¿Qué es la gestión de la fuerza laboral contingente? La guía definitiva
La gestión de la fuerza laboral contingente es el proceso de encontrar, comprometer y gestionar trabajadores temporales y freelancers.
Preparada por la pandemia, la gestión de la fuerza laboral contingente ha evolucionado rápidamente de ser una medida provisional a ser un elemento básico estratégico esencial. Según un reciente informe de Economist Impact, el 75% de los CPO cree que su manejo de la gestión de la fuerza laboral contingente y el gasto asociado es una prioridad principal para sus organizaciones. Sin embargo, solo el 35% de las organizaciones sienten que tienen suficiente visibilidad de estas actividades. Las empresas –desde startups hasta conglomerados globales– ahora buscan maneras de gestionar estas nuevas realidades y obtener la agilidad que necesitan para prosperar en el complejo y fluido mundo laboral de hoy.
¿Qué es la gestión de la fuerza laboral contingente?
El cincuenta por ciento de las organizaciones está adquiriendo talento aumentando el uso de una fuerza laboral externa. La mayoría de estas contrataciones son expertos en sus campos –tales como especialistas en IA, productores de video y gurús de apps– que ofrecen valiosos conjuntos de habilidades a las organizaciones on-demand.
¿Qué es un trabajador temporal? Un trabajador temporal es una persona que trabaja para una organización de forma temporal, no como empleado permanente.
Como los trabajadores temporales no son empleados permanentes, se gestionan de forma diferente. Compras y RR. HH. trabajan juntos cada vez más para gestionar a estos trabajadores con soluciones especializadas para fuerza laboral contingente. Las soluciones suelen formar parte de un sistema de gestión de proveedores (VMS) más amplio, que a menudo está integrado con las soluciones de gestión de capital humano (HCM), y ofrecen herramientas para todo, desde las solicitudes y negociaciones iniciales hasta la incorporación, el compromiso, la facturación, el pago y la salida de personal. Sin las herramientas y la tecnología adecuadas, este proceso puede volverse bastante complicado –y el riesgo de incumplimiento de las leyes laborales, impuestos y otras regulaciones es alto–.
La fuerza laboral contingente puede incluir contratistas independientes, freelancers y consultores, y es solo una parte de la fuerza laboral externa. La otra parte consiste en los prestadores de servicios, provenientes de empresas que brindan servicios basados en personal, tales como agencias de marketing, estudios de abogados, y TI tercerizada. El aprovisionamiento de servicios es la actividad de contratar y gestionar los proveedores que prestan estos servicios basados en personas a una organización. Dado que la fuerza laboral externa se ha convertido en una parte significativa de las estrategias de fuerza laboral en todo el mundo, los trabajadores externos deben gestionarse con tanto cuidado y atención como los trabajadores tradicionales.
La importancia de una gestión eficaz de la fuerza laboral contingente
Una gestión eficaz de la fuerza laboral contingente puede aportar muchos beneficios a su organización, incluyendo habilidades especializadas, mayor flexibilidad y capacidad de respuesta. A menudo se centra mucho en los beneficios y desafíos de los propios trabajadores contingentes, pero también es importante reconocer la necesidad esencial de gestionar y administrar esta área en crecimiento de manera eficaz.
1. Flexibilidad económica: los programas exitosos de fuerza laboral contingente empoderan a las organizaciones para aprovechar y hacer crecer una fuerza laboral flexible, lo cual les permite ser más competitivas y resilientes –especialmente en tiempos de disrupción o fluctuación económica–.
2. Respuesta a la volatilidad del mercado: muchas organizaciones modernas ahora están interesadas en equilibrar y ajustar los derechos de la fuerza laboral externa en los próximos años. Para lograr este objetivo, estas empresas deben nutrir e invertir en los mejores equipos y soluciones de fuerza laboral contingente.
3. Ahorro de costos: casi el 40% de las empresas cita las iniciativas de ahorro de costos como una fuerza impulsora detrás de la contratación de mano de obra contingente. Las estrategias de gestión exitosas son esenciales para lograr los resultados deseados de la contratación de fuerza laboral contingente.
4. Flexibilidad de planificación de la fuerza laboral: este es un impulsor principal para las empresas de hoy en día, ya que permite presupuestos más ágiles y una toma de decisiones más ágil. Pero este objetivo no se puede alcanzar fácilmente sin sólidas estrategias y recursos de gestión de la fuerza laboral contingente.
5. Acceso a habilidades especializadas: la gestión de la fuerza laboral contingente ayuda a garantizar que su empresa pueda acceder a un grupo de profesionales altamente especializados on-demand. La capacidad de acelerar este proceso ayuda a su empresa a ser lo más competitiva y receptiva posible.
