¿Qué es un sistema de gestión de recursos humanos (HRMS)?
Un HRMS ayuda a las empresas a gestionar y automatizar sus procesos centrales de RR. HH. y proporciona capacidades de gestión del talento.
Definición de "sistema de gestión de recursos humanos" (HRMS)
HRMS son las siglas en inglés para "sistema de gestión de recursos humanos" – a menudo conocido como "software de gestión del capital humano" (HCM). Las empresas utilizan un HRMS para digitalizar, automatizar y centralizar los procesos de RR. HH. centrales, tales como almacenamiento de datos del personal, administración de beneficios, horas trabajadas y asistencia, y nómina. Un sistema de gestión del talento también brinda capacidades para gestión del talento tales como selección de personal, onboarding, gestión de desempeño, planificación de objetivos, capacitación y entrenamiento, compensaciones, y planificación de sucesiones.
Un HRMS moderno ayuda a reemplazar las hojas de cálculo tradicionales que requieren mucha mano de obra y los procesos basados en papel, automatizando los procesos manuales repetitivos y que consumen mucho tiempo. Esto les permite a los miembros del equipo de RR. HH. reducir los errores humanos y enfocarse en el trabajo de mayor valor y, en última instancia, más gratificante.
Historia de los sistemas de gestión de recursos humanos
En la década de 1970, las grandes empresas empezaron a digitalizar algunos de sus procesos básicos, en particular los que tenían muchos datos y eran propensos a error, tales como nómina y contabilidad. Pero los primeros sistemas de gestión de RR. HH. tenían un alcance limitado. En la década de 1990, una informática más potente y el auge de internet permitieron que las empresas digitalizaran y automatizaran más funciones de RR. HH., como gestión de registros, administración de beneficios, y flujos de trabajo de selección de personal.
Hoy, con el crecimiento de las tecnologías inteligentes y la conectividad en la nube, los procesos de RR. HH. ya no se limitan a los datos transaccionales. Un HRMS moderno puede recopilar e integrar datos para ajustar las estructuras de información en tiempo real, según las variaciones regionales en infraestructuras, leyes y cumplimiento. Estos sistemas también automatizan el flujo de trabajo y aprovechan la inteligencia artificial (IA) para crear procesos más inteligentes y optimizados.
HRMS, HRIS y HCM: significado de los acrónimos
"Sistemas de gestión de recursos humanos" (HRMS), "sistemas de información de recursos humanos" (HRIS) y "gestión del capital humano" (HCM) son términos de RR. HH. que suelen usarse indistintamente, pero que tienen algunas diferencias fundamentales.
Un HRIS generalmente está incorporado en una base de datos de información del personal y se utiliza para dar soporte a los procesos de RR. HH. centrales que son más lineales y cuantitativos en estructura, tales como procesamiento de nómina o gestión de horas trabajadas y asistencia.
En comparación, un HRMS es un sistema más abarcativo que contiene todas las estructuras de gestión de datos de un HRIS, pero que también incorpora una funcionalidad más cualitativa y compleja y la gestión del talento. Las mejores soluciones de HRMS utilizan tecnologías inteligentes, como IA, machine learning y conectividad en la nube, para ayudar a personalizar y automatizar funciones de manera inteligente.
"HCM" es un término general que se utiliza para describir el amplio conjunto de prácticas y software que utiliza una organización a fin de gestionar su personal –de la selección a la jubilación–. Un sistema de HCM suele referirse a un "sistema de gestión de recursos humanos" (HRMS) e incluye software de HRIS. Gracias a los avances tecnológicos y la conectividad, ahora las empresas pueden obtener una imagen clara de su fuerza laboral desde todos los ángulos. Esto ayudó a que las empresas se dieran cuenta del valor medible de dar prioridad a la experiencia de empleado y usar un enfoque people-first para la administración de RR. HH. Este enfoque más holístico representa un cambio en las prioridades y gestión de los procesos de RR. HH.
¿Por qué el software HRMS es tan importante hoy en día?
Desde hace años, las empresas buscan nuevas tecnologías y formas de automatizar mejor sus procesos de RR. HH. La pandemia trajo consigo enormes cambios sin precedentes en la mano de obra. Los equipos de RR. HH. se vieron obligados –de forma muy repentina– a empezar a usar nuevas tecnologías para dar soporte y gestionar a una fuerza laboral remota y distribuida.
Al principio, muchas de estas transiciones eran problemáticas, pero ahora, más de un año después, los líderes de RR. HH. se han vuelto más creativos y adaptativos en sus prácticas. Un artículo de SHRM nos dice que esto en última instancia ha resultado ser algo bueno. Dado que toda su fuerza laboral se va vuelto remota –casi de la noche a la mañana–, los equipos de RR. HH. se convirtieron en la "primera línea de respuesta" del mundo de los negocios, y muchos otros departamentos y líderes de equipo han seguido su ejemplo. A raíz de la pandemia, muchas empresas de repente se dieron cuenta de la mina de oro de datos y analíticas de personal que tenían en sus departamentos de RR. HH. –y cómo esa información podría ayudar a fundamentar decisiones y estrategias en todo el negocio–.
