¿Qué es la gestión de datos maestros (MDM)?
MDM es el proceso de crear y mantener un único registro maestro para cada persona, lugar y cosa de un negocio.
Resumen sobre la gestión de datos maestros
Hoy, la mayoría de las empresas operan cientos de aplicaciones y sistemas diferentes –tales como ERP, HCM y CRM– que abarcan muchos departamentos diferentes. Dado que muchas personas tocan los datos de estos sistemas, es fácil que estén aislados en silos, duplicados, desactualizados o incluso que sean contradictorios. Y como todo el mundo sabe, los datos incorrectos conducen a una mala toma de decisiones. Para cubrir la necesidad de información oportuna y precisa –incluso a medida que aumentan las fuentes de datos– las empresas recurren a la gestión de datos maestros (MDM).
Definición de la gestión de datos maestros
La gestión de datos maestros es el proceso de crear y mantener un único registro maestro –o única fuente de verdad– para cada persona, lugar y cosa de un negocio. A través de la MDM, las organizaciones obtienen una visión actualizada y confiable sobre los datos clave, la cual puede compartirse en toda la empresa y utilizarse para mejorar informes, toma de decisiones y eficiencia de procesos.
¿Pero qué son los datos maestros?
Los datos maestros son todos los datos críticos para operar un negocio. Describe personas (clientes, empleados y proveedores), lugares (oficinas y ubicaciones) y cosas (productos y activos). Los datos maestros suelen ser solo un pequeño porcentaje de todos los del negocio, pero son de los más complejos –y valiosos– que tiene una organización.
Algunos ejemplos de datos maestros incluyen:
Datos maestros del cliente: como su nombre lo indica, incluyen todos los datos básicos necesarios para hacer negocios con sus clientes –desde información de contacto hasta historial de compras y condiciones de pago–. Gestionar los datos maestros para este dominio incluye depurar y estandarizar los datos en el ERP, CRM y otros sistemas. Por ejemplo, el nombre y dirección de un mismo cliente podrían existir en un sistema de ERP y de CRM, pero pueden estar ingresados de maneras diferentes, por ejemplo "1030 Sandy Court", "1030 Sandy Crt." o "1030 Sandy Ct." La MDM concilia estas diferencias y brinda una única visión sobre cada cliente, la cual se puede utilizar para personalizar campañas de marketing, ofrecer mejores experiencias, y más. En algunas organizaciones, los datos maestros del cliente también incluyen los de empleados, pacientes médicos o proveedores.
Datos maestros del proveedor: estos incluyen datos sobre cuentas, contratos, políticas, precios, y más, del proveedor. Se encuentran en el centro de todas las actividades importantes de procurement, desde planificación y abastecimiento hasta contratación y compra. Los datos maestros sobre el proveedor depurados y confiables son fundamentales para responder preguntas sobre gasto, precios o rendimiento, por ejemplo.
Datos maestros de ubicación: los atributos clave relacionados con la presencia física de agencias, oficinas corporativas, centros de distribución y tiendas forman parte de los datos de ubicación de una organización. Una vez conectada a otros dominios de datos, esta información puede ayudar a impulsar la toma de decisiones basada en ubicación –por ejemplo, determinar el correcto surtido de productos para una tienda en particular–.
Datos maestros del producto: esta gestión cubre atributos tales como número, categoría, precio, características, listas de materiales y todos los demás puntos de datos necesarios sobre un producto. Dado que se los usa en todos los procesos de ventas, marketing, cadena de suministro y ciclo de vida de desarrollo del producto, estos datos deben ser confiables y precisos.
Datos maestros de activos: estos describen los activos fijos e intangibles de una empresa, tales como inventario, equipamiento y marcas comerciales. Normalmente incluyen atributos tales como términos y valores de amortización, clases de activos, información de leasing, y más. Datos maestros inexactos sobre los activos pueden conducir a una deficiente utilización y gestión. Por ejemplo, los datos maestros sobre equipamiento se utilizan en los procesos de mantenimiento predictivo, de modo que si son incorrectos las proyecciones también lo serán.
¿Por qué es tan importante la gestión de datos maestros?
Además de ayudar a una organización a tomar buenas decisiones y responder preguntas clave, la gestión de datos maestros tiene muchos otros beneficios. Estos son solo algunos de ellos:
Menos errores y redundancias en los datos que atraviesan múltiples aplicaciones. Si diferentes equipos introducen de forma inconsistente la misma información, por ejemplo el registro de un cliente, la MDM fusionará y conciliará la duplicación.
