¿Qué es la gobernanza de datos?
La gobernanza de datos abarca las políticas y los procedimientos que se implementan para garantizar que los datos de una organización sean precisos desde un principio –y que luego se manejen adecuadamente mientras se ingresan, almacenan, manejan, acceden y eliminan–.
Resumen sobre gobernanza de datos
Por definición, la gobernanza de datos empresariales abarca las políticas y procedimientos que se implementan para garantizar que los datos de una organización sean precisos –y que se manejen correctamente cuando se ingresan, almacenan, manejan, acceden y eliminan–. Las responsabilidades de gobernanza de datos incluyen establecer la infraestructura y tecnología, configurar y mantener procesos y políticas, e identificar a las personas (o cargos) de una organización que tienen la autoridad y responsabilidad de gestionar y salvaguardar tipos específicos de datos.
La gobernanza de datos es una parte clave del cumplimiento. Los sistemas se encargarán de la mecánica de almacenamiento, manejo y seguridad. Pero es el lado de las personas –la organización de gobernanza– el que garantiza políticas definidas, procedimientos sólidos, tecnologías adecuadamente gestionadas y datos protegidos. Los datos se deben manejar correctamente antes de ingresarlos al sistema, mientras se usan y cuando se recuperan del sistema para usar o almacenar en otro lugar.
Mientras que la gobernanza de datos establece las políticas y procedimientos para establecer la precisión, confiabilidad, integridad y seguridad de los datos, la administración de datos es la implementación de esos procedimientos. Las personas asignadas con responsabilidades de administración de datos gestionan y supervisan los procedimientos y las herramientas usadas para gestionar, almacenar y proteger los datos.
Beneficios de la gobernanza de datos
En un momento en el que las organizaciones dependen cada vez más de los datos para cada aspecto de su negocio, no puede permitirse no tener un plan de juego para la información. Los datos están en el centro de todas las funciones informáticas y tecnológicas, incluyendo la contabilidad y finanzas, planificación y control, gestión de pedidos, servicio al cliente, programación, control de procesos, ingeniería y diseño –lo que se le ocurra–. Los datos precisos y confiables son esenciales para el funcionamiento eficaz de estos sistemas y funciones.
Dado que los datos (buenos y confiables) son esenciales para el negocio, las organizaciones deben acompañar la creación, calidad, manejo y seguridad de esos datos. Y cuando lo hacen, se puede confiar en que sus sistemas y bases de datos reflejan realmente la realidad y respaldan eficazmente la toma de decisiones y el éxito del negocio.
La gobernanza de datos central brinda una visión centralizada y confiable sobre sus datos.
Los beneficios de la gobernanza de datos incluyen:
- Datos mejores y más confiables: por supuesto, ese es el punto. Los usuarios y quienes toman decisiones tendrán más confianza en los datos y, por consiguiente, en las decisiones basadas en esos datos. Y esas decisiones serán, de hecho, mejores porque se basan en información precisa.
- Una única versión de la verdad: el beneficio de tener a todas las áreas de la organización y a todos los tomadores de decisiones trabajando a partir de la misma información es incalculable. Ya no hace falta pasar tiempo debatiendo qué plan u hoja de cálculo es mejor o está más actualizado. Todas las áreas de la organización están coordinadas.
- Cumplimiento regulatorio, legal y de la industria: los procedimientos sólidos para gestión de datos son la clave del compliance. De hecho, los auditores y representantes de supervisión regulatoria no se fijarán tanto en los datos en sí, sino en cómo fueron generados, gestionados y protegidos.
- Reducción de costos: no solo las auditorías se harán rápido y fácil, sino que las operaciones diarias serán más eficientes y eficaces. Usted puede reducir el desperdicio causado por decisiones tomadas en base a información errónea u obsoleta. Y puede mejorar el servicio al cliente conociendo el estado preciso de actividades, inventario y disponibilidad de personal.
Las organizaciones prosperan con datos precisos, consistentes y confiables que, por definición, solo pueden lograrse con una buena gobernanza de datos.
¿Qué es el marco de gobernanza de datos?
Un marco de gobernanza de datos hace referencia al modelo que sienta las bases para la estrategia y compliance. A partir de un modelo de datos que describe los flujos –inputs, resultados y parámetros de almacenamiento–, el modelo de gobernanza establece las reglas, actividades, responsabilidades, procedimientos y procesos que definen cómo se gestionan y controlan esos flujos de datos.
