¿Qué es un sistema de gestión de proveedores?
Un sistema de gestión de proveedores (sistema VMS) es una solución de software que ayuda a las organizaciones a gestionar sus relaciones con proveedores externos o proveedores
Proveedores: ¿quiénes son?
¿Qué es en una palabra? El término proveedor puede significar cosas diferentes para diferentes personas y empresas en función de la situación.
En el mundo de la gestión de proveedores y los sistemas de gestión de proveedores, hay dos categorías principales de "proveedores" y, en consecuencia, dos tipos de software que dan soporte a los procesos de negocio relacionados. Los proveedores pueden ser:
Con el soporte del software de gestión de proveedores
2. Trabajadores eventuales, agencias de empleo contratado y proveedores de servicios
Compatible con un VMS o un sistema de gestión de proveedores
Analicemos los detalles de este tipo de proveedores y los sistemas de software que los respaldan.
Proveedores de bienes y servicios
Estos tipos de suministradores son proveedores o proveedores de bienes y servicios que una empresa compradora ("el comprador") necesita para las operaciones diarias y el cumplimiento de su misión. Por ejemplo, una empresa puede necesitar acero para fabricar una bicicleta o componentes para fabricar un coche.
En éste escenario, el término proveedor a veces se utiliza indistintamente con proveedor. Algunos tipos de empresas son más aptas para usar un término sobre el otro. Independientemente de cómo se llamen, muchas empresas trabajan con miles de proveedores vinculados entre sí en cadenas de suministro extendidas por todo el mundo.
Esto dificulta que las empresas sepan todo lo que necesitan sobre sus proveedores y supervisen su rendimiento. Es aún más difícil saber cuáles son los proveedores con los que trabajan sus proveedores y con los que trabajan, etc.
Además, a medida que las empresas amplían las operaciones globales y trabajan con proveedores de todo el mundo, los datos de los proveedores a menudo se guardan localmente, en hojas de cálculo o en discos duros individuales. Rápidamente se convierte en un sistema obsoleto y manual para la gestión de la información del proveedor.
La falta de visibilidad de la información y el rendimiento de los proveedores aumenta el riesgo de suministro de una empresa y obstaculiza la capacidad de actuar rápidamente cuando surgen situaciones graves, como un desastre natural, la retirada de productos o las violaciones éticas. También dificulta que los empleados sepan a qué proveedores se supone que deben comprar.
Para hacer frente a estas dificultades empresariales, las empresas confían en el software de relación con proveedores o de gestión de relaciones con proveedores.
¿Qué es la gestión de proveedores?
La gestión de proveedores es el proceso de varias etapas para iniciar y desarrollar relaciones con proveedores de bienes y servicios necesarios para gestionar su negocio.
Desde la perspectiva del comprador, las etapas primarias de la gestión de relaciones con el proveedor incluyen:
Selección de proveedor o suministrador: utilizando un perfil de riesgo actualizado y calificando y segmentando en función de la categoría, la ubicación y la unidad de negocio
Evaluación de riesgos: Realizar la diligencia debida de riesgos en función de la naturaleza de su compromiso con el proveedor
Negociación de contratos: Establecimiento de términos y KPI de riesgo
Incorporación: con comprensión de la evaluación de riesgos y el estado de la auditoría
Gestionar el rendimiento y monitorear/mitigar el riesgo: utilizar una visión única basada en la matriz del proveedor y un modelo de incidentes impulsado por datos
Trabajadores eventuales, agencias de empleo contratado y proveedores de servicios
En el mundo de los "sistemas de gestión de proveedores", o VMS, el término "proveedor" es un poco inapropiado, pero se refiere a los trabajadores eventuales o las agencias de empleo contratado que brindan servicios y talento basados en personas que forman parte de la fuerza laboral externa de una empresa.
Con una fuerza laboral global cada vez más compleja y multicanal, las empresas deben obtener información estratégica clara sobre quién está trabajando para ellos, dónde, por qué, cuándo y a qué tasas.
Con respuestas a estas preguntas, los líderes de compras y RR. HH. están mejor equipados para cumplir con los objetivos de negocio y obtener una ventaja competitiva. Esta es la razón por la que un VMS se convierte en una herramienta invaluable –ya que brinda una visibilidad aguda de la fuerza laboral externa–.
¿Qué es un sistema VMS?
Un VMS, o sistema de gestión de proveedores, es una plataforma de software basada en la nube que resuelve un problema común para muchas empresas globales –cómo encontrar, comprometer y gestionar a su fuerza laboral externa– tanto trabajadores contratados como contingentes y proveedores de servicios.
¿Por qué es importante un sistema VMS?
Investigaciones recientes informan que uno de cada dos ejecutivos planea aumentar su uso de mano de obra externa, haciendo que un VMS sea más necesario hoy que nunca.
El aumento de la globalización, un mercado más competitivo y la necesidad de ocupar roles especializados son solo algunas razones por las que las empresas dependen cada vez más de la fuerza laboral externa –contratistas, trabajadores temporales y estacionales, y empresas de servicios gestionadas bajo declaraciones de trabajo (SOW) – para aumentar y complementar su base de talento total.
Con el talento digital, remoto y global de hoy en día, los beneficios de un sistema de gestión de proveedores son claros: las empresas pueden contratar individuos y servicios en todo el mundo con flexibilidad y agilidad, asegurando el talento on-demand, escalando o reduciendo, aumentando la velocidad de obtención de valor y –en última instancia– eliminando a la competencia menos ágil.