Hoy, el software de HRMS tiene un valor incalculable para ayudar a organizar, comprender y agilizar este mundo laboral tan cambiante. Las soluciones de HRMS ponen los procesos complejos de RR. HH. en un solo lugar, ofreciendo un almacenamiento centralizado de los datos del personal, capacidades de automatización, y analíticas avanzadas e IA incorporadas. Además, las capacidades de gestión de talento sofisticadas y fáciles de usar ayudan a garantizar la contratación, desarrollo y retención del mejor talento de su industria.
¿Quién usa el software de HSMS?
Muchas de las áreas que se enumeran debajo tradicionalmente funcionaban en silos –el feedback o los nuevos datos de una no siempre llegaban a la otra–. Un HRMS moderno no solo optimiza y mejora los procesos de estos profesionales, sino que también garantiza que se se comparten los datos recopilados y el feedback ofrecido –y puede fundamentar las analíticas de personal en general–.
Profesionales de RR. HH.: para estos equipos, la utilidad de un HRMS va desde la edición básica y acceso a los datos del personal, hasta informes complejos basados en datos y automatización de sofisticadas tareas de gestión de talento.
Selectores de personal: las herramientas de HRMS les ofrecen un portal centralizado donde publicar vacantes, buscar candidatos, y gestionar las funciones de onboarding.
Gerentes: incluso desde sus dispositivos móviles, pueden usar el software de HRMS para supervisar la estructura del equipo, horas de trabajo y ausencias, solicitudes de tiempo libre, y hacer un seguimiento del desempeño para ver si se necesita apoyo o feedback para alcanzar los objetivos.
Personal: un único portal fácil de usar permite que el personal edite sus datos personales, vea organigramas, presente solicitudes de tiempo libre, vea las capacitaciones asignadas, y hasta gestione sus propios objetivos profesionales y planes de desarrollo.
Postulantes: hoy existen portales de HRMS para postulantes, dedicados a buscar y solicitar vacantes, hacer seguimiento de la solicitud, y aceptar ofertas digitales con firma electrónica.
Componentes del software de HRMS
El software de HRMS puede aportar claridad y simplificación. Reunir los datos del personal en un solo lugar no solo facilita las cosas, sino que también brinda información y análisis provenientes de fuentes y departamentos dispares a fin de ofrecer recomendaciones e informes cada vez más precisos y procesables.
Conozca los diferentes elementos de una solución de HRMS.
HRIS: RR. HH. centrales y nómina
Autoservicio para el personal: las herramientas de HRIS ayudan tanto a empleados como a líderes de equipo a eliminar el desorden de las tareas administrativas de RR. HH. heredadas y en papel. Las capacidades por autoservicio y el acceso móvil ayudan a aumentar la productividad y transparencia del personal en áreas como gestión de datos del empleado, informes y analíticas, control de asistencia, y nómina.
Gestión de beneficios: con el aumento de los modelos de trabajo híbridos, las empresas luchan por estar al día con los muchos requisitos de los beneficios laborales. Administrarlos de modo automatizado puede liberar a RR. HH. del papeleo, para que pueda ofrecer el asesoramiento y orientación que el personal demanda y valora. Los portales para el personal por autoservicio y fáciles de usar, empoderan más aún a los trabajadores con información sobre sus beneficios personales y familiares.
Gestión de horas trabajadas: la filtración en la nómina es el resultado de prácticas imprecisas de mantenimiento de las horas trabajadas por parte de empleados y gerentes, y puede costarles a las empresas hasta el 2,5% de sus gastos totales en nómina. Aunque a veces es intencional, a menudo se debe a errores de sistemas obsoletos y prácticas manuales. Afortunadamente, es una pérdida operativa de las más evitables, y puede mitigarse mucho usando software inteligente para RR. HH. Las herramientas de HRMS son altamente personalizables y se pueden sincronizar con vacaciones, horas acumuladas, y otras reglas de negocios. Los cálculos automáticos de horas trabajadas y pago se integran con funciones para nómina, y el personal accede por autoservicio para tener una visión completa de ellas.
gestión del talento
Selección de personal y onboarding: las soluciones de HRMS pueden ayudar a los empleadores a optimizar el proceso de selección de personal para garantizar que puedan encontrar y atraer al mejor talento. Esto incluye un mejor soporte para la contratación global y la gestión de relaciones con el postulante. También brinda soporte a un seguimiento más completo del aspirante, y a procesos optimizados para apoyar la planificación de sucesiones. Y las herramientas de onboarding de los HRMS pueden ofrecer un portal para los nuevos empleados –incluyendo flujos de trabajo sin papel y automatizados y un proceso de capacitación y onboarding más atractivo y personalizado–.
