¿Qué es la automatización de procesos?
La automatización de procesos se define como el uso de software y tecnologías para automatizar procesos y funciones del negocio a fin de lograr objetivos organizacionales definidos.
Resumen sobre automatización de procesos
¿Qué les está quitando el sueño a los líderes de negocio de hoy? Por un lado, el hecho de que la competencia es más feroz que nunca. Otra preocupación es la alta velocidad a la que están cambiando y evolucionando las demandas del cliente y el mercado. A fin de competir y prosperar, las empresas deben aprovechar todas las ventajas posibles no solo para ser más competitivas y rentables, sino también más resilientes y ágiles. Ahí es donde entra en juego la automatización de procesos.
Cada vez más, las empresas recurren a la automatización de procesos como una herramienta poderosa en su lucha por impulsar su competitividad y rentabilidad. De hecho, en una reciente encuesta de Gartner a líderes globales de la industria, el 80% citó la automatización como una de sus máximas prioridades de negocio y tácticas para el éxito.
Definición de la automatización de procesos
La automatización de procesos se define como el uso de software y tecnologías para automatizar procesos y funciones del negocio a fin de lograr objetivos organizacionales definidos, tales como elaborar un producto, contratar e incorporar personal, o prestar servicio al cliente.
Automatización de procesos de negocio (BPA) y transformación digital
La automatización de procesos de negocio inicialmente era un aspecto del área más amplia de la gestión de procesos de negocio (BPM). La BPA se enfocaba en mejorar la productividad del back-end ocupándose de tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo. Hoy, sin embargo, la BPA ya no es simplemente un componente de la BPM. Se ha convertido en la fuerza impulsora detrás de ella, y en la piedra angular de cualquier recorrido de transformación digital. La transformación digital –potenciada por tecnologías como IA y machine learning– significa que el alcance y la escalabilidad de la automatización de procesos de negocio moderna son casi ilimitados. Las soluciones de BPA modernas se pueden integrar dentro de las aplicaciones de back-end y front-end, optimizando los procesos desde la cadena de suministro hasta RR. HH., finanzas, servicio al cliente, y más.
Las etapas de la automatización de procesos de negocio
Ejemplos de automatización de procesos de negocio
Las actividades o tareas ad hoc o por única vez no son las candidatas ideales para la automatización de procesos. Esta tecnología es más adecuada para tareas repetitivas que tienen pasos, secuencias y reglas formalizados. La automatización garantiza que el proceso de negocios se realice en todo momento –involucrando al personal correcto, en el orden correcto, considerando la información correcta y dentro de un plazo específico–. Un flujo de trabajo o proceso de negocios planificado y modelado es el primer paso para mejorar la eficiencia reduciendo las tareas y actividades redundantes. Si bien las prioridades de la automatización de procesos variarán de una empresa a otra, aquí abajo se muestran algunas áreas que suelen beneficiarse con ella.
Selección de personal. Las herramientas de automatización de procesos pueden ayudar a optimizar varias actividades de selección de personal, incluyendo la capacidad de cargar currículums y referencias de forma veloz y eficiente, y de procesar rápido evaluaciones, rechazos o seguimientos para que usted pueda encontrar y contratar al mejor talento.
Onboarding y capacitación de personal. Desde procesamiento de registros hasta compliance y capacitación, la automatización de procesos puede ayudar a simplificar las tareas de selección y onboarding de personal. Esto conduce a un desarrollo más rápido del compromiso y la productividad del empleado.
Procesos de pago y nómina. En los últimos años se ha visto un gran aumento del número de trabajadores gig y a distancia que ejercen su tarea desde múltiples regiones. Los procesos automatizados pueden ayudar a las empresas a optimizar tanto las habituales actividades de nómina como los pagos a contratistas y proveedores externos.
Cronogramas de fuerza laboral. Es difícil gestionar los cronogramas de personal –especialmente entre múltiples ubicaciones y departamentos–. La capacidad de sincronizar entre departamentos las solicitudes de licencia y los viajes de negocios garantiza que las inasistencias estén cubiertas, y los equipos de RR. HH. y nómina pueden automatizar mejor las tareas administrativas.
