¿Qué es business intelligence (BI)?
Los procesos y herramientas de BI analizan los datos del negocio, los convierten en información estratégica accionable, y ayudan a las organizaciones a tomar decisiones mejor fundamentadas.
Resumen de Business Intelligence
La mayoría de las empresas recopilan un gran volumen de datos de negocios todos los días –que fluyen desde su software de planificación de recursos empresarial (ERP), su plataforma de e-commerce, su cadena de suministro, y muchas otras fuentes internas y externas–. Para verdaderamente poder sacar provecho real de estos datos y usarlos para tomar decisiones, ellas necesitan un sistema moderno de business intelligence (BI).
Definición de business intelligence
Business intelligence se refiere a los procesos y las herramientas que se usan para analizar los datos de negocio, convertirlos en información estratégica accionable, y ayudar a todos en la organización a tomar mejores decisiones fundamentadas. También conocido como sistema de soporte de decisiones (DSS), un sistema de BI analiza los datos actuales e históricos y presenta los hallazgos en informes fáciles de digerir, dashboards, gráficos y mapas que pueden compartirse con toda la empresa.
A veces, se conoce a la BI como "analítica descriptiva", ya que describe cómo le está yendo al negocio en la actualidad y cómo le fue en el pasado. Responde preguntas como "¿Qué sucedió?" y "¿Qué debe cambiar?" – pero no ahonda en por qué algo sucedió o qué puede suceder después.
Software de BI que compara las declaraciones de ingresos a lo largo de los años.
Business intelligence vs. analíticas de negocio
"Business intelligence" y "analíticas de negocio" son dos términos que suelen usarse indistintamente. ¿Existe alguna diferencia? Actualmente, no hay consenso de opiniones. Dicho eso, una distinción común es que la business intelligence se enfoca en lo que sucedió en el pasado y lo que sucede en la actualidad (analíticas descriptivas). Mientras que las analíticas de negocio se enfocan en:
Por qué sucedió algo (analíticas de diagnóstico)
Qué es probable que suceda después (analíticas predictivas), y
Qué medida se debe tomar para garantizar el mejor resultado posible (analíticas prescriptivas)
Pero al final del día, tanto la BI como las analíticas de negocio son vitales –trabajan juntas para proporcionar a las empresas los cuatro tipos de analíticas (descriptivas, de diagnóstico, predictivas y prescriptivas) y la información estratégica del panorama general que necesitan las personas encargadas de tomar decisiones.
"¿Cuál es la diferencia entre analíticas de negocio y business intelligence? La respuesta correcta es: todo el mundo tiene una opinión, pero nadie lo sabe, y no debería importarle".
Timo Elliot, Innovation Evangelist, SAP
Independientemente de la etiqueta que se les ponga, es importante que las organizaciones tengan las herramientas que necesitan para obtener respuestas a sus preguntas de negocios, resolver el problema que tienen entre manos, o lograr un objetivo específico. Es por eso que varios proveedores de software han empezado a combinar BI con analíticas de negocio en una sola plataforma en la nube, brindando a las organizaciones todas las capacidades analíticas que necesitan en un solo lugar –y poniendo en cuestión todo el debate de la taxonomía–.
Beneficios clave de business intelligence
Un programa de BI exitoso ilumina los modos de aumentar las ganancias y el rendimiento, descubrir problemas, optimizar las operaciones y mucho más. Aquí presentamos solo algunos de los muchos beneficios de BI:
Reciba soporte para la toma de decisiones fundamentada. Las herramientas de BI ayudan a ejecutivos, gerentes y trabajadores a descubrir información estratégica que es relevante para sus roles y áreas de responsabilidad –y usarla para tomar decisiones basadas en hechos, no en conjeturas–.
Logre y mantenga una ventaja competitiva. Con una BI oportuna, las organizaciones pueden identificar rápido las nuevas tendencias y oportunidades, y actuar a partir de ellas. También pueden evaluar sus propias capacidades, fortalezas y debilidades en comparación con la competencia, y usar esa información en ventaja propia.