Gestión de desempeño y compensación: la gestión de desempeño puede ser un desafío, y requerir que las empresas equilibren tanto datos cualitativos como cuantitativos y, al mismo tiempo, sigan siendo objetivas. Las herramientas de HRMS pueden ayudar a gestionar los objetivos y evaluaciones del personal, brindando una gestión de desempeño continua junto con una planificación de acciones guiada. Gestionar las compensaciones también puede ser una propuesta complicada que requiera evaluar múltiples factores, tanto dentro como fuera de la empresa. El software de HRMS puede ayudar a planificar y diseñar eficazmente las compensaciones.
Capacitación y desarrollo profesional: el crecimiento y el desarrollo profesional son partes cruciales de la experiencia del empleado. Las herramientas de HRMS utilizan tecnología inteligente para brindar una experiencia de capacitación más personalizada y atractiva –conectando personas, información y expertos entre todo el negocio, y más allá–. A los empleados, esto los ayuda a estructurar mejor sus objetivos de planificación de horas de trabajo y carrera profesional. El entrenamiento obligatorio en capacitación y compliance se puede agendar fácilmente, y los objetivos a más largo plazo, como el desarrollo de líderes y la planificación de sucesiones, se pueden incorporar dentro de sus calendarios de la manera que mejor se adapte a sus necesidades y compromisos únicos.
Gestión del rendimiento de ventas: como cualquier líder de negocios puede decirle, sus equipos de ventas están en su mejor momento cuando venden y nutren leads. Un HRMS ayuda a las empresas a optimizar y gestionar de forma centralizada los problemas relacionados con las ventas, tales como comisiones, territorios y cuotas, e incluso el rendimiento del agente.
Analíticas y planificación de la fuerza laboral: la información estratégica basada en datos es clave para alinear RR. HH. con la estrategia corporativa general. Con métricas y KPI, informes, modelado predictivo de la fuerza laboral y analíticas potenciadas por IA, los líderes de RR. HH. pueden dar mejor soporte a la planificación estratégica y operativa, así como a la gestión de presupuestos y desempeño
Gestión de experiencia del empleado: haciendo más foco en la experiencia del empleado, las empresas deben buscar formas innovadoras de comprender mejor por qué el personal se siente como lo hace respecto a sus experiencias en el trabajo, desde que se postula hasta el día que se va, y todo lo que ocurre en medio. Las tecnologías y herramientas de voz del empleado (VoE) que recopilan esta información incluyen evaluaciones de feedback de 360 grados, encuestas, análisis de comportamiento y sentimiento, y más. Con esta información estratégica, las organizaciones pueden personalizar las experiencias de cada empleado a lo largo de su ciclo de vida, impulsando el compromiso y la productividad.
HRMS y los próximos pasos hacia la transformación digital en RR. HH.
La transformación digital en RR. HH., como cualquier gran cambio operativo, al principio siempre encontrará cierta resistencia e inercia –además de riesgos inevitables–. La mejor manera de prepararse para un cambio operativo es empezar a compartir y comunicar los objetivos del proyecto. Comienza con una comunicación abierta entre responsables de equipos, ejecutivos y especialistas de RR. HH. Una estrategia eficaz de gestión y planificación del cambio puede preparar mejor a sus equipos para que desde el principio lo acepten.
La siguiente lista destaca algunos elementos importantes a tener en cuenta en la transformación digital de RR. HH.
Integridad de los datos: antes de comenzar a migrar los datos, asegúrese de tener los recursos correctos y de brindar upskilling o reskilling a su personal de IT para asegurarse de cumplir con la tarea y minimizar los errores humanos.
Costos y esfuerzo: cuantifique los requisitos del proyecto en todas las áreas involucradas, incluyendo implementación e integraciones. Identifique presupuestos y plazos realistas para ayudar a garantizar el éxito de la implementación.
Necesidades actuales y futuras: trabaje estrechamente desde el principio con sus líderes de departamentos y equipos para comprender bien sus objetivos, requisitos y desafíos específicos. Asegúrese de que su HRMS pueda escalar para cubrir las necesidades en evolución de todas las partes interesadas.
Compliance: defina requisitos regulatorios, de empleo y otras obligaciones legales, y confirme que su nuevo sistema brinde soporte a estas necesidades en todas las regiones.
Preparación en el lanzamiento: consiga que su equipo de RR. HH. esté de acuerdo desde el principio y ayude con los programas y objetivos de capacitación. Establezca hitos mensuales para garantizar que todos sus administradores, gerentes y personal están debidamente capacitados y preparados para aprovechar todo el valor del nuevo HRMS.