6. Escalabilidad y agilidad: la capacidad de aumentar o reducir la capacidad de mano de obra según sea necesario mejora la agilidad organizativa, lo cual facilita la gestión de las fluctuaciones de la carga de trabajo y los requisitos específicos del proyecto.
7. Eficiencia operativa mejorada: la gestión adecuada de los trabajadores contingentes garantiza una integración fluida en los procesos organizativos, mejorando la eficiencia operativa general y la productividad.
Los desafíos de la gestión de empleados contingentes
Todo cambio e innovación requiere algún ajuste. La buena noticia es que no está solo. Las mejores empresas de hoy en día están reconociendo estos problemas comunes de fuerza laboral contingente, y se están adaptando y evolucionando rápidamente con soluciones y procesos para optimizar esta nueva realidad.
1. Cumplimiento y cuestiones legales: cada año, el panorama legal de las leyes laborales, las regulaciones fiscales y la clasificación de los trabajadores se vuelve cada vez más complejo. Los protocolos claros y las soluciones dedicadas pueden ayudar a evitar riesgos y penalizaciones.
2. Control de calidad y consistencia: mantener la coherencia entre varios proyectos y equipos puede ser un desafío, especialmente cuando los trabajadores contingentes están involucrados en tareas o proyectos críticos. El cumplimiento de los estándares y criterios oficiales puede conducir a mejores resultados tanto para los trabajadores eventuales como para sus empleadores.
3. Visibilidad y control: contratar trabajadores externos fuera de la supervisión de RR. HH. solía significar que no estaban integrados en sistemas centralizados, lo cual dificultaba el seguimiento, el monitoreo y la vinculación del ROI a sus resultados de trabajo. Los sistemas de gestión de proveedores actuales le permiten integrar a los trabajadores externos en un sistema unificado.
4. Adquisición y retención de talento: tanto los equipos de RR. HH. como los de compras tienen dificultades con el competitivo entorno de contratación actual. La presión está puesta en conseguir un acceso confiable y en tiempo real a los grupos de talentos, y en crear una experiencia atractiva y optimizada para todos los implicados.
5. Seguridad de los datos y propiedad intelectual: este es un desafío al que se enfrentan tanto los empleados como los empleadores. Las mejores soluciones de fuerza laboral contingente basadas en la nube se integran con su ERP y sistemas de negocio centrales para garantizar que se implementen actualizaciones de seguridad periódicas y protocolos de TI admitidos centralmente.
6. Regionalización: tanto la fuerza laboral remota como la externa siguen creciendo. Para los gerentes de fuerza laboral contingente, esto significa una abrumadora gama de reglas y trámites globales y regionales. Los sistemas de gestión de proveedores pueden ayudar automatizando las actualizaciones periódicas del cumplimiento y las regulaciones laborales.
Diferentes enfoques para la gestión de la fuerza laboral contingente
Hay muchas variables de una empresa a otra que pueden afectar a la gestión de la fuerza laboral contingente, y las organizaciones modernas están adoptando un enfoque cada vez más holístico de la práctica. Esto incluye combinar diferentes métodos y unificar actividades dentro de un entorno más visible y basado en la nube.
1. Gestión centralizada: esto implica gestionar todas las actividades de la fuerza laboral contingente a través de un solo equipo o departamento interno. Este método ofrece un mayor control y consistencia, pero puede carecer de flexibilidad.
2. Gestión descentralizada: un enfoque descentralizado permite que departamentos o unidades de negocio individuales gestionen a sus trabajadores contingentes directamente. Si bien esto puede ser más adaptable a necesidades específicas, puede provocar inconsistencias y una falta de visibilidad general.
3. Gestión híbrida: un enfoque híbrido combina elementos de gestión centralizada y descentralizada y es un enfoque cada vez más popular, destinado a lograr un equilibrio entre control y agilidad.
4. Tercerización de servicios gestionados: las organizaciones más grandes se esfuerzan por mejorar y hacer evolucionar sus programas internos de fuerza laboral contingente; sin embargo, muchas siguen utilizando proveedores de servicios gestionados (MSP) que se especializan en esta área. Las soluciones de software modernas pueden ayudar a garantizar que los expertos en personal contingente tanto internos como externos puedan trabajar juntos con visibilidad y fluidez.
5. Soluciones dedicadas de VMS basadas en la nube: las soluciones basadas en la nube potenciadas por IA brindan análisis de datos en tiempo real e integración fluida del sistema. Esto puede mejorar significativamente la gestión de los trabajadores contingentes, ofreciendo información estratégica sobre costos, productividad, predicción y cumplimiento.
