¿Es hora de una actualización de ERP? Una guía para reemplazar su sistema
ERP heredado
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¿Cómo funciona su sistema ERP para usted? ¿Es hora de una actualización de ERP? Es probable que no se le hayan hecho esas preguntas directamente (a menos que haya estado hablando con los representantes de ventas), pero es posible que se haya hecho esa pregunta, si no de forma explícita. ¿Hay alguna duda de que su sistema es mejor de alguna manera? Posiblemente haya escuchado algunas historias de éxito de ERP modernas. O tal vez sea más obvio que eso; tal vez hay cosas nuevas que debe hacer por sus clientes o mantenerse al día con la competencia que su sistema heredado no puede manejar sin mucho tiempo y dinero para las actualizaciones o modificaciones. De cualquier manera, es una buena práctica de gestión evaluar continuamente el rendimiento del sistema e identificar áreas de mejora o problemas emergentes que puedan convertirse en problemas en un futuro próximo.
¿Existe un sistema ERP perfecto?
La respuesta breve es “no”. E incluso si el sistema perfecto existía para sus necesidades específicas en un momento dado, esas necesidades están cambiando continuamente. Por lo tanto, es bueno mantenerse al tanto de las cosas, saber qué tan bien su ERP está dando soporte a sus necesidades actuales e identificar tendencias que pueden conducir a problemas.
Está de moda referirse a los sistemas instalados como "ERP heredado", lo que implica tecnología antigua y sistemas obsoletos. Esto es injusto porque muchos sistemas instalados se mantienen regularmente, se actualizan continuamente y son plenamente capaces de crecer y adaptarse a las necesidades y requisitos cambiantes. Dicho esto, las actualizaciones de ERP son opcionales, aunque los proveedores de software las recomiendan firmemente. Es importante estar al día con las correcciones y mejoras proporcionadas por su proveedor de soluciones. Si detecta problemas o tendencias desfavorables, lo primero que debe hacer es asegurarse de que su sistema tenga todas las actualizaciones y lanzamientos, luego averigüe si su proveedor tiene add-ons o mejoras adicionales disponibles que podrían abordar cualquier deficiencia que haya encontrado. Determine qué se necesitaría para implementar esas correcciones en términos de dinero y esfuerzo, y utilice esa información para evaluar el costo de continuar con su solución actual (consulte “¿Cuánto gasta en ERP?” más abajo).
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¿Su software de ERP actual le está decepcionando?
En resumen, mantenga actualizado su sistema ERP existente. Pero también vigile el rendimiento del sistema. Las necesidades y los requisitos cambiarán y usted necesita asegurarse que su sistema realmente cubre las necesidades de su empresa y de sus clientes.
La autoevaluación mencionada anteriormente puede ayudar a identificar deficiencias y puntos de preocupación, incluidos los siguientes:
- Su sistema no puede cumplir con nuevos requisitos o limita las nuevas iniciativas.
- No soporta nuevas tecnologías o requisitos, o lo hace pero con dificultad, alto costo y retrasos. El proveedor tarda en incorporar nuevas características y funciones.
- Las funciones son difíciles de aprender y utilizar, e inhiben en lugar de impulsar la eficiencia.
- El tiempo de respuesta es cada vez más lento. El almacenamiento y la recuperación de información son inadecuados, engorrosos o simplemente no están a la altura de las crecientes necesidades actuales.
- El sistema es costoso y difícil de mantener y dar soporte, y no cuenta con el soporte adecuado de su proveedor.
- Si su sistema es realmente un ERP heredado con menguante soporte del proveedor, o un grupo que se encoje de soporte técnico, los programadores y analistas expertos sin duda se volverán más caros y difíciles de encontrar conforme el sistema se vuelva más obsoleto y poco confiable.
Estos son los tipos de problemas que pueden evolucionar lentamente y pasar desapercibidos durante mucho tiempo. Luego, de repente, queda claro que las deficiencias del sistema están causando graves problemas de negocio, y es necesario hacer algo.
¿Cuánto gasta en ERP?
Muchas empresas se sorprenden cuando realizan el análisis y descubren lo que realmente cuesta mantener su sistema ERP existente en funcionamiento y operativo. Esto puede parecer extraño cuando las empresas medianas suelen vigilar los gastos a detalle como parte de sus responsabilidades de gestión habituales. Pero no siempre es fácil separar los costos directos e indirectos asociados con el ERP.
