Consejos para evaluar software
de ERP
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Hay literalmente cientos de sistemas ERP entre los que elegir, con una amplia gama de capacidades, fortalezas, debilidades, aplicabilidad y precio. Si bien la elección de sistemas puede parecer desalentadora, un proceso sistemático de comparación del sistema ERP puede llevar a su equipo a una buena decisión en un período de tiempo razonable.
Metodología de cinco pasos para evaluar sistemas ERP
Una vez que una empresa ha decidido reemplazar su sistema ERP existente, el primer paso es armar un equipo de proyecto para impulsar el proceso de comparación, selección e implementación de software ERP. El equipo comienza su trabajo desarrollando un plan inicial, que es más bien una estrategia general en esta etapa.
El proceso de selección de proveedores de ERP se puede describir en estos cinco pasos:
Diagrama que ilustra los cinco pasos principales en el proceso de evaluación de ERP
1. Definición de requisitos ERP
Deberá informar a sus posibles proveedores de ERP sobre su organización y sus necesidades para que configuren, empaqueten y determinen el precio adecuados para la solución adecuada. Comience identificando en línea recursos clave, como demostraciones de productos y blogs, que cuentan la historia de su empresa.
Describa su negocio y sus procesos de forma general en lugar de crear largas listas de requisitos y procesos específicos. Informe a los proveedores potenciales sobre el tamaño de su negocio, el volumen de actividad y las transacciones, la complejidad de varios procesos y cualquier característica o factor único. Concéntrese en los procesos y requisitos que le dan a su negocio su ventaja competitiva. Estas son las cosas que distinguirán los sistemas potenciales entre sí y en los que analizará detenidamente qué tan bien se puede configurar cada sistema para dar soporte a esos procesos y funciones únicos.
Describa las cosas que le gustan de su sistema actual: querrá que al menos su nuevo sistema las gestione igual de bien. Incluya lo que su sistema existente no hace (o no lo hace bien). Señale cualquier aplicación, función o modificación personalizada que deba ser abordada por la funcionalidad estándar o la adaptación simple (no modificación) en el nuevo sistema. En otras palabras, céntrese en las cosas que son únicas para su negocio y asuma que las cosas rutinarias se van a encargar de sí mismas. (Verificará esta suposición en las demostraciones y evaluaciones finales más cercanas al punto de decisión).
Céntrese en las cosas que son únicas para su negocio y asuma que las cosas rutinarias se van a encargar de sí mismas.
Consejos clave para definir sus requisitos de ERP
No dependa de las listas de verificación de los requisitos del sistema ERP. Las listas de verificación, una antigua práctica estándar de la industria, hacen poco para distinguir las soluciones entre sí y realmente no le ayudan a hacer una buena selección. La mayoría de los elementos de estas listas son funciones y características que todos los sistemas proporcionan en cierta medida, y los proveedores competidores son capaces de comprobar el "sí" en la interpretación más liberal de la funcionalidad de su sistema.
Consiga que las personas adecuadas formen parte de su equipo de proyecto. La especificación de los requisitos es un trabajo duro. Necesita miembros del equipo que estén dedicados a la organización, conozcan bien la empresa y tengan tiempo para dedicarse al proyecto. Evite la tentación de tener un equipo con personas entusiastas pero sin experiencia.
Asegúrese que su RFP incluya esta información:
- La descripción de su empresa y sus procesos
- Qué hace bien su sistema actual
- Lo que no hace tan bien como le gustaría
- Qué más desea que haga el nuevo sistema (clasificado por importancia)
2. El RFP del ERP
El siguiente paso consiste en enviar invitaciones para responder a un grupo selecto de proveedores. El número de invitaciones que debe enviar varía, pero recuerde que deberá realizar una revisión detallada de cada una que distribuya. La experiencia ha demostrado que cuanto menor sea el número de proveedores potenciales y más detallada sea la información que se les proporcione, mejores serán las respuestas. Es mejor identificar a una docena (o menos) de los mejores candidatos para su lista corta.
