¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?
La tecnología de RPA usa robots de software virtual, también conocidos como robots digitales o bots, para realizar tareas o trabajos manuales que consumen mucho tiempo.
Resumen sobre automatización robótica de procesos
La cantidad de tiempo que pasamos haciendo trabajo repetitivo es mentalmente agotadora, ya que las tareas manuales de informática e ingreso de datos ocupan una buena parte del día del personal de una oficina. Si no pregúnteles a los trabajadores. Una encuesta reciente indica que las personas calculan que pasan cinco horas por semana haciendo tareas que deberían estar automatizadas. SegúnMcKinsey, el número es aún mayor, con al menos un tercio de las actividades laborales que son consideradas automatizables en casi el 60% de las ocupaciones.
Sean recopilación de datos, aprobaciones o actualizaciones, muchas tareas no necesitan creatividad ni intuición, atributos esenciales que sirven para aumentar la satisfacción laboral. En cambio, la monotonía del trabajo reduce la satisfacción, provocando una productividad más baja y otras ineficiencias.
Las organizaciones están recurriendo a la tecnología, en especial a la automatización robótica de procesos (RPA), para reducir la carga de las tareas repetitivas y liberar a los trabajadores para que realicen trabajos más ricos y más valiosos. Las empresas pueden redirigir el tiempo del personal para mejorar la atención al cliente, realizar resolución de problemas complejos, y desarrollar información estratégica que ayude a la empresa a tener éxito.
Significado de RPA
La RPA es una tecnología de automatización de procesos de negocio que usa robots de software virtuales, también conocidos como robots digitales o bots, para que realicen tareas o trabajos manuales que consumen mucho tiempo.
¿Qué es un bot de software?
Un bot de software es un programa de computadora diseñado para realizar acciones específicas. Creados para realizar actividades simples o complejas, los bots automatizan procesos que implican tareas repetitivas. Las versiones más elaboradas de los bots de software simulan a los humanos, o interactúan con ellos. Ejemplos incluyen asistentes virtuales como Alexa de Google, Cortana de Microsoft, y Siri de Apple.
¿Qué hace la RPA?
La tecnología para automatización robótica de procesos maneja varias actividades, incluyendo:
Tareas manuales y repetitivas: interacciones con datos provenientes de múltiples fuentes, como Microsoft Excel, portales de proveedores, y otras
Tareas de gran volumen: pasos de procesos que deben realizarse una y otra vez, como por ejemplo, las migraciones de datos y los flujos de trabajo de aprobación
Tareas con múltiples sistemas: acceso a diferentes aplicaciones como apps web, soluciones de RP, software de terceros, y otras
La adopción de RPA está creciendo a tasas de dos dígitos. Posicionada como el segmento de crecimiento más rápido dentro del mercado global de software empresarial, se proyectó que el gasto en ingresos para la RPA alcanzara los USD 1890 millones en 2021, un aumento del 19,5% respecto del 2020.
¿Por qué es importante la automatización robótica de procesos?
La RPA se puede usar con cualquier aplicación de su stack tecnológico. Maneja procesos sin modelado "naturalmente crecidos" usando automatización basada en la interfaz de usuario –esto es particularmente importante cuando hay que integrar sistemas heredados en los cuales las API no existen y el acceso directo a los datos no está disponible–. Por lo tanto, la RPA juega un rol esencial en la transformación digital de una empresa.
A menudo como sustituto de los procesos manuales, la RPA minimiza los errores de tipeo, acelera el trabajo y reduce los costos. Libera al personal de tareas triviales y repetitivas, y aprovecha sus habilidades humanas. Enviando trabajo de menor valor a los bots de RPA, la empresa se vuelve más eficiente, pudiendo:
Aumentar la productividad
Automatizar los flujos de trabajo
Eliminar el error humano
Reducir costos de mano de obra
Gestionar el riesgo de compliance
Mejorar la agilidad del negocio
Aumentar la transparencia del proceso
Todos estos resultados contribuyen al éxito del negocio, y ayudan a mejorar el rendimiento y reducir los costos. Entre los beneficios adicionales se incluyen los siguientes:
Mejo experiencia del cliente
La RPA protege e incluso mejora la experiencia del cliente. Con una escalabilidad tan asombrosa (un bot de software de RPA puede trabajar 24x7, los 365 días del año), los niveles de servicio permanecen constantes, incluso en tiempos de demanda excepcional y picos de volumen. Esto le permite al personal enfocarse en las tareas que requieren interacciones más valiosas con los clientes y que no pueden automatizarse.
