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Dos colegas viendo información en una laptop

¿Qué es un HRIS?

Un sistema de información de recursos humanos (HRIS) ayuda a las empresas a gestionar y automatizar los procesos centrales de RR. HH. Estos sistemas de software de RR. HH. dan soporte a la administración de beneficios, horarios y asistencia, nómina y otros flujos de trabajo, así como el almacenamiento de datos del personal, como información personal, demográfica y de remuneración.

 

La tecnología reemplaza los procesos basados en papel que consumen mucho tiempo y las hojas de cálculo complicadas. Al automatizar muchos de estos flujos de trabajo, un HRIS minimiza errores humanos y reduce tareas repetitivas para que el personal pueda enfocarse en tareas de mayor valor.

 

Con un modelo de datos centralizado, en tiempo real y procesos automatizados, profesionales de RR. HH., gerentes y personal pueden usar un HRIS para acceder rápidamente a la información que necesitan para tener un resultado eficiente y preciso. Al optimizar la gestión de los datos del personal y los procesos asociados, el software HRIS puede ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y dinero.

¿Qué hace un HRIS?

Un HRIS gestiona y automatiza los procesos principales de RR. HH. El sistema se extiende a lo largo de todo el ciclo de vida del empleado , recopilando y almacenando datos de RR. HH. y otros datos para ayudar a fundamentar las decisiones y apoyar a flujos de trabajo interactivos.  

 

Por ejemplo, un colaborador accede al sistema para solicitar tiempo libre. La acción fluye automáticamente a través del HRIS al gerente para su revisión y aprobación.

 

Los datos del HRIS se almacenan de forma segura, con procesos de gestión de cumplimiento automatizados que satisfacen los requisitos corporativos, nacionales e internacionales. Las actualizaciones regulatorias se implementan automáticamente para dar soporte a los estándares de informes legales.

 

Los flujos de trabajo optimizados y automatizados apoyan al personal en toda la empresa:

  • Los profesionales de RR. HH. pueden publicar requerimientos de vacantes, acceder y editar la información del personal y ayudar en la incorporación de nuevo personal. 
  • Los gerentes pueden supervisar la estructura del equipo, realizar un seguimiento de los horarios y las ausencias, supervisar y solicitar cambios en los salarios de los miembros del equipo y aprobar las solicitudes de vacaciones y tiempo libre. 
  • El personal puede editar datos personales, visualizar organigramas, introducir el tiempo trabajado y solicitar tiempo libre.

Capacidades de un sistema HRIS

Las capacidades de un sistema de información de recursos humanos dan soporte a una variedad de interacciones y procesos de RR. HH. La tecnología brinda automatización inteligente de los flujos de trabajo en todas las funciones del sistema y del negocio, incluso:

 

Personas y transacciones

  • Capacidades de autoservicio para aumentar la productividad de la fuerza laboral
  • Información clave de RR. HH. rastreable basada en requisitos específicos de cada país
  • Localización incorporada para el cumplimiento global y las mejores prácticas de RR. HH. 

Estructuras organizacionales

  • Analíticas para obtener información estratégica en tiempo real para toda la fuerza laboral 
  • Contratación optimizada para dar soporte a los objetivos de negocio y la planificación de sucesiones
  • Estrategias de capacitación

Gestión de beneficios

  • Administración de beneficios automatizada
  • Capacidad de autoservicio para que el personal acceda, edite y aprenda sobre los beneficios 

Gestión del horarios

  • Vistas consolidadas del entorno de cumplimiento, incluso acuerdos corporativos y colectivos, y las leyes laborales locales 
  • Calendarios de días festivos, acumulación de vacaciones y las reglas empresariales asociadas 
  • Cálculos automáticos de tiempo y pago por perfil de empleado
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Aumente la productividad con un sistema de HRIS que automatiza los procesos y brinda herramientas de RR. HH. por autoservicio para el empleado.

La evolución de los sistemas de información sobre recursos humanos

Las organizaciones comenzaron a centralizar los datos del personal en las décadas de 1960 y 1970. Este nuevo modelo permitió un mejor mantenimiento de registros y la capacidad de cumplir con requisitos normativos con mayor facilidad. El repositorio central de datos se almacenaba en grandes computadoras centrales, con procesamiento transaccional (en caso de que existiera alguno) limitado a la nómina.

 

Los sistemas de información de recursos humanos entraron en uso en la década de 1980, con el paso de los sistemas centrales a la tecnología cliente servidor. Esto hizo que los sistemas fueran más accesibles y, al mismo tiempo, brindaran herramientas analíticas básicas para el negocio.