Facturación más simple y consistente. Si bien lo ideal sería que la generación de facturas fuera competencia de los departamentos de contabilidad, no siempre es lo que ocurre. Los procesos de facturación automatizados pueden ayudar a aliviar errores, confusiones contables e incluso riesgos legales.
Experiencia del cliente. En un clima competitivo, para sus clientes es más fácil que nunca buscar otra marca si experimentan molestias o retrasos con la de usted. La automatización de procesos ayuda a crear una experiencia de cliente más personalizada, donde el flujo que debe atravesar es rápido y preciso.
Tareas de compliance y regulatorias. Es esencial que una variedad de procesos de negocio se adhieran a los requisitos de compliance y regulatorios. Las soluciones para automatización de procesos registran archivos y dejan un rastro de datos visible, facilitando el monitoreo y evaluación en tiempo real de estas actividades. Por ejemplo, antes de que los equipos de mantenimiento tengan acceso a trabajos de la planta de energía, los gerentes pueden confirmar que todos los sistemas potencialmente peligrosos han completado y registrado con éxito los protocolos de apagado de seguridad necesarios.
Tecnologías centrales para automatización de procesos de negocio
Las soluciones para automatización robótica de procesos y para automatización de flujos de trabajo están en el centro de cualquier transformación digital.
Automatización robótica de procesos (RPA)
La RPA no hace referencia a robots físicos como los que pueden verse en una línea de montaje. En este caso, los bots y herramientas de RPA están integrados dentro de los sistemas del negocio con el fin de automatizar y simplificar varias tareas e interacciones. La RPA es un componente principal de la BPA. Se trata de software y bots que están programados para emular y copiar acciones humanas a fin de completar tareas de negocios repetitivas. Los robots de software de RPA pueden navegar por los sistemas, leer e ingresar datos y realizar una amplia gama de tareas basadas en reglas.
Automatización de flujos de trabajo
"Automatización de flujos de trabajo" suele utilizarse indistintamente con "RPA", pero eso no es exacto. La automatización de flujos de trabajo se puede definir como hacer que la circulación de tareas, documentos e información entre todas las actividades relacionadas con el proceso se realice de forma independiente, de acuerdo con reglas de negocio definidas, y para cometidos específicos.
Algunas técnicas y términos utilizados en la automatización de procesos
La automatización de procesos puede ser simple e incluir solo algunas tareas centrales, o puede ser parte de una automatización de procesos inteligente (IPA) o un recorrido de hiperautomatización más amplios. Aquí abajo se muestran algunas de las técnicas y tecnologías que generan los mejores resultados en la automatización de procesos:
Hiperautomatización La hiperautomatización no es una tecnología en sí, sino una iniciativa estratégica donde la organización se encarga de identificar, examinar y automatizar tantos procesos de negocios y de TI como sea posible, lo más rápido posible. Para ello, la hiperautomatización se basa en la integración y orquestación entre múltiples tecnologías, herramientas y plataformas, incluyendo IA/machine learning, RPA, sistemas de ERP modernos y herramientas de desarrollo low-code/no-code.
Automatización de procesos inteligente (IPA) McKinsey define la IPA como “un conjunto emergente de nuevas tecnologías que combina el rediseño fundamental de los procesos con automatización robótica de procesos y machine learning”. Aumenta los procesos de negocio con IA y herramientas de próxima generación que ayudan a automatizar y simplificar tareas repetitivas, replicables y rutinarias. Esto significa que la IPA no solo puede imitar las actividades y tareas humanas, sino también aprender a realizarlas. La IA y las tecnologías cognitivas permiten que las capacidades de toma de decisiones se incorporen dentro de la automatización basada en reglas, generando un mejor desempeño de los trabajadores humanos, mayor velocidad, menor riesgo y recorridos de cliente mejorados.
Automatización low-code/no-code El low-code/no-code (LCNC) se refiere a herramientas de aplicación e integración que están equipadas con la funcionalidad de arrastrar y soltar, herramientas visuales y mucho contenido preconfigurado. Las herramientas de LCNC permiten que alguien con poca o ninguna habilidad en programación o codificación automatice los procesos basándose en su amplia experiencia en la materia. Sin embargo, las tecnologías de automatización de LCNC también están equipadas con sólidas barreras de protección para garantizar que los equipos de TI conserven la gobernanza general y que cualquier nuevo proceso o aplicación automatizado se integre bien dentro del sistema –cumpliendo con los estándares de seguridad y compliance más exigentes–.
