Comprender la migración de ERP

El ERP es como el sistema nervioso central de una empresa. Las soluciones de ERP brindan a las organizaciones visibilidad de lo que está sucediendo en todas las áreas de negocio centrales, incluyendo finanzas, cadena de suministro, servicio al cliente y RR. HH., entre otras. Esto ayuda a las empresas a gestionar múltiples procesos entrelazados dentro de un único sistema integrado.

Una migración de ERP es necesaria cuando un ERP heredado se vuelve obsoleto, ya no mantiene el ritmo con las necesidades del cliente o limita la capacidad de una empresa para cumplir con las demandas competitivas. Sea cual sea el caso, la migración de datos es una parte crítica —y potencialmente minuciosa— de poner en marcha un nuevo ERP.

En este artículo, exploraremos:

• Cómo prepararse para la migración de ERP

• Por qué el ERP en la nube está en ascenso

• Desafíos y tropiezos de la migración de ERP

• Mejores prácticas para una migración de datos fluida

Preparación para la migración de ERP

La migración de datos puede ser un trabajo meticuloso. Trasladar información relacionada con clientes, productos y proveedores de varios formatos a un sistema supone un riesgo inherente a la integridad de los datos de ERP. La precisión es esencial para evitar retrasos, confusión y pérdida de datos durante el proceso.

Las empresas con una comprensión clara de sus objetivos, estrategias y necesidades se ponen en la mejor posición para una transferencia de datos precisa y oportuna. Estas son algunas maneras de prepararse:

Elaborar el caso de negocio

Un caso de negocio sólido comienza con una declaración sincera de los problemas. Las organizaciones deben evaluar la infraestructura de TI, apps y datos con los que están trabajando actualmente y tener en cuenta cualquier deficiencia. Marque cómo estas limitaciones afectan las operaciones, el rendimiento del personal y las relaciones con los clientes.

Luego, explique cómo un nuevo ERP abordará esos problemas. Aclare el ROI esperado, costos, limitaciones de recursos y riesgos potenciales. Los beneficios de ERP dependen de un nuevo sistema que comience con los mejores datos. Las organizaciones deben ser conscientes del tiempo, energía e inversión requeridos.

Desarrollar una sólida estrategia de migración de datos

La migración exitosa de ERP está enraizada en objetivos bien definidos. Elabore un borrador de los detalles generales del proyecto con presupuesto, cronograma realista y alcance. Seleccione las mediciones de rendimiento clave con las que verificar a medida que avanza el proyecto.

Comience a planificar temprano para alinear recursos y empoderar a los equipos de implementación de ERP para que deleguen otro trabajo y enfoquen su energía en la migración de datos cuando sea necesario. La aceptación temprana en todos los niveles de una organización pone a todos en la misma sintonía y ayuda a defenderse contra disrupciones o desacuerdos más adelante.

Seleccionar un socio de implementación de ERP

Una vez que una empresa define los objetivos y requisitos, puede evaluar cuidadosamente sus opciones de ERP. Investigue a los proveedores viendo su experiencia con el sector, compatibilidad con la tecnología actual e historial probado de cumplimiento de objetivos definidos.

Consulte los estudios de caso de proveedores para ver cuán bien se alinean con las necesidades de negocio específicas. Un buen candidato estará familiarizado con los últimos estándares de compliance de datos y regulaciones de la industria.

Por qué las empresas están migrando al cloud ERP

Los sistemas ERP tradicionales on-premise están activos en servidores mantenidos y propiedad del equipo de TI de una empresa. Necesitan espacio físico, mantenimiento regular y transferencia de datos cuando el hardware heredado inevitablemente se vuelve obsoleto. Es por eso que hoy más organizaciones están migrando a las soluciones de cloud ERP. Estos servicios basados en suscripción ofrecen la visibilidad y control que las empresas líderes desean sin una gran inversión de capital o mantenimiento continuo.

Las ventajas de un cloud ERP sobre un ERP on-premise incluyen:

• Costo: el software de ERP en la nube se entrega a través de internet, por lo cual no hay necesidad de hardware que requiera atención diaria de los departamentos de TI ya ocupados. Las correcciones, actualizaciones y mantenimiento están cubiertos por un proveedor de ERP por una tarifa fija.

• Escalabilidad: las empresas pueden agregar almacenamiento de datos a medida que crecen y nuevas funciones remotamente según sea necesario. Las integraciones de ERP preconfiguradas se conectan a aplicaciones de negocio con IA generativa que ayudan a automatizar los procesos y dar soporte a los clientes.