Además de las tarifas mensuales y anuales para los proveedores de software y hardware, habrá costos continuos para el servicio y el soporte de sus diferentes proveedores de servicios (por ejemplo, servicio de hardware, consultoría o redes). Asegúrese de incluir los costos de poner las cosas al día si detectó (o sospechó) que es posible que se necesiten actualizaciones o mejoras para resolver problemas existentes o anticipados, como se mencionó anteriormente.
También tenga en cuenta los costos directos internos del departamento de TI, incluidos los salarios y los beneficios, el espacio, los servicios públicos y los suministros. Intente separar las que dan soporte directo a su ERP. Tenga en cuenta que al menos algunos de estos costes permanecerán después de actualizar e implementar un sistema nuevo, especialmente si está sustituyendo un sistema local tradicional por otro sistema local. La estructura de costos para el software como servicio (SaaS) basado en la nube es diferente, pero todavía necesitará un punto de comparación para tomar una decisión defendible sobre si quedarse con su sistema existente, iniciar una actualización de ERP o buscar un reemplazo del sistema existente.
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¿Qué costaría un nuevo sistema?
¿Le inquieta el costo potencial de cambiar a un nuevo sistema de ERP? Eso es comprensible. Un nuevo sistema ERP es probablemente uno de los mayores gastos en equipos no productivos que una empresa realizará en un año determinado. Sin embargo, si se considera en el contexto de los beneficios disponibles y en comparación con la cantidad que se gasta actualmente para mantener el sistema actual, la mayoría de las empresas consideran que el costo es totalmente razonable y justificable. Recuerde pensar en términos de costos del ciclo de vida: el costo total durante un período de tiempo, como cinco a siete años.
Al analizar el costo de adquirir e implementar un sistema de reemplazo, tenga en cuenta que los costos de licencia de hardware y software son solo una parte de la ecuación. También debe incluir lo siguiente en su evaluación:
- Redes y dispositivos periféricos como escáneres de código de barras, estaciones de entrada remota, dispositivos móviles y software de cliente más soporte.
- Conversión de datos y entrada de datos al nuevo sistema, así como provisión para archivar y acceder a registros históricos.
- Preparación ante desastres, incluidos los sistemas de copia de seguridad o conmutación por error, los recursos de recuperación de datos, la conectividad redundante y las comunicaciones.
- Formación para el equipo de implementación de ERP y todos los usuarios futuros. (Esto es de vital importancia. No escatime aquí.)
- Desarrollo y documentación de nuevos flujos de trabajo.
- Asistencia en la aplicación. Es probable que se incluya un cierto nivel de asistencia en el paquete del proveedor del sistema principal, pero es posible que desee obtener asistencia adicional de los proveedores, consultores externos, su empresa de contabilidad u otros para algunos o todos los artículos enumerados anteriormente.
- Carga adicional para sus colaboradores durante la implementación en forma de horas extras, contratación de horarios para asistir con tareas regulares para que tengan tiempo para trabajar en la implementación, o bonificaciones y otros incentivos para mantener a los trabajadores motivados.
Tenga en cuenta que la estructura de costos para los sistemas SaaS basados en la nube es bastante diferente del enfoque tradicional on-premise de compra e implementación. Con SaaS, hay poco o ningún costo inicial para el hardware, ya que se trata esencialmente de una situación de suscripción. Sin embargo, un contrato de SaaS también incluye una gran cantidad de los costes de mantenimiento y soporte, por lo que sus costes de TI internos continuos se reducirán considerablemente. La mayoría de las empresas consideran que el coste total de cinco a siete años con SaaS probablemente sea inferior al coste total de compra y soporte interno.
A medida que pondera la decisión de mantener su sistema existente o mirar un reemplazo, tenga en cuenta las compensaciones. Con una nueva solución ERP, usted obtendrá una interfaz de usuario moderna, características y funciones adicionales y mejorará su ventaja competitiva, mientras que si mantiene su sistema heredado, limitará su capacidad para seguir siendo ágil, productivo y competitivo. Si bien no busca principalmente ahorros de costos, las historias de éxito de ERP modernas demuestran que los beneficios de pasar a un nuevo sistema a menudo cuestan menos y superan el gasto de implementar una actualización.
