¿Qué es la gestión de gastos?

La gestión de gastos es la práctica de gestionar todas las compras y relaciones con proveedores de la empresa para identificar el dinero invertido y sacarle el máximo provecho.

Resumen sobre la gestión de gastos

Una gestión de gastos eficaz integra y automatiza todas las actividades relacionadas con gastos del proceso de source-to-pay de modo que las compras ocurran según lo planificado, y que los proveedores reciban su pago cumpliendo los contratos. Teniendo el panorama completo de los gastos, los más abordables se pueden poner bajo gestión, lo cual impulsa más valor para la organización derivado de:

 

  • Mayor eficiencia de procesos

  • Menos costos y riesgos de suministro

  • Mejor colaboración entre socios comerciales y equipos interdisciplinarios

  • Mayor atención a las actividades más estratégicas

¿Qué es el proceso de gestión de gastos?

La gestión de gastos comienza transformando digitalmente abastecimiento, contratación y compras, junto con procesos para gestionar proveedores, facturas y pagos.

 

Las funciones de source-to-pay se consolidan luego dentro de un único proceso simple e inteligente llevado a cabo en una única plataforma basada en la nube integrada con una red de proveedores global. Esto permite recopilar y analizar todos los datos de gastos, obteniendo información de toda la empresa sobre cuánto gasta, con qué frecuencia y en quién.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de gastos?

Usando software moderno para gestión de gastos, la información estratégica se convierte en acción en un proceso de punta a punta interconectado.

  • El abastecimiento tiene lugar desde una posición más sólida para negociar mejores precios con los proveedores

  • Los contratos se redactan en tiempo real y luego se almacenan en un repositorio centralizado para facilitar la visibilidad y compliance

  • Las compras se hacen fáciles guiando al personal para que les compren a proveedores preferidos con precios negociados

  • El ciclo de vida y rendimiento del proveedor se gestionan con una vista de 360 grados sobre datos confiables y actualizados

  • La visibilidad de proveedores multinivel mitiga el riesgo del proveedor y las amenazas potenciales a las operaciones, la imagen y los ingresos

  • La captura, el flujo de trabajo y la aprobación de facturas están automatizados para eliminar excepciones y garantizar el cumplimiento de contratos y órdenes de compra

Al colaborar con los proveedores, los pagos se gestionan de manera que aumenten el flujo de caja libre, mejoren el capital circulante y capten descuentos por pronto pago

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Preguntas frecuentes

La gestión de proveedores es un componente esencial del procurement. Implica supervisar y coordinar las interacciones con todos los proveedores que suministran bienes y servicios a una empresa. Su objetivo es crear relaciones positivas y productivas con ellos, garantizando que cumplan con los estándares y expectativas de la empresa en términos de calidad, costo y plazos de entrega. En el contexto de la gestión de categorías, esta se vuelve aún más significativa, ya que ayuda a establecer relaciones sólidas con los proveedores dentro de categorías específicas, lo cual mejora la eficiencia, reduce el riesgo y, potencialmente, mejora precios y condiciones.

El análisis de gastos hace referencia al proceso de recopilar, depurar, clasificar y analizar datos sobre gastos con el propósito de reducir costos de procurement, mejorar la eficiencia y monitorear el compliance. Ayuda a las organizaciones a comprender dónde se gasta su dinero e identificar oportunidades para reducir costos y mejorar procesos. En el contexto de la gestión de categorías, el análisis de gastos es vital, pues ayuda a tomar decisiones basadas en datos, optimizar gastos entre todas las categorías, y negociar mejores términos y condiciones con los proveedores.

El riesgo del proveedor hace referencia a las potenciales consecuencias negativas de sus acciones o fallas. Incluye riesgos relacionados con calidad, entrega, estabilidad financiera, compliance y reputación. Gestionar el riesgo del proveedor es crucial en el procurement para garantizar la continuidad del suministro, proteger la reputación de organizaciones y marcas, y evitar posibles repercusiones legales o financieras. En el contexto de la gestión de categorías, comprender y mitigar el riesgo del proveedor dentro de categorías específicas ayuda a incorporar resiliencia en la cadena de suministro, garantizar relaciones estables y confiables con el proveedor, y proteger a la organización de posibles disrupciones o problemas.

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