Big data Los datos no se consideran "grandes” simplemente por su volumen. Los big data se definen por un conjunto de criterios relacionados, sí, con su volumen, pero también con su complejidad y velocidad. Los datos estructurados tienen un formato lineal –como el de una hoja de cálculo–. Todo entra en una columna o fila. Por su parte, los datos no estructurados pueden consistir en información menos cuantificable, tal como feedback del cliente, correos electrónicos, videos o imágenes. Los big data se pueden integrar y usar directamente en la automatización de procesos de negocio basándose en reglas de negocio definidas, o aprovechando las capacidades de inteligencia artificial (IA) y machine learning. Estos datos integrados se pueden utilizar para guiar la toma de decisiones, acelerar los procesos y brindar alivio con las tareas y evaluaciones repetitivas.
Inteligencia artificial Las tecnologías de RPA están diseñadas para funcionar mejor con datos estructurados, pero gran parte de la información estratégica e inteligencia más valiosas de su organización se encuentran dentro de datos semiestructurados y no estructurados (imágenes escaneadas, páginas web, documentos PDF, y mucho más). Las tecnologías de IA pueden procesar y convertir esos datos a un formato estructurado que la RPA podrá comprender y utilizar.
Procesamiento de lenguaje natural (NLP) Los mejores chatbots potenciados por NLP se entrenan a partir del contenido informativo del habla humana, pero también aprenden a interpretar el contexto y el tono. En la automatización de procesos, las herramientas de NLP pueden ayudar a guiar mejor las interacciones, y a responder consultas estándar tanto internas como de los clientes.
Machine learning Los big data brindan los grandes volúmenes de datos de los cuales dependen las tecnologías de machine learning para tomar decisiones. Cuando el machine learning (y los algoritmos que lo potencian) está integrado con RPA, IA y otras herramientas como NLP, aporta la capacidad de detectar tendencias y patrones, además de aprender tanto de los datos como de los usuarios humanos. Esto hace que la automatización de procesos sea aún más exacta y útil.
Sistemas de ERP inteligente Durante años, las empresas han confiado en los sistemas ERP para gestionar y coordinar sus tareas diarias y financieras. Pero los ERP de hoy han crecido en capacidad (con tecnologías de IA y machine learning) para aportar inteligencia y soporte a casi todas las áreas del negocio y sus operaciones. Muchas funciones de automatización ya forman parte de los sistemas de ERP modernos.
Beneficios de la automatización de procesos de negocio
Los mayores impulsores de la automatización de procesos tienen que ver con los beneficios obvios que provienen del aumento de la velocidad, eficiencia, agilidad e innovación. Entre los beneficios se incluyen:
Estructuras de negocio más ágiles y resilientes en general
Operaciones más eficientes, incluyendo ciclos más cortos y mejores tasas de éxito al primer intento
Compliance mejorado a través de mayor visibilidad sobre rastros y monitoreo de datos
Reducción de la carga de procesos manuales y lentos, la cual aumenta la libertad para innovar y crecer
Colaboración en tiempo real entre toda la organización, armado de trabajo en equipo, y éxito/satisfacción del personal
Mejor calidad del servicio al cliente y los tiempos de respuesta
Automatización de procesos: próximos pasos en su recorrido hacia la transformación digital
Lograr la automatización de procesos de punta a punta es un pilar esencial en cualquier recorrido de transformación digital exitoso. McKinsey recientemente realizó una encuesta a líderes de la industria que habían cumplido con éxito sus objetivos de automatización de procesos de negocio. Descubrieron que en todos los casos, esos éxitos tenían tres componentes estratégicos en común:
- La automatización debe adoptarse como prioridad estratégica en toda la organización, no solo abordarse en silos para algunos procesos aislados
- La automatización de procesos debería centrarse en hacer que la tecnología trabaje para las personas, no al revés
- El mercado es particularmente impredecible en este momento, así que enfocarse en la escalabilidad es esencial para el éxito sostenido de la automatización de procesos
Al igual que todos los recorridos de transformación del negocio, no hay necesidad de hacer todo de una vez. El primer paso esencial es estar preparado para gestionar el cambio y comunicar objetivos e hitos claramente definidos a toda su fuerza laboral.
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