posibles problemas de compliance si el comprador no se adhiere a los requisitos legales o normativos. También puede dañar sus relaciones con los proveedores preferidos, que pueden no apreciar ser eludidos.

Al configurar sus soluciones de análisis de gastos para detectar las tendencias asociadas con los gastos no autorizados —y al educar a sus equipos sobre los riesgos de esta práctica— puede ayudar a protegerse contra los problemas que causa.

Métricas de análisis de gastos y KPI

La mejor solución de análisis de gastos puede ayudar a supervisar varias métricas e indicadores de rendimiento clave (KPI) acordados a través de dashboards de instrucciones e informes en tiempo real. Estas métricas brindan una ventana a los gastos y rendimiento general de proveedores, categorías, procesos de sourcing, precios, etc. Estos son algunos KPI comunes usados en el análisis de gastos:

• Ahorro: este KPI básico mide la reducción del gasto logrado a través de estrategias de compras corporativas mejoradas, mejores negociaciones con los proveedores y procesos más eficientes. Al realizar un seguimiento del ahorro de costos, puede cuantificar los beneficios financieros de sus esfuerzos de gestión de gastos.
• Gasto gestionado: este KPI hace referencia al gasto total gestionado activamente por el equipo de compras corporativas. Ayuda a comprender cuánto de sus gastos se está controlando y optimizando. Los niveles más altos de gasto gestionado indican una mejor supervisión y prácticas de compras corporativas más eficaces. La métrica garantiza que todos los gastos sean visibles y se tengan en cuenta, lo que reduce el riesgo de gastos no autorizados.
• Rendimiento de los proveedores: puede comparar métricas como las tasas de entrega a tiempo, de defectos y adhesión a las condiciones contractuales para evaluar el rendimiento de los proveedores. La supervisión regular establece una barra visible y acordada y fomenta relaciones más sólidas con los proveedores.
• KPI operativos: los KPI operativos miden la eficiencia de los procesos de compras corporativas. Estas pueden incluir métricas como la duración del ciclo para procesar pedidos de compra, la precisión del cumplimiento de pedidos y la eficiencia del procesamiento de facturas. La mejora de los KPI operativos conduce a procesos de compras corporativas más optimizados y costos operativos reducidos.
• Condiciones de pago: una herramienta a menudo infrautilizada, el análisis de pagos examina las condiciones en las que se realizan los pagos a los proveedores. Esto significa evaluar cosas como el promedio de días de pago, los descuentos por pronto pago realizados y la adhesión a las condiciones de pago acordadas.
• KPI del personal: los KPI del personal miden el rendimiento y la productividad del equipo de compras corporativas. Pueden incluir métricas como el número de pedidos de compra procesados por empleado, la precisión de las colocaciones de pedidos y el nivel de compliance con las políticas de compras corporativas. El seguimiento de los KPI del personal puede ayudar a identificar las necesidades de capacitación, mejorar el rendimiento general del equipo e impulsar eficiencia y eficacia en la función de compras corporativas.

Qué buscar en un software de analíticas de gastos

Las soluciones de analíticas de gastos basadas en la nube potenciadas por IA son esenciales para cualquier estrategia seria de compras corporativas y cadena de suministro. Independientemente de la etapa en la que se encuentre en su recorrido de transformación digital, cada paso que dé para mejorar la integración, visibilidad y precisión de los datos dará resultado tanto a corto como a largo plazo. Las siguientes son solo algunas de las funciones clave que debería esperar en su software de análisis de gastos:

• Integración de datos completa: el software debe integrarse con los sistemas existentes de finanzas, ERP y cadena de suministro para consolidar todos los datos de gastos en un solo lugar.
• Dashboards e informes en tiempo real: busque dashboards personalizables y en tiempo real que brinden información estratégica rápida sobre las métricas de gastos clave y los procesos de flujo de trabajo.
• Analíticas y capacidades de IA avanzadas: el software debe aprovechar la IA para transformar los datos sin procesar en información estratégica accionable y proyectar tendencias de gasto futuras.
• Interfaz fácil de usar: asegúrese de obtener una interfaz intuitiva y fácil de navegar que requiera una capacitación mínima y funcione tanto en dispositivos de escritorio como móviles.
• Escalabilidad y flexibilidad: elija software que pueda escalar con su organización, integrarse con nuevos sistemas y adaptarse a las cambiantes necesidades de compras corporativas.
• Sólidas funciones de seguridad y compliance: el software debe incluir medidas de seguridad sólidas y cumplir con las regulaciones relevantes para proteger los datos confidenciales.
• Informes y analíticas personalizables: elija software que permita la creación de informes personalizados y análisis de datos detallados adaptados a necesidades específicas.

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