La experiencia ha demostrado que cuanto menor sea el número de proveedores potenciales y más detallada sea la información que se les proporcione, mejores serán las respuestas.
Como respuesta, los proveedores de ERP deben proponer un sistema que proporcione la funcionalidad y las características necesarias para cumplir con los requisitos que identificó. Las propuestas también contendrán información sobre sus empresas, productos, experiencia en el negocio, recursos que comprometerán con su implementación y otra información destinada a ganarse su confianza (y, por lo tanto, su negocio).
Entonces, ¿cómo identifica a la docena (o menos) de candidatos en los que enfocar sus esfuerzos de selección? ¿Cómo desglosa la lista de cientos de proveedores de ERP a solo unos pocos? Comience con publicaciones de la industria que cuentan con "historias de éxito de ERP". (Tenga en cuenta que estas publicaciones probablemente no le hablarán de dificultades o fracasos, así que ponga esta información en perspectiva). Utilice sus contactos del sector (asociaciones y grupos empresariales, por ejemplo) para identificar a otros profesionales que hayan tenido experiencia reciente en la selección e implementación de ERP.
También hay muchos directorios en línea, herramientas de selección y servicios de selección de sistemas que pueden ayudarlo a identificar el software que tiene la funcionalidad que necesita y/o tiene experiencia en su sector.
Para obtener asesoramiento personalizado, puede contratar con la firma de consultoría de su empresa o encontrar un recurso de consultoría independiente en su área local y/o en su sector. Asegúrese de verificar sus antecedentes y afiliaciones para asegurarse de que son verdaderamente independientes y no están asociados con uno o varios proveedores de ERP.
Puede elegir incluir ciertos proveedores del sistema ERP que son de interés por otros motivos. Quizá uno o más de sus clientes más grandes e importantes utilicen un sistema ERP y le hayan animado a utilizar el mismo sistema. O tal vez su empresa forma parte de una empresa o grupo industrial más grande que ha "estandarizado" en una plataforma de ERP determinada. Obtenga una propuesta del proveedor recomendado y proporcione a todas las propuestas una evaluación justa e imparcial al tomar su decisión.
Consejos clave para su RFP de ERP
Asegurarse de que todas las partes interesadas identifiquen sus requisitos. Su RFP debe incluir información de todas las partes interesadas; de lo contrario, se arriesga a elegir un sistema ERP que sirva solo a algunas de sus funciones de negocio, lo que requiere que otras áreas inviertan en sistemas independientes. Evalúe los sistemas que funcionan para toda la empresa y utilice el cronograma de implementación para entregar primero los módulos prioritarios.
Preste atención a la clasificación de requisitos. A menudo, la RFP se divide en áreas funcionales con secciones que completar para cada departamento. Cada área, ya sea de RR. HH. u operaciones, normalmente realiza una gran funcionalidad de clasificación de trabajo para su unidad de negocio, pero sus prioridades pueden no alinearse con los objetivos de negocio generales. Depende de su equipo de evaluación del proyecto ajustar las prioridades desde una perspectiva más amplia. ¿Qué requisitos son vitales, importantes o simplemente agradables de tener?
Verifique la disponibilidad real de la función. Las empresas de software tienen grandes departamentos de marketing; algunas venden productos que no se han desarrollado y probado completamente. Realice la investigación sobre las funciones “que vienen en una versión futura” frente a las que utilizan las referencias en la actualidad. Está perfectamente bien tener en cuenta las características en el desarrollo, pero no apostar su proyecto a las próximas funciones si son esenciales para un proyecto exitoso.
Evalúe sus procesos. Los procesos integrados en el software ERP empaquetado se consideran "mejores prácticas". Los consultores e implementadores experimentados de ERP le dirán que casi siempre es mejor cambiar el procedimiento para que se ajuste al software (reconociendo el aspecto de "mejores prácticas") que cambiar el software para que se ajuste al procedimiento existente. Sin embargo, esta decisión es suya. Pero recuerde que los nuevos procesos pueden impulsar las mejoras y los beneficios que obtiene de un nuevo sistema.También recuerde que todo el software de ERP moderno es personalizable, por lo que tiene una flexibilidad considerable para cambiar los diseños y el flujo de pantalla, los procedimientos, las características de los datos y el tratamiento, entre otros, sin modificar el código.
