¿Qué es un sistema de gestión del desempeño y cómo puede ayudar?
Un sistema de gestión del desempeño monitorea trabajo del personal en forma consistente y medible. Se basa en una combinación de tecnologías y metodologías para garantizar que toda la organización esté alineada con los objetivos estratégicos del negocio –y contribuya a ellos–.
El sistema es colaborativo, ya que gerentes y personal trabajan juntos para fijar expectativas, identificar objetivos del personal, definir las medidas del desempeño, compartir revisiones y evaluaciones, y brindar retroalimentación.
Cuando se define y aplica correctamente, un sistema de gestión del desempeño aumenta la productividad general de la fuerza laboral. El personal se involucra más en su trabajo, hay menos rotación, y se maximizan los ingresos por persona.
Un sistema de gestión del desempeño hace un seguimiento consistente y cuantificable del personal.
¿Cuáles son los elementos clave de un sistema de gestión del desempeño?
El software de gestión del desempeño se puede implementar on-premise, en la nube, o en un entorno híbrido.
Una plataforma en la nube para RR. HH. brinda beneficios tales como más capacidad de almacenamiento de datos, una seguridad más sólida, y una integración más fácil con aplicaciones complementarias como las de capacitación y desarrollo, compensaciones, y demás.
Tres procesos clave de un sistema de gestión del desempeño
Un sistema de gestión del desempeño se basa en tres procesos clave:
- Planificar y actuar con gestión de objetivos
- Alinee el desempeño del personal con los objetivos de la organización.
- Asigne trabajo significativo y satisfactorio para aumentar el compromiso del personal.
- Adapte rápido los objetivos cuando cambien las prioridades de negocio.
- Monitorear con gestión del desempeño continua
- Monitoree los objetivos personales para garantizar que siempre estén alineados con los corporativos.
- Brinde feedback y orientación para mejorar el rendimiento.
- Reconozca los buenos resultados.
- Evaluar y reconocer mediante evaluaciones de rendimiento
- Evalúe el rendimiento de manera consistente y precisa.
- Reconozca y recompense el desempeño más sólido.
- Use la información estratégica del sistema para cuantificar el valor de su fuerza laboral para el negocio.
La evolución de los sistemas de gestión del desempeño
Las empresas gestionan el desempeño de los individuos desde hace siglos. Pero uno de los primeros modelos formalizados fue introducido durante la Primera y Segunda Guerra Mundial, para que los ejércitos conocieran las capacidades de cada miembro para fundamentar las estrategias militares.
A mediados de siglo XX, las empresas usaban evaluaciones de desempeño para calificar y asignar recompensas al personal.
En la década de 1960, el foco comenzó estar en el desarrollo del personal, y había charlas entre gerente y empleado para revisar su desempeño y, si era necesario, definir la capacitación para que avanzara en su carrera.
Desde entonces, algunos aspectos del software tradicional para gestión del desempeño han evolucionado con mejores tecnologías como la nube, interfaces responsive, inteligencia artificial (IA) y machine learning. Sin embargo, la mayoría de los sistemas insisten en las evaluaciones y recompensas trimestrales o anuales.
Aunque el reconocimiento sigue siendo un aspecto importante de la gestión del desempeño, las empresas están adoptando un enfoque más holístico, que brinda feedback y orientación continuos para ayudar a que el personal logre sus objetivos.
¿Quién usa el software de gestión del desempeño?
Cualquier empresa con personal –sin importar su industria o tamaño– se beneficia con un sistema de gestión del desempeño.
Aunque todos interactuarán con el sistema en algún momento, el usuario principal es líder de equipo o gerente con subordinados directos.
- El personal trabaja con los gerentes para definir sus objetivos. Crean revisiones del desempeño individual dentro del sistema, y pueden participar de revisiones integrales si el modelo está en uso.
- Profesionales de RR. HH. definen los procesos y sistemas que dan soporte a la gestión del desempeño. Trabajan con gerentes y personal para garantizar que los procesos sean justos y que cada etapa se cumpla a tiempo.
- Los gerentes son los usuarios principales del sistema y deben garantizar que todos participen activamente en el proceso. También tienen la responsabilidad final del rendimiento de sus equipos.
¿Por qué es importante un sistema de gestión del desempeño?
Junto con mayor productividad y compromiso, menor rotación e ingresos por empleado maximizados, un sistema de gestión del desempeño correctamente integrado con los sistemas de negocio adyacentes brinda información estratégica valiosa para fundamentar mejor las decisiones sobre capital humano.
Por ejemplo, un sistema de gestión del desempeño almacena y cuantifica datos de interacciones entre personal y gerentes, incluyendo aspiraciones profesionales, habilidades necesarias, y la planificación de la sucesión. Con esta información, la inversión en capacitación y desarrollo puede cumplir de manera óptima con las necesidades del negocio y el personal.