• Flexibilidad: las soluciones de ERP en la nube se adaptan rápidamente a nuevos modelos de negocio y regulaciones cambiantes. Las organizaciones pueden encontrar oportunidades para innovar conectando datos que solían estar en silos y consolidando, estandarizando e integrando aplicaciones.

• Analíticas: los sistemas modernos en la nube permiten a los líderes tomar decisiones mejores y más rápidas. Las herramientas de IA elevan la información estratégica oculta dentro de grandes conjuntos de datos complejos para ayudar a detectar tendencias y anticipar el cambio.

• Seguridad: las soluciones de ERP en la nube ayudan a reducir el riesgo y aumentar la transparencia de compliance. Los equipos de seguridad de los proveedores de ERP pueden realizar actualizaciones críticas, solucionar problemas y responder a ciberataques de forma remota sin una costosa visita in situ.

Desafíos comunes con la migración de datos de ERP

La migración de ERP es más que solo trasladar archivos. La continuidad de los flujos de trabajo de una empresa y la capacidad de encontrar información rápidamente dependen de una transferencia precisa de todos los datos de ERP relevantes.

Hay un montón de variables con las que lidiar. Pero estas complejidades se pueden superar, especialmente si las empresas son conscientes de los problemas que más a menudo obstaculizan a los equipos:

• Calidad de datos: contenido redundante, antiguo, innecesario u obsoleto se expande hacia abajo, causando problemas y limitando la información estratégica

• Restricciones de recursos: lleva tiempo, expertise y enfoque descubrir datos de ERP atrapados en silos de información, para luego extraerlos, limpiarlos y prepararlos para la migración

• Complicaciones del ERP heredado: cuanto más personalizado es un sistema heredado, más larga y compleja tiende a ser la migración de ERP

• Compliance y seguridad: la migración de datos desde múltiples fuentes de forma segura requiere conocimiento de las amenazas cibernéticas en evolución y de las directrices regulatorias

• Gestión de cambios: un sistema heredado puede parecer de segunda naturaleza para el personal —equilibrar su carga de trabajo y aprender un nuevo sistema puede causar estrés—

Mejores prácticas de migración de datos de ERP

Los datos de ERP precisos apuntalan procesos del personal, sistemas de cadena de suministro, interacciones de servicio al cliente y mucho más. Las empresas necesitan transferir datos teniendo en cuenta tanto el detalle de bajo nivel como la estrategia de alto nivel.

Para ayudar a garantizar que cualquier dato que se traslade esté optimizado para un nuevo sistema ERP, siga estos consejos:

Evaluar datos existentes

Diferentes departamentos dentro de una organización pueden manejar la misma parte de los datos de forma diferente. Esto puede provocar inconsistencias, duplicaciones o imprecisiones que aparecen más tarde en el momento incorrecto.

Dado que un nuevo ERP será la única fuente de verdad de una empresa, es aconsejable seleccionar de manera exclusiva lo que está migrando. Copiar hasta el último bit de datos puede causar confusión o errores más tarde. Una evaluación exhaustiva de los datos por departamento asegurará que la información inútil no obstruya una nueva base de datos.

Asignar con cuidado los campos de datos

Un blueprint para el flujo de datos ayuda a las organizaciones a detectar inconsistencias y habilitar la transferencia automática. Para lograrlo, las empresas deben asignar datos de las plataformas y soluciones fuente a la estructura de su nuevo sistema ERP.

Dé tiempo a los equipos de implementación de ERP para que comprendan lo que están viendo, marque los problemas según sea necesario y convierta los datos en formatos que se ajusten mejor al nuevo sistema.

Determinar el control de datos

Es fundamental que una organización decida quién es el propietario de los datos antes de trasladarlos. Asigne roles de forma intencional cada vez que se deban incorporar tipos específicos de datos, cómo se incorporarán y quién es responsable de ellos.

Nombre a una persona para supervisar el compliance. Esto ayudará a garantizar que todo el esfuerzo de migración de ERP esté continuamente en consonancia con las últimas regulaciones.

Establecer un proceso de validación riguroso

Para garantizar que los resultados de las pruebas se puedan interpretar con precisión y actuar en consecuencia, una buena idea es verificar la metodología de prueba de forma temprana.

Pruebe tan pronto como se transfieran los primeros datos y vuelva a validar los resultados regularmente a medida que se muevan más datos. Este enfoque permite a las empresas aprender, aplicar información estratégica en general y evitar problemas cuando el ritmo aumenta.

Fomentar una implementación colaborativa

Los expertos de TI, usuarios finales y partes interesadas deben estar presentes para que la migración de ERP tenga éxito. Para fomentar aceptación, lo mejor es desarrollar una estrategia juntos, comunicar claramente las prioridades temprano y aclarar cómo impactará el cambio en todos.