Considere su ROI de ERP. La mayoría de las empresas requieren un análisis del retorno de la inversión (ROI) de ERP como requisito previo para autorizar y financiar cualquier proyecto importante.Como su nombre indica, se trata de una suma de los costes relacionados con la compra e implementación del nuevo sistema más las diferencias de costes operativos en comparación con los del sistema existente.El retorno de la inversión también tiene en cuenta los beneficios además de los ahorros de costos directos, incluyendo un mejor rendimiento, un mejor servicio al cliente y productividad en el lugar de trabajo.
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3. Primera evaluación de ERP
La evaluación se realiza en dos fases. En esta primera fase, se evalúan todas las propuestas para ver cuánto cubren sus requisitos y su entorno, tal como se describe en su RFP. (Esta fase no incluye la comparación de proveedores; ese paso se encuentra en la segunda fase de evaluación).
El objetivo en este punto es eliminar a los que no cumplen con sus criterios y clasificar a los que sí parecen encajar en la factura. El resultado es una breve lista de las mejores propuestas. Éstas, y sólo éstas, serán sometidas a una evaluación detallada que conducirá a la selección final.
Si tiene muchas respuestas para revisar, los detalles tenderán a desdibujarse, haciendo difícil recordar qué respuestas de RFP son particularmente fuertes (o débiles) y en qué áreas. Una escala de valoración numérica puede ayudarle a mantenerlo todo claro y documentar su proceso de decisión.
Estos son algunos consejos adicionales que le ayudarán durante este paso de la documentación:
- Configure un formulario u hoja de cálculo de manera que los revisores puedan calificar cada propuesta de acuerdo con los criterios principales que especificó en su RFP. Haga que cada revisor asigne una clasificación numérica (la escala puede ser de una a diez, de una a cinco, de una a tres o del nivel de granularidad que considere apropiado) a cada criterio de evaluación. Puede tener tantos o tan pocos revisores como desee.
- Deje espacio para las notas y cualquier pregunta sobre la respuesta para realizar un seguimiento. Puede pedir una aclaración en esta fase o esperar hasta la evaluación detallada de las propuestas preseleccionadas. Asigne una ponderación a cada criterio en función de la importancia de la función o el proceso para su empresa.
- Multiplique la puntuación dada por cada revisor por la ponderación para cada criterio y calcule una puntuación total para cada proveedor. Muy a menudo, habrá varios que clasifican cerca de la parte superior de la escala, un grupo de respuestas un poco más lejos en los rankings, y unos pocos que no hacen el corte. Ahora debería tener su lista corta de finalistas –idealmente de tres a cinco candidatos– para la evaluación final.
- Hay buenas probabilidades de que pueda identificar a los mejores candidatos, pero si no es tan claro, vuelva a las evaluaciones individuales y analice con el equipo.
Consejos clave para sus evaluaciones preliminares de ERP
Trate a cada proveedor potencial por igual. No acepte demostraciones en vivo, reuniones especiales en persona ni visitas in situ, a menos que esté dispuesto a ofrecer el mismo acceso a todos los proveedores; es importante mantener la igualdad de condiciones. Una técnica común es organizar una "conferencia de licitadores" en sus instalaciones para mostrar a todos los proveedores potenciales y responder sus preguntas (delante de todo el mundo).
Recuerde que una propuesta es un documento de ventas. Las respuestas contendrán la información que solicitó y más. Supongamos que cada reclamo es veraz; puede verificar la mayoría, si no todos, los reclamos durante el proceso de evaluación. Pero entiendan que los escritores de la propuesta responderán a sus preguntas de una manera que ponga sus productos en la luz más favorable.