Pero encontrar y gestionar la composición adecuada de la fuerza laboral puede ser complejo. Hay que tener en cuenta las implicaciones financieras, legales, de cumplimiento, de seguridad y de costos, especialmente cuando se trata de emplear una fuerza laboral flexible y distribuida geográficamente. Las empresas que autogestionan internamente su fuerza laboral extendida sin un VMS pueden encontrarse con desafíos administrativos y gerenciales. El personal y los contratistas de mano de obra pueden estar repartidos en distintos países o continentes con diferentes leyes laborales y normativas de cumplimiento, o en distintos departamentos de una misma empresa con diferentes procesos y tecnologías internos. Dado que hay muchas partes y zonas geográficas involucradas en el proceso de abastecimiento, contratación de talento y onboarding/offboarding de talento, hay un gran potencial de mala comunicación, ineficiencia, falta de seguimiento, y poca visibilidad.
Informe de asesor técnico de VMS
Investigación del analista Ardent Partners para ayudarlo a navegar por el entorno de VMS.
El ascenso de la fuerza laboral externa
¿Qué significa un mayor uso de trabajadores externos para la adquisición?
Características clave de un VMS sólido
No todas las soluciones de gestión de proveedores del mercado son iguales. Cada empresa debe buscar las características y propuestas de valor de un VMS sólido.
Estas son las seis cualidades más importantes de los mejores sistemas de gestión de proveedores:
- Visibilidad total de la fuerza laboral Con el software de gestión de proveedores, una empresa puede adoptar un enfoque más organizado y sistemático para gestionar su fuerza laboral flexible. Un VMS facilita la visibilidad de la fuerza laboral total, maximiza el ahorro de costos, mejora la calidad y eficiencia del personal, y refuerza el cumplimiento.
- Informes integrales El software de gestión de proveedores permite a los usuarios evaluar con precisión el tiempo, el costo, el cumplimiento, la calidad y la cantidad generando informes integrales basados en datos, y luego comparando la evaluación con la industria en su conjunto.
- Procesos eficientes y cumplimiento Las organizaciones pueden aprovechar un VMS para implementar procedimientos que sean consistentes en toda la organización, incluidos diferentes departamentos, ubicaciones geográficas, marcas o divisiones –incluso si los programas se gestionan de forma independiente entre sí–. Esto no solo ayuda a la eficiencia organizativa, sino también a garantizar el cumplimiento de las políticas internas y gubernamentales locales.
- Seguimiento de aspirantes Un VMS tiene una potente funcionalidad de seguimiento de aplicaciones que ayuda a las organizaciones a adquirir el mejor talento y servicios, al tiempo que crea un proceso de contratación más eficiente. Desde que se solicita un recurso hasta que se incorpora al personal, la aplicación corre acciones automatizadas que eliminan las tareas administrativas tediosas. Gerentes de contratación tienen acceso desde cualquier lugar para aprobar o rechazar puntos al instante, permitiendo que el flujo de trabajo avance sin demora.
- Análisis de datos Las capacidades de análisis de datos del software de gestión de proveedores pueden permitir una mejor toma de decisiones en toda la empresa. Un VMS brinda acceso directo al programa completo de fuerza laboral contingente de una organización para medir los éxitos, realizar los ajustes necesarios y producir continuamente resultados positivos.
Además de estas características clave, también hay muchos beneficios excelentes de VMS que permiten a las empresas obtener una ventaja competitiva, desde el ahorro de costos y el cumplimiento hasta mejores mejoras en los procesos y la incorporación.
Diez beneficios de un sistema de gestión de proveedores basado en la nube
1. Automatización de procesos en la nube, que incluye abastecimiento, investigación, gestión de asignaciones, gestión de proyectos, onboarding, offboarding y facturación
2. Cumplimiento regulatorio diario y mitigación de riesgos con recordatorios, controles e información impulsados por eventos que se gestionan y auditan en un sistema
3. Proveedores rápidamente coincidentes basados en métricas predefinidas, información de proveedores integrada y supervisión del rendimiento a lo largo de los ciclos de vida de los proveedores
4. Acceso móvil completo para seguimiento de tiempos, procesamiento de pagos y reembolso de gastos, con integración de los sistemas de entrada de tiempo y pago existentes
5. Costos más bajos con menos capacitación, contratación y gastos administrativos gracias a informes de conciliación automáticos, detallados e instantáneos
6. Mayor transparencia en toda su fuerza laboral para ver, realizar un seguimiento y gestionar mejor todos los tipos de trabajadores, incluso si son pagados por un tercero
7. Tiempo de contratación más rápido de meses a días con abastecimiento automatizado que aprovecha el talento adecuado rápidamente y da soporte a una mejor experiencia de candidato
8. Mejor onboarding con una experiencia de trabajador más clara, rápida y satisfactoria y un camino más fluido hacia la productividad de trabajadores y contratistas
9. Grupo de talentos más sólido tomando decisiones iniciales más inteligentes sobre el abastecimiento de talento y comprometiéndose completamente con mercados y servicios de talento en línea
10. Machine learning para comparar precios para el talento con habilidades y experiencia coincidentes, monitorear las tarifas de mercado, proponer candidatos y ejecutar escenarios de contratación
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