¿Qué es un proceso de flujo de trabajo?

Un proceso de flujo de trabajo es una serie o secuencia definida de actividades definidas para lograr resultados específicos.

¿Quién usa el software de flujo de trabajo?

Diferentes herramientas de software para flujos de trabajo abordan diferentes requisitos. Las soluciones para gestión de flujos de trabajo que tienen las características completas brindan a los desarrolladores las herramientas pro-code necesarias para crear rápido aplicaciones de flujo de trabajo, o para extender los existentes fuera de esas aplicaciones. Las aplicaciones empresariales tienen su propio entorno de modelado, el cual les brinda a desarrolladores y administradores de TI las herramientas para modelar, configurar y administrar flujos de trabajo dentro de la app. Tanto las soluciones para gestión de flujos de trabajo como los entornos de modelado incorporados agregan cada vez más capacidades que permiten que expertos en procesos departamentales que no tienen experiencia técnica se hagan cargo de dicha gestión. Y las plataformas low-code/no-code están diseñadas para que los power users de líneas de negocio desarrollen apps de flujos de trabajo simples para su uso web y móvil, sin necesidad de tener habilidades de codificación.

¿El software de flujo de trabajo puede resolver todas mis necesidades de automatización de procesos?

La mayoría de las organizaciones implementan múltiples tecnologías de automatización para dar soporte a distintos procesos y requisitos variables. Los paquetes de aplicaciones para industrias y líneas de negocio brindan flujos de trabajo con mejores prácticas para garantizar una operación eficiente y confiable de los procesos centrales de gran volumen que existen en la mayoría de las organizaciones. Las soluciones para gestión de flujos de trabajo y otras tecnologías de automatización avanzadas, como la automatización robótica de procesos o las capacidades de machine learning, ayudan a las organizaciones a cerrar brechas específicas o a crear procesos que las ayuden a diferenciarse en el mercado. Las plataformas de low-code/no-code ayudan a los desarrolladores ciudadanos, así como a los desarrolladores profesionales, a abordar rápidamente los requisitos de automatización simples. Un enfoque estratégico de la automatización de procesos requiere la capacidad de combinar con fluidez múltiples tecnologías de automatización para evitar los desafíos, tal como la compatibilidad y la integración, creados por un mosaico de diferentes capacidades de automatización de diferentes proveedores.

¿Qué desafíos de negocio puedo abordar con el software de flujo de trabajo?

Con frecuencia, los proyectos de mejora de procesos abordan desafíos tales como los procesos dañados u obsoletos, la automatización del trabajo manual o semimanual, reducción de pasos de procesos innecesarios o reducción de retrasos evitables. Los objetivos de optimización incluyen mejor eficiencia, productividad, calidad y cumplimiento regulatorio, y/o menos costos, residuos, trabajo repetido y tiempos de ciclo. Estos proyectos principalmente buscan abordar desafíos operativos específicos y centrarse en una rápida obtención de valor. Los proyectos de transformación de procesos buscan innovar para brindar nuevo valor. Los cambios en los modelos de negocio o la aparición de nuevas tecnologías son desafíos frecuentes que implican proyectos de transformación. El objetivo de la transformación suele ser la automatización de procesos de punta a punta o lograr una experiencia de cliente fluida entre todos los puntos de contacto. Estos proyectos principalmente buscan abordar procesos críticos de gran valor o volumen, o funciones de negocio orientadas al cliente.

Gestión del flujo de trabajo: una guía para principiantes sobre automatización de flujos de trabajo y gestión de procesos de negocio

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Resumen de gestión del flujo de trabajo

Como término de negocios, "gestión de flujos de trabajo" surgió en la década de 1980, junto con las primeras implementaciones de correo electrónico, las computadoras de escritorio y los sistemas de negocio digitalizados. Las personas se dieron cuenta rápido de que estas nuevas tecnologías podrían ayudar a reducir errores y optimizar tareas repetitivas. Hoy, el software inteligente conectado a la nube y los sistemas digitalizados para gestión de flujos de trabajo dan soporte a sus socios humanos para lograr cada vez mayor eficiencia y agilidad, reducir tiempos de ciclos y tasas de error, y mejorar el compliance regulatorio.