Mida y haga seguimiento del rendimiento. Los dashboards de BI facilitan el monitoreo de los indicadores clave de rendimiento (KPI), hacen seguimiento de los avances en función de los objetivos, y envían alertas para saber dónde y cuándo enfocar las iniciativas de mejora.
Identifique y establezca benchmarks. Las soluciones de BI permiten a las organizaciones comparar sus procesos y métricas de rendimiento con los estándares de la industria, así como determinar dónde se necesitan mejoras, fijar benchmarks significativos, y monitorear los avances hacia los objetivos.
Detecte problemas para poder resolverlos. Con BI, los usuarios pueden detectar potenciales problemas de negocios –tales como cuellos de botella en la fabricación o distribución, tendencias ascendentes en la rotación de clientes, aumento de los costos laborales, y más– antes de que generen un daño financiero.
Opere de manera más eficiente. Los sistemas de business intelligence permiten que todo el mundo dedique menos tiempo a recopilar información, analizar datos y generar informes. También pueden identificar en todos los departamentos o subsidiarias áreas de superposición, duplicación o ineficiencias a fin de poder mejorar las operaciones.
Haga que datos e informes sean accesibles a todos. El software de BI ofrece interfaces intuitivas, informes de arrastrar y soltar, y dashboards basados en roles que pueden ser utilizados por los integrantes del equipo –sin necesidad de codificación ni otras habilidades técnicas–.
Mejore las experiencias de cliente y empleado. Los usuarios de BI pueden minar datos para detectar patrones en el comportamiento de clientes y personal, analizar el feedback, y usar la información estratégica para adaptar y mejorar experiencias.
Aumente ingresos y rentabilidad. En última instancia, los datos de business intelligence conducen a una mejor comprensión de dónde existen riesgos y oportunidades, para que los equipos puedan hacer ajustes rentables.
Herramientas y sistemas de business intelligence
Se usan muchas herramientas en un sistema de business intelligence. Aquí presentamos algunas de las más comunes:
Generación de informes de BI
Los informes de BI –que presentan a los usuarios finales datos e información de una manera fácil de comprender y accionar– es fundamental para todo negocio. Los informes utilizan resúmenes y elementos visuales como cuadros y gráficos para mostrar tendencias de los usuarios a lo largo del tiempo, relaciones entre variables, y mucho más. También son interactivos, así que los usuarios pueden desglosar las tablas o profundizar en los datos según sea necesario. Los informes se pueden automatizar y enviar siguiendo un cronograma periódico predeterminado –o de manera ad hoc y generarse sobre la marcha–.
Consultas
Las herramientas de consulta les permiten a los usuarios hacer preguntas de negocios y obtener respuestas a través de interfaces intuitivas. Con las herramientas de consulta modernas, enviarlas puede ser tan simple como preguntarle a Google (o incluso a Siri) dónde hay retrasos en los envíos, si las ventas trimestrales alcanzaron sus objetivos, o cuántos widgets se vendieron el día anterior.
Dashboards de BI
Los dashboards son una de las herramientas de BI más populares. Usan diagramas, gráficos, tablas y otros tipos de visualización de datos que se actualizan constantemente para hacer el seguimiento de los KPI y otras métricas de negocio previamente definidas ofreciendo un panorama general a simple vista del rendimiento casi en tiempo real. Los gerentes y empleados pueden usar funciones interactivas para personalizar qué información quieren ver, profundizar en los datos para un mayor análisis y compartir los resultados con otras partes interesadas.
Dashboard de BI que muestra el rendimiento financiero en todos los países y unidades de negocio.