Eficiencias de TI
La RPA da soporte al proceso de automatización que involucra sistemas heredados. La tecnología interactúa con estos sistemas a través de las existentes interfaces de usuario gráficas (GUI), al contrario que la integración de API, lo cual presenta un importante ahorro de costos para TI y evita tener que modernizar la arquitectura y sistemas subyacentes.
Dadas las propiedades de low-code/no-code que ofrecen algunas herramientas de RPA, los usuarios de negocios pueden automatizar procesos por sí mismos sin depender de TI. La RPA también simplifica la capacitación del personal, ya que la mayoría de los flujos de trabajo manuales basados en roles son manejados por bots.
Eficiencias operacionales
Dado que la RPA no depende de un software personalizado ni de integraciones profundas, la tecnología se implementa de modo más fácil y rápido para que sea más asequible. Por ejemplo, en Suiza, las autoridades de los cantones de Argovia y Zúrich implementaron la RPA en 14 días, reemplazando los procesos manuales y evitaron la amenaza de un retraso en los pagos de compensación por reducción de horas de trabajo durante la pandemia.
¿Cómo funciona la RPA?
Como otros programas de software, la RPA opera en PC, dispositivos de escritorio, o servidores. La tecnología crea, implementa y gestiona robots de software que interactúan con aplicaciones internas, sitios web, portales de usuarios y otras apps, emulando acciones humanas mientras realizan la misma tarea.
En esencia, con la RPA, el usuario (humano) registra la secuencia de acciones e interacciones con las aplicaciones para crear el flujo de trabajo. El sistema desarrolla la lista de acciones observando cómo el humano realiza la tarea, y luego crea un bot de software que lo hace dentro de la GUI de la aplicación.
Los bots de software están programados para comprender qué hay en una pantalla, apretar las teclas correctas, navegar por diferentes sistemas, identificar y extraer datos, y otras acciones definidas. Los bots de RPA hacen todo esto con mayor precisión y rapidez que los humanos.
Existen dos tipos diferentes de modelos de RPA:
- RPA no asistida: los bots de software realizan el trabajo sin ninguna participación humana. Por el contrario, interactúan directamente con sistemas informáticos, operando un proceso o tarea de principio a fin. Normalmente, el bot de RPA opera en un servicio remoto y se activa en base a un cronograma o una condición de activación.
- RPA asistida: también conocida como "automatización robótica de escritorio", tiene robots de software que trabajan con humanos, y se enfocan en tareas que no pueden automatizarse por completo dentro de las cargas de trabajo o procesos más complejos. El bot de RPA se implementa en la estación de trabajo del usuario y se activa al interactuar con él.
La RPA actúa como una solución alternativa para la integración de los sistemas heredados. Dado que la RPA opera a través de la GUI, no se necesitan desarrolladores para crear API que conecten sistemas. En este caso, el bot de software pasará de una aplicación a otra como lo haría un usuario humano.
Un atributo único de algunas herramientas de RPA es su accesibilidad para quienes no son programadores, y permite que expertos en un dominio que no tienen habilidades de programación puedan crear e implementar flujos de trabajo de RPA. Conocidas como "desarrolladores ciudadanos", estas personas no tienen experiencia en codificación, pero sí en la actividad laboral que se esta automatizando.
A pesar de que este atributo democratiza la RPA, los escenarios más avanzados aún requieren de los conocimientos adecuados en programación, en especial los relativos a la seguridad y mantenimiento constante del sistema. Idealmente, el proceso es una buena unión entre desarrolladores ciudadanos e informáticos, junto con los expertos del dominio encargados de crear el flujo de trabajo de RPA, quienes luego lo pasan al desarrollador informático para garantizar que se incorporan las mejores prácticas y requisitos de seguridad.