¿Qué es un flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo se puede definir como una secuencia de actividades o tareas conectadas que se completan para lograr un resultado determinado. Un flujo de trabajo estructurado sigue un camino distintivo, que puede ser secuencial o paralelo para cumplir con dependencias o requisitos específicos. A menudo, este camino tendrá variaciones definidas, particular para cada resultado de negocio deseado.

Existen tres tipos de flujos de trabajo:

Completamente manual: un flujo de trabajo manual, por ejemplo, puede estar basado en papel y tener legajos, notas y firmas escritos a mano, que se pasan físicamente a lo largo de la oficina o la planta.
Semiautomatizado: en este tipo de flujo de trabajo, algunas partes del proceso están automatizadas. Piense en una cadena de correos electrónicos, con archivos adjuntos, comentarios en el cuerpo central, y cambios en los documentos enviados, que son transmitidos oportunamente al procesador de la tarea actual.
Completamente digitalizado o automatizado: estos flujos de trabajo operan en una aplicación de negocios dedicada de manera estructurada y definida, siguiendo reglas de negocio definidas.

Gestión del flujo de trabajo o gestión de procesos de negocio: ¿Cuál es la diferencia?

Un flujo de trabajo es una cadena más específica e independiente de pasos y tareas. Por el contrario, "proceso de negocios" es un término más amplio para un conjunto de tareas, flujos de trabajo, actividades y directrices, donde algunas de las tareas pueden estar automatizadas, mientras que otras actividades pueden no estarlo.

Por ejemplo, piense en un simple flujo de trabajo de aprobación para compras –teniendo una o varias variables definidas, una regla de negocios podría estipular que un pedido necesita la aprobación de un segundo departamento si el valor supera un cierto monto –. Este flujo de trabajo es parte de un proceso de negocios más amplio para comprar bienes y servicios dentro de una organización e incluiría pautas para selección de proveedores, procurement, y demás.

Debajo se muestran algunos ejemplos de flujos de trabajo comunes:

Aprobar un pedido de compra
Autorizar una solicitud de vacaciones
Procesar el pago de facturas
Contratar personal
Solicitar un repuesto
Enviar una factura a un cliente

¿Por qué es tan importante el software de gestión de flujos de trabajo?

La gestión de flujos de trabajo es el proceso de digitalizar procesos discretos y gestionar los resultados. El software para gestión de flujos de trabajo permite crearlos, operarlos y gestionarlos. Estos son algunos de los beneficios y resultados clave que pueden esperarse de las soluciones de software dedicadas:

Mayor eficiencia: aumente su tasa de automatización para impulsar resultados más rápidos y mejores a la vez que facilita las cosas para todas las personas involucradas. Por ejemplo, con un flujo de trabajo totalmente digitalizado, las partes interesadas de negocios pueden acceder, revisar y procesar fácilmente tareas digitales claramente definidas, trabajando desde cualquier lugar –oficina, casa o afuera–.
Mayor agilidad: adapte procesos estándar para cubrir necesidades operativas cambiantes; cree innovaciones de procesos para dar soporte a nuevos modelos de negocio; y arregle procesos fallidos para lograr mayor resiliencia y flexibilidad en el negocio.
Mejor compliance: con responsabilidades claras y rastros de auditoría basados en datos, usted puede monitorear y gestionar los resultados y garantizar mejor el cumplimiento de políticas y regulaciones.

Sistemas de gestión de flujo de trabajo y cómo funcionan

Los sistemas para gestión de flujos de trabajo le permiten al usuario definir diferentes tipos para distintas tareas o procesos. Por ejemplo, en una configuración de fabricación, un documento de diseño puede ser automáticamente enrutado del diseño a la dirección técnica y, finalmente, a la ingeniería de producción. En cada etapa del flujo de trabajo, una persona o grupo es responsable de una tarea específica. Una vez completada, los sistemas para gestión de flujos de trabajo garantizan que se le notifique al personal responsable la siguiente tarea, y que reciban los datos que necesitan para ejecutar su etapa del proceso.

