¿Qué es business intelligence (BI)?
La mayoría de las empresas recopilan un gran volumen de datos de negocio todos los días –que fluyen de su software de planificación de recursos empresarial (ERP), plataforma de e-commerce, cadena de suministro, y muchas otras fuentes internas y externas. Para poder sacar un provecho real de estos datos, y usarlos para tomar decisiones impulsadas por los datos, necesitan un sistema moderno de business intelligence (BI).
Definición de business intelligence
Business intelligence se refiere a los procesos y las herramientas que se usan para analizar los datos de negocio, convertirlos en información estratégica accionable, y ayudar a todos en la organización a tomar mejores decisiones fundamentadas. También conocido como sistema de soporte de decisiones (DSS), un sistema de BI analiza los datos actuales e históricos y presenta los hallazgos en informes fáciles de digerir, dashboards, gráficos y mapas que pueden compartirse con toda la empresa.
A veces, se conoce a la BI como "analítica descriptiva", ya que describe cómo le está yendo al negocio en la actualidad y cómo le fue en el pasado. Responde preguntas como "¿Qué sucedió?" y "¿Qué debe cambiar?" – pero no ahonda en por qué algo sucedió o qué puede suceder después.
Certificaciones de ingresos comparativos del software de BI a lo largo de los años.
Business intelligence vs. analíticas de negocio
Business intelligence y analíticas de negocio son dos términos que a menudo se usan indistintamente. ¿Existe alguna diferencia? Actualmente, no hay consenso de opinión. Dicho eso, una distinción común es que business intelligence se centra en lo que sucedió en el pasado y lo que sucede en la actualidad (analítica descriptiva). Mientras que las analíticas de negocio se centran en:
- Por qué sucedió algo (analíticas de diagnóstico)
- Qué es probable que suceda después (analíticas predictivas), y
- Qué medida se debe tomar para garantizar el mejor resultado posible (analíticas prescriptivas)
Pero al final del día, tanto la BI como las analíticas de negocio son vitales –trabajan juntas para proporcionar a las empresas los cuatro tipos de analíticas (descriptivas, de diagnóstico, predictivas y prescriptivas) y la información estratégica del panorama general que necesitan las personas encargadas de tomar decisiones.
¿Cuál es la diferencia entre analíticas de negocio y business intelligence? La respuesta correcta es: todos tienen una opinión formada, pero nadie sabe, y no debería importarle.
Timo Elliot, Innovation Evangelist, SAP
Independientemente de la etiqueta que se aplica, es importante que las organizaciones tengan las herramientas que necesitan para obtener las respuestas a sus preguntas empresariales, resolver el problema al alcance de la mano o lograr un objetivo específico. Es por eso que varios proveedores principales de software han empezado a combinar BI con las analíticas de negocio en una sola plataforma en la nube, lo que brinda a las organizaciones todas las capacidades analíticas que necesitan en un solo lugar –y proveer toda la taxonomía cuestionable de debate.
Beneficios clave de business intelligence
Un programa de BI exitoso ilumina los modos de aumentar las ganancias y el rendimiento, descubrir problemas, optimizar las operaciones y mucho más. Aquí presentamos solo algunos de los muchos beneficios de BI:
- Recibir soporte para la toma de decisiones fundamentadas. Las herramientas de BI ayudan a los ejecutivos, gerentes y trabajadores a descubrir información estratégica relevante para sus funciones y áreas de responsabilidad –y usarla para tomar decisiones fundamentadas, no conjeturas.
- Ganar y mantener la ventaja competitiva. Con una BI oportuna, las organizaciones pueden identificar rápidamente tendencias y oportunidades nuevas, y actuar sobre ellas. También pueden evaluar sus propias capacidades, fortalezas y debilidades, en comparación con la competencia, y usar esa información para su propia ventaja.
- Medir y hacer el seguimiento del rendimiento. Los dashboards de BI facilitan el monitoreo de los indicadores clave de rendimiento (KPI), hacen el seguimiento del progreso en función de los objetivos, y envían alertas para saber dónde y cuándo centrar las iniciativas de mejora.
- Identificar y fijar benchmarks. Las soluciones de BI permiten a las organizaciones comparar sus procesos y métricas de rendimiento con los estándares de la industria, determinar dónde se necesitan mejoras, fijar benchmarks significativos, y monitorear el progreso hacia los objetivos.
- Detectar problemas para poder resolverlos. Con BI, los usuarios pueden detectar problemas comerciales potenciales antes de que provoquen un daño financiero –como cuellos de botella de fabricación o distribución, tendencias ascendentes en la rotación de clientes, aumento de los costos del trabajo y más.
- Operar con más eficiencia. Los sistemas de business intelligence permiten a todas las personas pasar menos tiempo persiguiendo información, analizando datos y generando informes. También pueden identificar áreas de superposición, duplicado o ineficiencias en todos los departamentos o subsidiarias para poder mejorar las operaciones.
