¿Qué es la gestión de la fuerza laboral (WFM)?
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Como cualquiera que haya vivido en el planeta Tierra durante los últimos años puede decirte: El cambio es tan inevitable como impredecible. Y tal vez ningún área haya experimentado cambios más fundamentales en un período de tiempo tan corto que los recursos humanos y la gestión de la fuerza laboral. No solo las actitudes y la cultura del lugar de trabajo han experimentado enormes cambios, sino que la forma en que realizamos nuestro trabajo también evoluciona rápidamente.
Afortunadamente, el software de gestión de la fuerza laboral ha estado evolucionando junto con nosotros. El software WFM puede ayudar a las empresas a navegar mejor por este entorno que cambia rápidamente. Incluye herramientas para pronosticar y programar con precisión los horarios de trabajo y las cargas de trabajo para que los empleados y conjuntos de habilidades adecuados estén disponibles para satisfacer la demanda. Además, al brindar información estratégica basada en datos, ayuda a las organizaciones a alinear mejor las actividades de RR. HH. con los objetivos de negocio –y detectar rápidamente oportunidades para optimizar e impulsar la productividad–. Y ese es un objetivo central de cualquier proyecto de WFM.
Definición de Workforce Management
En su núcleo, la gestión del personal comprende todas las actividades y procesos necesarios para gestionar y mantener un personal productivo, desde la presupuestación, la programación y la previsión hasta el seguimiento del tiempo de los empleados y el cumplimiento de las normativas. El software de WFM tuvo su inicio temprano en los centros de llamadas, pronosticó los volúmenes de llamadas y programó a los representantes en consecuencia. Hoy en día, ha evolucionado para dar soporte a una gestión de empleados ágil en diversas organizaciones.
¿Por qué la gestión de la fuerza laboral es tan importante hoy en día?
La gestión de la fuerza laboral crea un marco consistente para todas las actividades necesarias para operar de manera eficiente y en línea con las principales prioridades y objetivos de una organización. Las políticas y prácticas inconsistentes tienen un precio, desde un alto volumen de negocios hasta el daño a la reputación y los problemas de incumplimiento. El mundo laboral está cambiando más rápido de lo que muchos empleadores pueden seguir, por lo que la gestión de la fuerza laboral y las soluciones para llevarlo a cabo deben ser aún más receptivas y sofisticadas.
Los datos provienen de los muchos estudios realizados durante y después de la pandemia –y respaldan lo que todos sospechamos: que el trabajo remoto e híbrido está aquí para quedarse–. De hecho, Gartner dice que "más de dos tercios de los candidatos al trabajo que actualmente trabajan in situ preferirían trabajar en un modelo híbrido o remoto, mientras que el 97% de los trabajadores híbridos o remotos prefieren trabajar en modelos híbridos o remotos".
Un fuerte aumento en los trabajadores y equipos distribuidos geográficamente también contribuye a problemas de cumplimiento más complejos en los que se deben tener en cuenta las leyes de RR. HH. locales y globales. ¿Qué constituye horas extras para empleados basados en diferentes ubicaciones geográficas? ¿Qué tipo de permiso debe concederse y en qué circunstancias? Una solución WFM sofisticada con seguimiento de cumplimiento incorporado puede responder a estas preguntas.
Otras tendencias publicitadas como el “abandono silencioso” (hacer solo los requisitos mínimos de trabajo) hablan sobre las actitudes y la cultura cambiantes. Con procesos y cronogramas de gestión de la fuerza laboral más eficientes, los líderes de equipo pueden minimizar el agotamiento y el aburrimiento. Y una mejor conciencia de los factores sociales y ambientales puede fomentar un mayor sentido del significado y la participación, lo que a su vez puede ayudar a apoyar una cultura de juego en equipo y compromiso personal.
A medida que las organizaciones adoptan tecnologías como IA, machine learning y robótica, los nuevos roles y la necesidad de habilidades digitales se están expandiendo incluso a medida que la fuerza laboral disponible se está reduciendo (escasez de talento que se ha triplicado en la última década). La gestión de la fuerza laboral que se integra con los procesos de reclutamiento y desarrollo de empleados puede ayudar a atraer trabajadores calificados y mejorar las habilidades de los empleados actuales para cubrir estos roles.