Los flujos de trabajo también pueden tener dependencias más complejas. Por ejemplo, si un documento debe traducirse a varios idiomas, un gerente de traducciones podría seleccionar los idiomas y cada selección se activaría como un formulario de pedido de trabajo para un traductor diferente. Solo cuando todos los traductores hayan completado sus respectivas tareas se activará la siguiente tarea del proceso. Esto ayuda a hacer seguimiento de los atascos y a mantener tras el objetivo a los equipos más amplios.

El software para gestión del flujo de trabajo, como se muestra aquí, puede ayudar a gestionar procesos y definir variaciones en su proceso.

Ejemplos de sistemas de gestión de flujo de trabajo en acción

Cada empresa tendrá sus propias necesidades específicas. Debajo se muestran algunos ejemplos de cómo implementar sistemas para gestión de flujos de trabajo modernos:

Optimizar las aplicaciones de negocio existentes: muchas aplicaciones empresariales vienen con herramientas incorporadas y plantillas de flujo de trabajo para definir y crear procesos de negocio que aún no están mapeados en el sistema. Cuando se requieren cambios en los flujos de trabajo, los administradores no tienen que empezar desde cero; pueden aprovechar las funciones existentes del sistema para crear cambios. Además, las mejores herramientas de software modernas vienen con características de automatización adicionales que tienen inteligencia artificial (IA) y herramientas para automatización de procesos ya incorporadas.
Usar extensiones de aplicaciones side-by-side: muchas empresas prefieren mantener un "clean core", lo cual significa que prefieren ejecutar sus aplicaciones de software con la menor cantidad de modificaciones posible. Esto implica que los nuevos flujos de trabajo y las innovaciones de procesos pueden aprovechar datos de los sistemas existentes, pero se crean por fuera de las aplicaciones de negocio existentes. Estas extensiones de aplicación llamadas "side-by-side", a diferencia de las "in-app", normalmente son creadas y operadas en la nube.
Orquestar procesos que abarquen a todos los departamentos: los sistemas para gestión de flujos de trabajo basados en la nube también son la opción preferida para orquestaciones entre líneas de negocio. Se trata de procesos de negocio que abarcan diferentes aplicaciones, sistemas y servicios. Esto incluye infraestructuras híbridas donde sus requisitos de automatización implican conectar múltiples flujos de trabajo desconectados que operan en diferentes aplicaciones y ubicaciones. También funciona con procesos donde usted quiere que un determinado flujo de trabajo esté disponible para participantes externos tales como socios y proveedores –y luego utilizar el resultado para iniciar internamente un siguiente paso–.
Facilitar a los expertos la personalización de los flujos de trabajo: en los procesos departamentales que solo usan formularios simples de solicitud o aprobación, algunas de las tareas automatizadas se pueden abordar con plataformas de desarrollo low-code/no-code (LCNC). Esto significa que las funcionalidades visuales de arrastrar y soltar simplificadas les permiten a los usuarios de negocios crear rápido ágiles apps de flujos de trabajo adaptadas a las necesidades específicas de sus equipos.

Tecnologías de gestión de flujo de trabajo

Las tecnologías para flujos de trabajo habilitan procesos estandarizados con responsabilidades claras, y conectan las diferentes tareas dentro de un camino definido. La combinación inteligente con una o varias nuevas tecnologías aumenta el grado de automatización dentro del flujo de un proceso, permitiendo lograr mejores y más rápidos resultados. Es más, habilita nuevos procesos innovadores, ayudando a generar valor o brindar una mejor experiencia. Estos son algunos ejemplos de tecnologías avanzadas que se están usando en el software para flujos de trabajo moderno:

Big data: las tecnologías de big data y la visibilidad mejorada de esos datos hacen que haya gran cantidad de información disponible para usar, la cual se puede integrar y utilizar directamente en los procesos de negocio. Este es un ejemplo de flujo de trabajo: piense en un proceso de aprobación de gastos de capital (CAPEX) semiautomatizado: los informes financieros van y vienen por correo electrónico entre quienes participan de la evaluación y aprobación antes de que se tome la decisión sobre una inversión. Basándose en las fuentes de datos relevantes, el sistema de flujos de trabajo puede generar automáticamente los informes necesarios y ponerlos a disposición del personal correcto en un punto definido del proceso. Además, basado en las reglas de negocio definidas, o aprovechando capacidades de inteligencia artificial (IA) y machine learning (ver más abajo), los datos integrados se pueden utilizar para guiar la toma de decisiones, acelerar el proceso, y liberar a quienes deciden de tareas o evaluaciones rutinarias.
Inteligencia artificial: las tecnologías de IA como machine learning, procesamiento de lenguaje natural (NLP), visión por computadora, o automatización robótica de procesos (RPA) pueden ayudar a automatizar pasos de procesos que antes solo podían ser ejecutados de forma manual o semiautomatizada por los humanos.
Machine learning: machine learning puede aplicarse cuando un paso de proceso requiere un análisis de datos complejo para detectar patrones o realizar proyecciones y recomendaciones. Piense en un servicio de catering en eventos deportivos donde el pedido de reposición de refrescos puede depender en gran medida del pronóstico meteorológico.
Procesamiento de lenguaje natural (NLP): el NLP permite a los chatbots o asistentes digitales por voz automatizar ciertas interacciones dentro de un proceso, o automatizar completamente flujos de trabajo simples. Piense en respuestas automatizadas a grandes volúmenes de consultas rutinarias, como estado de facturas o de pedidos de compra.
Visión por computadora: la visión por computadora puede extraer información compleja y contextual a partir de imágenes que luego se pueden usar para automatizar o fundamentar otros procesos. Un ejemplo son los operadores de redes eléctricas de servicios públicos, quienes analizan imágenes satelitales monitoreando los movimientos de superficie a fin de fundamentar sus procesos de mantenimiento, y activar automáticamente al personal de servicio en caso de eventos que pongan en peligro su infraestructura. Alternativamente, la visión por computadora puede crear un cronograma de mantenimiento predictivo donde una inspección visual automatizada se utiliza para activar solicitudes de servicio solo cuando es necesario en lugar de hacerlo con un cronograma fijo.
Automatización robótica de procesos (RPA): la RPA ejecuta tareas manuales repetitivas dentro de los flujos de procesos imitando así las interacciones del usuario con los sistemas. Un caso de uso típico es cerrar brechas de integración copiando y pegando datos desde hojas de cálculo u otros documentos, tales como correos electrónicos de proveedores, dentro de un sistema de negocios, lo cual no solo acelera esta tarea sino que también aumenta la precisión de los datos.

Software de gestión de flujo de trabajo que muestra el estado y las métricas clave en un proceso de ventas.

Tendencias de negocio en automatización y gestión de flujos de trabajo

Hiperautomatización y automatización inteligente

Son términos que cada día escuchamos más. De hecho, Gartner señala en una encuesta reciente que más del 85% de los ejecutivos "aumentarán o mantendrán las inversiones en hiperautomatización de su organización durante los próximos 12 meses, y más del 56% ya tiene cuatro o más iniciativas de hiperautomatización concurrentes".

Las soluciones modernas para gestión de automatización de flujos de trabajo abordan esta tendencia combinando dentro de una única solución muchas o todas de las tecnologías mencionadas arriba. Este enfoque no solo evita los desafíos creados por un mosaico de diferentes tecnologías de varios proveedores, sino que también simplifica significativamente los esfuerzos de automatización. Los usuarios pueden acceder a todas las capacidades y aprovecharlas siempre que lo necesiten desde un único proyecto sin tener que aprender a usar y alternar entre distintas herramientas de desarrollo.