Informe regularmente a los ejecutivos, departamentos, clientes y personal sobre el estado del proyecto y cómo el producto terminado mejorará su experiencia.

Lista de migración de ERP: 7 estrategias clave

Como cualquier proyecto de toda la empresa, incluso con la mejor planificación, aparecerán problemas inesperados. Siga estas estrategias para lidiar con los problemas de frente y gestionar el riesgo:

1. Realizar una evaluación exhaustiva que defina objetivos claros

Comprenda claramente los requisitos de datos recopilando información intencionalmente en toda la organización, desde gerencia hasta usuarios finales. Conozca qué está causando frustración, ralentizando procesos o sofocando la innovación. Luego, cree una lista de objetivos medibles para abordar esos puntos débiles específicos.

2. Interactuar con consultores experimentados

Una vez que una organización tiene objetivos claros documentados, un consultor puede ayudar a priorizarlos y explorar otros problemas que puede necesitar considerar. Una perspectiva fundamentada y externa también puede aclarar cómo se ve el éxito, tanto al final de una migración de ERP como durante los próximos años.

3. Involucrar a las partes interesadas temprano y frecuentemente

La migración de ERP es un esfuerzo en toda la empresa que prosperará con comunicación clara, así que establezca expectativas por adelantado. Deje que todos los departamentos, socios y clientes afectados sepan cómo y cuándo los afectará el cambio para que puedan prepararse y no se sorprendan.

4. Documentar un plan de proyecto de migración de ERP integral

Desarrolle una lista de tareas detallada para cada paso, de principio a fin, con hitos clave y fechas adjuntas. Aclare lo que se necesita para completar cada paso y haga un seguimiento de cuánto tiempo requieren a medida que avanza.

5. Adoptar una estrategia clean core para limpiar y preparar datos maestros

Las empresas que evitan modificar las funciones centrales de su sistema ERP tienden a eludir complejidades y problemas de rendimiento futuros. Habilite un clean core para minimizar el riesgo, beneficiarse rápidamente de las actualizaciones e integrarse fácilmente con la nueva tecnología.

6. Simplificar su migración a la nube con un enfoque por fases

Una migración de ERP se debe realizar de forma gradual. Trabaje a través de sistemas o procesos clave por departamento, personal o ubicación. Resuelva problemas de forma proactiva, aprenda y continúe. Se tarda un poco más, pero ser metódico es imprescindible para proyectos complejos o de alto riesgo.

7. Probar rigurosamente y ofrecer capacitación

Confirme que un nuevo ERP extrae con precisión nuevos datos probando primero pequeñas cantidades. Verifique manualmente cada aplicación, corrija los problemas y confirme que los sistemas ERP nuevos y antiguos están alineados. Luego, agregue más datos y casos de uso al tiempo que brinda a los usuarios finales la oportunidad de capacitarse y lograr certificaciones.

¿Quién debe formar parte de mi equipo de migración de ERP?

Una estrategia de migración de datos es tan buena como las personas que trabajan juntas para implementarla. El éxito de cualquier nuevo sistema ERP depende de que el equipo dé forma al proyecto desde el principio y lo vea hasta el final.

Estos son algunos roles sugeridos para asignar y sus enfoques:

• Patrocinador ejecutivo para actuar como persona puntual con liderazgo, asegurar la aceptación ejecutiva temprano y ayudar a resolver problemas a medida que surgen

• Gerente de proyecto para dirigir el tráfico con la mirada puesta en el cronograma y el presupuesto

• Gerente de TI o administrador del sistema para asegurarse de que cualquier sistema actual impulsado por datos sea compatible y esté listo para la migración

• Analista de negocio para ayudar a aclarar el caso de negocio para la migración de ERP e iluminar sus impactos a corto y largo plazo

• Líderes interdepartamentales para garantizar que se incluyan todos los datos relevantes de las áreas de negocio clave, incluyendo finanzas, ventas, operaciones y RR. HH.

• Líder de gestión del cambio para ayudar al personal a prepararse para —y adoptar— las capacidades de un nuevo sistema ERP

• Especialista en migración de datos para ayudar a mapear, recopilar, limpiar y preparar datos para una transferencia fluida

• Encargado del control/prueba de calidad para inspeccionar los procesos en cada etapa y garantizar que la integridad de los datos transferidos se ajuste a las necesidades del nuevo sistema ERP

• Proveedor/consultor de ERP para guiar a la organización a través del proceso con una perspectiva fresca y objetivos a largo plazo en mente

Preguntas frecuentes