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Hombre mirando datos en una tablet

¿Qué es el ERP en la nube?

El término "planificación de recursos empresariales" (ERP) se introdujo en la década de 1990 para describir el software que ayuda a gestionar y automatizar los procesos de negocio de punta a punta en toda la empresa, desde las finanzas hasta las ventas y la fabricación. En esos primeros días, los sistemas ERP se implementaban on-premise: en los servidores propios del cliente, en sus propios centros de datos. Sin embargo, en la década de 2000, se introdujo el ERP en la nube –y cambió todo–.

¿Qué es el software ERP en la nube?

El ERP en la nube es un software de planificación de recursos empresariales al que se puede acceder a través de Internet. Como columna vertebral de TI o "cerebros" de una empresa, el software ERP en la nube brinda una funcionalidad avanzada para todos los procesos centrales de una organización.

 

Alojado en la plataforma de computación en la nube de un proveedor, el ERP en la nube normalmente se entrega "como servicio" ("software-as-a-service", o SaaS ERP). Los clientes no son dueños del software, sino que lo alquilan por suscripción anual o mensual. No hay costos iniciales de hardware –y el proveedor se encarga del mantenimiento de la aplicación, las actualizaciones y las innovaciones, el almacenamiento de datos y la seguridad–. 

ERP en la nube vs. ERP on-premise

El ERP en la nube, o SaaS ERP, está alojado en la plataforma en la nube de su proveedor y gestionado por su equipo de TI. Por su parte, el ERP on-premise se instala en su propio hardware y servidores y es gestionado por su equipo de TI o un socio.

 

Las empresas adoptan la nube cada vez más. En una encuesta reciente, 63% de las empresas eligieron software para ERP en la nube en lugar de ERP on-premise.  

¿Cuáles son los 10 beneficios principales del ERP en la nube?

Los sistemas para planificación de recursos empresariales basados en la nube suelen incluir módulos integrados para gestión financiera, fabricación, gestión de la cadena de suministro, servicios profesionales, etc. Ofrecen una amplia gama de beneficios de negocio.

 

Estos son los 10 principales: 