El software moderno basado en la nube facilita la navegación por estas nuevas realidades.
Beneficios del software de gestión de la fuerza laboral
Como se mencionó anteriormente, algunos de los principales beneficios de una gestión eficaz de la fuerza laboral incluyen una mayor productividad y eficiencia, y un mejor cumplimiento. El software WFM ayuda a alcanzar estos objetivos optimizando los procesos de trabajo y regulatorios y utilizando tecnologías inteligentes para anticipar y automatizar tareas y acciones esenciales. A medida que los equipos de RR. HH. se enfrentan a un mayor escrutinio interno, están buscando soluciones que puedan ayudarlos a lograr:
- Control más estricto y costos más bajos a través de proyecciones más precisas y cobertura de personal que limita el exceso de personal, las horas extras o los errores de programación.
- Mejor cumplimiento regulatorio gracias a un seguimiento y una supervisión más sencillos de las normativas en constante cambio.
- Programación optimizada basada en datos en tiempo real y pronósticos de gestión de fuerza laboral potenciados por IA para cubrir brechas y evitar cuellos de botella.
- Mayor satisfacción de los empleados con herramientas móviles y de autoservicio, procesos eficientes y personal adecuado para las cargas de trabajo.
- Mayor productividad mediante procesos optimizados, automatizados e integrados.
- Procesos WFM más eficaces mediante un acceso rápido a datos, información predictiva y tecnología incorporada.
No todo el software viene con las mismas capacidades, por lo que algunas de estas ventajas pueden amplificarse o limitarse según el tipo de sistema de gestión de la fuerza laboral que usa una organización.
Herramientas de gestión de fuerza laboral: características y funciones
Las capacidades de gestión de la fuerza laboral pueden abarcar desde la funcionalidad central de gestión de tiempos, programación y cumplimiento hasta una integración y tecnología más avanzadas.
Gestión de tiempos, presencias y ausencias
Las principales soluciones de gestión de la fuerza laboral deben admitir el seguimiento del tiempo desde una multitud de fuentes (p. ej., aplicaciones móviles y hojas de tiempo en línea). Esto incluye funciones integrales de gestión de tiempo, incluida la captura de tiempo libre remunerado (PTO), horas extras y permisos extendidos. Las capacidades de autoservicio para solicitar tiempo libre y otorgar aprobaciones hacen la vida más fácil tanto para los empleados como para los gerentes, mientras que las alertas de horas extras pueden ayudar a las organizaciones a evitar costos de nómina excesivos.
Proyecciones, cronogramas y presupuestos
Una previsión precisa de la fuerza laboral es crucial para crear cronogramas que satisfagan la demanda pero que no impongan impuestos excesivos a los empleados ni generen una escalada de costos. Las soluciones que utilizan modelos predictivos, analíticas de IA, procesamiento de datos in-memory y otras tecnologías avanzadas crean las proyecciones más precisas, así como la programación que se puede automatizar no solo en base a las cargas de trabajo, sino también en factores como las habilidades, las preferencias y la disponibilidad de las personas.
Métricas y tableros de control de analíticas
Basados en datos de personal en tiempo real, los tableros de control brindan información estratégica sobre el desempeño del empleado, la efectividad de la programación y más. Cuando los sistemas WFM pueden integrarse con otros datos operativos y de RR. HH., el impacto de las estrategias de personal en toda la organización se puede medir y ajustar cuando sea necesario.
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Cumplimiento regulatorio
Las herramientas configurables ayudan a las empresas a realizar un seguimiento y cumplir con las leyes locales y globales, los requisitos de certificación, los estándares laborales, los acuerdos sindicales y más.
Gestión
de la fuerza laboral móvil
de la fuerza laboral móvil
El acceso seguro y en cualquier lugar a los datos y procesos de gestión de la fuerza laboral ayuda a los equipos de campo, trabajadores remotos y empleados y gerentes in situ a mantenerse conectados y trabajar de manera más eficiente.
Integración
La integración con sistemas de RR. HH. puede mostrar cómo el abastecimiento, la contratación, la contratación, el desarrollo y los procesos de capacitación se vinculan para crear la fuerza laboral más comprometida y productiva.