¿Cómo justifica financieramente un nuevo sistema ERP?
Al tomar una decisión de este tamaño, la mayoría de las empresas requieren un análisis de coste-beneficio en forma de una declaración de retorno de la inversión (ROI). El lado de los costos es fácil: sume los costos previstos como se ha descrito anteriormente. Por el lado de los beneficios, es posible que haya ahorros directos en los costos de TI, pero enumerar los principales beneficios requiere que la empresa vea cómo el sistema cambiará el lugar de trabajo y permitirá un mayor rendimiento, mayor productividad y un mejor servicio al cliente.
- Rendimiento mejorado: muchos proyectos del sistema ERP están justificados en gran medida por las mejoras esperadas en la eficiencia (reducciones directas de mano de obra) y los ahorros de costos (incluidas, entre otras, las reducciones de inventario), y con razón, ya que son beneficios enormes en muchas implementaciones exitosas de ERP. Sin embargo, tenga en cuenta que el sistema no crea estos beneficios por su mera existencia en su empresa. El sistema organiza, analiza y presenta datos de manera que los gerentes puedan utilizar mejor a las personas y tomar mejores decisiones, que es lo que generará grandes beneficios. Tenga esto en cuenta cuando presupueste la formación del usuario y la implementación de procedimientos mejorados.
- Mejor servicio al cliente: estos beneficios son menos directos, pero incluso más valiosos. Al servir mejor a los clientes, teóricamente puede aumentar las ventas y las ganancias, aumentar la participación de mercado y quizás incluso aumentar los márgenes porque un buen servicio al cliente agrega valor para el cliente sin agregar costo al producto en sí. En algunos casos, las mejoras en el servicio de atención al cliente se convierten en requisitos de supervivencia, porque cuando un cliente nuevo o bueno espera funcionalidades como pedidos electrónicos o informes electrónicos mejorados, su sistema ERP debe cumplir .
- Cambios en el lugar de trabajo: los sistemas de hoy en día están diseñados para la facilidad de uso (UX o experiencia de usuario es la palabra de moda actual) para un acceso rápido y fácil a la información. Debido a que el trabajo y el flujo de trabajo de cada usuario son únicos, los sistemas de hoy en día están altamente diseñados para dar a cada usuario las pantallas y los procesos de trabajo más eficientes y cómodos. Piense en evitar costos en lugar de en la reducción de costos para este beneficio. Esta mayor eficiencia ayudará a los empleados actuales a hacer más y manejar un mayor volumen de negocios sin nuevas contrataciones. No es aconsejable justificar el sistema en base a la reducción de la cantidad de personal; probablemente no sucederá, y la perspectiva de pérdida de puestos de trabajo no motivará a los trabajadores a adoptar el sistema y ayudarle a tener éxito.
La selección ERP es solo el principio
Si bien sigue los consejos para evaluar los sistemas ERP, tenga en cuenta que el reemplazo del sistema existente no es un proceso simple o rápido, pero vale la pena invertir, ya que puede brindar beneficios considerables cuando se selecciona e implementa correctamente.
Una pregunta que la mayoría de las empresas tienen en la parte superior de su lista en este punto del proceso es "¿Cuánto tiempo tomará seleccionar e implementar un reemplazo del sistema existente?" No hay una única respuesta a esa pregunta: depende del tamaño y la complejidad de la organización, de si cualquiera de los dos sistemas (antiguos y nuevos) están basados en la nube, la dinámica de la empresa y el equipo de implementación, el nivel de compromiso de la gerencia con el proyecto y la cantidad de cooperación o resistencia entre la comunidad de usuarios... por nombrar solo algunas de las variables. Algunas implementaciones se pueden completar en unos pocos meses; otras tardan un año o más. Un socio de implementación experimentado puede ayudarle a desarrollar un cronograma alcanzable al diseñar su plan de proyecto en las primeras etapas de la planificación de la implementación.
No tenemos que decirle que reemplazar la columna vertebral de la gestión estratégica de la información de su empresa está destinado a ser disruptivo. Esto no se puede evitar por completo, pero la interrupción se puede minimizar con un esfuerzo de implementación bien planificado y gestionado.
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