La automatización robótica de procesos en la actualidad
Desde su creación, la RPA ha evolucionado más allá de la simple automatización de tareas. La RPA inteligente aumenta las capacidades existentes con tecnologías de inteligencia artificial (IA) y machine learning. Estos avances permiten a la RPA automatizar actividades laborales que son más cognitivas (basadas en el conocimiento y razonamiento).
Aplicando herramientas de IA tales como modelos de machine learning y de procesamiento del lenguaje natural (NLP), la RPA inteligente habilita la hiperautomatización, la capacidad de identificar, evaluar y automatizar procesos de negocios y de TI lo más rápido posible. La RPA inteligente puede examinar y procesar datos semiestructurados y no estructurados, visualizar pantallas (escritorios virtuales) y entender el habla, manteniendo conversaciones con usuarios y clientes.
La RPA inteligente habilita la hiperautomatización, la capacidad de identificar, evaluar y automatizar procesos de negocios y de TI lo más rápido posible.
La RPA inteligente mejora la experiencia de diseño de bots para todo el personal, habilitando a quienes no son codificadores a crear y ejecutar bots para sus procesos. La tecnología da soporte a un estudio en la nube con herramientas low-code basadas en el navegador que simplifican la automatización, incluyendo capacidades de programación visual para generar flujos de trabajo de negocios. Hoy, estas herramientas modernas de RPA están democratizando la automatización, haciéndola accesible a todas las personas.
¿Quién usa la RPA?
La RPA ofrece valor en todas las industrias y funciones. Dentro de una organización, todos los grupos de negocios se benefician con la RPA. Aquí abajo presentamos algunos ejemplos específicos para los distintos departamentos.
Finanzas
Una de las empresas de medios más grandes de Finlandia, Alma Media, deseaba aumentar su productividad automatizando procesos financieros tales como el ingreso de los pedidos de venta. La incorporación de la RPA generó eficiencias en todo el equipo de finanzas, incluyendo una tasa de automatización del 60% en el procesamiento de pedidos de venta.
Recursos humanos
Lucy es una herramienta de RPA que SAP usa (vea el video a continuación) para acelerar la generación de cartas de oferta de empleo. El bot produce cartas 15 veces más rápido que una persona promedio. Los nuevos empleados reciben sus ofertas rápidamente y los reclutadores tienen más tiempo para contratar.
Operaciones
Villeroy & Boch Group, un productor de cerámica y una de las marcas más antiguas de Europa, optimizó la productividad haciendo que sus procesos sean lo más eficientes posible, lo cual redujo el tiempo dedicado a tareas repetitivas. El fabricante implementó tecnologías de RPA e IA para crear asistentes digitales que realicen tareas automatizadas simples de cuentas, compras y servicio al cliente.
Servicio al cliente
Con una amplia red de clientes internos y externos, Zuellig Pharma Holdings Pte. Ltd. quería dar un mejor soporte mediante un proceso de realización de pedidos de próxima generación. Tras implementar RPA, la empresa procesa pedidos 24/7, sigue el ritmo de la demanda, y usa la automatización para eliminar el retraso en más de 10.000 casos relacionados con TI y sistemas, para lo cual hubiera necesitado el equivalente a tres empleados de tiempo completo.
Implementar una estrategia de automatización robótica de procesos
Una iniciativa de automatización bien planeada comienza con una evaluación de arriba hacia abajo de los flujos de trabajo existentes. La RPA inteligente asociada con herramientas de inteligencia de procesos de negocio sirve para identificar rápidamente aquellos procesos de negocio que más se beneficiarían de la automatización.
Una vez que se identifican los mejores procesos candidatos, la RPA ofrece robots preconfigurados para acelerar la preparación. Como una plataforma basada en la nube, también da soporte al constante rendimiento y escalabilidad de los bots.
La iniciativa requiere de una plataforma de tecnología que se extienda más allá de la automatización de un solo proceso. El sistema debe ser capaz de dar soporte al proceso de principio a fin, identificar oportunidades de automatización, crear los bots de software necesarios, y gestionar cientos –sino miles– de flujos de trabajo automatizados.
Preguntas frecuentes sobre RPA
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