Los principales beneficios de un sistema moderno de ERP en la nube

Gráfico que describe los 10 beneficios principales de un ERP en la nube
 
  1. Innovación de negocio continua: muchas empresas se trasladan al software ERP en la nube para mejorar las operaciones, cambiar modelos y procesos de negocio obsoletos e introducir nuevas capacidades que apoyen a las mejores prácticas de negocio. El ERP en la nube mejora y acelera no solo las prácticas financieras y contables, sino también las operaciones de negocio en toda la empresa –e incluso puede extenderse más allá de los socios de negocio y las redes–.
  2. Costos más bajos: con un servicio de suscripción, no hay costo de compra inicial de hardware o software ERP. Los continuos costos de TI y de personal relacionado también son menores dado que los gastos de actualización y mantenimiento los gestiona el proveedor. El ahorro de costos puede ser significativo –particularmente con una implementación de ERP en la nube pública–.
  3. Implementación rápida y flexible: la puesta en marcha de un sistema ERP en la nube es mucho más rápida, ya que su proveedor de SaaS gestiona las instalaciones de hardware y software y brinda personal dedicado con experiencia en la gestión de centros de datos. Al igual que las aplicaciones móviles de consumo, las aplicaciones empresariales de ERP en la nube se pueden configurar fácilmente. La interfaz de usuario intuitiva hace que aprender a usar la aplicación sea rápido y fácil, lo cual acelera el tiempo de productividad y permite a las empresas aprovechar las oportunidades.
  4. Simplicidad y automatización: con un ERP moderno en la nube, las empresas pueden consolidar aplicaciones heredadas aisladas, estandarizar e integrar todas las aplicaciones existentes y nuevas, y eliminar el uso de sistemas desconectados. También pueden simplificar los flujos de trabajo, automatizar procesos de forma inteligente y obtener nuevas eficiencias en toda la empresa.
  5. Nueva funcionalidad: los proveedores del ERP en la nube ofrecen a todas las empresas que usan su software nuevas mejoras de funcionalidad y aplicación a través de actualizaciones continuas, así como lanzamientos anuales más grandes. Dado que las actualizaciones se entregan a todos a la vez, usted nunca pierde una oportunidad mientras espera que un proveedor actualice su sistema ERP personalizado. Además, si los clientes identifican requisitos similares, pueden solicitar cambios al proveedor de ERP. Como resultado, el ritmo general de la innovación tiene mayor capacidad de respuesta –y es mucho más rápido–. 
  6. Mejor información estratégica: los sistemas ERP modernos en la nube han sido diseñados para liberar Big Data, de modo que usted pueda acceder a la información oculta dentro de conjuntos de datos grandes y complejos. Y si bien los sistemas ERP heredados brindan herramientas para generación de informes, no ofrecen las analíticas integradas en tiempo real disponibles a través de la nube –y estas son la clave para una mejor toma de decisiones–. La capacidad de ver tendencias, prever cambios y automatizar procesos mejora el uso de los recursos y mejora enormemente el servicio al cliente.  
  7. Soporte para ERP móvil: las empresas ahora deben brindar acceso a la información a empleados, subcontratistas, proveedores y clientes –en cualquier momento y lugar–. Esto requiere soporte seguro para dispositivos móviles. Las funcionalidades móviles están integradas en los productos SaaS ERP en lugar de añadirse como un complemento posterior. Las interfaces de usuario (IU) modernas con un diseño con capacidad para adaptarse a las pantallas móviles son clave para los usuarios.
  8. Acceso a nuevas tecnologías: las tecnologías inteligentes se están incorporando en las soluciones modernas de SaaS ERP para mejorar la productividad. Estas tecnologías incluyen inteligencia artificial (IA), machine learning e internet de las cosas (IoT), lo cual permite que dispositivos como máquinas o sensores alimenten datos a las aplicaciones a través de la nube para obtener información actualizada sobre su estado.    
  9. Seguridad más profunda:  con los sistemas ERP en la nube, la seguridad, las copias de seguridad de datos y la recuperación ante desastres son manejados por profesionales expertos en seguridad a tiempo completo. Los proveedores de nube suelen tener la mejor seguridad de datos disponible; las brechas de seguridad en empresas grandes y medianas ocurren principalmente con los sistemas on-premise. Debido a que los sistemas ERP en la nube son más completos, conectados y colaborativos, evitan la vulnerabilidad en los puntos de integración y reducen los riesgos asociados con un entorno de varios proveedores. 
  10. Escalabilidad: dado que el crecimiento puede ser difícil de pronosticar, la escalabilidad es importante. Con una solución SaaS ERP, usted puede simplemente agregar potencia informática adicional o capacidad de almacenamiento de datos si experimenta un crecimiento rápido, en lugar de incurrir en un gran gasto de capital.

 

Los sistemas ERP en la nube modernos mejoran las operaciones, dan soporte al cambio de modelos y procesos de negocio obsoletos, e introducen nuevas capacidades que dan soporte a las mejores prácticas de negocio.

La importancia del ERP en la nube para las empresas medianas

El ERP es central para todas las áreas de una mediana empresa. Un buen sistema para ERP en la nube automatizará procesos de manera inteligente, brindará información estratégica usando IA y machine learning, ayudará a las empresas a innovar modelos de negocio y mucho más. 

 

Además de estos beneficios, hay tres razones principales por las que tantas empresas en crecimiento están recurriendo al ERP basado en la nube:

  1. Agilidad mejorada: la agilidad es particularmente importante para las empresas medianas con potencial de crecimiento. Estas empresas suelen ser especialistas en sus industrias, trabajando en sectores verticales como los servicios profesionales. Tienen relaciones profundas con los clientes. Para crecer rápido, necesitan aprovechar las oportunidades –agregando nuevas ubicaciones, introduciendo nuevos productos y servicios, realizando adquisiciones o respondiendo a fallas de la competencia–.

    Un sistema antiguo que no es flexible y fácilmente expandible limitará el crecimiento porque no puede brindar la información necesaria para tomar decisiones con suficiente rapidez. Si una empresa depende de sistemas para informes independientes –muchos de los cuales usan soluciones alternativas y hojas de cálculo de Excel para superar la falta de integración– resulta difícil para los departamentos compartir información y trabajar juntos para cumplir objetivos comunes y urgentes. 