 

Desde entonces, la tecnología ha evolucionado. En lugar de enfocarse en los procesos transaccionales de RR. HH., los sistemas modernos dan soporte a un modelo más interactivo que enfatiza la experiencia del empleado para los profesionales, gerentes y trabajadores de RR. HH.

 

Hoy, un HRIS automatiza los flujos de trabajo, aprovechando la inteligencia artificial (IA) para manejar tareas repetitivas que consumen mucho tiempo. Estos sistemas pueden integrar feedback y adaptar automáticamente las estructuras de generación de informes en función de los cambios en las reglas de negocio y el cumplimiento normativo, a la vez que brindan una experiencia eficiente y positiva a todo el personal que interactúa con él.

 

El software HRIS se puede implementar on-premise o en la nube, con sistemas modernos alojados predominantemente en una nube privada o pública. Una plataforma en la nube brinda una gama de beneficios que incluyen mayores capacidades de almacenamiento de datos, seguridad más robusta y una integración más fácil con aplicaciones complementarias tales como nómina, seguimiento de postulantes y otros sistemas de RR. HH.

¿Quién usa un HRIS?

Históricamente, las organizaciones con una base de personal de mediano a gran tamaño eran las que más se beneficiaban con un sistema de información de recursos humanos. Sin embargo hoy, gracias a los mínimos costos de implementación e infraestructura con sistemas alojados en la nube, las organizaciones en crecimiento de menor tamaño pueden aprovechar los beneficios y la eficiencia de un HRIS.

 

Aquí hay algunos ejemplos de empresas de todo el mundo y de todas las industrias que confían en un HRIS para optimizar los procesos de RR. HH.

  • Chr. Hansen, desarrollador de soluciones de ingredientes naturales para las industrias alimentaria, nutricional, farmacéutica y agrícola, hace evolucionar sus procesos de personal para ayudar a conseguir las personas adecuadas con las habilidades adecuadas y fomentar un entorno de trabajo inspirador. 
  • Takween, un líder en tecnologías de conversión plástica, transforma RR. HH. de una función administrativa a un verdadero socio de negocio, empoderando al personal para que se desempeñen al máximo, se enfoquen en la innovación y brinden productos de alta calidad. 
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Explore el software HRIS hoy

Esta tecnología automatiza los procesos centrales de RR. HH. y optimiza la experiencia del empleado. 

Preguntas frecuentes sobre HRIS

Los sistemas de información de recursos humanos (HRIS), los sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS) y la gestión de capital humano (HCM) son los términos que a menudo se usan indistintamente, pero que tienen algunas diferencias clave. Mientras que el HRIS gestiona los procesos centrales de RR. HH., un HRMS (Sistema de gestión de recursos humanos) incluye estas capacidades más allá de la gestión del talento, tales como capacitación, desarrollo y planificación de sucesión. De manera más general, la HCM (Gestión del capital humano) se usa para describir el amplio conjunto de prácticas y software para gestionar la fuerza laboral de una organización.

Las empresas en crecimiento y aquellas con una base de personal de mediano a gran tamaño, especialmente en diferentes estados, países o continentes, pueden obtener un valor significativo del modelo de datos centralizado y en tiempo real y los flujos de trabajo automatizados de un HRIS.

 

Con un HRIS, una empresa puede cumplir fácilmente con las regulaciones locales de protección de datos y empleo. Una experiencia de usuario regional y localizada permite un fácil acceso para profesionales, gerentes y personal de RR. HH. de todo el mundo.

Un HRIS beneficia a todos dentro de una organización, incluyendo personal y gerentes de RR. HH., y todo el personal. Los flujos de trabajo automatizados y los datos centralizados en tiempo real crean eficiencias, que a su vez aumentan la productividad en toda la organización.  

El sistema puede resolver muchos problemas de negocio persistentes, entre ellos: 

  • Flujos de trabajo manuales y lentos para el personal y el personal de RR. HH. 
  • Falta de continuidad entre sistemas con almacenes de datos en silos 
  • Información de RR. HH. y del personal obsoleta y desactualizada  
  • Alineación limitada de la estrategia de RR. HH. con la estrategia corporativa 
  • Inconsistente supervisión regulatoria respecto a las normas laborales corporativas y gubernamentales 

Un HRIS debe ser resiliente y capaz de adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio. Consideraciones adicionales incluyen: 

  • Gestión adecuada de la transferencia de datos de los sistemas heredados al HRIS
  • Escalabilidad del HRIS a medida que crece la organización   
  • Cumplimiento de los requisitos regulatorios regionales y globales 
  • Rápida adopción con personal bien capacitado para aprovechar todo el valor del HRIS una vez en marcha

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