- Hacer que los datos y la generación de informes sea accesible para todos. El software de BI ofrece interfaces intuitivas, informes de arrastrar y soltar, y dashboards basados en roles que pueden usar los integrantes del equipo –sin la necesidad de codificación u otras habilidades técnicas.
- Mejorar las experiencias de los clientes y los empleados. Quienes usan BI pueden minar datos para detectar patrones en el comportamiento de los clientes y los empleados, analizar comentarios y usar la información estratégica para adaptar y mejorar las experiencias.
- Aumentar los ingresos y la rentabilidad. En última instancia, los datos de business intelligence conducen a una mejor comprensión de dónde se encuentran los riesgos y las oportunidades, para que los equipos puedan hacer ajustes rentables.
Herramientas y sistemas de business intelligence
Se usan muchas herramientas en un sistema de business intelligence. Aquí presentamos algunas de las más comunes:
Generación de informes de BI
La generación de informes de BI –presentar los datos y la información estratégica a los usuarios finales de un modo que sea fácil de comprender y actuar– es fundamental para todo negocio. Los informes usan resúmenes y elementos visuales, como tablas o gráficos, para mostrar tendencias en el tiempo, relaciones entre variables, y mucho más. También son interactivos, de modo que se pueden cortar y fragmentar las tablas o indagar más en los datos, según sea necesario. Los informes pueden automatizarse y enviarse en un cronograma regular, predeterminado –o de manera aleatoria y generador sobre la marcha.
Consultas
Las herramientas de consultas permiten hacer preguntas a las empresas y obtener respuestas mediante interfaces intuitivas. Con las herramientas modernas de consulta, enviar una consulta puede ser tan simple como hacerle una pregunta a Google (o incluso a Siri) –del tipo "¿Dónde hay demoras en los envíos?", "¿Las ventas trimestrales cumplieron sus objetivos?", o "¿Cuántos widgets se vendieron ayer?"
Dashboards de BI
Los dashboards son una de las herramientas de BI más populares. Usan diagramas, gráficos, tablas y otros tipos de visualización de datos que se actualizan constantemente para hacer el seguimiento de los KPI y otras métricas de negocio previamente definidas ofreciendo un panorama general a simple vista del rendimiento casi en tiempo real. Los gerentes y empleados pueden usar funciones interactivas para personalizar qué información quieren ver, profundizar en los datos para un mayor análisis y compartir los resultados con otras partes interesadas.
Dashboard de BI que muestra el rendimiento financiero en todos los países y unidades de negocio.
Visualización de los datos
La capacidad de visualizar datos y verlos en contexto es un área donde BI realmente se luce. Los diagramas, gráficos, mapas y otros formatos visuales dan vida a los datos de un modo que puedan entenderse de manera fácil y rápida. Las tendencias y los valores atípicos son más aparentes. Los colores y patrones pintan una imagen de la historia detrás de los datos de un modo que las columnas y filas de una hoja de cálculo nunca podrían. La visualización de los datos se usa en todo el sistema de BI –en informes, como respuesta a las consultas y en dashboards–.
OLAP
El Procesamiento analítico online (OLAP) es una tecnología que impulsa las capacidades de descubrimiento de datos en muchos sistemas de business intelligence. OLAP permite un análisis rápido y multidimensional en grandes volúmenes de información almacenada en un almacén de datos u otro almacenamiento central de datos.
Preparación de datos
La preparación de datos implica compilar datos de múltiples fuentes y prepararlos para ser analizados. Mediante un proceso llamado extracción, transformación y carga (ETL), se depuran y categorizan los datos brutos, que luego se cargan en un almacén de datos. Los buenos sistemas de BI automatizan muchos de estos procesos y permiten fijar dimensiones y medidas.
Almacén de datos
Un almacén de datos mantiene datos agregados de múltiples fuentes que fueron depurados y formateados para que BI y otras herramientas analíticas puedan acceder a ellos.
Ejemplos de business intelligence en acción
Las herramientas de BI actuales facilitan que todas las personas de la organización puedan acceder, analizar y tomar medidas sobre datos actuales e históricos. Estos son algunos ejemplos de casos de uso de BI en diferentes áreas de negocio:
- BI para marketing: los profesionales de marketing pueden usar business intelligence para seguir los resultados de las campañas, tales como tasas abiertas de correos electrónicos, calificaciones a través del clic, y conversiones de páginas, para adaptar promociones futuras y volverlas más efectivas.
- Business intelligence para finanzas: los departamentos de finanzas pueden consolidar los datos financieros y monitorear el flujo de efectivo, los márgenes, gastos, flujos de ingresos, y más en tiempo real. Pueden vigilar bien la rentabilidad y tomar decisiones que mejoren los resultados finales.
- BI para RR. HH.: los equipos de RR. HH. pueden usar BI para monitorear las métricas, tales como el tiempo y asistencia, las tasas de productividad, la rotación de empleados y la interacción. Pueden usar la BI para tomar mejores decisiones de contratación, identificar necesidades de capacitación, optimizar los cronogramas del personal, y más.