- Administración de nóminas y beneficios: un sistema para una mayor eficiencia.
- Gestión del talento: que incluye la contratación de empleados diversos y capacitados, la capacitación y certificación, y la gestión del desempeño y la compensación.
Selección de software y sistemas WFM
El software de gestión de fuerza laboral puede venir como un programa independiente o como parte de un sistema de RR. HH. más amplio, como un sistema de información de recursos humanos (HRIS) con capacidades de gestión de datos. O puede encajar en un sistema completo de gestión de recursos humanos (HRMS) que unifica todos los procesos y datos de recursos humanos, desde RR. HH. centrales y nómina hasta gestión de talento.
Las funciones de las soluciones de gestión de personal se mejoran cuando se integran en sistemas inteligentes de HRMS y/o ERP que pueden combinar y analizar el personal y otros conjuntos de datos de negocio. El resultado son estrategias de fuerza laboral más informadas, automatización inteligente y, en última instancia, un negocio más optimizado y eficiente.
Más allá de la integración, una consideración clave a la hora de elegir software es su capacidad para dar soporte a la gestión total de la fuerza laboral. Esto significa brindar una única vista de toda la fuerza laboral de su organización –incluyendo empleados permanentes y trabajadores contingentes como consultores, contratistas, freelancers y trabajadores gig–, independientemente de dónde estén, a nivel global, remoto, in situ o en la oficina. Una visibilidad clara de toda su fuerza laboral es crucial para programar y gestionar de manera adecuada la compleja fuerza laboral actual.
Gestión de la fuerza laboral futura: tendencias de WFM
Hoy en día, las empresas se enfrentan a culturas cambiantes, previsiones económicas y políticas inciertas y demandas de los clientes que fluctúan rápidamente. Para prosperar en el mundo laboral del mañana, las empresas tendrán que apoyarse cada vez más en sus equipos de RR. HH. –para no solo guiarlos a través de un entorno sociopolítico complejo, sino también para encontrar soluciones eficientes y rentables para los desafíos de la fuerza laboral moderna–.
Y la tecnología de RR. HH. ciertamente está brindando muchas de las respuestas que los profesionales modernos de RR. HH. necesitan para cumplir con esos desafíos. De hecho, McKinsey teoriza que la inteligencia artificial y la automatización tendrán un efecto tan significativo en RR. HH. y el mundo del trabajo como lo hizo una vez la mecanización en la agricultura y la fabricación.
Las organizaciones de hoy también se enfrentan a una competencia creciente en un mundo que se digitaliza rápidamente. Para prosperar, las empresas deben estar listas para pivotar rápidamente –ya sea que eso signifique cambiar un modelo de negocio existente o adoptar tecnologías nuevas y especializadas–. Y, por supuesto, eso crea la necesidad de nutrir y desarrollar este talento rápidamente –ya sea contratando y atrayendo nuevos empleados o reconociendo y desarrollando talento desde dentro de la organización–.
Las culturas corporativas cambiantes también están cambiando visiblemente de los criterios de contratación basados en títulos y credenciales y hacia búsquedas de talentos más basadas en habilidades. De hecho, una mirada a algunos de los mayores empleadores de alta tecnología del mundo muestra una marcada reducción en el uso de títulos universitarios como criterio de contratación. Esto también se aplica a los empleados existentes, que cada vez encuentran más sus habilidades difíciles, en lugar de sus credenciales en papel, lo que sus empleadores están analizando al momento de promocionar y mejorar las habilidades.
Y a medida que el deseo de trabajo remoto continúa, las organizaciones que están abiertas a contratar a personas de otras ubicaciones, y que tienen la tecnología y los procesos de RR. HH. adecuados para darles soporte, también pueden compensar la actual crisis de talento. Sin embargo, crear un lugar de trabajo significativo y satisfactorio para empleados que no pueden trabajar de manera remota es igual de importante.
Afortunadamente, los sistemas integrados e inteligentes de gestión de la fuerza laboral ofrecen la flexibilidad y la información estratégica necesarias para dar soporte al futuro del trabajo a medida que evoluciona, incluso en tiempos de cambio sin precedentes.
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