Visualización de los datos
La capacidad para visualizar los datos en contexto es un área donde la BI realmente se destaca. Cuadros, gráficos, mapas y otros formatos visuales le dan vida a los datos de una manera que permite comprenderlos rápida y fácilmente. Las tendencias y los valores atípicos se hacen más evidentes. Los colores y patrones pintan la imagen de la historia detrás de los datos de un modo que nunca fue posible con las columnas y filas de una hoja de cálculo. La visualización de datos se utiliza a lo largo de todo un sistema de BI –en informes, dashboards y respuestas a consultas–
OLAP
El procesamiento analítico on-line (OLAP) es una tecnología que potencia las capacidades de descubrimiento de datos en muchos sistemas de business intelligence. El OLAP permite un análisis rápido y multidimensional de grandes volúmenes de información alojada en un almacén de datos u otro tipo de hosting.
Preparación de datos
La preparación de datos implica compilarlos desde múltiples fuentes y, en términos generales, prepararlos para el análisis. Usando un proceso llamado "extraer, transformar y cargar" (ETL), los datos brutos se depuran, categorizan, y luego se cargan en un almacén. Los buenos sistemas de BI automatizan muchos de estos procesos y permiten establecer dimensiones y mediciones.
Almacén de datos
Un almacén de datos aloja los agregados desde múltiples fuentes, los cuales fueron depurados y formateados para ser accesibles para BI y otras herramientas analíticas.
Ejemplos de business intelligence en acción
Las herramientas de BI actuales facilitan que todas las personas de la organización puedan acceder, analizar y tomar medidas sobre datos actuales e históricos. Estos son algunos ejemplos de casos de uso de BI en diferentes áreas de negocio:
BI para marketing: estos profesionales pueden usar business intelligence para hacer seguimiento de resultados de campaña tales como tasa de apertura de correos electrónicos, de clics, y conversiones de páginas de destino –para luego adaptar las futuras promociones y hacerlas más efectivas–.
BI para finanzas: estos departamentos pueden consolidar los datos financieros y monitorear márgenes, gastos, flujos de efectivo y de ingresos, y más, en tiempo real. Pueden mantener un control estricto sobre la rentabilidad, y tomar decisiones que mejoren los resultados finales.
BI para RR. HH.: aquí los equipos pueden usar BI para monitorear métricas tales como horas trabajadas y asistencia, tasas de productividad, rotación, y compromiso del empleado. Pueden usar la BI para tomar mejores decisiones sobre contratación, identificar necesidades de capacitación, optimizar los cronogramas del personal, y mucho más.
BI tradicional vs. moderno
Business intelligence ha estado presente por más de 30 años, y tradicionalmente, fue impulsada por TI. Se enviaban preguntas al equipo de TI, quien daba las respuestas a la empresa en forma de informe estático. Si aparecían preguntas de seguimiento, se volvían a enviar a TI, y se colocaban al final de la lista. Este proceso que consumía tiempo fue reemplazado por el BI moderno –que es mucho más interactivo–.
Las herramientas de BI por autoservicio modernas permiten que los usuarios de negocios consulten datos, configuren dashboards, generen informes y compartan sus conclusiones desde cualquier navegador web o dispositivo móvil –todo con muy poca participación de TI–. Recientemente, las tecnologías de inteligencia artificial (IA) y machine learning han hecho que este proceso sea aún más sencillo –y más rápido– automatizando muchos procesos de BI, incluyendo el descubrimiento de datos y la creación de informes y visualizaciones.
Cada vez más, las empresas eligen herramientas de BI basadas en la nube que se conectan con más fuentes de datos y están disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, desde cualquier parte. Además, eligen soluciones que ofrecen BI integrada –BI que está integrada directamente en los flujos de trabajo y los procesos, de modo que se puedan tomar mejores decisiones en el momento y en contexto.
Las plataformas de BI más modernas, en la actualidad, combinan las herramientas de business intelligence, analítica avanzada y predictiva, y planificación en una sola solución en la nube. Incrementadas por las tecnologías de IA y machine learning, estas soluciones pueden integrarse en cualquier proceso, democratizando el BI y la analítica haciéndolos fáciles de usar para cualquier persona –no solo para los departamentos de TI o los analistas profesionales–.
Preguntas frecuentes sobre business intelligence
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