Piense en el modelo como un blueprint de cómo funciona la gobernanza de datos en una organización en particular. Y tenga en cuenta que este marco de gobernanza será único para cada organización, ya que refleja aspectos específicos de los sistemas de datos, tareas y responsabilidades organizativas, requisitos regulatorios, y protocolos de la industria.
Su marco debería incluir lo siguiente:
Alcance de los datos: maestros, transaccionales, operativos, analíticos, big data, etc.
Estructura organizativa: roles y responsabilidades entre propietario responsable, jefe de datos, TI, equipo de negocios y patrocinador ejecutivo.
Estándares y políticas de datos: guías que describen qué se está gestionando y controlando, y para lograr qué resultados.
Supervisión y métricas: parámetros para medir ejecución y éxito de la estrategia.
Procesos de gobernanza de datos
La gobernanza de datos debe estar incorporada dentro de los procesos de creación, gestión y protección de datos de la organización. Los siguientes son algunos de los elementos y directrices de procedimiento:
Procedimientos y documentación: más que un simple requisito para mantener satisfechos a los auditores, la documentación debe esbozar claramente todos los procesos. Y los procedimientos también deberían reforzarse a través de la capacitación y mediante incentivos motivacionales.
Integridad de los datos: las consideraciones respecto a la integridad de los datos se deben incorporar a los procedimientos de acuerdo con el modelo y el marco de gobernanza de datos. Espere que estas adiciones requieran un poco de atención y disciplina extra por parte del personal y que puedan afectar a la eficiencia (añadiendo tal vez unos segundos a un proceso). Aquí un poco de automatización podría ayudar. Tecnologías relativamente baratas y probadas, como escáneres de códigos de barras y pantallas táctiles, pueden hacer que la recopilación de datos sea más rápida y precisa, especialmente cuando se combina con sensores IIoT (internet de las cosas industrial) y se combina con los sistemas existentes para control de procesos.
Auditorías y control de calidad: cree chequeos periódicos de validez de los datos en todos los procedimientos para corroborar el cumplimiento. Un programa de chequeos periódicos por parte de un equipo de calidad es lo que mejor funciona.
¿Cuáles son algunos de los mayores desafíos de la gobernanza de datos?
El mayor desafío pueden ser los problemas organizativos y de personal. Cada transformación de negocio requiere roles y responsabilidades respecto a las que se debe dar cuenta con un responsable que lidere el cambio. También requiere un cambio de cultura de ver la gestión de datos como un trabajo aburrido y de bajo nivel a uno de extrema importancia. Si los empleados tocan datos –especialmente datos críticos– y si los crean, los cambian, los usan o los mueven de alguna manera, deben comprender el rol que juegan en el mantenimiento adecuado de esos datos y asumir la responsabilidad.
Otro gran desafío es la rápida proliferación de datos que solo se está generalizando con el tiempo. Gran parte de estos nuevos datos no están estructurados o son diferentes de lo que hemos visto o con lo que hemos trabajado en el pasado. Esto no solo grava los sistemas y bases de datos existentes, sino que también trae aparejada la necesidad de contar con nuevos procedimientos y requisitos adicionales para la gobernanza.
Herramientas y tecnología de gobernanza de datos
La creación del marco de gobernanza de datos no requiere herramientas adicionales. Sin embargo, las tecnologías pueden ayudar a recopilar, gestionar y asegurar los datos. Tenga en cuenta lo siguiente:
Las aplicaciones para administración de la información ayudan a crear perfiles de datos y monitorear el rendimiento de las políticas de gobernanza de datos de la empresa. Facilitan la ejecución de tales políticas en todas las unidades de negocio, hacen cumplir los estándares usando validación de datos, y miden la mejora en los procesos de calidad.
Las soluciones para gestión de metadatos, a menudo denominadas EMM (gestión de metadatos empresariales), categorizan y organizan consistentemente los activos de información de una empresa y se han vuelto cada vez más importantes en la era de big data. La información sobre el activo de datos que recibe mantenimiento incluye tipo, etiquetas, fuente y fechas.
Las tecnologías para el ciclo de vida de la información y la gestión de contenidos controlan el volumen de datos y gestionan el riesgo aplicando políticas automatizadas para archivo, retención y destrucción de la información. Las capacidades específicas para gestión de contenidos también pueden optimizar los procesos de negocios digitalizando documentos e integrando información relevante con las transacciones y flujos de trabajo.
La gestión de datos aumentada, o integración de datos aumentada, mejora los datos empresariales existentes con información obtenida a través de nuevas tecnologías tales como IA (inteligencia artificial) y machine learning. El objetivo es mejorar la toma de decisiones y ayudar a que algunas aplicaciones sean más autoadaptables.