6. Asociación estratégica: formar asociaciones estratégicas con agencias de personal u organizaciones profesionales de empleadores (PEO) puede optimizar el proceso de abastecimiento y gestión de mano de obra contingente. Las mejores prácticas de fuerza laboral contingente involucran el desarrollo de protocolos y el aprovechamiento de las tecnologías y procesos adecuados para estos fines.
7. Grupos de talento internos: desarrollar y mantener un grupo interno de trabajadores eventuales previamente evaluados puede acelerar el proceso de contratación y garantizar una calidad consistente del talento. Los gerentes de fuerza laboral contingente trabajan para facilitar y automatizar un acceso seguro y sólido a estos recursos.
La importancia de extender la DEI a la fuerza laboral contingente
En el clima actual, los gerentes de fuerza laboral contingente enfrentan demandas intensas desde todos lados. Las responsabilidades de la contratación pública exigen una atención rápida a las necesidades operativas urgentes. Las tareas de gestión de la fuerza laboral requieren servicio y apoyo personal tanto para aquellos que realizan la contratación como para quienes están siendo contratados. Y dado que el número de demandas de diversidad, equidad e inclusión (DEI) aumenta anualmente, la presión del nivel C está en minimizar el riesgo y mantener el cumplimiento en cada momento. Este complejo entorno exige que los gerentes de fuerza laboral contingente no solo alineen sus estrategias con los objetivos de DEI más amplios de la empresa, sino que también se mantengan a la delantera en la comprensión del significado e impacto humanos de estas políticas.
Una mayor visibilidad es esencial para gestionar eficazmente la diversidad y proteger los derechos humanos dentro de la fuerza laboral externa. Esto implica una comprensión integral de la fuerza laboral, que incluye información estratégica sobre las horas trabajadas, garantizar una facturación precisa y mantener prácticas salariales justas. Esta visibilidad es una cuestión de cumplimiento y un paso hacia un trato equitativo de todos los trabajadores, independientemente de su estado contractual.
Además, la adopción de procesos digitales para la firma y la gestión de documentos, que llevan a un enfoque sin papel, se alinea con los objetivos de consumo responsable. Este cambio hacia la digitalización optimiza las tareas administrativas y refleja un compromiso con las prácticas sostenibles, contribuyendo a esfuerzos más amplios de responsabilidad social corporativa. Integrando estos elementos, los gerentes de fuerza laboral contingente pueden crear un entorno que cumpla con las normas y sea eficiente y se alinee con los valores sociales en evolución y las expectativas éticas de la fuerza laboral moderna.
Cómo la IA está transformando la gestión del talento contingente
La IA potencia las soluciones modernas de fuerza laboral contingente para brindar resultados más inteligentes, rápidos y analíticos. Esto incluye áreas de trabajo personalizables, flujos de trabajo integrados e interfaces de usuario mejoradas.
La IA y su subconjunto, el machine learning, confieren a los sistemas el poder de aprender a medida que avanzan, lo cual permite un sofisticado análisis de habilidades e inteligencia sobre talento. Por ejemplo, las descripciones de puestos potenciadas por IA y los procesos de contratación pueden optimizar la forma en que usted consigue y ubica a los trabajadores contingentes, brindando una coincidencia más rápida e ideal entre lo que usted necesita y lo que el trabajador externo tiene para ofrecer. Integrándose perfectamente con RR. HH. y otras áreas operativas, la IA también juega un papel en el análisis de datos sobre el rendimiento y el cumplimiento de la fuerza laboral –brindando acceso a datos en tiempo real y la capacidad de realizar análisis on-demand en conjuntos de datos dispares–.
Los gerentes de fuerza laboral contingente del futuro tendrán que equilibrar la eficacia de esta herramienta con las cualidades insustituibles del ingenio humano y la información estratégica, lo que generará un futuro de trabajo que esté centrado en las personas y sea eficiente.
Gestión del talento total: por qué Compras y RR. HH. deben trabajar juntos
Un negocio exitoso requiere una gama diversa de trabajadores, que incluya tanto personal a tiempo completo como a tiempo parcial, junto con proveedores de servicios y personal contingente. El desafío a menudo surge cuando estos segmentos de fuerza laboral se manejan a través de sistemas dispares o los gestionan departamentos internos separados. Este enfoque fragmentado puede conducir a una falta de visibilidad integral de toda su fuerza laboral, así como a procesos manuales engorrosos para desarrollar una estrategia de fuerza laboral integrada. Aquí es donde la necesidad de una gestión total de la fuerza laboral se vuelve crucial.