Busque valores atípicos. Preste especial atención a cualquier criterio en el que las calificaciones muestren una gran variación. Si un revisor califica una propuesta muy alta para un criterio y otro revisor la califica muy baja, vale la pena un debate. Pregunta a ambos revisores de una manera constructiva y no amenazante para averiguar qué pensaba cada uno. Probablemente uno o ambos notaron algo que los otros revisores echaron en falta o no consideraron importante. Como resultado de estas discusiones, es posible que desee ajustar las calificaciones para un criterio específico, y eso podría cambiar las clasificaciones generales.
4. Comparación ERP y evaluación detallada
Una vez que haya identificado entre tres y cinco finalistas, es hora de ponerse a trabajar verificando sus afirmaciones y validando referencias.
Cómo iniciar las evaluaciones de ERP
- Póngase en contacto con cada uno de los potenciales proveedores y denles las buenas noticias: ¡hicieron la lista corta! (Está bien decirles cuántos otros finalistas hay e incluso hacerles saber con qué empresas están compitiendo, si se siente cómodo al hacerlo).
- En algunos casos, también puede pedirles que perfeccionen sus propuestas.
- Hable con (o visite) los usuarios existentes del sistema, preferiblemente en su sector (o en un mercado similar) y cerca del tamaño de su empresa.
- Asegure las referencias si los proveedores aún no las han proporcionado. (Es posible que los proveedores duden en proporcionar referencias por motivos de competencia. Pero usted debería insistir. Asegúreles que firmará y cumplirá los acuerdos de confidencialidad).
Cómo gestionar las demostraciones del sistema ERP
También es el momento de invitar a los candidatos preseleccionados a realizar demostraciones detalladas de sus sistemas, pero usted debe controlar estas demostraciones.
- Proporcione a cada candidato un script o una lista de funciones que desee ver antes de la demostración programada. Todos los proveedores potenciales deben obtener la misma lista.
- Permitirles mostrar cualquier característica especial que deseen resaltar solo después de que le hayan mostrado las características y los procesos resumidos en la RFP.
- Asegúrese que su script o lista incluya los requisitos únicos identificados en el paso uno. Los sistemas ERP manejan los procesos normales de la misma manera; son las excepciones a los procesos normales las que presentan el desafío. (Por ejemplo, la capacidad de ingresar pedidos de artículos que no están en el inventario; el requisito de vender grupos o artículos en paquetes, kits o conjuntos; o el soporte para un proceso de cotejo de facturas único).
- Durante la demostración, querrá ver cómo se puede configurar y adaptar el software para dar soporte a sus procesos y procedimientos únicos. Dicho esto, permanezca abierto en la medida en que pueda descubrir algunas mejores prácticas en las funciones estándar que mejorarían las operaciones y los resultados en su empresa.
- Idealmente, el demostrador podrá mostrar la función del sistema utilizando sus propios datos. Esto no siempre es posible, pero cuando lo sea, le dará una mejor demostración de cómo funcionaría el sistema en su entorno.
Consejos clave para su evaluación detallada de ERP
No te dejes deslumbrar por las demostraciones. Los profesionales que demuestran software suelen tener mucha experiencia y grandes personalidades.Su objetivo es ganarse su voto y vender su software.No se distraiga con la persona o el discurso de venta, sin importar cuán entretenido sea.Céntrese en cómo los procesos de negocio satisfacen sus necesidades.
Saque el máximo partido de las visitas de referencia al sitio. Seleccione con cuidado a quién planea visitar.Haga una breve llamada a su anfitrión para asegurarse de que ha implementado el software y se ha dado cuenta de los beneficios prometidos. Acuerde lo que le mostrarán a usted y a las personas con las que se reunirá durante la visita. Una vez en el lugar, juzgue cuidadosamente si su éxito es replicable en tu entorno. También haga las preguntas difíciles: “¿Cuáles fueron sus mayores sorpresas?” y “Si tuvieras que hacerlo otra vez, ¿qué harías diferente?”