Mejor información estratégica de analíticas y decisiones impulsadas por datos. Aquí queda demostrada la idea de que si a un sistema entra basura, sale basura. Si los datos que se analizan no son precisos, los resultados tampoco lo serán.
Procesos de negocio optimizados y mayor eficiencia. Se pueden utilizar datos maestros consistentes y de alta calidad para acelerar y automatizar escenarios de negocio integrales, como de lead-to-cash, source-to-pay y design-to-operate.
Mayor transparencia y compliance sobre las normas para privacidad de datos y otras regulaciones. El RGPD europeo, por ejemplo, les da a las personas más control sobre cómo se recopila, gestiona y comparte su información. Sin la MDM, los registros pueden fragmentarse entre múltiples silos departamentales, lo cual dificulta el compliance.
Soporte para fusiones y adquisiciones con un proceso optimizado para unir y conciliar múltiples activos de datos.
Los datos son cruciales para potenciar los procesos de negocio digitales, y los datos maestros son la base de todo el resto de la información. Las organizaciones que tienen datos maestros precisos y consistentes están mejor posicionadas para el éxito.
El software para gestión de datos maestros ayuda a consolidar y controlar los registros.
Cómo funciona: marco y procesos de MDM
Un marco para la gestión de datos maestros funciona en pos de garantizar que toda la información sea precisa y consistente desde el punto de vista semántico. Se compone de dos partes: crear un registro de datos maestros inicial, y luego actualizarlo.
Crear un registro de datos maestros: este proceso comienza identificando las bases de datos y aplicaciones que contienen información que debe incluirse. Luego se definen todos los atributos o características –tales como color, tamaño y materiales del producto–. Por último, los datos se comparan, se concilian los que sean inconsistentes, y se fusionan los registros múltiples.
Mantenimiento de datos maestros: este proceso implica depurar, transformar e integrar los nuevos datos a medida que se añaden a la lista maestra para mantener la consistencia y calidad de los registros. Hoy, algunas soluciones para gestión de datos maestros pueden automatizar y acelerar muchos aspectos de este proceso.
Es importante tener en cuenta que cualquier proceso para gestionar datos maestros debe llevarse a cabo de acuerdo con las políticas y principios de gobernanza de datos de una organización. Estos explican cómo deben ser almacenados, gestionados y resguardados todos los datos del negocio, y por quién –incluyendo los datos maestros–.
Mejores prácticas para lograr una estrategia ganadora de gestión de datos maestros
Una estrategia moderna de gestión de datos maestros incluye las herramientas, tecnologías y mejores prácticas para garantizar que todas las partes interesadas puedan tener confianza en la calidad de la información estratégica basada en los datos –así como velocidad para actuar a partir de ella–.
Estas son algunas formas de crear una estrategia ganadora:
Cree un marco de gobernanza de datos si aún no lo ha hecho. Como se mencionó antes, las actividades de MDM deben llevarse a cabo y aplicarse de acuerdo con las directrices de gobernanza de datos a fin de garantizar su administración y compliance.
Aproveche inteligencia artificial (IA) y machine learning. Algunos proveedores ofrecen software y herramientas de MDM que utilizan estas capacidades para automatizar el proceso de chequear la precisión de los nuevos datos, compararlos con los registros actuales, y conciliarlos.
Gestione varios dominios en una única instancia. Usted puede encontrar soluciones enfocadas en un solo dominio, por ejemplo datos maestros de cliente o de producto. Sin embargo, el mejor software es capaz de integrar y gestionar todos los de una empresa en un único sistema –a menudo en la nube–. Esto ayuda a reducir costos, elevar la productividad del personal y dar soporte a casos de uso flexibles.
Gestione los datos maestros en la nube. Las plataformas en la nube pueden ayudar a aumentar la productividad y eficiencia permitiendo reunir, conciliar, fusionar y depurar datos provenientes de diferentes aplicaciones –de manera rápida, fácil y a escala–. También cuentan con seguridad robusta y actualizaciones automatizadas.
Integre la gestión de datos maestros y la gobernanza de datos. Combinando en una única solución una sola fuente de datos maestros con gobernanza centralizada, es más fácil hacer cumplir las políticas y adherir al compliance –y definir, validar y monitorear las reglas del negocio y los atributos de los datos maestros–.
La gestión de datos maestros es un esfuerzo continuo, no un proyecto de una única vez. A medida que su organización crezca, el volumen de datos también lo hará. Pero con tecnología inteligente, herramientas y flujos de trabajo basados en la nube, estos procesos de MDM se vuelven mucho más eficientes.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de datos maestros
Gestione los datos de la manera correcta
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