El software de gestión del desempeño brinda una visión precisa y en tiempo real de la fuerza laboral, ayudando en su planificación y estrategia.
¿Cuáles son las mejores prácticas de gestión del desempeño?
La consistencia y transparencia son clave para optimizar el proceso de gestión del desempeño. El ciclo de gestión de objetivos y evaluación del desempeño es continuo. Una vez que se completa, se identifican los objetivos existentes y nuevos, y el ciclo vuelve a comenzar.
Las mejores prácticas también incluyen brindar feedback continuo e interactivo durante todo el año y no solo durante la etapa de evaluación. Las charlas sobre desempeño deben ser relajadas y abiertas. Personal y gerentes deben tomarse el tiempo para perfeccionar estas habilidades si desean mejorar su interacción.
Para garantizar una metodología consistente para la evaluación de roles similares en toda la empresa, se debe implementar un proceso de calibración.
Tendencias y avances en la gestión del desempeño
Gestión del desempeño continua
Las organizaciones están pasando de la gestión de desempeño tradicional a un modelo de gestión del desempeño continua (CPM).
El proceso de CPM es menos formal, ya que personal y gerentes interactúan con más frecuencia. Charlas individuales programadas regularmente y feedback continuo ayudan a que el personal siga en el camino correcto.
A los gerentes, una estrategia de CPM les facilita el seguimiento de logros y dificultades individuales para abordar los problemas en cuanto ocurren. Las metas se pueden ajustar para cambiar a un modelo de trabajo ágil y receptivo.
El personal recibe feedback regularmente, en vez de esperar entre 6 y 12 meses una reunión formal, en la cual probablemente los logros iniciales queden relegados al olvido. El modelo de CPM también elimina sorpresas y acelera las mejoras.
Personal sin escritorio o de campo
El personal sin escritorio, también conocido como "personal de campo", trabaja fuera de las instalaciones y tienen un mal acceso a los sistemas y comunicación internos, a diferencia del personal remoto que conserva el acceso desde su casa. Los ejemplos incluyen a quienes trabajan en las industria de hospitality, recursos naturales, fabricación y cuidado de la salud.
Según investigaciones recientes, el personal sin escritorio constituye un asombroso 80% de la fuerza laboral mundial. Dada la naturaleza de su trabajo, estas personas a menudo no encajan fácilmente en los sistemas existentes. Las organizaciones deben asegurarse de que sus sistemas de gestión del desempeño den soporte efectivo a este importante segmento de la fuerza laboral.
Equipos dinámicos
Los sistemas modernos de gestión del desempeño deben ser ágiles para adaptarse a los cambios del negocio, incluyendo la dinámica de los equipos. Hay un cambio de los modelos de equipo tradicionales y ágiles a modelos dinámicos:
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Preguntas frecuentes sobre los sistemas de gestión del desempeño
Cualquier organización con personal se beneficia con el software de gestión del desempeño. El sistema brinda a la empresa un modelo efectivo y repetible para brindar feedback y cuantificar el desempeño de su personal en relación con los objetivos estratégicos del negocio.
Un sistema de gestión del desempeño ayuda a resolver problemas de negocios que incluyen:
- Pérdida del mejor talento por falta de reconocimiento y recompensa
- Pérdidas financieras debidas a prácticas de trabajo ineficientes no alineadas con los objetivos del negocio
- Falta de una metodología estandarizada para guiar la compensación, promoción y finalización
- Incapacidad para demostrar que estas decisiones se justifican legalmente
El proceso de gestión del desempeño consta de una serie de etapas donde gerentes y personal gestionan objetivos, desempeño y resultados. Los sistemas tradicionales de gestión del desempeño suelen ser trimestrales, semestrales o anuales. Un modelo de gestión del desempeño continua tiene un ritmo más frecuente.
El proceso es continuo. Una vez que se completa, se identifican los objetivos existentes y nuevos del personal, y el ciclo vuelve a comenzar.
Hay tres etapas en el proceso de gestión del desempeño:
- Planificar y actuar con gestión de objetivos.
- Monitorear con gestión del desempeño continua.
- Evaluar y reconocer mediante evaluaciones de desempeño.
Más amplia integración con los sistemas existentes
Las organizaciones quieren que sus plataformas de gestión del desempeño brinden mayor valor al negocio. Integrando todos los sistemas operativos, las organizaciones pueden optimizar y automatizar muchos procesos manuales y lentos, sean legales, de nómina, u otros. Estas integraciones brindan una visión más amplia del negocio, dando información estratégica más profunda para fundamentar las decisiones operativas y estratégicas generales.
Alineación con los requisitos regulatorios
Al igual que la mayoría de los procesos de estrategia y planificación de personal, la gestión del desempeño debe ir más allá de las interacciones entre personal y gerentes. La plataforma también debe interactuar y ser compatible con diferentes sistemas de mantenimiento de registros, seguridad de datos y otros requisitos de cumplimiento alineados a normas corporativas y gubernamentales.
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