  2. Visibilidad del flujo de efectivo: en las empresas en crecimiento, la alta gerencia tiende a estar muy consciente de los costos. La esencia de las empresas medianas es el flujo de efectivo –y la mejora del margen de beneficios suele ser una prioridad máxima–. Construir reservas en el balance –y alimentar el crecimiento– requiere un control cuidadoso del capital circulante, los gastos operativos y las inversiones–. Y nada de esto se puede hacer en un silo. El ERP en la nube integra los procesos de contabilidad con las operaciones de negocio, tanto internas como externas, por lo cual todo se puede explicar con precisión. 

    Si bien todas las empresas medianas tienen algún tipo de sistema para contabilidad, muchos de estos sistemas no brindan el flujo de efectivo inmediato e información vital sobre la rentabilidad. A menudo no satisfacen las necesidades actuales de la empresa ni se integran con otros sistemas. 

  3. Facilidad de integración de aplicaciones: las empresas en crecimiento por lo general han adoptado rápido soluciones puntuales para necesidades operativas específicas –como software para centro de llamadas o sistemas para servicio de campo–, pero tardan en cambiar su ERP central. Sin embargo, añadir estas soluciones para activación ha sumado un gran gasto y complejidad porque estas herramientas no se conectan fácilmente con el sistema para ERP. Ahora, el ERP en la nube moderno está cambiando todo eso –lo cual hace que cada vez más empresas en crecimiento reevalúen su elección de ERP–. Cada vez más, las empresas optan por la fácil integración, escalabilidad y agilidad asociada con el ERP en la nube.

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¿Es seguro el SaaS ERP?

Con todas las noticias sobre filtraciones de datos y virus, es válido preguntar si el ERP en la nube es seguro. Ningún sistema es imposible de violar; sin embargo, el grado de seguridad que posee su sistema depende de cómo se implementó y quién lo gestiona.

 

Estos son algunos puntos clave a tener en cuenta:

  • Robo de datos: este es uno de los temas más candentes en las noticias cuando a las grandes empresas les roban archivos de datos y se compromete la información privada de sus clientes. Sin embargo, al indagar en los detalles de las filtraciones de datos es más común descubrir que los datos se almacenaron en las instalaciones de la empresa, no en la nube.
  • Pérdida de datos:perder archivos enteros es algo terrible, pero puede ocurrir con desastres naturales, cuando los datos se borran inadvertidamente o cuando un sistema se bloquea. Lo único que puede restaurar sus datos es que se realice una copia de seguridad regularmente y con frecuencia. Con el ERP en la nube, los proveedores de infraestructura realizan copias de seguridad fuera del sitio de forma regular y redundante. Cuando tiene una pérdida de datos, se pueden restaurar fácilmente para que el sistema vuelva a funcionar rápido.
  • Seguridad: contar con el nivel de seguridad adecuado es de suma importancia. Las empresas medianas suelen tener personal de TI limitado y ese personal normalmente se encarga de la infraestructura, las actualizaciones del sistema y los problemas de los usuarios. Muy pocas empresas medianas tienen personal de seguridad de TI a tiempo completo. Con un destacado proveedor de ERP en la nube, las empresas medianas tienen automáticamente profesionales expertos en seguridad a tiempo completo las 24 horas, los 7 días de la semana, para asegurarse de que se mantienen todas las actualizaciones y procedimientos de seguridad.

Teniendo en cuenta lo anterior, el ERP en la nube presenta una opción más segura que la implementación on-premise para medianas empresas.

Pantalla de producto ERP que muestra cómo gestionar los niveles de reserva

Comience con un sistema ERP basado en la nube

El ERP en la nube es una solución comprobada y madura que actualmente usan miles de empresas de todo el mundo (probablemente por muchos de sus competidores).

 

Las empresas que eligen un ERP en la nube pueden acelerar sus esfuerzos de transformación al tener acceso inmediato y continuo a las herramientas que pueden impulsar el cambio, la flexibilidad y el poder para aprovecharlos a medida que surgen las oportunidades. 

 

Para las empresas en crecimiento, la transición a la nube es un paso inevitable para llevar sus negocios al siguiente nivel. Las recompensas de procesos más rápidos, mejor información y rápido ROI pueden verificarse con informes de analistas (de Gartner, Aberdeen, Forrester y otros) y a través de historias de éxito de clientes en industrias como la suya.

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