5 mejores prácticas de gobernanza de datos
Existe un acuerdo general entre los expertos en que las primeras cinco "mejores prácticas" para la gobernanza de datos son:
- Piense teniendo en mente el panorama general, pero comience de a poco. Ese es un buen consejo. Si está empezando desde cero (y nunca ha tenido un proceso de gobernanza de datos en funcionamiento), usted está abriendo nuevos caminos. Siempre es prudente empezar de a poco –pruebe sus ideas y comprenda paso a paso cómo conocer, desarrollar habilidades y validar el enfoque antes de comprometerse con el esfuerzo completo–. Asimismo, es importante tener en mente el panorama general. Es muy fácil quedar envuelto en las minucias y alejarse del objetivo general. Por lo tanto, documente los objetivos generales de su proyecto (cómo será su proceso de gobernanza de datos), separe una pieza modesta que pueda ser su área de prueba, y valide su enfoque a través de este piloto.
- Asigne un patrocinador ejecutivo. Al igual que con cualquier proyecto para toda la empresa, es importante garantizar que un patrocinador ejecutivo de negocios sea el adalid de la estrategia de datos. Éste abogará activamente y comunicará la estrategia a la organización en general. El patrocinador también hará cumplir la responsabilidad, modelará el enfoque de datos deseado, y ayudará a arbitrar inconsistencias entre las unidades de negocio.
- Elabore un caso de negocio. Los sistemas de gobernanza de datos no están exentos de costos. Aunque no se requiere equipamiento especial para desarrollar el marco ni completar los detalles, hay trabajo que hacer –y eso consumirá recursos, especialmente horas de personal–. Para proyectos de este tipo, es una buena idea elaborar un caso de negocio. Debe contener una descripción general del proyecto, una declaración de metas y objetivos, los beneficios esperados, y un cronograma con hitos y mediciones (indicadores) de avances y éxito. Estos indicadores ayudan a mantener el proyecto encaminado a medida que el equipo evalúa los avances en base a los plazos e hitos predeterminados. El caso de negocio también les recuerda a los miembros del equipo las razones por las cuales se lleva a cabo el proyecto, y por qué es importante para la organización hacerlo bien y a tiempo.
- Desarrolle las métricas correctas. La medición es esencial, pero más no siempre es mejor. Incluso cuando se automatizan, las mediciones requieren tiempo y esfuerzo; alguien tiene que ver los resultados, interpretarlos y quizás tomar medidas correctivas. Demasiadas mediciones –o mediciones no significativas– pueden ser contraproducentes. Los usuarios, operadores y trabajadores advierten rápido si las mediciones no son significativas, y eso puede llevar a que presten menos atención a las realmente importantes. Al igual que con los KPI (indicadores clave de rendimiento), un puñado manejable (generalmente entre 6 y 10) de mediciones útiles y significativas es mucho mejor que 50 o 100 que no brindan mucha información sobre cómo están funcionando los sistemas ni si se están cumpliendo los objetivos.
- Comunique. La mayoría de las personas tienen una innata aversión al cambio basada en el miedo a lo desconocido –pero el mejor remedio es la información–. Tenga una actitud abierta hacia quienes se verán afectados por los nuevos procesos y procedimientos, sean o no participantes activos del proceso. Explique qué está haciendo y por qué. Dígales cómo cambiará su vida laboral (puede ser un cambio sutil) y por qué es importante cooperar y apoyar los cambios. Involucre a quienes se verán más impactados por la planificación e implementación de los nuevos procedimientos. Ellos están mejor posicionados para ver cómo los cambios afectarán la productividad, cómo se los podría modificar para que sean menos intrusivos, y cómo podría optimizarse el proceso para brindar mejores datos.
Un puñado manejable (generalmente entre 6 y 10) de mediciones útiles y significativas es mucho mejor que 50 o 100 que no brindan mucha información sobre cómo están funcionando los sistemas ni si se están cumpliendo los objetivos.
Tenga en cuenta que la gobernanza de datos es un proceso continuo, no un proyecto de una sola vez. Sí, se requiere trabajo inicial en la configuración del sistema, pero estos procesos formarán parte de la vida diaria de su organización. Y los procesos en sí deben ser monitoreados y evaluados continuamente a la luz del volumen, los tipos y el carácter cambiante de los datos que gestiona su organización.
Preguntas frecuentes sobre gobernanza de datos
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