Las mejores soluciones de hoy en día brindan un enfoque unificado para la gestión de la fuerza laboral, lo que garantiza una estrategia y una experiencia consistentes en todos los segmentos de la fuerza laboral, incluidos los procesos de planificación, personal, onboarding y pago. La clave radica en integrar todos los datos de la fuerza laboral en una única vista accesible, lo que le permite ver y gestionar toda su fuerza laboral en un solo lugar. Esta integración garantiza que tenga la combinación de talentos adecuada para cumplir con los objetivos estratégicos de su fuerza laboral.
Pero los beneficios van más allá de la mera visibilidad. Estas soluciones le proporcionan las herramientas necesarias para manejar todo, desde la capacitación hasta el cumplimiento global de todo su equipo, fomentando una fuerza laboral dinámica y adaptable. Implementando un enfoque tan completo, usted se asegura de que su empresa esté equipada con los recursos necesarios para progresar y adaptarse rápidamente a las necesidades cambiantes.
Qué buscar en las soluciones de gestión de fuerza laboral contingente
Con las herramientas adecuadas, puede responder preguntas cruciales sobre su fuerza laboral contingente, como quién trabaja para usted en un momento dado, en qué está trabajando y a qué recursos necesita acceder para evitar el uso indebido de los sistemas de TI. Estas herramientas también pueden indicarle cosas como desde dónde trabajan y cuánto les paga, de modo que pueda asegurarse de que está pagando las tarifas del mercado por conjuntos de habilidades determinados. Las herramientas de gestión de la fuerza laboral contingente forman parte de un sistema de gestión de proveedores más amplio, el más avanzado de los cuales también ofrece herramientas para la compra de servicios –de modo que toda la fuerza laboral externa se puede gestionar desde un solo lugar–.
Estos son algunos factores clave que se deben tener en cuenta al elegir una solución para gestión de la fuerza laboral contingente:
Compromiso global del talento: las soluciones de gestión de fuerza laboral contingente deben permitirle abastecerse e implementar recursos de personal rápidamente y sentirse seguro para dar soporte al cumplimiento y los protocolos. Usted debe ser capaz de centralizar sus operaciones y moverse rápidamente, en el lugar del mundo donde surja su negocio.
Escala y versatilidad: para competir, debe ser capaz de escalar y reconfigurar la capacidad de su fuerza laboral hacia arriba o hacia abajo según la demanda. Esto significa tener un acceso rápido a diversos conjuntos de datos y las herramientas para analizar, colaborar y realizar precisas evaluaciones predictivas rápidamente.
Visibilidad y control integrales: busque plataformas que brinden una visión completa de la fuerza laboral a lo largo del ciclo de vida del proyecto y en toda su empresa –detallando ubicaciones de trabajo, tarifas, progreso del proyecto, riesgos potenciales, oportunidades de optimización y más–.
Integración fluida con RR. HH., ERP y gestión de gastos: las soluciones deben integrarse fácilmente con sus sistemas de negocio centrales para garantizar la consistencia de los datos, reducir los riesgos de cumplimiento y mejorar los resultados generales de la fuerza laboral y la gestión de gastos.
Gestión del rendimiento y los resultados: querrá realizar un seguimiento y supervisar las métricas de gestión clave para medir con precisión el rendimiento y mejorar la productividad a lo largo del tiempo.
Analíticas y herramientas de toma de decisiones: busque funcionalidades que hagan la vida más fácil, tales como analíticas en profundidad para una toma de decisiones fundamentada, soporte de aplicaciones móviles y configuraciones de autoservicio para una rápida personalización.
Automatización inteligente: cuando están potenciados por IA y machine learning, los protocolos de automatización pueden ayudarlo a estar listo para cambiar los requisitos de mano de obra, cumplimiento y seguridad –brindándole el aviso que necesita para tener capacidad de respuesta en lugar de ser reactivo–.
Funcionalidad personalizable: la capacidad de personalizar plantillas y campos para adaptar la funcionalidad en función de los procesos y prioridades de la organización.
Dé el siguiente paso
Explore cómo puede optimizar la gestión de la fuerza laboral contingente para una mayor eficiencia y control.
Construya una fuerza laboral sólida y escalable
Mitigue la volatilidad del mercado y prospere centralizando la visibilidad y la gestión de sus trabajadores externos.
Ideas que no encontrará en ningún otro lugar
Regístrese para recibir una dosis de business intelligence directamente en su bandeja de entrada.