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Mujer revisando la planificación financiera y analizando resultados

¿Qué es xP&A?

Como su nombre indica, la planificación y el análisis extendidos (xP&A) va más allá de los límites de la planificación y el análisis financieros tradicionales (FP&A). Aquí, la "x" no es una variable que represente a ningún departamento, como ventas, cadena de suministro o RR. HH. Más bien denota el desglose de silos entre Finanzas y todos los demás departamentos –y la capacidad de conectar y sincronizar planes en toda la organización–.

Definición de xP&A

xP&A es un enfoque de planificación que toma las mejores capacidades de planificación y análisis financieros (FP&A) –como planificación y proyección continuas, las analíticas avanzadas y el monitoreo del rendimiento– y las extiende a toda la empresa. XP&A no solo otorga el poder de la FP&A a los departamentos operativos, sino que elimina las barreras tradicionales entre las finanzas y las operaciones, y conecta los planes estratégicos, financieros y operativos en tiempo real. Este enfoque innovador cubre el conocido proceso de planificación de ventas y operaciones (S&OP) para garantizar que los planes estratégicos de alto nivel estén vinculados con los planes operativos a mediano y largo plazo, y que la oferta y la demanda estén equilibradas.  xP&A también fortalece la colaboración entre operaciones, finanzas y el resto del negocio, incluyendo RR. HH.  Tácticas importantes de RR. HH., como gestionar el personal y comprender la planificación de la fuerza laboral, pueden ayudar a las organizaciones a ser más ágiles y estar preparadas para responder a cualquier situación.

 

Sincrinizando los planes en toda la organización, la xP&A ayuda a las empresas a mejorar su visibilidad, agilidad y adaptabilidad. Esto nunca fue tan importante como ahora, cuando el cambio constante es la nueva normalidad y la capacidad de cambiar rápido no es algo que sería bueno tener –es una necesidad–. 

xP&A y Gartner

Gartner acuñó el término "xP&A" en 2020, pero el concepto no es nuevo. Expandir la FP&A más allá de las finanzas ha sido una mejor práctica desde hace varios años –simplemente se denomina con muchos nombres diferentes: planificación conectada, planificación empresarial colaborativa, planificación de negocio integrada y planificación en toda la empresa, por nombrar algunos–. Sin embargo, con la definición formal de Gartner, la xP&A se ha convertido en el término de referencia.

Planificación extendida y el fin de los silos

Ventas, marketing, RR. HH., compras, cadena de suministro, todas las áreas contribuyen a los resultados –y todos crean sus propios planes operativos–. Por ejemplo:

  • El equipo de ventas desarrolla planes para cumplir sus objetivos
  • Marketing crea planes para campañas, promociones y lanzamientos de productos
  • RR. HH. crea planes para cumplir con los requisitos futuros de la fuerza laboral
  • Compras planifica qué comprar, desde qué fuente, cuándo
  • Los equipos de cadena de suministro crean planes basados en la demanda para la producción, el inventario y más

Tradicionalmente, todos estos planes se crean en silos, en herramientas de planificación separadas y hojas de cálculo independientes –sin información estratégica sobre cómo pueden impactarse entre sí–. Por ejemplo, si las ventas superan sus objetivos, ¿estará lista la producción? ¿Se dispondrá del personal adecuado?

 

Vincular planes para identificar los posibles impactos dentro de los diferentes departamentos es el núcleo de la xP&A. Permite a las empresas reaccionar rápido cuando el lanzamiento de un producto de marketing despega, se produce una disrupción en la cadena de suministro o un cambio repentino en las necesidades del personal. Cuando un plan cambia, todos los demás se adaptan, y el barco puede permanecer en su curso.

 

Pero, por supuesto, la xP&A no solo vincula los planes operativos entre sí, sino que también los vincula con las metas financieras y los objetivos estratégicos. Esto ayuda a los CFO y a sus equipos a pronosticar, monitorear y evaluar las cosas de manera holística –y sobresalir en su rol de asesor estratégico para el negocio–. Aunque las capacidades de FP&A se extienden a diferentes departamentos con la xP&A, los equipos de finanzas siguen al mando y perfectamente posicionados para organizar una planificación extendida a toda la empresa.

 

Por ejemplo, para abordar posibles disrupciones en la cadena de suministro, los ejecutivos pueden ejecutar rápido simulaciones de cambios en demanda, oferta y finanzas con un software para planificación de la cadena de suministro integrado y ágil, así como dar soporte al análisis hipotético y comparar escenarios de planificación para tomar decisiones rápidas e informadas en toda la empresa.

Beneficios clave de la xP&A

La planificación y el análisis extendidos dan a las organizaciones el poder de trabajar como una máquina bien aceitada. Cinco de los principales beneficios incluyen:

  1. Visibilidad de negocio holística y en tiempo real. La xP&A elimina los silos departamentales y crea una vista única de los planes y el rendimiento en tiempo real. Los líderes de negocio pueden usar esta vista, junto con herramientas de informes y análisis multifuncionales, para comprender el impacto de las decisiones en cada departamento –y en la organización en su conjunto–.
  2. Única fuente de verdad. Muchas empresas luchan con versiones contradictorias de la verdad –que generalmente se deben a sistemas de TI dispares y a volúmenes masivos de datos alojados en diferentes lugares–. LA xP&A crea una única fuente de verdad, por lo cual los planificadores y los responsables de la toma de decisiones pueden trabajar con el mismo conjunto de números e información.
  3. Alineación completa del negocio. Con la xP&A se sincronizan los planes estratégicos, financieros y operativos, lo cual garantiza que toda la empresa esté alineada y trabaje hacia una visión compartida del éxito. La xP&A también deja claro cómo impactan las actividades de un departamento en otro, lo cual anima a los equipos a colaborar y alinear las prioridades.
  4. Mayor agilidad. Con una visión multifuncional del negocio y una única fuente de verdad, los líderes están mejor equipados para comprender lo que ocurre en tiempo real y corregir el curso sobre la marcha. La estrecha alineación en el negocio también los ayuda a aprovechar rápidamente nuevas oportunidades, detectar y mitigar riesgos, identificar formas de reducir costos e ineficiencias y moverse tan ágilmente como una start-up. 
  5. Planificación automatizada y continua. La planificación continua, donde los planes se actualizan continuamente en función de condiciones y eventos cambiantes, es fundamental para la xP&A. Las buenas herramientas xP&A facilitan este proceso: cuando se produce un cambio en un plan, todos los planes relacionados se actualizan automáticamente. Esta automatización minimiza el trabajo manual y mantiene todo sincronizado, incluso en tiempos de rápido cambio.

Resumen

Una de las muchas realidades reveladas por la rápida convulsión e incertidumbre del COVID-19 es que incluso cuando pase la pandemia, los antiguos métodos de planificación no serán suficientes. En cambio, la planificación continua conectada en toda la empresa será la clave para repuntar de la pandemia y las disrupciones continuas y navegar más allá de ellas. Hemos entrado oficialmente en la era de la xP&A, y está aquí para quedarse.

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