Automatización low-code/no-code (LCNC)

Se trata de una tendencia adicional que está cambiando el entorno de la gestión de flujos de trabajo. Un desarrollador ciudadano es un usuario consolidado de sistemas de software complejos que se siente cómodo con la tecnología, pero tiene poca o ninguna habilidad de programación o codificación. Las herramientas visuales y el contenido prediseñado de arrastrar y soltar hacen de las soluciones low-code/no-code cambien las reglas de juego para los desarrolladores ciudadanos. El LCNC les permite crear y adaptar flujos de trabajo y procesos, basándose en su amplio expertise en la materia a pesar de su incapacidad para programar.

Y el LCNC también agrega un gran valor para los desarrolladores profesionales. Pueden utilizar la misma simplicidad de arrastrar y soltar para completar tareas estándar más rápido que nunca. Usando herramientas profesionales de LCNC para sus aplicaciones, los desarrolladores pueden crear flujos de trabajo y automatizaciones más complejos, y poner a disposición este contenido personalizado listo para usar.

Preguntas frecuentes sobre gestión del flujo de trabajo

: Un proceso de flujo de trabajo es una serie o secuencia definida de actividades definidas para lograr resultados específicos.
: Diferentes herramientas de software para flujos de trabajo abordan diferentes requisitos. Las soluciones para gestión de flujos de trabajo que tienen las características completas brindan a los desarrolladores las herramientas pro-code necesarias para crear rápido aplicaciones de flujo de trabajo, o para extender los existentes fuera de esas aplicaciones. Las aplicaciones empresariales tienen su propio entorno de modelado, el cual les brinda a desarrolladores y administradores de TI las herramientas para modelar, configurar y administrar flujos de trabajo dentro de la app.

Tanto las soluciones para gestión de flujos de trabajo como los entornos de modelado incorporados agregan cada vez más capacidades que permiten que expertos en procesos departamentales que no tienen experiencia técnica se hagan cargo de dicha gestión. Y las plataformas low-code/no-code están diseñadas para que los power users de líneas de negocio desarrollen apps de flujos de trabajo simples para su uso web y móvil, sin necesidad de tener habilidades de codificación.
: La mayoría de las organizaciones implementan múltiples tecnologías de automatización para dar soporte a distintos procesos y requisitos variables. Los paquetes de aplicaciones para industrias y líneas de negocio brindan flujos de trabajo con mejores prácticas para garantizar una operación eficiente y confiable de los procesos centrales de gran volumen que existen en la mayoría de las organizaciones. Las soluciones para gestión de flujos de trabajo y otras tecnologías de automatización avanzadas, como la automatización robótica de procesos o las capacidades de machine learning, ayudan a las organizaciones a cerrar brechas específicas o a crear procesos que las ayuden a diferenciarse en el mercado.

Las plataformas de low-code/no-code ayudan a los desarrolladores ciudadanos, así como a los desarrolladores profesionales, a abordar rápidamente los requisitos de automatización simples.

Un enfoque estratégico de la automatización de procesos requiere la capacidad de combinar con fluidez múltiples tecnologías de automatización para evitar los desafíos, tal como la compatibilidad y la integración, creados por un mosaico de diferentes capacidades de automatización de diferentes proveedores.
: Con frecuencia, los proyectos de mejora de procesos abordan desafíos tales como los procesos dañados u obsoletos, la automatización del trabajo manual o semimanual, reducción de pasos de procesos innecesarios o reducción de retrasos evitables. Los objetivos de optimización incluyen mejor eficiencia, productividad, calidad y cumplimiento regulatorio, y/o menos costos, residuos, trabajo repetido y tiempos de ciclo. Estos proyectos principalmente buscan abordar desafíos operativos específicos y centrarse en una rápida obtención de valor.

Los proyectos de transformación de procesos buscan innovar para brindar nuevo valor. Los cambios en los modelos de negocio o la aparición de nuevas tecnologías son desafíos frecuentes que implican proyectos de transformación. El objetivo de la transformación suele ser la automatización de procesos de punta a punta o lograr una experiencia de cliente fluida entre todos los puntos de contacto. Estos proyectos principalmente buscan abordar procesos críticos de gran valor o volumen, o funciones de negocio orientadas al cliente.

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