Continúe haciendo preguntas. Anime a su equipo de selección a hacer preguntas, si es que solo es para aclarar respuestas.Hágalo en la revisión de la RFP, así como durante las demostraciones; esto reducirá significativamente las posibilidades de futuras sorpresas. Ahora es el momento de descubrir cualquier respuesta que no le guste, antes de que comiencen las negociaciones. Además, tenga en cuenta que obtiene sus respuestas gratuitas en esta etapa, así que aprenda todo lo posible.Una vez que comience a implementar el producto, es posible que tenga que esperar el soporte o incluso pagar las respuestas a sus preguntas.
5. Selección y contrato ERP
Cuando finalice las evaluaciones detalladas, es probable que encuentre que tiene dos o tres proveedores que cumplen sus criterios. Seleccione el que mejor satisfaga sus necesidades actuales y futuras, pero no desestime a los demás. En su lugar, háganles saber que son aptos pero no su primera opción; esto deja la puerta abierta en caso de que sus negociaciones con el mejor candidato no funcionen como estaba previsto.
Ahora puede empezar a negociar los detalles del contrato con el mejor candidato. La mayoría de las empresas saben cómo se supone que este paso “debe funcionar”. Pero, como en cualquier otro paso del proceso de evaluación y selección de ERP, es posible que encuentre algunas sorpresas aquí.
El poder está de su lado en las negociaciones. Sin embargo, es mejor considerar que el proveedor es un socio en el éxito futuro de su empresa, no un adversario en las negociaciones. Apunte a un acuerdo justo que ofrezca a ambas partes incentivos para poner en marcha el sistema de manera eficiente y eficaz.
Todos los aspectos de la implementación del sistema y el soporte continuo deben discutirse y documentarse, detallando el precio, quién es responsable y -en algunos casos- el tiempo necesario. Hay muchos aspectos del contrato, entre los que se incluyen (entre otros):
- Compra inicial, arrendamiento o licencia de hardware y software
- Implementar el hardware y el software (especificar lo que es “implementar”)
- Costo y calendario del piloto de la sala de conferencias (antes o después del pago del software)
- Costos de capacitación inicial y continua
- Soporte de mantenimiento continuo de hardware y software (y a qué nivel)
- Conversión e integración de datos en otros sistemas
- Redes y seguridad
- Personalizaciones (iniciales y con versiones futuras)
Consejos clave para su selección final de software de ERP
No anuncie su selección final antes de las negociaciones. Al final de la etapa de evaluación detallada, el equipo puede querer declarar un “ganador”.Sin embargo, informar al candidato líder que es el “elegido” no beneficia a la empresa.No es raro que haya sorpresas en el proceso de negociación y es posible que deba revisar su elección.
Planifique a largo plazo. En el apuro por comenzar, asegúrese de revisar cuidadosamente los costos a largo plazo para que sus estimaciones sean correctas y no sesgue las cifras de ROI de ERP.Algunos proveedores ofrecen servicios más gratuitos durante un período más largo y algunos pueden tercerizar su apoyo a largo plazo con una empresa de llamadas de pago por apoyo.Algunos proveedores tienen un límite en cuanto a cuánto aumentarán las tarifas anuales de mantenimiento o suscripción, y muchos no lo hacen.Otros venden una baja suscripción de software como servicio (SaaS) y después de unos años comienzan a aumentarla significativamente.Algunos proveedores proporcionan una actualización anual, pero no un soporte significativo en el proceso de actualización.Haga preguntas y obtenga las respuestas por escrito para asegurarse de que comprende completamente sus costos a largo plazo.
Se necesita un pueblo (o, al menos, un equipo)
El factor más importante para el éxito del proceso de evaluación del sistema ERP es el equipo del proyecto. Este equipo debería establecerse muy pronto y debería ser la fuerza motriz en el desarrollo, distribución y evaluación de la RFP y la selección del nuevo sistema ERP.
En nuestra experiencia, cuando los equipos se encuentran en medio de una investigación y evaluación detalladas, a menudo se toman atajos. Pero si su equipo de proyecto sigue estos cinco pasos y presta atención a las lecciones aprendidas, podrán encontrar la solución óptima para cumplir con los requisitos de su empresa, ahora y para el futuro.
Mejores prácticas de implementación de ERP
Descubra cómo reducir los riesgos y los costes de su implementación de ERP.
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