BI tradicional vs. moderno
Business intelligence ha estado presente por más de 30 años, y tradicionalmente, fue impulsada por TI. Se enviaban preguntas al equipo de TI, quien daba las respuestas a la empresa en forma de informe estático. Si aparecían preguntas de seguimiento, se volvían a enviar a TI, y se colocaban al final de la lista. Este proceso que consumía tiempo fue reemplazado por el BI moderno –que es mucho más interactivo–.
Las herramientas de autoservicio de BI modernas permiten a quienes usan el negocio consultar datos, configurar dashboards, generar informes y compartir sus hallazgos desde cualquier navegador web o dispositivo móvil – todo con muy poca participación de TI. Recientemente, las tecnologías de inteligencia artificial (IA) y machine learning han hecho que este proceso sea aún más sencillo –y más rápido– automatizando muchos procesos de BI, incluido el descubrimiento de datos y la creación de informes y visualizaciones.
Cada vez más, las empresas eligen herramientas de BI basadas en la nube que se conectan con más fuentes de datos y están disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, desde cualquier parte. Además, eligen soluciones que ofrecen BI integrada –BI que está integrada directamente en los flujos de trabajo y los procesos, de modo que se puedan tomar mejores decisiones en el momento y en contexto.
Las plataformas de BI más modernas, en la actualidad, combinan las herramientas de business intelligence, analítica avanzada y predictiva, y planificación en una sola solución en la nube. Incrementadas por las tecnologías de IA y machine learning, estas soluciones pueden integrarse en cualquier proceso, democratizando el BI y la analítica haciéndolos fáciles de usar para cualquier persona –no solo para los departamentos de TI o los analistas profesionales–.
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Preguntas frecuentes sobre business intelligence
Business intelligence se centra en analizar los datos pasados y actuales para pintar el panorama del estado actual del negocio. La ciencia de los datos adopta un enfoque interdisciplinario para analizar los mismos datos, mediante el uso de algoritmos y modelos estadísticos que descubren información estratégica oculta y predictiva a partir de datos estructurados y no estructurados.
Business intelligence es descriptivo, y brinda información estratégica sobre lo que está sucediendo ahora y lo que sucedió en el pasado. Analítica es un término general para las técnicas de análisis de datos que también pueden predecir lo que sucederá y mostrar lo que se necesita para crear mejores resultados.
Las herramientas de business intelligence trabajan juntas para convertir los datos en información estratégica sobre la que se pueda actuar. Muchas de ellas operan "por dentro" en preparar, minar, almacenar y procesar datos para que los sistemas de BI puedan acceder a ellos. Otras se centran en ayudar a los usuarios de negocio a interactuar con los datos e interpretar los resultados a través de dashboards interactivos y visualizaciones de datos.
Un analista de BI, como su título sugiere, recopila y analiza los datos, y luego identifica áreas donde el negocio puede mejorar. En general, mantienen actualizadas las herramientas y las bases de datos, desarrollan estrategias de BI y comunican los hallazgos a las partes interesadas.
Un desarrollador de BI es responsable de crear, implementar y gestionar las herramientas e interfaces de generación de informes de business intelligence que fueron diseñadas para resolver problemas específicos dentro de la empresa. Un desarrollador de BI típico tiene formación en ingeniería de software, bases de datos y análisis de datos. Entre sus responsabilidades se incluyen traducir los requisitos del negocio en requisitos técnicos, ayudar con el diseño del modelo de datos, crear documentación técnica, entre otras.
A pesar de que las herramientas modernas de business intelligence ofrecen una experiencia de autoservicio creativa para permitir a los analistas de negocio y a usuarios expertos con antecedentes técnicos descubrir la información estratégica necesaria para hacer frente a los desafíos, aún se necesitan desarrolladores de BI para dirigir y ampliar la entrega de informes corporativos y dashboards confiables a los usuarios diarios del negocio –trabajadores de la información y responsables de la toma de decisiones– sin tantos antecedentes técnicos.
La generación de informes de BI es la parte de la business intelligence que se centra en presentar los datos analizados en forma de dashboards, informes y visualizaciones de datos que pueden resumirse y compartirse fácilmente en toda la organización.
La visualización de datos es la representación de datos mediante gráficos, mapas, dashboards, diagramas y otros formatos visuales. Ayuda a los usuarios del negocio a visualizar tendencias, valores atípicos y patrones a simple vista. El análisis visual es fundamental para la generación de informes de business intelligence.
Un sistema de soporte de decisiones se refiere a cualquier sistema interactivo basado en una computadora que puede recopilar y analizar información de grandes conjuntos de datos, incluidos los datos brutos, documentos y bases de conocimiento. Como el nombre sugiere, los sistemas DSS dan soporte a los planificadores y gerentes en la toma de decisiones fundamentadas con base en la información estratégica que se descubrió a través del proceso de análisis.
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